Waarom moet je beginnen met time blocking? Gefocust werk begint bij je agenda

Je agenda staat vol. Toch voelt het aan het einde van de dag alsof je vooral hebt gereageerd in plaats van gestuurd. Mail hier, overleg daar en ergens tussendoor probeerde je ook nog “even” geconcentreerd te werken. F*ck, weer mislukt! Het antwoord? De time management methode: time blocking. Time blocking is geen hip trucje voor productiviteitsnerds met kleurige agenda’s, maar een strategie die je op ieder vlak van je leven kunt toepassen. Het helpt je om de regie terug te pakken over je tijd en rust te creëren in je hoofd. Eindelijk bezig zijn met taken die er echt toe doen? Ik leer het je hier.

Wat komt aan bod:

1. Wat is time blocking precies en waarom werkt het beter dan een gewone to-do-lijst?
2. Waarom heeft je brein structuur nodig: 8 time blocking voordelen
3. Hoe werkt het maken van tijdsblokken? Een compleet time blocking stappenplan
4. Zijn er valkuilen bij de time blocking methode? (7 time blocking fouten)
5. 8 tips om direct te beginnen met time blocking
6. Hoe blijf je je aan je time blocks houden?
7. Welke tools, apps of systemen zijn het handigst voor time blocking?
8. Dus: echte tijdwinst met time blocking
9. Volg een cursus time management voor meer time management technieken
10. Veelgestelde vragen over time blocking

Wat is time blocking precies en waarom werkt het beter dan een gewone to-do-lijst?

Time blocking is een time management strategie, die al vele jaren toegepast werd (door de Amerikaanse president Benjamin Franklin bijvoorbeeld) maar die door het boek Deep Work van Cal Newport echt aan populariteit won. Time blocking betekent je werkdag opdelen in tijdsblokken, waarbij je tachtig procent van de dag (ja, zelfs je privéleven) plant. Elk blok bestaat uit een specifieke taak of een bundeling van taken binnen een onderdeel van je takenpakket.

Time blocking voorbeeld:

Specifieke taak: Tekst schrijven over time blocking
Bundeling taken: Administratieve werkzaamheden, met facturen versturen, mail bijwerken en klanten bellen als losse taken.

Het doel van deze time management tactiek is mensen ervan bewust te maken (door het visueel te maken in de agenda) van waar ze mee bezig zijn, zodat ze zien of ze wel bezig zijn met de dingen die voor hen echt belangrijk zijn.

Voorbeeld van een tijdsgeblokte agenda

“Ja, maar waarom werkt mijn takenlijst dan niet? Die maakt toch ook wat ik moet doen visueel?” Die vraag wordt me vaak gesteld tijdens time management trainingen. ​​Wat is nu beter: time blocking of een gewone takenlijst? Volgens mij werken tijdsblokken beter en wel om twee redenen: 

1. time blocking dwingt je te prioriteren. Dat houdt in dat je uit je taken de belangrijkste werkzaamheden kiest en deze in plant. Je maakt dus bewust een keuze waarmee jij je wel wilt bezighouden en waarmee niet. Hierdoor ben je bezig met de dingen die voor jou prioriteit hebben en niet met dingen die ongelegen komen of gewoon geen prio hebben. belangrijk zijn en. 

Voorbeeld:

Je hebt je voorgenomen om een artikel te schrijven. Die taak heeft voor jou prioriteit. Nu komt je manager net op dat moment met een ander verzoek. Bij timeblocking gaat het erom dat jij je niet laat verleiden nu iets anders op te pakken dan wat je gepland had, dus wijs jij het verzoekje af of plant het op een later vrij tijdsblok in.

Dit betekent niet dat je in een tijdsblok niets anders mag doen. Stel je voor dat je manager met écht iets urgents komt (vrees niet: dit is slechts in 5% van alle gevallen), dan moet je je time block wel onderbreken om die taak op te pakken. Het verschil met het voorbeeld is dat in het voorbeeld de manager je iets vraagt dat ook later opgepakt kan worden. Het is niet dringend, maar wel belangrijk. Het is dan aan jou om de afweging te maken: doe ik het nu of later? En bij voorkeur doe je dit later, als er wel tijd voor is. Dat is precies waar timeblocking om draait: het gaat om planning, dingen bewust uitvoeren en prioriteiten stellen.

2. Ten tweede helpt het inplannen van tijdsblokken je met het realistischer plannen van je tijd. Je neemt dus niet alleen bewust een keuze over waarmee je je wilt bezighouden, maar ook neem je een beslissing over hoelang je ermee bezig wilt zijn. 

Naast time blocking heb je nog veel andere bekende time management strategieën waar ik even kort bij stil wil staan:

Time blocking versus andere strategieën voor timemanagement

Time blocking is nauw verwant aan andere time management technieken, waar je vast wel eens van gehoord hebt, zoals time boxing, time batching, task blocking en focusblokken. Er zitten echter subtiele verschillen tussen deze methoden:

Nu je gezien hebt dat er meerdere productiviteitstechnieken zijn, vraag je je misschien af wat de voordelen zijn van werken in tijdsblokken. Laat het me je uitleggen:

Waarom heeft je brein structuur nodig: 8 time blocking voordelen

Je brein wordt rustiger, zodra taken een duidelijk begin- en eindpunt krijgen, omdat onzekerheid brandstof is voor stress. Zolang een taak geen begin en einde heeft, blijft je hoofd scannen, controleren en twijfelen, terwijl het continu vraagt of je dit nu moet doen of later. Geef je een taak een afgebakend tijdvak dan sluit je brein dat open lusje, doordat het weet wanneer inspanning nodig is en wanneer niet. Dat verlaagt de mentale ruis en vermindert het gevoel dat alles tegelijk om aandacht vraagt. Je tijd blokken maakt een taak tastbaar, waardoor beslissen makkelijker wordt en uitstellen zijn charme verliest. Je hoeft niet meer te onderhandelen met jezelf over prioriteit, omdat de afspraak al staat. Het resultaat is meer rust en meer focus. Andere time blocking voordelen zijn:

1. Planning fallacy tegengaan

Mensen zijn slecht in het schatten van hoeveel tijd een taak kost. We onderschatten daarom vaak hoelang een taak ons kost en dat terwijl eerdere ervaringen laten zien dat je meer tijd nodig had. Door je taken in tijdsblokken in je agenda te zetten, moet je actief nadenken over hoeveel tijd een taak kost en hoeveel je eraan wilt besteden. Werk achteraf je planning ook bij. Dan word je steeds beter in het realistisch inschatten van je tijd. Zo ga je van planning fallacy naar planning accuracy. 

2. Bezighouden met belangrijke taken

Time blocking begint bij kiezen; wat verdient jouw aandacht en wat kan best wachten? Plan vaste focusmomenten voor het werk dat echt impact heeft, bundel de rest in aparte tijdvakken met een duidelijke afronding. Je geeft jezelf zo de ruimte om geconcentreerd te werken aan wat ertoe doet, terwijl je weet dat al het andere later netjes in andere blokken aan bod komt.

3. Beslissingsvermoeidheid tegengaan

Een ander voordeel van tijdsblokken is dat het beslissingsvermoeidheid tegengaat. Je brein wilt gewoon een kant-en-klaar stappenplan onder zijn neus krijgen en wilt niet bij iedere taak nog stilstaan of deze wel uitgevoerd moet worden en zo ja wanneer. En dat is precies wat je bij een takenlijst wel hebt, want wat ga je nu doen? Je hebt een hele rits aan taken opgeschreven, maar wat gaat nu voor? Elke keuze kost mentale energie, zelfs als je denkt van niet. Bij time blocking is die strijd al voorbij, voordat je begint. Je agenda heeft de beslissingen al genomen, wat betekent dat jij alleen nog hoeft uit te voeren. Van negen tot tien werk aan dat rapport, punt. Dat geeft rust in je hoofd, focus in je werk en meer tempo zonder extra stress. 

4. Zeigarnik effect voorkomen

Het Zeigarnik-effect beschrijft een psychologisch principe dat laat zien waarom openstaande of onderbroken taken langer in je hoofd blijven hangen dan taken die zijn afgerond. En afgerond betekende voor Zeigarnik een absolute toestand: het is klaar of niet. Het idee hierachter is dat taken die nog openstaan in je hoofd voor onrust zorgen; een irritant knagend gevoel dat pas ophoudt zodra je de klus afrondt. Het nadeel is dat zodra er ook maar nog een los eindje aan een taak zit, jij het niet kunt vergeten, totdat die absolute toestand van afronding bereikt is. Je brein weet namelijk dat er nog een taak aan iets kleeft dat niet volledig afgerond is. 

Time blocking haalt deze ruis uit je hoofd, omdat je brein weet wanneer welke taak aandacht krijgt. 

Je geeft jezelf structuur, omdat je niet telkens hoeft te bedenken wat er nog allemaal moet gebeuren. 

Je brein ontspant, zodra het merkt dat elk losse eindje een plek heeft in je agenda.

5. Verhoging productiviteit

De focus op een taak in plaats van tientallen maakt je bovendien productiever. Zo meent ook productiviteitsexpert Cal Newport. Hij gelooft dat je door minder dingen goed te doen, je productiever bent dan als je meer taken in je planning propt, maar die slechts voor de helft uitvoert. Door je te richten op “single tasking” in plaats van multitasking, train je je hersenen voor deep work, wat weer leidt tot een verbeterde focus.

6. Gaat perfectionisme tegen

Als jij geen duidelijk beeld hebt van hoelang je aan een taak wilt zitten, dan kan perfectionisme zijn intrede doen. Er is altijd wel iets dat je kunt aanpassen en verbeteren en als je geen echte deadline hebt, dan blijf je je daarmee bezighouden tot je een staat van perfectie bereikt hebt. Newsflash: die staat bereik je nooit. Op een gegeven moment is het goed geweest. Ik hanteer altijd de stelregel: is je afgeronde taak een 8 waard? Dan is het goed. Door naar de volgende. 

Time boxing werkt, omdat je vooraf harde grenzen aan je projecten zet. 

Merk je dat taken eindeloos uitlopen doordat het nooit goed genoeg voelt, spreek dan een duidelijke tijdslimiet met jezelf af om af te ronden en hou je daaraan alsof je geen keuze hebt. 

7. Doelen bereiken

Uit onderzoek van Rogers, Milman, et al. is gebleken dat mensen eerder geneigd zijn hun voornemens uit te voeren, als ze een specifieke plaats, datum en tijd voor de activiteit opgeschreven hadden.

“Although making a plan helps people achieve their goals, people often fail to create concrete plans. Ironically, this tendency to plan too little is especially common when people begin pursuing a goal with strong intentions.”

Hieruit komt dus ook naar voren dat, als je je taken inplant, je ze ook daadwerkelijk uitvoert. 

8. Minder uitstelgedrag

Een laatste voordeel van werken met tijdsblokken is dat het dat gevreesde uitstelgedrag tegengaat. Hoe? Omdat uitstelgedrag meestal ontstaat, omdat je niet weet waar je moet beginnen. Dus wat doet je brein dan? Die kiest de makkelijkste taak voor een snel dopamine shotje. 

Met time blocking vertelt je agenda je wat je moet doen. 

Dat geeft rust in je hoofd, omdat je brein niet voortdurend hoeft te onderhandelen met zichzelf. Zodra iets concreet in je agenda staat, wordt het lastiger om het weg te redeneren. Je kunt jezelf niet meer wijsmaken dat je later wel begint, omdat later in je agenda ook al een tijdsblok heeft gekregen. 

Dat ik lyrisch ben over deze productiviteitsmethode is wel duidelijk, maar hoe begin je met time blocking? Om in time management termen te spreken: wat is je eerstvolgende actie?

Hoe werkt het maken van tijdsblokken? Een compleet time blocking stappenplan

Je hoeft echt geen Albert Einstein te zijn om de time blocking methode toe te passen. Ik laat je in vier simpele stappen zien hoe je het doet:

• Stap 1: Begin met het bepalen van je prioriteiten. Welke dingen moet je echt oppakken die dag? Noteer ze en maak een inschatting van de tijd die je nodig hebt.
• Stap 2: Nu je je prioriteiten weet, verdeel je je werkdag in duidelijke tijdsblokken met deze prioriteiten. Zet deze blokken als afspraken in je agenda, zodat anderen zien dat je dan niet beschikbaar bent.
• Stap 3: Bij ieder tijdsblok zet je je notificaties uit en werk je geconcentreerd, totdat je blok voorbij is. Bij langere tijdsblokken is het misschien handig om met de Pomodoro techniek te werken, zodat je tussentijds ook voldoende pauze neemt. 
• Stap 4: Aan het einde van je dag las je een reflectiemoment in. Je kijkt naar de dingen die goed zijn gegaan en dingen die je nog kunt verbeteren. Zo maak je uiteindelijk een planning die aansluit bij wat jij op een dag moet doen. Vergemakkelijkt voor jou wat je moet doen en wanneer. Vaarwel, keuzestress!

Hoe zet je losse taken om naar tijdsblokken?

Losse taken effectief in tijdsblokken plaatsen, vraagt om een systematische aanpak met ruimte voor realisme:

• Begin met het clusteren van soortgelijke taken, omdat samenhangende activiteiten over het algemeen efficiënter verlopen, wanneer ze in één aaneengesloten tijdsblok worden uitgevoerd. 
• Maak vervolgens een eerlijke inschatting van de benodigde tijd, niet op basis van hoe snel je hoopt klaar te zijn, nee, nee, maar op basis van eerdere ervaringen. Wensdenken leidt namelijk vrijwel altijd tot overvolle planningen en onnodige drukte. Houd daarom bewust een marge aan, doorgaans twintig tot dertig procent, zodat kleine verstoringen niet direct je hele planning ontregelen.
• Routinetaken verdienen vaste, terugkerende tijdsblokken, omdat ze dan niet langer onverwacht om aandacht vragen.
• Tot slot is het cruciaal om start- en stoptijden serieus te nemen. Je begint wanneer het blok begint en je stopt wanneer het eindigt, ook als de verleiding groot is om “nog even door te gaan”, want juist die discipline voorkomt dat time blocking verandert in een te flexibel schema zonder echte tijdwinst.

Zijn er valkuilen bij de time blocking methode? (7 time blocking fouten)

“Nou, wat een rigide bedrijf!” denk je nu misschien. “Weg is alle spontaniteit!” Maar niets is minder waar. Ik denk niet dat time blocking het antwoord is op al je problemen op het gebied van time management. Ik denk wel echt dat time blocking je al heel wat structuur geeft en sowieso minder keuzestress. Daarom geef ik mijn medewerkers ook mee: je hoeft niet alles te plannen, maar de grootste dingen wel, zoals je vaste lasten. Dit is een term die ik beschrijf in mijn boek Elke dag om 15.00 klaar. 

Met vaste lasten bedoel ik die taken die altijd terugkeren, zij het dagelijks, wekelijks of maandelijks. 

En dat zijn nu net de taken die je zonder time blocking even vergeet in de drukte van de dag (weet je nog het Zeigarnik effect?). Als je deze vaste lasten daarom al eens in je agenda plant, dan zie je precies hoeveel uur je nog kunt besteden aan andere taken en kun je een veel realistischere planning maken dan alleen met een takenlijst. 

Is er dan helemaal niks mis met deze strategie? Jawel, er hangen ook wat nadelen aan de time blocking methode, maar vooral als je hem niet op de juiste manier inzet:

1. Overvolle planningen: als je je agenda te vol boekt, dan kun je niet flexibel zijn als taken uitlopen of er dingen tussendoor komen (en je zult toch ook eens even naar het toilet moeten of een kopje koffie maken). 
2. Je takenlijst is je agenda: door je takenlijst klakkeloos in je agenda over te nemen, besteed je geen aandacht aan prioriteiten stellen. Daarom pak je alles op dat op je takenlijst staat, terwijl er misschien taken zijn die voorrang hadden moeten krijgen en die nu blijven liggen. Kortom: je hebt alsnog geen overzicht. Bij ons is de stelregel daarom ook: is een taak langer dan 30 minuten? Dan komt deze los in de agenda te staan. Andere kleinere taken die wel gedaan moeten worden, bundel je en plan je zo in je agenda in onder bijvoorbeeld het blok: administratieve taken.
3. Geen prioriteiten geven aan taken: prioriteren is belangrijk, want het verspilt tijd om stil te staan bij welke taken je aandacht verdienen. Als je jouw belangrijke taken in je agenda zet, dan hoef je deze alleen nog maar op te pakken.
4. Planning fallacy: onze present bias (de voorkeur voor onmiddellijke beloningen) en optimism bias (te optimistisch plannen) zorgen ervoor dat je onderschat hoelang taken duren.
5. Geen ruimte voor ad hocs: er zullen altijd een paar dingen op een dag voorbij komen die om je aandacht vragen, maar waarmee je geen rekening had gehouden. Het is daarom slim om tijd vrij te houden in je planning voor deze ad hoc klussen om te voorkomen dat je in de knoei komt te zitten. Ik raad aan om iedere dag circa een uur hiervoor vrij te laten in je agenda.
6. Pauzes vergeten: ik ben een groot voorstander van voldoende pauzes nemen, want deze zorgen voor een mentale reset waardoor je daarna weer met volle focus aan het werk kunt. Het heeft dus geen zin om als een stier door te drammen naar de volgende taak, want dit komt je productiviteit niet ten goede. Plan daarom pauzes in of laat hiervoor tijd vrij.
7. Wet van Parkinson: de Wet van Parkinson is ook een time management principe dat stelt dat je altijd de tijd die je inplant zult gebruiken. Dit geldt ook voor taken die eigenlijk minder lang hoeven te duren dan de ingeblokte tijd. Werk daarom je tijdsblokken ook na het afronden van de taak bij, zodat je een realistisch beeld behoudt van hoelang iets mag en kan duren.

Pas je time blocking wel op de juiste manier toe, dan zul je niet snel bovenstaande obstakels tegenkomen. Dat is goed nieuws, toch? Dus wat let je nog? Ik geef je nog een aantal extra tips, zodat je direct kunt beginnen met je tijdsblokken in te plannen:

8 tips om direct te beginnen met time blocking

Effectief time blocking begint met realisme, want een overvolle planning is geen strategie maar wensdenken met een agenda. Ik geef je een paar tips, die je helpen een start te maken met de time blocking methode:

1. Houd rekening met bufferperiodes. Plan in het begin de tijdsblokken groter in dan je nodig hebt. Pas daarna deze blokken naar de reële tijd aan.
2. Houd iedere dag tijd vrij voor de ad hoc klussen. Als alles wel volgens plan verloopt, kan je die tijd gebruiken voor andere activiteiten.
3. Plan je vrije tijd niet te vol, want deze tijd is ook bedoeld om mentaal te resetten.
4. Leer je piekmomenten van productiviteit herkennen en plan in dit tijdsblok echte focustaken in.
5. Stel prioriteiten. Waar moet je vandaag echt aan werken? Kies ongeveer drie prioriteiten en plan die voor vandaag in.
6. Plan meetings zo veel mogelijk samen in en buiten je focusblokken.
7. Plan ook genoeg pauzes en vrije tijd in, maar plan niet ieder moment van je vrije tijd vol. Houd de balans 80-20% ook hierbij aan.
8. Houd rekening met reflectiemomenten, zodat je na kunt gaan wat voor je werkte en wat niet en of de tijdsinschattingen die je gemaakt had realistisch waren.

Hoe blijf je je aan je time blocks houden?

Als laatste vraag je je misschien nu af hoe je je aan je tijdsblokken kunt houden. Je denkt misschien: “Allemaal goed en wel, Björn, maar wat doe ik als mijn planning continu in de soep loopt door spoedjes en collega’s?” Vast blijven houden aan je tijdsblokken vraagt meer dan discipline, het vraagt ook om flexibiliteit, zoals ik zojuist al kort even aangaf. Accepteer dat je planning soms in de soep loopt, doordat blokken uitlopen. Juist door ook wat ruimte te laten in je planning en niet alles te plannen, vang je deze uitloop makkelijk op. 

Ik raad daarom ook aan om 80% in te plannen en 20% open te laten. 

Op diezelfde manier vang je ook ad hoc klussen op. Slechts 5% van deze klussen die voorbij fietsen, moet je direct oppakken. Alles lijkt op zo’n moment urgent, maar ga altijd na of dit ook zo is. In het grootste deel van de gevallen missen deze taken namelijk urgentie en kunnen ze op een later moment ingepland worden (tijdens dat uurtje per dag dat je hier vrij voor houdt). Soms ben jij zelfs voor de klus niet de geschikte persoon. Dan kun je die taak doorspelen naar een collega die hier wel geschikt voor is. 

What je met een ad hoc aan moet, kun je achterhalen met de Eisenhower Matrix.

De Eisenhower matrix laat je kortom prioriteiten stellen, zodat jij je blijft bezighouden met taken die voor jou van belang zijn.

Welke tools, apps of systemen zijn het handigst voor time blocking?

Ik maak met mijn medewerkers ook handig gebruik van de time blocking techniek, omdat het me houvast op een dag geeft en overzicht. Ik gebruik hiervoor Google Calendar (de agenda van Google), maar er zijn meerdere tools en apps waarmee je tijdsblokken handig kunt inplannen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Todoist
• Monday
• Asana
• Sunsama
• Clockwise
• Motion
• TickTick
• Planyway (voor gebruikers van Trello)
• Outlook Calendar (voor gebruikers van Microsoft)

“We gebruiken overal al AI voor tegenwoordig. Kunnen we time blocking dan niet ook overlaten aan AI?” Het zal je niks verrassen, maar het antwoord op deze vraag is inderdaad: Ja, daar kan AI je ook bij helpen. AI tools maken namelijk taken overzichtelijk en analyseren ze. Het herkent patronen in je werk en stelt clusters voor die logisch samenhangen, waardoor je losse taken direct in zinvolle blokken kunt plaatsen. Op basis van je energieprofiel kan AI bovendien automatisch tijdsblokken genereren voor piekmomenten en rustige periodes, zodat je niet tegen je eigen ritme in werkt. Daarnaast helpt AI je realistische tijdsinschattingen te maken door te kijken naar hoelang vergelijkbare taken geduurd hebben in het verleden. Zelfs tijdens een drukke week kan AI je planning bewaken, waarschuwingen geven als blokken overlopen en suggesties doen om ad hoc-taken te integreren zonder je hele dag overhoop te halen.

Tip: Meer weten hoe je AI tools kunt inzetten om je werk te vergemakkelijken en slimmer te werk te gaan? Volg dan onze cursus Slimmer werken met AI.

Dus: echte tijdwinst met time blocking

Time blocking is geen trucje dat alleen die typische regelteven gebruiken, het is voor iedere kenniswerker een nuchtere manier om de regie terug te pakken over je tijd en je hoofd te kalmeren. Door je werkdag op te delen in duidelijke blokken weet je precies waarmee je bezig bent, maak je realistische inschattingen en voorkom je dat je constant ad hoc reageert op wat op je pad komt. Het helpt je focus te vinden, uitstelgedrag te verminderen en je prioriteiten serieus te nemen, zodat je werkt aan wat echt belangrijk is in plaats van aan wat luidruchtig om aandacht vraagt.

Beginnen met time blocking is geen hogere wiskunde. Je moet alleen een paar bewuste keuzes maken: prioriteiten stellen, tijdsblokken plannen, pauzes inlassen en ruimte houden for het onverwachte. Doe het consequent, evalueer dagelijks wat werkt en wees eerlijk over je tijdsinschattingen. Merk je dat je steeds tegen dezelfde obstakels aanloopt, vraag je dan af of je planning realistisch is of dat je nog steeds denkt dat alles “even snel” kan. Tijd om die regie te pakken ligt letterlijk in je agenda, dus wacht niet langer met die agenda vorm te geven! 

Björn Deusings,

Time management expert 

Volg een cursus time management voor meer time management technieken

Vind je het toch nog wat lastig om deze time blocking methode toe te passen? Of wil je meer leren over time management technieken? Schrijf je dan in voor onze eendaagse cursus time management! Tijdens deze training ontdek je hoe je je tijd bewuster kunt inzetten, zodat je met focus meer gedaan krijgt. Praktische technieken, slimme methodes en nieuwe perspectieven zorgen voor meer rust in je hoofd, waardoor je de regie over je dag terugkrijgt. Je leert jezelf daarnaast te beschermen tegen tijdsdruk, stress, onverwachte onderbrekingen en de constante stroom van e-mails en informatie. Interessant? Dat dacht ik wel. Meld je daarom direct aan en leer nog beter met je tijd om te gaan!

Veelgestelde vragen over time blocking

• Is time blocking echt effectief of vooral een hype?

  Time blocking is een effectieve productiviteitsmethode die helpt overzicht te creëren en je focus te verhogen. Het dwingt je om bewust keuzes te maken over waar je tijd naartoe gaat, waardoor uitstelgedrag en stress afnemen. Natuurlijk werkt het wel alleen als je realistisch plant en flexibel genoeg blijft voor onverwachte taken.

• Hoe maak je een goede time-blocking planning?

  Dit doe je in een aantal simpele stappen:

  • Prioriteiten stellen.
  • Schat in hoeveel tijd deze taken je kosten.
  • Maak tijdsblokken aan.
  • Werk aan de tijdsblokken met volle focus, dus geen afleidingen.
  • Neem tussendoor pauze.
  • Plan dagelijkse reflectiemomenten in.

• Welke app is het beste voor time blocking?

  Ik werk zelf graag met de Google Calendar, omdat we ook andere programma’s van Google Workspace gebruiken in onze workflow. Andere bekende apps voor time blocking zijn daarentegen:

  • Asana
  • Monday
  • Todoist
  • TickTick
  • Clockwise
  • Outlook Calendar

• Hoe begin ik met time blocking zonder dat mijn hele dag voelt als één groot schema?

  Begin klein door alleen je belangrijkste taken van de dag in blokken te zetten en laat ruimte open voor ad hocwerk en pauzes. Gebruik realistische tijdsblokken, zodat je niet het gevoel krijgt dat je elke minuut moet vullen. Zo behoud je structuur en focus, zonder dat je dag strak aanvoelt als een keurslijf.

• Hoe groot moeten de blokken zijn en hoeveel flexibiliteit heb ik eigenlijk?

  Ik plan altijd blokken groter dan 30 minuten in mijn agenda. Flexibiliteit is hierbij echter essentieel: blokken zijn richtlijnen, geen keurslijf, dus schuif ze wanneer iets urgents tussendoor komt of je energie tijdelijk anders is. Het idee is focus te creëren zonder jezelf gevangen te zetten.

• Hoe combineer ik time blocking met teamwork, meetings en onverwachte vragen?

  Plan vaste blokken voor overleg en teamwork, zodat die al onderdeel zijn van je dag en geen ad hoc verstoringen worden. Houd daarnaast tijd vrij voor onverwachte vragen of urgente taken, zodat je niet constant van je planning afdwaalt. Ik raad ook altijd aan: plan tachtig procent van je dag al in, dan heb je twintig procent vrij voor ad hocjes.

• Wat plan ik eerst: taken, energieniveau of prioriteiten?

  Begin altijd met je prioriteiten; bepaal welke resultaten echt belangrijk zijn om die dag of week te behalen. Pas daar je tijdsblokken op aan en houd rekening met je energieniveau door de zwaarste taken te plannen op je piekmomenten.

• Hoe voorkom ik dat ik mezelf overplan of mijn blokken te optimistisch inschat?

  Wees eerlijk over hoeveel tijd een taak écht kost en bouw altijd extra marge in; 20 tot 30 procent buffer voorkomt dat je planning instort. Begin met realistische blokken en evalueer dagelijks wat haalbaar was, zodat je leert inschatten wat je tempo is. Zo voorkom je dat je jezelf overspoelt en blijft time blocking een hulpmiddel in plaats van een nieuwe stressfactor.

• Hoe ga ik om met taken die langer duren dan het blok dat ik ervoor had gepland?

  Voor deze taken en ad hoc klusjes houd je dus 20% van je werkdag vrij, zodat je flexibel bent als er dingen anders gaan dan je verwacht had.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.

Populaire trainingen:

• 1-daagse training Time Management
• 1-daagse training Assertiviteit
• 1-daagse training Gesprekstechnieken
• 1-daagse training Feedback geven
• 1-daagse training Slimmer werken met AI
• 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken