Naar kantoor gaan? Dat is niet meer nodig met Outlook, Teams, ClickUp en Slack. Dankzij technologie is het vandaag de dag mogelijk om vanuit huis te werken. Maar met al die apps en tools kun je ook het overzicht kwijtraken over wat er allemaal moet gebeuren. Overzicht creëren is dan het antwoord, maar hoe pak je dit aan? Wanneer je al je ideeën en notities op verschillende plekken bijhoudt en verzoekjes van collega’s ook nog eens op verschillende plekken binnenkomen, is het niet gek dat je het overzicht kwijt bent. Met de volgende 5 stappen creëer je gelukkig niet alleen eenvoudig overzicht, je behoudt het vervolgens ook. 

Wat komt aan bod:

    1. Wat te doen als je het overzicht kwijt bent? 5 stappen
    2. Samengevat: overzicht creëren doe je zo
    3. Zelf aan de slag?
    4. Veelgestelde vragen over overzicht creëren

Wat te doen als je het overzicht kwijt bent? 5 stappen

Als je het overzicht kwijt bent, is het belangrijk deze allereerst terug te vinden. Dat doe je met de gedachtendump. Vanuit deze eerste stap kun je vervolgens aan de slag gaan om een timemanagementsysteem in te richten en een waterdichte workflow te creëren, zodat je het overzicht in de toekomst behoudt.

Stap 1: de gedachtendump

Bij de gedachtendump pak je pen en papier en zet je vervolgens alles wat er in je hoofd opkomt op papier.

Elke taak, verantwoordelijkheid, idee of plan komt op deze lijst te staan. Hoe belangrijk of onbeduidend hij ook is, en hoe ver weg of hoe dichtbij de deadline ook is.

Denk ook aan mensen die je nog moet bellen, gesprekken die je nog moet voorbereiden en andere kleine klusjes waar je niet 1, 2, 3 aan denkt.

Vervolgens spit je alle tools en apps door die je momenteel gebruikt om dit soort informatie te verzamelen. Dat kan je inbox zijn, een bepaald Slack-kanaal, je Google Keep, notities op je telefoon, een tool die je met je team gebruikt zoals ClickUp, een ouderwets notitieblok, noem maar op. Zorg dat je alle ideeën en taken verzamelt op je gedachtendumplijst. 

Gebruik om zeker te weten dat je niets vergeet nog even de triggerlijst. Het doornemen van deze lijst kan helpen om zaken en projecten die je over het hoofd hebt gezien, toch naar boven te halen. 

Wanneer je eenmaal een lange lijst hebt verzameld, kan dat best intimiderend aanvoelen. Moet je nog zoveel doen?! Onthoud echter dat dit al op je bordje lag, maar dat je er nu zicht op hebt. Op de korte termijn kan overzicht creëren een beetje stress opleveren, maar op de middellange termijn geeft het juist rust.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Waarom is overzicht belangrijk? Overzicht creëren: voordelen & nadelen

Overzicht houden op of over wat je moet doen, biedt verschillende voordelen: het maakt mentale ruimte vrij, zodat je kunt nadenken over werk in plaats van aan werk. Het helpt valse urgentie te elimineren, doordat je duidelijk kunt zien welke taken echt dringend zijn en welke dat alleen lijken te zijn. 

Daarnaast stelt het je in staat om prioriteiten te stellen, je werklast bespreekbaar te maken en beter te plannen door je te dwingen na te denken over haalbaarheid en specifieke acties. Al deze aspecten dragen bij aan meer rust en minder chaos.

De lijst verkorten

Als je je net helemaal bent rot geschrokken van de hoeveelheid taken en ideeën die er op je gedachtendumplijst staat, klinkt de lijst verkorten je vast als muziek in de oren. Streep daarvoor de taken door die je toch nooit gaat uitvoeren. Je weet wel, de taken die alleen de ideale versie van jezelf zou uitvoeren, zoals het inschrijven (en trainen voor!) die marathon. 

Je mag ook de taken doorstrepen die je over de schutting kan gooien. Al is het natuurlijk wel van belang dat je hierbij een goede briefing geeft en de ander het hier ook mee eens is. 

Ten slotte maak je een aparte lijst van de taken die je op de lange termijn wil uitvoeren. Deze verschuif je naar je Land-van-Ooitlijst. Goed om er eens in de zoveel tijd bij te pakken wanneer je weer ruimte hebt in je agenda.

Stap 2: taken ophelderen

Hopelijk is de lijst nu een stuk minder intimiderend geworden, want door deze tweede stap zou de lijst wel weer uitgebreid kunnen worden. In stap 2 ga je namelijk eens goed kijken naar de taken die op je gedachtendumplijst staan. Zou je deze allemaal direct kunnen uitvoeren? Of heb je stiekem zaken op de lijst gezet die in werkelijkheid uit veel meer acties bestaan? Zoals het organiseren van dat klantevent, waarbij je ook een plan van aanpak moet schrijven, de stakeholders moet spreken en een locatie moet boeken. Om maar een paar acties te noemen…

Hoewel de lijst op het eerste gezicht hierdoor langer wordt, is dat natuurlijk in werkelijkheid niet zo. Het project stond immers al op de lijst, nu heb je alleen beter zichtbaar wat ervoor moet gebeuren.

Dat zorgt ervoor dat je de taken ook daadwerkelijk oppakt en niet maar laat ‘verstoffen’.

overzicht-creeren

Stap 3: een timemanagementsysteem inrichten

Een betrouwbaar timemanagementsysteem bestaat uit twee onderdelen:

  • Je agenda: Hierin neem je zoals vanouds vergaderingen en andere tijdgebonden afspraken op. Daarnaast plan je taken in die langer dan 30 minuten duren in je agenda.
  • Je takenmanager: Hierin maak je verschillende lijsten met je korte taken, taken waarbij je nog moet wachten op een ander en zaken die je nog wil bespreken of vragen.

Tip: Voor personen met wie je intensief samenwerkt kun je een apart kopje aanmaken. Bij een 1-op-1 gesprek hoef je vervolgens alleen nog hun lijstje erbij te pakken.

Stap 4: je verzamelplekken aanpakken

We noemden het al: er zijn waarschijnlijk een hoop plekken waar je notities bewaart, aantekeningen van vergaderingen maakt en verzoekjes van collega’s binnenkrijgt. Maar wanneer je besluit wat je vandaag gaat oppakken, wil je niet eerst door tig lijstjes en tools moeten om te besluiten waar je prioriteit ligt. In deze stap gaan we het aantal verzamelplekken dan ook verminderen. Gebruik niet én Google Keep én je notities op je telefoon én je fysieke kladblok, maar maak een bewuste keuze. Of zoals ik het noem:

Keep It Simple, Stupid (KISS)

In de toekomst ga je deze beperkte verzamelplekken dagelijks of wekelijks na en ga je naar de volgende stap.

Stap 5: overzicht bewaren (antwoord op: hoe houd ik overzicht in mijn werk)

Vervolgens is het tijd voor een andere afkorting: OHIO, wat staat voor Only Handle It Once. Dat betekent dat je niet een e-mail van een collega opent en denkt: dat komt morgen wel. Maar meteen één van de volgende opties kiest:

  • Weggooien, als je niets met de (bijvoorbeeld) e-mail kunt.
  • Archiveren, als je het al hebt afgehandeld maar misschien nog op een later moment nodig hebt.
  • Meteen doen, wanneer je dit binnen 5 minuten kunt afronden.
  • Delegeren, wanneer iets niet per se door jou opgepakt hoeft te worden.
  • Plannen voor later, je plant het verzoek in voor later in je agenda óf in één van de lijsten van je takenmanager.

Dit helpt je bij het overzicht bewaken en zorgt ervoor dat je niet meer het overzicht kwijt raakt.

Post op threads van tijdwinst.com over OHIO

Samengevat: overzicht creëren doe je zo

Met de opkomst van tools zoals Outlook, Teams en Slack is werken vanuit huis makkelijker geworden, maar het kan daardoor ook lastig zijn om overzicht te houden. Een van de beste manieren om orde te scheppen is door een gedachtendump te doen: schrijf alle taken, ideeën en verantwoordelijkheden op één plek op. Dit helpt om alles inzichtelijk te maken en een basis te leggen voor een gestructureerde aanpak. Vervolgens is het belangrijk taken op te delen in behapbare acties, een timemanagementsysteem te gebruiken en je verzamelplekken te minimaliseren. Om overzicht te behouden, is het handig om taken en informatie systematisch te verwerken met de OHIO-methode. 

Door deze stappen te volgen, voorkom je dat je het overzicht kwijtraakt, projecten te overweldigend voelen, behoud je controle en werk je met meer rust en productiviteit.

Zelf aan de slag?

Wil je zelf aan de slag met deze aanpak en heb je behoefte aan meer informatie? Lees dan mijn bestseller Elke dag om 15:00 uur klaar waar deze stappen uitvoerig staan beschreven. Ook in onze cursus Time Management komt dit natuurlijk aan bod en ga je meteen zelf aan de slag. 

Tip: op onze social media kanalen delen we dagelijks handige inzichten voor een productiever en gestructureerd leven.

Veelgestelde vragen over overzicht creëren

  • Hoe maak je iets overzichtelijk?

    Je maakt iets overzichtelijk door alle informatie te verzamelen en deze vervolgens te structureren. Dat kan met een lijst, of meerdere lijsten zijn of bijvoorbeeld een mindmap. De aangebrachte structuur maakt in één oogopslag inzichtelijk wat de beschikbare informatie is.

  • Hoe maak je een overzicht van werkzaamheden?

    Een overzicht van je werkzaamheden maak je door een gedachtendumplijst op te stellen. Hierop schrijf je alles wat er in je hoofd op komt, hoe ver weg de deadline ook is of hoe onbeduidend de taak ook lijkt. Ook spit je al je verzamelplekken door, zoals een notitieblok, de notities op je telefoon en apps en tools waar verzoeken op binnenkomen.

  • Waarom is overzicht belangrijk?

    Zonder overzicht vergeet je belangrijke taken en is het lastig om werkzaamheden in perspectief te zetten, waardoor je de verkeerde prioriteiten stelt. Overzicht is dan ook belangrijk om stress te voorkomen en efficiënt en effectief naar je deadlines en doelen toe te werken.

  • Wat betekent het om overzicht te creëren?

    Wanneer je overzicht hebt, dan weet je wat er allemaal speelt. Overzicht creëren betekent dan ook dat je orde in de chaos schept en duidelijk krijgt wat er allemaal speelt. Dit doe je bijvoorbeeld door alle beschikbare informatie op een rij te zetten.

  • Waarom is overzicht belangrijk in het dagelijks leven en op werk?

    Het creëren van overzicht zorgt voor een opgeruimd hoofd. Het stelt je in staat om onderscheid te maken tussen taken die echt belangrijk zijn en die slechts dringend lijken. Bovendien helpt het je om prioriteiten te stellen, je werkdruk bespreekbaar te maken en realistisch te plannen door concreet over uitvoerbare stappen na te denken. Deze aanpak vermindert stress en brengt zowel in je werk als privéleven meer structuur en rust.

  • Hoe kun je snel overzicht krijgen in een complexe situatie?

    In een complexe situatie kun je snel overzicht krijgen door het geheel op te delen in kleinere, hanteerbare stukken. Bepaal welke doelen of taken cruciaal zijn en geef deze prioriteit. Door een gestructureerde lijst op te stellen en gebruik te maken van een digitale takenmanager, kun je gericht aan de slag. Zo voorkom je dat je overweldigd raakt en creëer je een duidelijke routekaart naar een oplossing.

  • Welke technieken helpen bij het structureren van informatie?

    Een gedachtendump is een effectieve manier om informatie te structureren, vooral wanneer je deze aanvult met een to-do-lijst en aparte lijsten voor zaken die later aandacht vragen. Ook het inperken van de manieren waarop je informatie tot je neemt en verwerkt, helpt om informatie beter te structureren.

  • Hoe kun je overzicht behouden in een chaotische omgeving?

    Je kunt het overzicht behouden door zelf orde te scheppen in de chaotische omgeving. Natuurlijk heb je geen invloed op hoe jouw organisatie opereert of andere externe oorzaken, maar je hebt wel invloed op je eigen werkzaamheden. Het overzicht creëer je door je werkzaamheden op te schrijven en deze in te plannen met een waterdicht timemanagementsysteem.

  • Wat zijn handige tools of apps om overzicht te creëren?

    Zowel agenda apps als apps voor een takenlijst kunnen je hierbij helpen. Denk daarbij aan Microsoft To Do, Todoist, Trello, Notion, Evernote, Braintoss, Google Keep en ClickUp. Sommige zullen door je organisatie zelf gebruikt worden. Dan is het handig om die sowieso op te nemen in je workflow.

  • Hoe kun je overzicht creëren tijdens het plannen van projecten?

    Overzicht creëren tijdens het plannen van projecten kan door duidelijke doelen te definiëren, een planningstool te gebruiken en taken op te splitsen in kleinere stappen. Stel prioriteiten, wijs verantwoordelijkheden toe en zorg voor regelmatige updates om voortgang te monitoren.

  • Wat zijn de grootste valkuilen bij het creëren van overzicht?

    De grootste valkuilen bij het creëren van overzicht zijn het gebruik van meerdere tools of communicatiemiddelen of een gebrek aan prioritering. Er is dan wellicht overzicht, maar als alles even belangrijk lijkt, weet je nog niet waar te beginnen.

  • Hoe kun je overzicht creëren in je persoonlijke taken en doelen?

    Overzicht creëren in je persoonlijke taken en doelen kan op dezelfde manier als je dat zou doen voor je werk. Om een effectieve gedachtendump te doen, waarbij je al je taken en verantwoordelijkheden op papier zet, is het handig om beide categorieën tegelijkertijd mee te nemen. Vervolgens kun je gaan prioriteren.

  • Wat zijn tips om overzicht te houden bij langdurige of grote projecten?

    Bij langdurige of grote projecten kun je overzicht houden door het project op te splitsen in kleinere fasen met duidelijke mijlpalen. Plan regelmatige check-ins om de status te evalueren en bij te sturen, en documenteer alles op een centrale plek voor makkelijke toegang. Houd focus op de hoofddoelen, maar wees flexibel bij onverwachte veranderingen. Deze gaan sowieso ontstaan bij langdurige projecten.

Wie zijn wij? | Thuiswerken.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: