Evaluatiegesprekken hoeven geen angstig jaarlijks ritueel te zijn waarbij teamleden met knikkende knieën aanschuiven, alleen om met een lading kritiek opgescheept te worden. Maak er in plaats daarvan een maandelijks “onderonsje” van! Het ultieme doel? Groei en ontwikkeling, niet alleen voor jouw teamleden, maar ook voor jou als leidinggevende. Ontdek daarom hoe je eerlijke feedback kunt geven, zowel over verbeterpunten als successen.

Wat komt aan bod?

evaluatiegesprek

Wat is het doel van een evaluatiegesprek?

Als doorgewinterde manager weet je natuurlijk dat deze gesprekken een belangrijk onderdeel zijn van effectief een team begeleiden. Maar waarom zijn ze zo cruciaal? 

Het doel van een evaluatiegesprek is eigenlijk best simpel, maar oh zo belangrijk: het draait allemaal om groei en ontwikkeling, zeker voor het teamlid, maar ook voor jou als leidinggevende.

  • Evaluatiegesprekken bieden namelijk de ideale gelegenheid om eerlijke feedback te geven. Je wijst hen op dingen die beter kunnen, wijst hen ook zeker op alles dat goed gaat. Dit stelt je in staat om successen te vieren en eventuele zorgen te bespreken, wat jouw team ten goede komt.
  • Daarnaast bieden deze gesprekken de kans om toekomstige doelen en verwachtingen te schetsen. Je bepaalt samen een koers: samen met je teamlid kun je doelstellingen bepalen en hen begeleiden bij het uitstippelen van de juiste route om die doelen te bereiken.
  • Verder is het een moment om persoonlijke en professionele ontwikkeling te bespreken. Je kunt praten over kansen voor training, bijscholing en hoe je teamlid zijn of haar vaardigheden kan versterken.
  • Ook heel belangrijk: een evaluatiegesprek is ook een moment van erkenning en waardering. Iedereen verdient namelijk een schouderklopje voor hun inspanningen, en dit is het perfecte moment om je teamlid te laten weten dat hun harde werk wordt gewaardeerd.
  • Last but not least, deze gesprekken bevorderen betere communicatie. Ze helpen bij het opbouwen van een band tussen jou en je teamlid. Door regelmatig te evalueren, voelt je teamlid zich gehoord, worden problemen snel aangepakt en worden successen samen gevierd.

Dus, het doel van een evaluatiegesprek is niet alleen om te beoordelen, maar ook om te inspireren, te motiveren en te leiden. Het is jouw kans om als een coach op te treden en je teamlid te helpen excelleren.

Hoe vaak moeten evaluatiegesprekken worden gehouden?

Laten we meteen met de deur in huis vallen: 

Één keer per jaar is simpelweg te weinig. Het is een gemiste kans om de groei van je team te stimuleren en eventuele problemen tijdig aan te pakken. 

Bovendien bereik je er niet veel mee. Waarom zou je iemand aanspreken op een fout die ze in maart hebben gemaakt? Of hen complimenten geven voor iets wat een half jaar geleden plaatsvond? En waarom zou je vragen naar een project dat allang is afgerond en vergeten?

Als je te lang wacht, terechtwijst voor vergeten zaken en waardevolle complimenten achterhoudt, blijven alleen de negatieve aspecten bij. Dit kan leiden tot stress en angst bij je teamleden. Het voelt onpersoonlijk en enkel als een formeel gesprek waarbij je constant op je fouten wordt gewezen. 

Dat moet beter!

Wat we je daarom aanraden, is om de frequentie van evaluatiegesprekken te verhogen naar een maandelijkse variant. Dit betekent niet dat je elke maand een uitgebreid rapport moet opstellen, integendeel. Een kort en informeel gesprek van zo’n dertig minuten is vaak al voldoende. 

Waarom werkt dit beter dan een jaarlijks evaluatiegesprek?

  • Door regelmatig in gesprek te gaan, kun je namelijk onmiddellijk positieve prestaties erkennen en eventuele zorgen bespreken voordat ze uitgroeien tot grote problemen. Het stelt je in staat om snel bij te sturen en te motiveren.
  • Korte maandelijkse gesprekken bevorderen daarnaast openheid en betere communicatie tussen jou en je teamleden. Ze voelen zich gehoord en gewaardeerd, wat de teamdynamiek en moraal ten goede komt.
  • Door frequent te evalueren, kun je je teamleden helpen om zich continu te ontwikkelen. Ze hebben een duidelijker beeld van hun sterke punten en zwakke punten, wat hen in staat stelt gerichter te werken aan hun groei.
  • In plaats van één keer per jaar alle prestaties en doelstellingen te bespreken, is de druk verdeeld over het jaar. Dit vermindert de stress en angst die vaak gepaard gaat met jaarlijkse beoordelingen.
  • Met regelmatige feedback zullen je teamleden zich meer betrokken voelen en gemotiveerder zijn. Jullie spelen korter op de bal. Dit zal uiteindelijk leiden tot betere prestaties en resultaten!

Dus, laat die jaarlijkse “marathon” evaluatiegesprekken achterwege en probeer eens maandelijkse ‘voortgangsgesprekken’ uit. Het zal een wereld van verschil maken voor de groei en tevredenheid van je team. 

evaluatiegesprek

Hoe bereid ik me voor op een evaluatiegesprek?

Met een maandelijks een kort en informeel evaluatiegesprek bereik je meer met een big and scary jaarlijkse functioneringsgesprek. Maar hoe bereid jij je hierop voor?

  • Plan met elk teamlid een maandelijks terugkerende afspraak. Het liefst aan het eind van de dag. 
  • Stuur een dag van tevoren eventueel een herinneringsmail naar het teamlid om hen erop te wijzen dat jullie maandelijks overleg eraan komt. Misschien dat hij of zij zelf nog punten heeft om te bespreken?
  • Bereid je eigen bespreekpunten voor. Wacht niet tot de dag van het gesprek om je voor te bereiden: “waar gaan we het eens over hebben?” Verzamel gedurende de maand alle benodigde informatie, zoals prestatiegegevens, doelstellingen en feedback. Deze zaken noteer je op jouw ‘1 op 1’-lijst. 
  • Denk ook na over de belangrijkste doelstellingen die je wilt bespreken tijdens het gesprek. Wees specifiek en meetbaar. Wat wil je bereiken met dit gesprek? Wat zijn de belangrijkste punten van zorg of succes?
  • Verzamel tussendoor feedback van verschillende bronnen, inclusief collega’s, andere managers, en natuurlijk je eigen observaties. Dit zal je helpen om een uitgebalanceerd beeld te krijgen van de prestaties van je teamlid. Zet ook dit op jouw ‘1 op 1’-lijst.

Door het maandelijkse overleg goed voor te bereiden, verloopt het gesprek efficiënter en kunnen jullie je sneller richten op de positieve ontwikkeling van het teamlid!

Op welke valkuilen moet ik letten bij een evaluatiegesprek?

Dan het gesprek zelf: wat zeg je wel en niet bij een evaluatiegesprek? Begin je direct met het uitdelen van kritiek? Nope, zoals gezegd is het doel om te motiveren en aan te moedigen, niet om te verwarren of te demotiveren. Vermijd daarom deze 3 veelvoorkomende valkuilen:

Vermijd het vage evaluatiegesprek

Sommige leidinggevenden vermijden directe feedback omdat ze bang zijn dat ze niet aardig gevonden zullen worden. Ze draaien om de hete brij heen of verpakken kritiek in positieve complimenten. Maar deze “sandwich-methode” werkt niet. Het is niet constructief voor het teamlid, en het helpt jou als leidinggevende ook niet verder. Het doel is om je teamlid te laten groeien en te laten leren van hun fouten. Als je niet echt zegt wat je denkt, ontneem je hen deze kans.

Vermijd het ongevoelige evaluatiegesprek

Sommige leidinggevenden zien alleen de prestatie en vergeten de persoon erachter. Ze uiten kritiek midden in een vergadering of kafferen iemand uit voor een fout, zonder rekening te houden met de impact op het teamlid. Feedback moet inderdaad gericht zijn op resultaten, maar je kunt de resultaten niet volledig loskoppelen van de persoon. Als je iemand(s idee) afbrandt, heeft dat ook gevolgen voor de motivatie en prestaties. Het is dus belangrijk om de balans te vinden tussen constructieve kritiek en respect voor de persoon.

Het gevoelige evaluatiegesprek

Aan de andere kant zijn er leidinggevenden die zo bezorgd zijn om de gevoelens van hun teamleden dat ze negatieve feedback volledig vermijden. Ze willen de ander niet kwetsen en verpakken eventuele kritiek zo dat de boodschap verloren gaat. Dit is verwarrend voor de ontvanger en belemmert de mogelijkheid om te leren van fouten. Het is belangrijk om eerlijk en oprecht te zijn tijdens evaluatiegesprekken, zelfs als dat betekent dat je moeilijke boodschappen moet overbrengen.

Zie je wat er misgaat? In deze drie soorten evaluatiegesprekken worden kansen gemist om teamleden daadwerkelijk vooruit te helpen. Het werkt niet om te vaag, te ongevoelig of juist te gevoelig te zijn. 

Wat werkt wel?

Hoe voer ik een goed evaluatiegesprek met een teamlid?

Een waardevol evaluatiegesprek met een teamlid voeren, vraagt om een gezonde balans tussen eerlijkheid en empathie; tussen “challenge directly” en “care personally.”

De kritiek zal oprecht moeten zijn. Direct ook. Niet om de boel heen draaien, dus maar meteen aangeven waar het mis gaat. Dit alles zonder het menselijke aspect uit het oog te verliezen. 

Dat doe je zo

evaluatiegesprek

Challenge directly

In het begin van het gesprek moet er geen ruimte zijn voor omwegen of verbloemingen. Ga recht op je doel af en ben eerlijk en direct. Dit betekent dat je onmiddellijk het belangrijkste feedbackpunt ter sprake brengt. Bijvoorbeeld: 

“Shannon, we hebben bij het vorige evaluatiegesprek duidelijke afspraken gemaakt. Je hebt me toen beloofd dat de weekplanning iedere week stipt op dinsdag klaar staat. De afgelopen twee weken was dat niet het geval. Je kunt niet langer deadlines missen.“

Dit lijkt misschien confronterend, maar het is geen aanval op de persoon Shannon. Integendeel, het is een daad van zorg. Je confronteert haar omdat je om haar succes geeft, en dat moet duidelijk blijken.

Care personally

Nu komt het menselijke aspect om de hoek kijken. Zodra je het teamlid rechtstreeks hebt geconfronteerd, toon je empathie. 

  • Richt je op feiten, niet op meningen. Vermijd uitspraken als “ik vind dat…” of “ik denk dat…”. Dat zijn aannames. Concentreer je liever op waarnemingen, zoals: “… ik zie dat je de laatste tijd meer op je telefoon zit en ook regelmatig meetings mist zodat je eerder naar huis kunt.”
  • Vervolgens doe je een verzoek zonder enige vorm van superioriteit. Laat je niet verleiden tot “je moet van mij voortaan” of “Ik eis dat je…”. Benader het als gelijken en bied suggesties aan ter verbetering, zonder jouw positie als leidinggevende in te zetten. Zorg ervoor dat het advies en behulpzaamheid uitstraalt, met als doel de ander vooruit te helpen. Bijvoorbeeld:

“Ik wil je hierop aanspreken omdat ik je wil laten groeien. Ik zeg het niet voor mezelf, maar voor jou. Laten we daarom afspreken dat…”

Dus:

Evaluatiegesprek voeren? Onthoud altijd dat een goed evaluatiegesprek gebaseerd is op zorgvuldige balans tussen feedback en empathie. “Challenge directly” en “care personally”!

Wat bespreek je tijdens een evaluatiegesprek? 

Je weet nu hoe je een evaluatiegesprek aanpakt: geef directe en eerlijke feedback, maar houd het menselijk. Maar wat zeg je? Wat vraag je? Wat zeg je wel? Wat zeg je niet? Ga verder dan de ‘hoe vind je dat het zelf gaat’ of de welbekende ‘waar zie jij jezelf over 5 jaar’! Enkele gesprekstechnieken en -onderwerpen om tijdens een evaluatiegesprek aan te halen:

Doelstellingen: ‘zijn ze bereikt?’

Tijdens het evaluatiegesprek wil je eigenlijk beginnen met het bespreken van de doelstellingen die zijn vastgesteld, bijvoorbeeld een maand geleden. Bespreek de voortgang en of deze doelen zijn bereikt. Draag ook zeker specifieke voorbeelden om het voor het teamlid te verduidelijken. 

“Paula, een van de doelen was om de klanttevredenheid te verhogen. Dat is gelukt, top! Kun je me vertellen hoe jij dit hebt ervaren? Welke specifieke stappen heb je ondernomen?”

Als doelen niet zijn bereikt, vraag dan naar de redenen en hoe jij kan helpen om ze te bereiken.

“Ik heb gemerkt dat het doel om de verkoop met 10% te verhogen niet is gelukt, jammer. Kun je me misschien vertellen waar het precies mis is gegaan voor jouw gevoel? En is er iets specifieks waarvan je denkt dat het nodig is om dit doel alsnog te bereiken?”

Prestaties: ‘hoe gaat het?’

Na het bespreken van de doelstellingen, is het tijd om de algemene prestaties van het teamlid samen te bespreken. Vergeet niet: focus op zowel de sterke punten als de gebieden die toch nog verbetering nodig hebben. Wees daarbij eerlijk en constructief bij het geven van feedback. Gebruik ook hier specifieke voorbeelden.

“… complimenten voor hoe je die klant hebt aangepakt. Vooral de manier waarop je het conflict hebt weten te sussen, vond ik erg vindingrijk.”

En:

“… paar keer dat je tijdens een online meeting te laat kwam. Ik hecht veel waarde aan punctualiteit en ik zou het op prijs stellen als…”

evaluatiegesprek

Ontwikkelingsmogelijkheden: ‘waar kan het beter?’

Een belangrijk onderdeel van het evaluatiegesprek is ook zeker het bespreken van ontwikkelingsmogelijkheden! Vraag het teamlid naar zijn of haar carrièredoelen en hoe jij of het bedrijf kunnen bijdragen aan hun groei. Bied suggesties voor training, mentorship of projecten waarmee ze hun vaardigheden kunnen verbeteren. Goed voor hen, goed voor de medewerkersbetrokkenheid!

“Laten we ook even praten over je carrièredoelen en hoe we kunnen bijdragen aan je groei hier binnen het bedrijf. Wat zijn enkele doelen die je voor jezelf hebt gesteld op lange termijn, en hoe denk je dat we je kunnen helpen om die te bereiken? Heb je misschien specifieke trainingen in gedachten die je zouden kunnen helpen je vaardigheden te verbeteren en je carrière naar het volgende niveau te tillen?”

Medewerkerstevredenheid: ‘hoe voel jij je?’

Iets dat je niet mag vergeten! Hoe zit het teamlid in zijn of haar vel? Zijn ze nog tevreden? Voelen zij zich nog betrokken? Vraag hoe ze zich voelen over hun werk, hun rol binnen het team en de organisatie als geheel. Dit kan jou helpen om eventuele problemen op te lossen en de werktevredenheid te verbeteren!

“Het is belangrijk voor mij om te weten hoe je je voelt over je werk en je rol binnen het team en de organisatie. Kun je me vertellen hoe je je momenteel voelt en of er aspecten zijn waar je tevreden over bent of waarover je je zorgen maakt? Zijn er misschien specifieke zaken die we kunnen verbeteren? Dingen die ik als leidinggevende kan verbeteren?”

Afspraken: ‘welke nieuwe doelen stellen we?’

Sluit het gesprek af door duidelijke afspraken te maken, voor de aankomende maand, maar ook voor de toekomst. Stel samen nieuwe doelen op en bespreek hoe jij jouw teamlid kunt ondersteunen bij hun ontwikkeling. Zorg ervoor dat er een duidelijk plan is voor follow-up en geef aan dat ze bij vragen altijd aan je mouw mogen trekken!

“Wat zijn enkele nieuwe doelen die je voor jezelf wilt stellen voor de komende maand of kwartaal? Je gaf aan dat je die nieuwe cursus eventueel…”

In a nutshell: welke vragen stel je tijdens een evaluatiegesprek? Richt je op het bespreken van doelen, het evalueren van prestaties, het bespreken van ontwikkelingsmogelijkheden, peil de tevredenheid en maak plannen voor de toekomst!

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder. 

Conclusie

Evaluatiegesprekken hoeven niet langer een gevreesd jaarlijks moment te zijn waar jouw teamleden met knikkende knieën naar toe gaan. (Om vervolgens bakken kritiek te horen waar ze – nu achteraf – niets mee kunnen.) Maak er een bijkletsmomentje van, een maandelijks “onderonsje”!

Het ultieme doel van een evaluatiegesprek is namelijk niets minder dan groei en ontwikkeling. Dit geldt niet alleen voor het teamlid, maar ook voor jou als leidinggevende. Het is een kans om eerlijke feedback te geven, om te wijzen op zowel de verbeterpunten als de successen. Het is een moment waarop jullie samen successen kunnen vieren en zorgen kunnen bespreken, met als resultaat een beter team.

Daarnaast bieden evaluatiegesprekken de mogelijkheid om toekomstige doelen en verwachtingen te schetsen. Samen met je teamlid kun je de koers bepalen, doelstellingen vaststellen en hen begeleiden. Het is ook een moment om persoonlijke en professionele ontwikkeling te bespreken, kansen voor training en bijscholing te onderzoeken, en vaardigheden te versterken.

Belangrijk is hierbij de erkenning en waardering die je tijdens deze gesprekken wilt benadrukken! Iedereen verdient een welgemeend schouderklopje voor hun inzet, en dit is het perfecte moment om je teamlid te laten weten dat hun harde werk wordt gewaardeerd.

Ga jij het voortaan zo doen? Laat het ons weten.

evaluatiegesprek

Nog moeite met het voeren van een evaluatiegesprek? Laat ons helpen

Vind je het toch nog vervelend, die gesprekken voeren? Vind je feedback geven maar naar? Maar, wil jij als leidinggevende wel echt het verschil maken in je team? Dan zijn onze trainingen precies wat jij nodig hebt!

Om succesvol een team aan te sturen, is communicatie de sleutel tot succes. Het vermogen om duidelijk, assertief en constructief te communiceren, zowel bij het geven van feedback als in algemene gesprekken, is cruciaal voor het bereiken van je doelen en het inspireren van je team! Daarom bieden wij drie boeiende en praktijkgerichte 1-daagse cursussen aan:

  • Neem onze cursus Assertiviteit: ben je een leidinggevende die zichzelf vaak op de achtergrond plaatst, zichzelf wegcijfert en het moeilijk vindt om je krachtig op te stellen? Je bent niet alleen. Deze training is speciaal ontworpen voor leidinggevenden zoals jij, die willen leren hoe ze hun stem kunnen laten horen zonder anderen te overweldigen.
  • Of de training Feedback Geven: ontdek de kunst van effectieve feedback en hoe je opbouwende kritiek kunt geven die echt wordt gewaardeerd. Leer hoe je feedback kunt gebruiken als een instrument voor groei, zowel voor jou als je team.
  • En de Gesprekstechnieken training: verbeter je gespreksvaardigheden en word een kei in het opbouwen van sterke relaties. Leer hoe je boeiende, productieve en empathische gesprekken kunt voeren in elke situatie.

Onze trainingen zijn ontworpen om jouw communicatievaardigheden als leidinggevende of manager naar een hoger niveau te tillen, zodat je zelfverzekerder en effectiever kunt leiden. We bieden praktische tools en technieken die direct toepasbaar zijn in jouw dagelijkse werkzaamheden.

Wacht dus niet langer! Investeer in jezelf en je team door deel te nemen aan onze trainingen. Ontdek hoe je met overtuiging kunt spreken, feedback kunt geven die echt het verschil maakt en gesprekken kunt voeren die productief en betekenisvol zijn. Schrijf je nu in.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over evaluatiegesprek

Het evaluatiegesprek met je medewerker is een waardevol moment om de prestaties en ontwikkeling te bespreken. Maar wat als je medewerker het niet eens is met je beoordeling? Hoe kun je helpen bij hun ontwikkeling? Moet je notities maken? Laten we deze en meer vragen één voor één aanpakken:

  • Wat als de medewerker het niet eens is met mijn beoordeling?

    Het kan gebeuren dat je medewerker het niet eens is met de beoordeling. Zie dit als een kans voor open communicatie. Luister actief naar hun standpunt en stel vragen om te begrijpen waar ze het niet mee eens zijn. Waar knelt het? Heeft hij of zij misschien gelijk? Probeer een compromis te vinden, maar houd wel vast aan objectieve feedback. Kritiek is immers niet altijd fijn om te krijgen, maar dat betekent niet dat het onjuist is.

  • Hoe kan ik de medewerker helpen bij zijn of haar ontwikkeling?

    Bied ondersteuning aan je medewerker om hun vaardigheden en prestaties te verbeteren. Stel concrete doelen en maak een ontwikkelingsplan samen. Bied training, mentoring of coaching aan en geef regelmatig feedback. Moedig zelfreflectie aan en help hen bij het identificeren van groeikansen. We schreven hier een aantal artikelen over, die jou misschien verder kunnen helpen:

  • Moet ik notities maken tijdens het gesprek?

    Yes, notities maken is belangrijk en nuttig! Notities helpen je namelijk om de details van jullie gesprek te onthouden en om de voortgang van de medewerker bij te houden. Ze zijn ook waardevol bij het opstellen van actieplannen en bij toekomstige evaluaties. Meer weten over notities? Lees verder:

  • Hoe kan ik de medewerker motiveren na het evaluatiegesprek?

    Motivatie is cruciaal voor verdere groei. Benadruk daarom tijdens het gesprek zeker de positieve aspecten en prestaties van de medewerker. Bied erkenning en beloningen voor hun inzet en resultaten. Stimuleer een positieve werkomgeving en betrek hen bij de besluitvorming over hun ontwikkeling! Meer weten? Verder lezen:

  • Hoe kan ik de effectiviteit van evaluatiegesprekken meten?

    Om te meten of jouw evaluatiegesprekken überhaupt zin hebben, kun je feedback van teamleden verzamelen over het gesprek. Gebruik bijvoorbeeld enquêtes of informele gesprekken om te begrijpen hoe zij de evaluatiegesprekken ervaren en welke verbeteringen ze voorstellen. Daarnaast kun je de prestatieverbetering van medewerkers na de gesprekken evalueren en nagaan of gestelde doelen zijn bereikt.

Meer weten over communicatie als leidinggevende?

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Zo geven we trainingen over constructieve feedback geven, timemanagement, gesprekstechnieken en assertiviteit. Kortom: alles wat er maar komt kijken bij het verbeteren van je eigen werk én je samenwerking met anderen. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.