Heb je geen overzicht meer over wat je allemaal gedaan moet krijgen? Dan is de kans groot dat je door de bomen het bos niet meer ziet, belangrijke taken vergeet en de verkeerde prioriteiten stelt. Zonder overzicht kiest het werk jou uit, in plaats van andersom, zeggen we altijd in onze training. Daarom is overzicht creëren de eerste stap om je werk slimmer te organiseren en productiever te worden.

Tijdens onze training Time Management leren we onze cursisten een handige techniek om overzicht te creëren: de gedachtendump. Ik leg hem in dit artikel graag aan je uit.

Wat komt aan bod:

    1. Overzicht creëren met de gedachtendump
    2. Hoe maak je een overzicht van werkzaamheden?
    3. De volgende stap in overzicht creëren: ophelderen
    4. Overzicht bewaren: tips en tools
    5. Samengevat: hoe houd ik overzicht in mijn werk?
    6. Veelgestelde vragen over overzicht creëren

Overzicht creëren met de gedachtendump

De gedachtendump is de eerste stap om een timemanagementsysteem in te richten en een waterdichte workflow te ontwikkelen. Pas wanneer je helder voor ogen hebt wat je allemaal op je bordje hebt, kun je immers de taken gaan analyseren en de juiste prioriteiten gaan stellen.

De gedachtendump is dan ook niets meer en niets minder dan al je taken en verantwoordelijkheden op papier te zetten. Hoe onbeduidend ze ook lijken of of hoe ver weg de deadline ook is. Alle zaken die nu los in je hoofd zweven, zet je op papier.

En dat kan best vervelend voelen!

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Overzicht creëren voordelen nadelen: een bitterzoet proces

Overzicht creëren is namelijk een ‘bitterzoet’ proces. In eerste instantie kan het juist stress opleveren en intimiderend zijn om alles wat je nog moet doen op papier te zien staan. Ineens word je met je neus op de feiten gedrukt dat jij dit allemaal gedaan moet krijgen. Misschien ligt er ook wel meer werk dan gedacht. Maar vervolgens zal je zien dat overzicht creëren juist voor minder stress zorgt en dat het oplucht om je taken en verantwoordelijkheden ‘uit je hoofd’ te halen.

Overzicht creëren heeft de volgende voordelen:

  1. Het creëert mentale ruimte, waardoor je over werk kunt nadenken en niet aan werk.
  2. Het elimineert valse dringendheid, omdat je weet wanneer iets daadwerkelijk dringend is, en wanneer iets alleen dringend voelt.
  3. Het helpt je prioriteiten stellen: een gedachtendumplijst helpt je taken en verantwoordelijkheden in perspectief te plaatsen.
  4. Het maakt je werklast bespreekbaar, je kunt onderbouwen waarom je ergens geen tijd voor hebt.
  5. Het helpt je beter te plannen, omdat het opschrijven van je taken je dwingt na te denken over de concrete zaken, zoals de haalbaarheid en wat je precies moet doen.
  6. Door bovenstaande punten zorgt het overzicht voor rust, in plaats van chaos.

Hoe maak je een overzicht van werkzaamheden?

Tijd dus om aan de slag te gaan met een gedachtendump, maar eerst nog even een aantal handige tips. Want hoe zorg je ervoor dat je niets vergeet? En hoe kun je daadwerkelijk prioriteiten stellen aan de hand van je gedachtendumplijst?

Een volledige gedachtendumplijst

Neem de tijd om je gedachtendump te maken en neem ook meteen alles mee wat je privé nog moet doen, om helemaal rust te creëren. Wij raden aan om de lijst op papier te maken, omdat dit toch beter lijkt te werken dan digitaal. Bovendien kan je dan niet afgeleid worden door mailtjes en andere digitale afleidingen.

Denk bij je gedachtendumplijst ook aan:

  • Projecten die on hold staan of een lage prioriteit hebben
  • Projecten waar je geen zin in hebt of niet kan starten
  • Zaken waarop je zit te wachten die anderen je nog moeten aanleveren
  • Opleidingen en bijscholing: een cursus of opleiding die je graag nog wil volgen
  • Administratieve taken, zoals verzekeringen, juridische kwesties
  • Reparatie en onderhoud aan zaken als kantoor, huis, tuin of auto

En dan? Prioriteren

Dan heb je een hele lijst met taken en verantwoordelijkheden. Hoe ga je daadwerkelijk prioriteiten stellen? Begin bij het terugsnoeien van de lijst door taken door te strepen die je toch nooit gaat doen (zoals het organiseren van je vakantiefoto’s, wees eerlijk tegen jezelf!) en taken die je niet hoeft te doen, omdat je ze kunt delegeren.

Dan staan er ook taken op je lijstje die best een maandje of twee kunnen wachten. Hiervoor maak je een aparte lijst, de zogenaamde Land-van-Ooitlijst. Hierop zet je alle taken die je ooit wil uitvoeren, maar waar je de komende maanden niet aan toekomt.

Van alles wat erover blijft, markeer je zes taken die voor jou hoge prioriteit hebben. Drie uit de categorie werk en drie uit de categorie privé.

In deze video bespreek ik met mijn collega time management blogger Inge Nysten over hoe je prioriteiten kunt stellen aan de hand van de Eisenhower-matrix. Leer er snel meer over, want het hoeft niet lastig te zijn!

De volgende stap in overzicht creëren: ophelderen

Om goed overzicht te creëren van het werk dat er gedaan moet worden, is het nodig om nog een verdiepingsslag te maken. Op je lijst staan namelijk vast en zeker een hoop taken die je zo kunt uitvoeren, maar ook veel waarvan je niet weet waar te beginnen.

Het gevaar is dat je de korte en makkelijke taken uitvoert, en de grote of lastige taken liggen te verstoffen. ‘Ik doe het morgen wel’. Dat komt eigenlijk omdat dit soort grote of lastige taken bestaan uit veel meer acties. Voor dit soort projecten of verantwoordelijkheden is het belangrijk ze op te delen in enkelvoudige handelingen die je kunt uitvoeren. Zo wordt het veel behapbaarder.

Het is belangrijk om geen taken meer op je lijst te plaatsen waar je nog over moet nadenken, die niet concreet zijn of waarbij je niet weet waar je moet beginnen. Je verdeelt het onder in concrete acties.

En ja, dat maakt de lijst langer, maar onthoud dat het niet voor extra werk zorgt. Het project bevatte het werk al, het wordt nu alleen zichtbaar voor jou.

Overzicht bewaren: tips en tools

Als het overzicht eenmaal gecreëerd is, moet het overzicht ook bewaard worden. En daar mag je best wat digitale hulp bij gebruiken om je brein te ontlasten: een agenda en een takenmanager.

Als het een tijdgebonden afspraak is, zoals een vergadering, zet je ‘m in je agenda. Ook wanneer je een actie moet doen die langer dan 30 minuten duurt, kun je deze inplannen in je agenda.

Voor andere taken kun je een takenmanager gebruiken. Zorg dat je verschillende lijsten gebruikt om het overzicht te bewaren:

  • To-do lijst: kleine acties die je kunt uitvoeren als je ruimte hebt in je agenda.
  • 1 op 1-lijst: voor zaken die je op een later tijdstip wil vragen of bespreken.
  • Wachten-oplijst: acties die je hebt gedelegeerd of waarbij je op een antwoord wacht.
  • Land-van-Ooitlijst: projecten die je ooit nog wil doen.

In deze video leg ik je uit hoe handig een 1-op-1-lijst is voor het verbeteren van je samenwerking op de werkvloer. Leer er meer over in deze video.

Verzamel nieuwe taken

Door nieuwe taken en verantwoordelijkheden meteen in je agenda of je takenmanager op te nemen, hoef je de gedachtendump niet keer op keer uit te voeren om overzicht te creëren. Je kiest een aantal vaste tools waar(mee) je informatie gaat verzamelen. Houd daarbij het principe aan: Keep It Simple, Stupid (KISS). In andere woorden: kies niet te veel verzamelplekken. Plekken waar je ideeën verzamelt (zoals een fysiek kladblok én de notities in je telefoon) en verzoeken binnen krijgt (zoals de e-mail én ClickUp). Hoe meer verzamelplekken je hebt, hoe groter de kans is dat je het overzicht kwijtraakt.

Verwerk de nieuwe taken

Iedere keer wanneer je een nieuwe brok informatie tot je krijgt, maak je een beslissing. Daar hebben we ook een mooi ezelsbruggetje voor: OHIO – Only Handle It Once. Je kiest uit de volgende opties, om te voorkomen dat de informatie te lang blijft liggen:

  • Weggooien als je er niets mee wil doen, of niet meer nodig hebt.
  • Archiveren, zoals het inscannen van een bonnetje of een e-mail die is afgehandeld.
  • Delegeren, wanneer iets niet door jou opgepakt moet of hoeft te worden.
  • Meteen doen, als je iets binnen vijf minuten kunt uitvoeren.
  • Later doen: al de overige taken plan je in voor later, of door het in je agenda te plaatsen of door het in je takenmanager te verwerken.

In deze video legt time management trainer Patrick je uit hoe je de OHIO-methode ook makkelijk kunt toepassen op je mailbox! Ga nu ook met een lege mailbox het weekend in en kijk verder.

Samengevat: hoe houd ik overzicht in mijn werk?

In ons boek ‘Elke dag om 15:00 uur klaar’ nemen we je uitgebreid mee in bovenstaande informatie om overzicht te kunnen creëren. In onze training ga je meteen aan de slag om het timemanagement systeem in te richten. Kort samengevat volg je daarvoor de volgende stappen:

  1. Dumpen: je verzamelt al je taken en verantwoordelijkheden
  2. Ophelderen: je bepaalt welke soort actie iets is.
  3. Organiseren: je organiseert het vervolgens in je timemanagementsysteem.
  4. Verzamelen: je verzamelt nieuwe taken, verantwoordelijkheden en informatie op een gestructureerde manier.
  5. Bijhouden: je verwerkt dit regelmatig aan de hand van de OHIO-methode.

De gedachtendump is een handige techniek om overzicht te creëren. Wil je vervolgens het overzicht bewaken en bewaren? Dan kan je uit de voeten met de overige 4 stappen.

overzicht creeeren

Veelgestelde vragen over overzicht creëren

  • Wat te doen als je het overzicht kwijt bent?

    Als je het overzicht kwijt bent, is het belangrijk om stap voor stap de controle terug te krijgen. Schrijf alles op wat er in je hoofd speelt, zowel op werk als in je privéleven. Vervolgens kun je makkelijker prioriteren. Om het overzicht te bewaren kun je gebruikmaken van een timemanagementsysteem.

  • Hoe maak je iets overzichtelijk?

    Om iets overzichtelijk te maken, organiseer en structureer je de informatie. Verzamel daarvoor eerst alle informatie die je tot je beschikking hebt, analyseer deze informatie en breng er vervolgens structuur in aan.

  • Waarom is overzicht belangrijk?

    Overzicht is belangrijk omdat het mentale ruimte creëert, je helpt de juiste prioriteiten te stellen en onnodige stress voorkomt. Zonder overzicht raak je overweldigd en vergeet je belangrijke taken. Het is inefficiënt omdat je niet meer de controle hebt over het werk, maar het werk jou beheerst.

  • Wat betekent het om overzicht te creëren?

    Overzicht creëren houdt in dat je informatie, taken en verantwoordelijkheden verzamelt, ordent en structureert om een duidelijk beeld te krijgen van wat er moet gebeuren. Het gaat om het inzichtelijk maken van alles wat speelt, zodat je gericht kunt plannen, prioriteiten kunt stellen en de controle behoudt.

  • Waarom is overzicht belangrijk in het dagelijks leven en op werk?

    Overzicht is onmisbaar in zowel het dagelijks leven als op het werk. Het biedt structuur, brengt rust en geeft je controle over je taken en verplichtingen. Hierdoor kun je doelgericht en efficiënt handelen, terwijl je stress en fouten voorkomt.

  • Hoe kun je snel overzicht krijgen in een complexe situatie?

    In complexe situaties is het belangrijk om snel tot de kern te komen, zodat je effectieve beslissingen kunt nemen. Breek grote problemen of projecten op in concrete stappen of acties. Hierdoor wordt het behapbaarder en kun je sneller actie ondernemen.

  • Welke technieken helpen bij het structureren van informatie?

    Het maken van lijsten helpt bij het structureren van informatie. Het is een eenvoudige techniek die taken, ideeën of andere zaken opschrijft in een gestructureerde lijst. Ook het gebruik van een digitale takenmanager helpt om informatie te structureren. Je kunt dan verschillende lijsten aanmaken voor verschillende soorten informatie.

  • Hoe kun je overzicht behouden in een chaotische omgeving?

    Door een timemanagementsysteem in te richten en een waterdichte workflow te creëren, kun je altijd het overzicht behouden, hoe chaotisch een omgeving ook is. Je begint daarvoor met een gedachtendumplijst, kiest een takenmanager om te gebruiken en verwerkt nieuwe informatie hier in het vervolg in.

  • Wat zijn handige tools of apps om overzicht te creëren?

    Handige tools of apps om overzicht te creëren zijn agenda apps, zoals Google Calendar, en takenmanagers zoals Todoist of Trello. Ook apps als Notion, Evernote en Braintoss zijn handige hulpmiddelen om het overzicht te bewaren.

  • Hoe kun je overzicht creëren tijdens het plannen van projecten?

    Het is belangrijk om projecten op te delen in meerdere acties en zo overzicht te creëren. Als je het volledige project op je takenlijst hebt staan, zal er niets van terechtkomen, omdat het geen concrete actie is die je meteen op kunt pakken. Door het project terug te brengen tot acties, wordt het veel behapbaarder.

  • Wat zijn de grootste valkuilen bij het creëren van overzicht?

    De grootste valkuilen bij het creëren van overzicht zijn het overweldigd raken door de hoeveelheid taken die je nog moet doen en het proberen alles zelf te doen. Uiteindelijk helpt overzicht echter meer rust te creëren en taken te delegeren.

  • Hoe kun je overzicht creëren in je persoonlijke taken en doelen?

    Je kunt overzicht houden op of over jouw persoonlijke taken en doelen door een gedachtendump te doen, grote doelen op te delen in concrete en behapbare acties en deze te verwerken in je agenda en in een takenmanager. Zo weet je precies wat er moet gebeuren en hoe je jouw persoonlijke doelen kunt behalen.

  • Wat zijn tips om overzicht te houden bij langdurige of grote projecten?

    Bij langdurige of grote projecten is het belangrijk om het project op te splitsen in kleinere taken, duidelijke doelen te stellen, taken te prioriteren, een gedetailleerde planning te maken en de voortgang regelmatig te evalueren. Maak een gedetailleerde takenlijst of een stappenplan voor elke fase van het project.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.

Populaire trainingen: