‘Doe ik morgen wel’ denk je terwijl je een klus waaraan je vandaag wéér niet toekwam vrolijk doorsluist naar morgen; dé magische plek waar 99% van onze productiviteit plaatsvindt. Stoppen met bergen werk vooruit duwen? Met uitstelgedrag? Ik vertel je hoe je uitstelgedrag heel eenvoudig kunt aanpakken: door je takenlijst beter te organiseren.
Hoe een overvolle takenlijst procrastinatie in de hand helpt
Takenlijsten gebruiken we niet voor niets. Ze werken fantastisch om even alles uit ons hoofd te halen wanneer we geen overzicht meer hebben. Nog beter is natuurlijk dat gevoel dat je krijgt wanneer je eindelijk een taak mag doorstrepen — dat shotje dopamine waarvoor je het allemaal doet.
Een applausje voor takenlijsten dus, alleen leveren ze wel vaak een probleem op:
Een takenlijst toont al de taken, klussen en verantwoordelijkheden die je hebt. Lekker overzichtelijk natuurlijk, maar hiermee ontstaat ook het risico dat je gaat cherry picken: je kiest sneller de kleine, leuke en makkelijke taken. Zeker wanneer je in diezelfde rij lastige of grote klussen ziet staan — ‘pff, doe ik morgen wel’.
Hiermee duw je niet alleen een berg werk voor je uit, je roept ook mentale weerstand op om er op een later moment aan te beginnen. Zo krijg je de werkelijk belangrijke klussen niet gedaan en loop je mooie resultaten mis.
Ironisch eigenlijk, want een goede takenlijst zou juist uitstelgedrag moeten voorkomen, niet het stimuleren.
Maar waarom doe je dat eigenlijk, onzinnige klussen voorrang geven op wat écht belangrijk is? Want jij weet – diep vanbinnen – ook heus wel dat je meer bereikt met die grote klus dan het sturen van een simpel mailtje.
Wat zit er achter uitstelgedrag? Simpel:
1. De eenvoudige klussen op je takenlijst vergen weinig denkkracht
Een bijlage verzenden of een collega bellen, het is ontzettend concreet. Je weet precies wat er moet gebeuren waardoor het weinig weerstand oproept. In tegenstelling tot zo’n vage grote klus als ‘onderzoek starten doelgroep’ — ‘uhh?’
Daarnaast zijn de eenvoudige taken vaak enkelvoudig; ze bestaan uit één enkele stap. Je hoeft slechts je telefoon te pakken of je inbox te openen and that’s it. Dat grote project bestaat uit meer handelingen — ‘waar begin ik in vredesnaam?’
2. Eenvoudige klussen zijn makkelijker te plannen
Grote klussen vragen vaak ontzettend veel doorzettingsvermogen, maar iets simpels als het betalen van een eenvoudige factuur is zo gedaan. Daarvoor kun je je best 10 minuten concentratie opbrengen. Weet je dat het schrijven van dat eerste hoofdstuk makkelijk twee uur in beslag neemt, dan is het toch al lastiger om je daar op toe te leggen. Je neemt daarom eerder een kleine, maar nutteloze taak op je.
Daarnaast is het lastiger om zulke grote belangrijke zaken tussendoor uit te voeren. Zelden heb je tijd om zomaar “even” een klus van twee uur uit te voeren. Dat wordt serieus plannen. En dan heb je nog geen rekening gehouden met de vragen en ad hoc klussen die spontaan tussendoor komen… — logisch dat het plegen van een telefoontje dan voorrang krijgt.
Voor eens en altijd uitstelgedrag aanpakken (6 tips)
De kleine klussen zijn dus niet alleen concreter en eenvoudiger, ze zijn daardoor makkelijker te plannen. Jij wéét wat je moet doen en waar je aan toe bent — en laten we eerlijk zijn: natuurlijk geef je zoiets dan voorrang.
Toch werkt dat alleen op de korte termijn, want uiteindelijk moeten ook die grote projecten uitgevoerd worden. De deadline komt in zicht en je kunt het niet langer uitstellen. Je voelt je gestrest, ziet belangrijke zaken over het hoofd, maakt meer fouten en bovenal kost het je immens veel werkplezier.
De oplossing?
Je kunt natuurlijk een 1-daagse training Time Management volgen zodat je leert hoe je complexe projecten op een slimme manier organiseert.
Een andere manier?
Voorkomen is beter dan genezen. Pak je extreem uitstelgedrag daarom bij de bron aan: bij een gebrek aan overzicht vanwege te grote of te vage klussen op je takenlijst. Ik deel graag een aantal concrete tips met je zodat je direct aan de slag kunt:
Wat kun je doen aan uitstelgedrag?
1. Projecten zet je nooit op een takenlijst
Eén van de oorzaken van uitstelgedrag is je niet weet waar je moet beginnen. Neem dat project dat al weken op je radar staat; het voelt groot, log, intimiderend en bovenal vaag. Logisch dat je het voor jezelf uit blijft duwen.
Waardoor komt dat?
Je kunt een project onmogelijk uitvoeren. Een project bestaat namelijk uit meerdere stappen, of acties. Het is een verzameling van vage, niet concrete handelingen. Die kun je niet doen.
Denk maar aan het plannen van een werkuitje. Dat doe je niet eventjes. Je wil opties in kaart brengen, informatie opvragen, teamleden inlichten, ga maar door.
Wil je uitstelgedrag afleren dan plaatst je enkel acties op je je takenlijst. Deze zijn concreet, enkelvoudig en je kunt ze daadwerkelijk uitvoeren. Je focust op de individuele stappen, niet op de bundeling.
Je denkt dus niet langer in termen als “werkuitje plannen’”, maar breekt het op. Je hakt het in stukken: “brainstormen uitje”, “datum prikken”, “mail naar team sturen”, “locatie reserveren”. Zúlke zaken plaats je op je takenlijst.
Zie je? Ineens wordt een project veel tastbaarder.
2. Acties die langer dan 30 minuten duren ook niet
Bovenstaande theorie geldt ook voor grote acties; die taken waarmee je langer dan een half uur zoet bent. Indien je die op je takenlijst zet wéét je gewoon dat je ze toch niet oppakt. Indien je namelijk de keuze hebt tussen een simpel mailtje sturen of je een uur lang op dat rapport storten, is de keuze snel gemaakt.
Plaats zulke grote taken daarom nooit op je to do-lijst, maar leg ze vast in je agenda. Je hebt namelijk zelden tijd om tussendoor “even” een klus van een uur uit te voeren.
Door er tijd voor in je agenda te blokken reserveer je er letterlijk en mentaal plek voor, en kun je eromheen plannen. Daarnaast stelt het je in staat voorrang te geven aan je klussen.
3. Schrijf achter iedere actie hoeveel tijd het kost
Nog zo’n procrastinatie-trigger is niet weten hoelang je ergens mee bezig zult zijn. Zo schat je in dat je hooguit een kwartiertje nodig hebt voor het beantwoorden van die mail en besluit dat dat best later kan.
Maar dan: aan het eind van de dag besluit je toe te geven aan je inbox, want langer uitstellen lukt niet meer. De mail die op het eerste oog eenvoudig leek vereist toch nog flink wat handelingen; je moet contact opnemen met HR, een ondertekend formulier hebben (van een collega die net weg is) en je hebt toch die bijlage nodig, die nog niet af is. Sh*t.
Door niet realistisch naar de tijdsduur te kijken stel je dus niet alleen taken uit, je schiet jezelf ook in de voet. Want: de klus moet toch gebeuren, alleen nu met meer tijdsdruk.
Schrijf daarom direct achter iedere actie hoeveel tijd je nodig denkt te hebben. En daar mag je best pessimistisch in zijn. Schat je in dat iets ‘5 tot 10 minuten nodig heeft’ kies dan dat laatste, 10 minuten.
Op die manier zie je in één oogopslag hoeveel tijd iets kost of dat realistisch is en of het in je dagplanning past.
4. Begin bij het begin
De eerste tip leerde je dat je projecten nooit op je takenlijst plaatst. Je hakt een groot project in behapbare stukjes en plaats die op je takenlijst. Dat levert je een hoop concrete acties op, maar waar begin je?
Niet goed weten wat de eerste stap is kan je ervan weerhouden aan de slag te gaan. Vooraf goed nadenken over de eerstvolgende actie neemt die weerstand weg. Bedenk daarom telkens: wat moet ik nu als eerste doen om dit project uit te voeren?
Dat kan het lezen van een naslag werk zijn, maar ook zoiets simpels als het maken van een template zijn. Belangrijk is: begin bij het begin, dan volgen de overige stappen vanzelf.
5. Omschrijf acties zo concreet mogelijk
Een andere eenvoudige tips om uitstelgedrag aan te pakken is door het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken. Dat kun je al doen door alles dat nu op je takenlijst staat zo concreet mogelijk te omschrijven, zodat je in één oogopslag ziet wat er moet gebeuren en hoe lang je daarmee bezig bent. Hiermee voorkom je dat je alsnog moet nadenken over de hoe-en-wat en voorkom je dat je brein-batterij opraakt.
Wat je dus niet op je takenlijst wil:
- ‘Factuur status? Laura’
- ‘Cor rapport’
- ‘Hans locatie, welke dag?’
Die zijn vaag en missen context. Maak het duidelijk, zodat je niet alleen op de korte termijn snapt wat er op je takenlijst staat, maar ook nog over een week. Begin hierbij met een werkwoord én noteer die tijd!
- ‘Bellen – Laura en vragen naar de status van de factuur — 10 minuten’
- ‘Correcties doorvoeren – rapport van HR — 25 minuten’
- ‘Mailen – nieuwe locatie aan Hans en gelijk vragen welke dag schikt — 5 minuten’
6. Maak van mini-scrummen een gewoonte
De tips die hierboven worden beschreven maken deel uit van de mini-scrum. Dat is een naam die we hebben gegeven aan de methode om intimiderende projecten in uitvoerbare stukken te hakken om – juist – uitstelgedrag te voorkomen.
Zit je dus tegen een project op te hikken of heb je het al tig keren uitgesteld, ga er dan eens goed voor zitten en bedenk wat je precies wil bereiken en wat je daarvoor moet doen. Maak er een gewoonte van
In mijn boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar ga ik hier uitgebreid op in. Ben je daar nieuwsgierig naar, lees ‘m dan zeker eens of bekijk onderstaande video.
Kortom: uitstelgedrag aanpakken? Begin met het opschonen van je takenlijst
Takenlijsten die steeds langer en langer worden? Zaken die je daardoor maar blijft uitstellen onder het mom van ‘dat doe ik morgen wel’ of ‘daar heb ik nu geen tijd/concentratie/motivatie voor’? Pak dat uitstelgedrag aan, vandaag nog, niet morgen. Door de taken en projecten die op je bordje liggen helder, concreet en uitvoerbaar te maken.
- Zet alleen concrete acties op je takenlijst, geen projecten.
- Plan klussen van meer dan een half uur in je agenda.
- Schrijf achter elke klus de tijdsduur.
- Bedenk wat de eerstvolgende actie is en begin.
- Omschrijf klussen zo concreet mogelijk.
- Voer een mini-scrum uit voor je aan een project begint
Verder lezen?
Wil je meer leren over uitstelgedrag en slim plannen? Lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Dan leer je niet alleen je zaakjes beter organiseren, maar krijg je ook nog eens timemanagement-, snellees- én assertiviteits tips op de koop toe.
Check ook eens deze artikelen:
- Uitstelgedrag Afleren? Neem Alle Weerstand Weg (In 2 Minuten)
- Uitstelgedrag aanpakken? Professor: “leer omgaan met negatieve emoties.”
- ‘Eat that frog’ en voorkom uitstelgedrag (3 stappen)
- Uitstelgedrag: 1 truc (uit het leger) voor een dag zónder uitstellen
- Uitstelgedrag aanpakken? Spaar je brein-batterij (met gewoontes)
Wie zijn wij? | Training Timemanagement
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
