Iedere werkdag wordt er aan je getrokken. Mailtjes van klanten, collega’s die iets nodig hebben, brandjes die geblust moeten worden. Voor je het weet, ben je vooral bezig met reageren in plaats van met wat je zelf belangrijk vindt. Het geheim tot rust, effectiviteit en echte vooruitgang ligt echter in het tegenovergestelde: proactief werken. Dat betekent dat je vooruitkijkt, anticipeert op wat gaat komen en bewust kiest wat prioriteit heeft, in plaats van je te laten leiden door de waan van de dag. Ik vertel je hoe:

Wat komt aan bod:

    1. Proactief werken is tijd spenderen aan wat belangrijk is
    2. Waarom ons brein proactief werken lastig maakt
    3. Proactief handelen: vooruitzien en zelf keuzes maken
    4. Het gevaar van reactief werken
    5. Urgent vs belangrijk: het concept dat je gaat helpen
    6. Zo word je proactief: 5 stappen om zelf de regie te nemen
    7. Zo maak je proactief werken onderdeel van je dagelijks ritme
    8. De regie over je eigen tijd terugkrijgen? Volg een cursus
    9. Samengevat: de kracht van proactief werken
    10. Veelgestelde vragen over proactief zijn en werken

Proactief werken is tijd spenderen aan wat belangrijk is

Proactief handelen vraagt niet per se meer tijd of inspanning, maar wel een andere manier van denken. Het vraagt dat je even stilstaat voordat je reageert, je rationele brein de kans geeft om mee te beslissen en structureel aandacht geeft aan wat écht belangrijk is.

In dit artikel ontdek je waarom ons brein van nature geneigd is om reactief te werken, welke nadelen dat met zich meebrengt en hoe je met een paar bewuste stappen de regie weer terugpakt. Zo leer je niet alleen beter prioriteiten te stellen, maar ook om vooruit te denken, te anticiperen en keuzes te maken die op de lange termijn het verschil maken.

Ik maakte ook een Youtube video over reactief werken, waarin ik tips geef om hier direct mee te stoppen en te kiezen voor proactief werken.

Waarom ons brein proactief werken lastig maakt

Ons brein bestaat uit twee delen:

  • Het rationele brein (de neocortex) dat plannen maakt, analyseert en vooruitdenkt.
  • Het emotionele en instinctieve brein, dat gericht is op overleven, comfort, snelle reacties en sociale goedkeuring.

Hoewel we denken dat ons rationele brein de leiding heeft, wordt het in de praktijk vaak overschaduwd door ons emotionele brein. Dit deel heeft maar één doel: jou helpen overleven. Het wil daarom vooral energie besparen, pijn voorkomen, comfort opzoeken en sociaal geaccepteerd blijven. En om die reden reageert het snel op signalen van buitenaf: een mailtje van een collega, een onverwacht verzoek of een kleine crisis.

Voorbeelden van reactief werken:

  • Meteen een e-mail beantwoorden die dringend lijkt, terwijl je eigen project blijft liggen.
  • Een collega helpen met een probleem dat hij zelf had kunnen oplossen.
  • Brandjes blussen in plaats van te werken aan jouw doelen.

Proactief handelen: vooruitzien en zelf keuzes maken

Proactief zijn betekent het tegenovergestelde van reactief zijn:

  • Je bepaalt wat belangrijk is: je laat je niet leiden door wat luid of urgent lijkt.
  • Je plant vooruit: je blokt tijd for grote projecten en belangrijke taken.
  • Je anticipeert op problemen: je voorkomt dat een crisis ontstaat door tijdig in te grijpen of voorbereidingen te treffen. Eigenlijk ben je processen en projecten proactief aan het beveiligen: je signaleert mogelijke risico’s of knelpunten van tevoren en neemt maatregelen om problemen te voorkomen
  • Je neemt initiatief: je wacht niet tot anderen je vertellen wat je moet doen.

Het verschil in uitkomst is groot. Terwijl een reactieve collega de hele dag bezig is geweest maar weinig bereikt, maakt een proactieve collega zichtbare vooruitgang, heeft hij de regie over zijn tijd en voelt hij zich in controle over zijn werk.

In de Tijdwinst Podcast ga ik in gesprek met time management trainer Patrick van der Gulik over reactief werken. Over alles wat onverwacht tussendoor komt en waarom je dat niet moet bestrijden, maar bewust moet reserveren in je agenda.

Het gevaar van reactief werken

Jouw oeroude instinct is evolutionair nuttig, maar remt ons vermogen om proactief te handelen. Afleidingen, ‘urgente’ verzoeken en de behoefte om anderen te helpen nemen vaak de overhand boven je rationele, langetermijncprioriteiten die veel energie kosten en vooral in je eigen belang zijn. En de gevolgen daarvan kunnen groot zijn.

  • Verminderde productiviteit: je werkt aan brandjes in plaats van aan strategische doelen.
  • Verlies van overzicht: je dag wordt beheerst door andermans agenda en behoeften.
  • Meer stress en frustratie: het gevoel dat je nooit iets substantieels afrondt neemt toe.
  • Inefficiëntie op de lange termijn: problemen die je tijdelijk oplost voor een collega, keren later terug omdat een structurele oplossing ontbreekt.

Proactief zijn betekent juist dat je deze valkuilen herkent en jezelf de ruimte geeft om vooruit te denken in plaats van alleen te reageren.

Urgent vs belangrijk: het concept dat je gaat helpen bij proactief werken

Veel reactief gedrag ontstaat door urgentie. Het brein registreert een verzoek, een deadline of een probleem en interpreteert dit alsof er direct actie nodig is. Maar in veel gevallen is urgentie slechts een gevoel, geen echte noodzaak. Het is zonde dat je deze taken wel direct oppakt, omdat ze niet bijdragen aan je lange termijn doelen. 

Belangrijke taken doen dat wél. Wie proactief werkt, laat zich daarom niet misleiden door het gevoel van urgentie, maar stelt prioriteiten op basis van impact.

Voorbeeld: 

Een collega vraagt om hulp bij een presentatie voor morgen. Het voelt urgent, maar jouw belangrijke deadline voor een groot project heeft een grotere impact op je carrière.

  • Reactief handelen betekent dat je meteen helpt en alles uit je handen laat vallen
  • Proactief handelen betekent dat je eerst beoordeeld of je hulp op een andere manier kan bieden, bijvoorbeeld door advies te geven in plaats van het volledig over te nemen.

prioriteiten stellen met de eisenhower matrix

Zo word je proactief: 5 stappen om zelf de regie te nemen 

We weten allemaal hoe makkelijk het is om de dag te laten bepalen door wat er op je afkomt. Maar wie écht verschil wilt maken, moet bewust leren sturen in plaats van reageren. Proactief handelen vraagt oefening, focus en richting. De volgende vijf stappen helpen je daarbij.

1. Het begint met overzicht

Begin je dag of week met een overzicht van belangrijke taken en deadlines. Zo zie je waar je energie het meeste effect heeft en laat je niet urgentie je agenda bepalen.

2. Stel bewust prioriteiten (en houd je daar ook aan!)

Gebruik een prioriteitenmatrix of een andere tool om onderscheid te maken tussen wat dringend lijkt en wat belangrijk is. Richt je energie op taken die echt bijdragen aan je doelen.

3. Plan vooruit en anticipeer

Blok tijd in je agenda voor belangrijke projecten en plan activiteiten (zoals een kwalitatieve briefing aan een collega) die toekomstige problemen kunnen voorkomen. Zo reageer je niet pas als het probleem er is, maar handel je vóórdat het ontstaat.

4. Beoordeel alle verzoeken die je krijgt

Vraag jezelf altijd: is dit echt urgent of lijkt het alleen zo? Wat is de impact van dit verzoek op mijn prioriteiten?

5. Communiceer proactief

Maak duidelijke afspraken over de tijd en aanpak als je ervoor kiest om anderen te helpen. Geef je collega ook de kans om zelf oplossingen te vinden, zodat jij je prioriteiten niet uit het oog verliest.

Zo maak je proactief werken onderdeel van je dagelijks ritme: praktische tips

Je denkt misschien dat proactief werken begint bij grote strategische keuzes, maar het zit ‘m juist in de kleine momenten van de dag. In hoe je reageert, hoe je plant en hoe je met afleiding omgaat. We delen nog 4 praktische tips die je hierbij gaan helpen. 

  • Stop met direct reageren: een korte pauze voor je reageert helpt je rationele brein aan het roer te komen.
  • Anticipeer op veelvoorkomende problemen: bedenk van tevoren wat er kan misgaan en welke acties jij kunt nemen om ze te voorkomen.
  • Evalueer je eigen gevoeligheid voor urgentie: maak een lijst van situaties waarin je alles uit je handen laat vallen, en bedenk een alternatief plan.
  • Werk zonder afleidingen: zet al je notificaties uit als je je op een belangrijk project stort. Ook die van Slack of Teams! Sluit daarnaast je mailbox. Zo maak je het voor je brein makkelijker om niet in de verleiding te komen toch reactief te gaan werken.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Bjorn Deusings (@bjorndeusings)

De regie over je eigen tijd terugkrijgen? Volg een cursus

De tips uit dit artikel brengen je al een heel eind, maar wilt je écht de controle over je eigen werkdag hebben? Volg dan onze time management cursus. Na 1 dag heb je weer 100% overzicht in je prioriteiten en weet je waar je je aandacht aan moet besteden. Ook durf je je grenzen aan te geven door op een constructieve manier ‘nee’ kunt zeggen tegen verzoeken. 

Leer je liever lezend? Ik bundelde mijn kennis en ervaring als time management trainer in de boeken Elke Dag om 15:00 Uur Klaar en Full Focus op Wat Écht Belangrijk Is. 

Samengevat: de kracht van proactief werken

Proactief werken draait niet om harder werken, maar om slimmer denken. Het gaat om bewust kiezen waar je je tijd en aandacht aan besteedt. Op deze manier ga je van geleefd worden naar zelf sturen. Van brandjes blussen naar bouwen. En van continu bezig zijn naar écht iets bereiken.

Wie proactief werkt, wacht niet af tot problemen ontstaan, maar voorkomt ze. Je bent niet langer druk met reageren, maar doelgericht bezig met vooruit komen Dát is precies het verschil tussen een dag vol actie, en een dag vol impact.

proactief

Dagelijks handige inzichten? 

Volg ons op Instagram of Pinterest. Daar krijg je elke dag slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft en delen we óók handvatten voor beter communiceren, feedback geven en persoonlijke effectiviteit. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Veelgestelde vragen over proactief zijn en werken

  • Wat is proactief zijn?

    Proactief of pro-actief zijn betekent dat je zelf het initiatief neemt, vooruitkijkt en handelt voordat problemen zich aandienen of anderen je in beweging zet. Het gaat om anticiperen op situaties, bewust prioriteiten stellen en doelgericht actie ondernemen, in plaats van af te wachten of reactief te reageren op wat er op je pad komt. Zo houd je de regie over je tijd, energie en resultaten.

  • Wat is een ander woord voor proactief?

    Een proactief synoniem is ondernemend, maar ook initiërend, voortvarend, anticiperend en daadkrachtig. Proactief handelen draait dan ook om zelf initiatief nemen, vooruit denken en in actie komen vóórdat er problemen (of kansen) ontstaan, in plaats van af te wachten tot iets gebeurt.

  • Waaruit blijkt dat je proactief bent?

    Je bent proactief als je het initiatief neemt, vooruit plant en problemen voorkomt voordat ze ontstaan. Voorbeelden van proactief gedrag zijn het tijdig aanpakken van belangrijke taken, het maken van duidelijke prioriteiten, het bedenken van oplossingen voordat iemand erom vraagt en het bewust sturen van je eigen werkdag in plaats van alleen te reageren op wat op je afkomt.

  • Wat betekent het om proactief te zijn?

    De proactief betekenis houdt in dat je zelf initiatief neemt, vooruit denkt en actie onderneemt voordat gebeurtenissen of problemen zich aandienen. De proactief handelen betekenis verwijst naar het concreet toepassen hiervan: bewust prioriteiten stellen, anticiperen op uitdagingen en kansen en niet afwachten tot anderen iets doen.

  • Wat betekent proactief werken precies en hoe verschilt het van reactief werken?

    Proactief werken betekent dat je je anticipeert op situaties, prioriteiten stelt en zorgt dat je controle houdt over je werk en tijd. Het proactief tegenovergestelde is reactief werken: hierbij wacht je af en reageer je vooral op wat er op dat moment op je afkomt, zoals urgente verzoeken of onverwachte problemen, zonder vooruit te plannen of strategisch na te denken.

  • Waarom is proactief gedrag belangrijk op de werkvloer?

    Proactief gedrag is belangrijk op de werkvloer omdat het ervoor zorgt dat je niet alleen reageert op wat er gebeurt, maar zelf de regie neemt over je werk. Hierdoor kun je efficiënter werken, belangrijke deadlines halen en crises voorkomen. Bovendien helpt proactief gedrag bij het stellen van prioriteiten, het tonen van initiatief en het leveren van meerwaarde voor je team en de organisatie.

  • Welke eigenschappen of vaardigheden heb je nodig om proactief te zijn?

    Je hebt geen specifieke eigenschappen of vaardigheden nodig om proactief te zijn, het is iets wat iedereen kan leren. Proactief zijn is dus eigenlijk zelf een vaardigheid die je kunt trainen. Het gaat erom dat je jezelf aanleert om niet meteen te reageren op wat op je pad komt, maar even stil te staan, je prioriteiten te overzien en bewust te kiezen voor dat wat belangrijk is.

  • Hoe kun je leren om meer proactief te denken en handelen?

    Je kunt leren proactief te denken en handelen door jezelf bewust te trainen in kleine, dagelijkse gewoontes. Begin met een stapje terug te nemen voordat je reageert, zodat je rationele brein de leiding krijgt. Stel iedere dag je belangrijkste prioriteiten vast, plan vooruit en bedenk mogelijke problemen en oplossingen voordat ze ontstaan. Evalueer regelmatig situaties waarin je reactief handelde en bedenk alternatieve strategieën. Door dit consequent te oefenen, maak je van proactief denken een gewoonte en neem je steeds meer de regie.

  • Wat zijn voorbeelden van proactief gedrag in een team of organisatie?

    Voorbeelden van proactief gedrag in een team of organisatie zijn:

    • Het tijdig signaleren van mogelijke problemen en met oplossingen komen voordat ze escaleren.
    • Initiatieven nemen om processen te verbeteren of efficiëntie te verhogen.
    • Collega’s ondersteunen door advies te geven in plaats van taken over te nemen.
    • Actief meedenken over strategische doelen of toekomstige uitdagingen.

  • Hoe herken je wanneer je te reactief bent en actie moet nemen?

    Je herkent dat je te reactief bent wanneer je vooral bezig bent met brandjes blussen en urgente verzoeken oppakken, en weinig tijd hebt voor je eigen belangrijke taken of doelen. Andere signalen zijn dat je dag wordt bepaald door anderen, je continu gestrest voelt, en je het gevoel hebt nooit iets substantieels af te ronden.

  • Welke obstakels of uitdagingen komen vaak voor bij proactief werken?

    Veel uitdagingen bij proactief werken komen voort uit afleidingen en het gevoel dat alles nú gedaan moet worden. Dit kunnen bijvoorbeeld e-mails, berichten, onverwachte verzoeken of brandjes zijn die je van je eigen belangrijke taken weghouden. Daarnaast kan het lastig zijn om consequent prioriteiten te stellen, vooruit te plannen of tijd te reserveren for strategische projecten, vooral in een drukke omgeving of wanneer de organisatie vooral reactief werkt.

  • Hoe motiveer je collega’s of medewerkers om proactiever te zijn?

    Je motiveert collega’s of medewerkers om proactiever te zijn door het goede voorbeeld te geven: laat zien dat je vooruit plant, prioriteiten stelt en initiatief neemt. Moedig communiceren aan, zodat mensen problemen en ideeën vroegtijdig kunnen delen, en geef ruimte om zelf beslissingen te nemen zonder alles voor te kauwen.

  • Welke rol speelt tijdmanagement bij proactief werken?

    Tijdmanagement is essentieel voor proactief werken, omdat het je helpt controle te houden over je agenda en je focus te richten op wat écht belangrijk is. Door je tijd bewust in te plannen, deadlines en grote projecten te overzien en prioriteiten te stellen, kun je anticiperen op mogelijke problemen in plaats van er achteraan te rennen.

  • Hoe combineer je proactief handelen met het respecteren van richtlijnen en procedures?

    Proactief handelen betekent niet dat je regels negeert, het gaat erom dat je binnen de kaders van richtlijnen en procedures zelf initiatief neemt en vooruit denkt. Je kunt bijvoorbeeld mogelijke problemen of verbeteringen signaleren, oplossingen bedenken en acties voorstellen die binnen de bestaande regels passen. Zo laat je zien dat je verantwoordelijkheid neemt terwijl je toch rekening houdt met beleid en processen.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: