Ja, wéér zo’n hype. Een achterhaalde zelfs. Maar Six Sigma blijft rond gonzen in de kantoorwereld. Gelukkig vált er wel een vruchtje van te plukken. 1 element uit Six Sigma is zo tijdloos en hypeloos – dat dat wél uitstekend werkt, als je slimmer wil werken.
Om te weten wat je er wel of niet mee kunt, is het belangrijk om allereerst te weten: wat is Six Sigma? Waar komt het vandaan? Waarom hebben we het er over?
Wat is Six Sigma?
Six sigma komt oorspronkelijk uit de productie-industrie. Lopende band werk. Het begon in de jaren 80 bij Motorola in de VS. Ze wilden de foutmarge van hun productie terugbrengen naar 0,0013%. Dat zijn 3,4 fouten per miljoen producten. Oftewel: een foutloosheid van 99,9997%. We hebben het dus over precisiewerk, als we het over ‘wat is Six Sigma’ hebben.
De officiële meest complete omschrijving van ‘wat is Six Sigma’:
“Processen verbeteren door de oorzaken van defecten of fouten te ontdekken en te verwijderen, om zo min mogelijk variantie (afwijkingen van het gemiddelde) te hebben in die processen.”
Oftewel: (bijna) foutloos werken door (bijna) perfecte processen, dát is ‘wat is Six Sigma’.
Maar hoe is Six Sigma met al z’n ideale percentages van de lopende band bij Motorola op een deftig kantoormanagers bordje gerold?
Minder fouten, meer kwaliteit, minder kosten, meer output: dat is de perfecte management hype! Dus keek übermanager Jack Welch, CEO van General Electronics (GE), de bijna-100%-foutloos Six Sigma methode af bij de lopende band van Motorola – en introduceerde die aan zijn kantoorwerkers. Hij bedacht er zelfs nog wat leuke dingen omheen: zoals een zwarte band, die je uiteindelijk kunt halen wanneer je ‘heel goed bent in Six Sigma’.
Die heeft de zwarte band, dat zie je
Waarom dat niet (zo) werkt
Met het originele doel van Six Sigma (foutloos werken door verbeterde processen) is niks mis. Alleen werkt Six Sigma in de praktijk helemaal niet om dat te bereiken, blijkt nu. Niet voor kantoorwerkers, in elk geval.
Ja, GE werd groot en succesvol onder het beleid van Jack Welch. De marktwaarde groeide onder hem van 13 miljard dollar naar 500 miljard dollar. Dat dit kwam door de Six Sigma methode, dat zou ik zo snel nog niet zeggen.
Kijk maar naar andere Amerikaanse bedrijven die daarop de Six Sigma strategie kopieerden. Printergigant Xerox introduceerde hun Six Sigma beleid in de jaren 80 – net als het enorme cruiseschepenbedrijf Larson, telefoonmaatschappij Sprint PCS en het welbekende Ford dat eind jaren 90 volgde.
Ja, die zijn groot. En succesvol. Maar foutloos werk (en producten) leveren die bedrijven bij lange na niet:
- Xerox levert lagere kwaliteit dan concurrenten Canon, Toshiba en Hewlett-Packard.
- Larson scoort het allerlaagst op kwaliteit van de 11 bedrijven die dit type boten maakt.
- Sprint PCS komt niet bepaald glorieus uit de bus bij een kwaliteitsmeting onder klanten in de hele VS. Ze scoren gemiddeld of lager.
- Ford scoorde zelfs ruim beneden-gemiddeld in een zogenaamde ‘Initial Quality Study’. (Die kunnen nog wat leren van Toyota.)
Dezelfde Jack Welch six-sigma-guru geeft tegenwoordig toe dat de tactiek toch niet zo geschikt is voor kantoren, maar beter past bij lopende banden.
‘Ronduit ineffectief’
Freek Vermeulen (Associate Professor Strategy and Enterpreneurship aan de London Business School) voegt daar graag zijn oordeel over Six Sigma aan toe:
“Tegenwoordig weten we uit wetenschappelijk onderzoek dat zulke management praktijken op lange termijn geen enkele toegevoegde waarde creëren. Early adopters overdrijven de voordelen om het fenomeen populair te maken. De originele versie (die waarschijnlijk wel werkte voor het bedrijf dat het ontwikkelde) wordt verdraaid, overgesimplificeerd en ronduit ineffectief.”
Oordeel van de kenners én de wetenschap, als je aan hen vraagt “Wat is Six Sigma?”:
Six Sigma is een typische management-hype, die voor de individuele kantoorwerker niet werkt – noch voor het bedrijf op economisch niveau.
Of letterlijk gezegd, uit de conclusie van deze studie:
“We ontdekten dat bedrijven met populaire management technieken geen hogere economische prestaties leverden.”
De boodschap moge duidelijk zijn: Six Sigma werkt niet voor jou als kantoorwerker, als je streeft naar slimmer en foutloos werken. Het is ooit ontwikkeld voor de productie-industrie, en daar had het lekker mogen blijven.
Gelukkig kán het wel, voor kantoorwerkers: werken met meer kwaliteit en minder fouten. Laten we het doel van Six Sigma dus vasthouden, en de uitwerking vertalen naar een versie voor denkende mensen in plaats van lopende banden.
Foutloos werken, werkt zo (wél)
Je kunt nu eenmaal geen industriële methode toepassen op kantoorwerk. Een menselijke manier om foutlozer te werken past hier beter. En die is toevallig onderzocht. Vele malen.
Hoe je dus wél bewezen beter en foutlozer werkt, op 5 manieren:
1. Ga weg uit de kantoortuin
In een kantoortuin maak je bewezen 50% meer (!) fouten. Zodra je gestoord wordt (door een notificatie of collega bijvoorbeeld) in je werk, maak je daarna 2 keer zoveel fouten. Een onderbreking van 3 seconden is al genoeg, is bewezen. En dan hoef je niet eens 1 op 1 gestoord te worden. Wanneer je bijvoorbeeld 2 collega’s een deur verder hoort kletsen, maak je bewezen 10% meer fouten.
Wanneer je geluid maskeert, stijgt het concentratievermogen weer met 46% en maak je 10% minder fouten. Weg uit die kantoortuin, dus!
2. Slimmere ochtend
Mensen met een ochtendhumeur maken gedurende de werkdag bewezen meer fouten in hun mailcontact dan hun blije collega’s. Een slimmer ochtendritueel is de oplossing. Je moeilijkste werktaken in de ochtend uitvoeren (in plaats van vergaderen!) levert je bovendien de beste resultaten op.
3. Hou pauze (juíst als je druk bent)
Hoge werkdruk maakt dat je harder probeert te werken, met minder pauze. Het resultaat: fouten!
Tony Schwartz, energy-management expert: “Wanneer er meer van ons gevraagd wordt, hebben we de neiging om harder door te werken. Het probleem is alleen dat we, zonder enige rust en tijd om te herladen, meer fouten maken en minder gefocust zijn op onze taken.”
Sneller werken, werkt bovendien (bewezen) niet:
“Tijdsdruk vergroot de snelheid, ten koste van de kwaliteit”, klinkt de letterlijke conclusie.
En wanneer je geen pauze neemt, eet je bovendien vaak minder. Ook funest voor foutloos werken, is bewezen. Lekker gezond eten in de pauze, dus. En wat breinsnacks in je la, voor tussendoor-trek.
4. Beweeg!
Fitte kantoorwerkers maken (bewezen) 27% minder fouten dan hun minder sportieve collega’s. Beweeg dus! Hoef je niet eens een abonnement op de sportschool voor af te sluiten: 10.000 stappen per dag zetten is ook oké. Van en naar de koffie-automaat bijvoorbeeld.
5. Stop met multitasken
Volgens onderzoek van de Universiteit van Leeds, maken we wel vier tot vijf keer zoveel fouten wanneer we multitasken. Hou er dus mee op. Je kan het echt niet. Nee, óók jij niet.
Begrepen? Antwoord gekregen op ‘wat is Six Sigma’? Nu doen!
Dan verdien jij de ‘zwarte band in Six Sigma voor denkende mensen in plaats van lopende banden’, dubbel en dwars! Erg Bruce-Lee-cool. Én werkt voor kantoorwerkers, deze keer.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
