Prioriteiten stellen als een pro? Gebruik het Eisenhower model

Eisenhower, 34e president van de VS, was één van de meest productieve personen die ooit deze aarde bewandeld heeft. Hij is niet voor niets bestudeerd door een reeks wetenschappers om er achter te komen wat de sleutel tot zijn buitengewone productiviteit was. Het resultaat: het Eisenhower model.

Wat komt aan bod:

1. Het Eisenhower Model
2. Waarom het Eisenhower model werkt
3. Schrappen = de sleutel
4. Dringend of belangrijk?
5. Aan de slag met de Eisenhower methode

Dwight Eisenhower, president van de Verenigde Staten tussen ‘53 en ‘61, was geen bezige bij te noemen. Hij was degene die de bezige bijen leerde hoe ze bezig moesten zijn. 

Een time management meester die buitenproportioneel veel werk in zijn leven wist te verzetten. Niet alleen binnen zijn ambtstermijn als president, ook daarvoor én daarna.

Zo was hij, voordat hij president werd, generaal van het Amerikaanse leger tijdens de Tweede Wereldoorlog, waar hij mede verantwoordelijk was voor de invasie van Noord-Afrika, Frankrijk en Duitsland. Na zijn presidentschap werd hij hoofd van de Universiteit van Colombia én opperbevelhebber bij de NAVO. Daarnaast hield hij ook nog wat hobby’s achter de hand zoals golfen, vissen en olieverfschilderijen maken.

Niet alleen kreeg hij veel gedaan binnen één vakgebied, hij was een duizendpoot die overal tot de bodem ging wanneer het op kennis en productiviteit aan kwam. Hoe kreeg hij dat voor elkaar?

Het Eisenhower Model – time management van presidentiële klasse

Wat is het model van Eisenhower? Eisenhower’s productiviteitsstrategie staat bekend als het Eisenhower Model. Het is een simpele manier om slim met je levensdoelen, je (lange-termijn) planning en je (dagelijkse) taken om te gaan. Het draait daarbij allemaal om prioriteiten stellen, beslissingen maken en het verschil tussen dringend en belangrijk.

“Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk” – Dwight Eisenhower

Volgens Eisenhower is zijn hele takenlijst in vier categorieën in te delen:

Model Eisenhower: urgent belangrijk matrix

Wat zijn de 4 kwadranten van Eisenhower?

1. Dringend én belangrijk

Taken die je zo snel als mogelijk uitvoert omdat er anders (grote) problemen ontstaan. Écht urgente ad-hoc taken vallen ook onder deze categorie. Voor een reguliere kantoorwerker mag deze categorie taken niet meer dan 5% van de takenlijst en tijd in beslag nemen. Het zijn je zogenaamde ‘Most Important Tasks’.

Urgent betekenis:

“Iets is urgent” wanneer je het meteen moet oppakken. Dat betekent dat je niet kunt afmaken waarmee je bezig bent, omdat deze vraag/klus/probleem/situatie binnen dertig minuten moet worden opgepakt. Anders komen jij, een ander of het bedrijf in de problemen.”

2. Belangrijk, maar niet dringend

Taken die je inplant om op een later moment uit te voeren. Dit zijn de taken waar je als time management meester 95% van je dag mee bezig wilt zijn.

Belangrijk betekenis

“Alle taken die binnen jouw functie, rol of takenpakket passen en waarbij het nodig is dat jij deze uitvoert, zijn belangrijk. Het zijn klussen die uiteindelijk moeten gebeuren en die je vooral niet wil vergeten.”

3. Dringend, maar niet belangrijk

Taken die je zo mogelijk aan anderen delegeert.

4. Dringend noch belangrijk

Taken die je van je lijst schrapt, vooral in drukke periodes waar hogere prioriteiten om je aandacht vragen. Vaak zijn het – zoals wij ze noemen – “bullshit tasks”.

Waarom het Eisenhower model werkt

Het Eisenhower Model geeft je een helder raamwerk om slimmer te werken én leven, zolang je elke taak indeelt in één van de vier vlakken. Je weet op die manier namelijk waar je (1) meteen aan moet beginnen, waar je (2) daarna mee aan de slag kan, wat je (3) aan je secretaresse, je accountant of een collega kan overlaten en wat je (4) eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.

Die laatste is een interessante. Daar zit namelijk de sleutel tot time management van presidentiële klasse. Desondanks is de vierde, de meest onderschatte categorie van ze allemaal.

Deze categorie draait in essentie om het erkennen van dingen waar je totaal niet mee bezig zou moeten zijn, maar waar je toch je tijd aan (hebt) verspilt en quasi druk mee bent geweest. Die moet je schrappen.

Schrappen = de sleutel

Het principe van schrappen is simpel: er is geen manier om iets sneller te doen, dan door het helemaal niet te doen.

Dit is geen excuus om lui achterover te gaan hangen, het is een manier om prioriteiten in je takenlijst aan te brengen en om de juiste beslissingen te maken over je taken – a la Eisenhower.

Eisenhower (links): geliefd president, geliefd time manager

Het Eisenhower Model is dé manier om ruimte te creëren voor de taken die er wel toe doen (1, 2 en 3) en daarmee aan de slag te gaan. De vierde categorie is er namelijk een die bestaat uit taken die je vaak als uitvlucht van de eerste drie categorieën gebruikt.

Soms is die uitvlucht overduidelijk, wanneer je nutteloos Instagram aan het checken bent bijvoorbeeld. Maar vaak weet je niet eens dat je een taak uit categorie 4 aan het uitvoeren bent, terwijl je dringende en/of belangrijke zaken aan de kant aan het schuiven bent. En daar zit het probleem.

Vaak gebruiken we time management en productiviteitstechnieken namelijk, zonder die ene lastige maar essentiële vraag te blijven beantwoorden: “Zou ik me hier eigenlijk wel mee bezig moeten houden?”.

Het is gemakkelijk om jezelf bezig te houden en ‘druk, druk, druk’ te lijken dan om écht na te denken over wat je aan het doen zou moeten zijn: met taken uit Eisenhower’s categorie 1, 2 of 3.

Dringend of belangrijk?

De drie vragen die je jezelf moet stellen om er achter te komen of een taak (eigenlijk) in categorie 4 thuis hoort zijn de volgende:

Waar ben ik naartoe aan het werken? (om ‘dringend’ te definiëren)

Op korte termijn kan dat zijn om die presentatie van vrijdag voorbereiden. Alle taken die daartoe behoren zijn dan ‘dringend’ te noemen. Ergens naartoe werken kan ook op een wat langere termijn dan een week spelen. Werk je bijvoorbeeld naar een promotie in het volgende kalenderjaar toe? Dan staan alle taken die daar mee te maken hebben in dienst van dit doel, en worden ze daarmee ‘dringend’ binnen de context van de langere termijn.

Dringend betekent dus niet dat iets a la minuut gedaan moet worden, het betekent dat het noodzakelijk is om je doel te bereiken. Om een handig overzicht van je doelen en de ‘dringende’ taken die daarbij horen te maken, kun je het beste Todoist gebruiken: mijn favoriete taken- en projectenmanager.

Wat zijn mijn normen en waarden? (om ‘belangrijk’ te definiëren)

Waar sta jij voor in het leven? Ben je een familieman? Een carrieretijger? Een combinatie? Hecht je veel waarde aan je hobby’s of aan tijd met je kinderen?

Dan zijn dat jouw normen en waarden. Die zaken zijn per definitie ‘belangrijk’, want ze maken jou wie je bent. Verlies ze nooit uit het oog doordat ‘dringende’ zaken teveel op de voorgrond dringen.

Draagt deze taak iets bij aan één van beide? (om categorie 4 taken te ontmaskeren)

Er komt een taak op je af, of hij staat al op je takenlijst. Bedenk daarbij altijd of deze bijdraagt aan een doel of deadline (vraag 1) of aan je normen en waarden (vraag 2). Doet hij dat bij geen van beide? Schrap de taak. Nu. Doe het. Streep erdoor – en kijk eens hoe veel tijd je zojuist vrijgemaakt hebt voor de leuke dingen in het leven:

Aan de slag met de Eisenhower methode

Dus: wil jij als een ware Eisenhower de nieuwe minister-president van Nederland, hoofd Defensie én directeur van de UvA worden terwijl je in je overige tijd een balletje slaat of je penseel en ezel uit de kast trekt? Of wil je gewoon je bedrijf leiden, je gezin managen of je dagelijkse taken tackelen?

Pas dan eens minimaal een week lang elke dag het Eisenhower Model toe, in een vierkant vlak in je notebook, of in de takenmanager Todoist. Onthoud daarbij het verschil tussen dringend en belangrijk (categorie 1-3) en wees kritisch op de taken die je mag schrappen (categorie 4)!

Meer weten over de prioriteiten matrix?

Ik ga er in onderstaande video dieper op in:

Wat is Prioriteitenmatrix van Eisenhower

Check ook deze artikelen eens:

• Prioriteiten stellen? Gebruik het Eisenhower Model
• Hoe prioriteiten stellen? Gebruik de ‘ABCDE’-methode eens!
• Prioriteiten matrix uitgelegd: dringend versus belangrijk
• Prioriteiten stellen als een vijfsterrengeneraal (in 5 stappen)
• Prioriteiten stellen? Doe dit elke werkdag 10 minuten

Maximaliseer je productiviteit met onze 1-daagse Time Management Training en de Prioriteitenmatrix!

Ben je op zoek naar een efficiëntere manier om je tijd te beheren en je productiviteit te verhogen? Dan is onze 1-daagse Time Management-training van Tijdwinst.com precies wat je nodig hebt! Onze training is ontworpen om je praktische tools en technieken te bieden om je tijd effectief te beheren, en een van de krachtigste hulpmiddelen die we gebruiken, is de prioriteitenmatrix.

De prioriteitenmatrix is een essentieel onderdeel van onze training en kan een revolutionaire verandering teweeg brengen in hoe je je taken en verantwoordelijkheden aanpakt. Het stelt je in staat om snel inzicht te krijgen in welke taken belangrijk zijn en welke urgent zijn, waardoor je een duidelijk beeld krijgt van waar je jouw kostbare tijd op moet richten.

Tijdens onze training leer je niet alleen hoe je de prioriteitenmatrix kunt gebruiken, maar ook hoe je deze kunt aanpassen aan jouw specifieke behoeften. We begeleiden je bij het identificeren van jouw belangrijkste doelen en taken, en helpen je bij het organiseren ervan in de matrix. Dit stelt je in staat om je tijd op een slimme en strategische manier te verdelen, waarbij je je richt op de taken die echt van belang zijn en de grootste impact hebben op jouw succes.

Daarnaast leren we je ook effectieve strategieën om afleidingen en tijdverspilling te verminderen, zodat je je kunt concentreren op jouw prioriteiten en je productiviteit kunt verhogen. We laten je zien hoe je jouw taken kunt plannen, delegeren en elimineren, en hoe je jouw energie op een evenwichtige manier kunt verdelen om een optimale prestatie te bereiken.

Onze training wordt gegeven door ervaren professionals op het gebied van time management, die je begeleiden en ondersteunen bij elke stap van het leerproces. Ze delen hun waardevolle inzichten en praktijkervaringen, zodat je direct kunt profiteren van bewezen methoden en technieken.

Dus als je geïnteresseerd bent in het beheersen van je tijd en het bereiken van meer gedaan krijgen in minder tijd, is onze 1-daagse Time Management-training met de prioriteitenmatrix de perfecte keuze voor jou. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe we je kunnen helpen jouw productiviteit te maximaliseren en jouw doelen sneller te bereiken!

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder. 

Wat is de Eisenhower matrix en andere veelgestelde vragen

Wat is het Eisenhower-model en waar wordt het voor gebruikt?

Wat is het kwadrant van Eisenhower? Het Eisenhower-model, ook wel de Eisenhower-matrix genoemd, is een hulpmiddel voor time management dat is ontworpen om prioriteiten te stellen en taken te organiseren op basis van hun urgentie en belangrijkheid. Het helpt mensen om effectiever en efficiënter te werken en zich te concentreren op de taken die de meeste waarde opleveren.

Wie heeft het Eisenhower-model bedacht?

Het Eisenhower-model is vernoemd naar voormalig Amerikaans president Dwight D. Eisenhower, die bekend stond om zijn vermogen om belangrijke zaken te prioriteren en effectief met zijn tijd om te gaan.

Wat zijn de basisprincipes van de Eisenhower-matrix?

De basisprincipes van de Eisenhower-matrix draaien om het onderscheid tussen urgentie en belangrijkheid. Taken worden ingedeeld in vier kwadranten op basis van deze twee dimensies, waardoor een duidelijk overzicht ontstaat van wat prioriteit heeft en wat niet.

Hoe werkt de Eisenhower-matrix?

Wat zijn de vier kwadranten van de Eisenhower-matrix en hoe worden ze gebruikt? Simpel, de Eisenhower-matrix werkt door taken te categoriseren in vier kwadranten:

• Kwadrant 1: Belangrijk en urgent: deze taken hebben prioriteit en moeten onmiddellijk worden aangepakt.
• Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent: deze taken hebben geen directe deadline, maar zijn cruciaal op de lange termijn. Ze moeten worden gepland en georganiseerd.
• Kwadrant 3: Urgent maar niet belangrijk: deze taken lijken dringend, maar dragen niet veel bij aan je doelen. Ze kunnen worden gedelegeerd of geminimaliseerd.
• Kwadrant 4: Niet belangrijk en niet urgent: deze taken hebben de minste waarde en moeten zoveel mogelijk worden vermeden of geëlimineerd.

Wat zijn voorbeelden van taken die in elk kwadrant vallen?

Eisenhower matrix voorbeelden kunnen zijn:

• Kwadrant 1: deadlines, noodgevallen, crises.
• Kwadrant 2: strategische planning, persoonlijke ontwikkeling, langetermijndoelen.
• Kwadrant 3: onnodige vergaderingen, onderbrekingen, sommige e-mails.
• Kwadrant 4: afleidingen zoals sociale media, tijdverspilling, onbelangrijke taken.

Hoe kan het Eisenhower-model helpen bij het stellen van prioriteiten en het beheren van tijd?

Het Eisenhower-model helpt bij het stellen van prioriteiten door je te dwingen taken te beoordelen op basis van hun belangrijkheid en urgentie. Door taken in de juiste kwadranten te plaatsen, krijg je een duidelijk beeld van wat je als eerste moet aanpakken en wat je kunt uitstellen of delegeren. Het helpt ook bij het beheren van tijd omdat het je bewust maakt van hoe je je tijd besteedt en je in staat stelt om je te concentreren op de meest waardevolle taken.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van de Eisenhower-matrix?

Enkele voordelen van het gebruik van de Eisenhower-matrix zijn onder andere:

• Verbeterde productiviteit door het stellen van prioriteiten.
• Vermindering van stress en overweldiging door een duidelijke organisatie van taken.
• Betere focus op belangrijke taken en doelen.
• Efficiënter gebruik van tijd en middelen.
• Verbetering van de besluitvorming door bewuste keuzes te maken.

Zijn er nadelen of beperkingen aan het Eisenhower-model?

Hoewel het Eisenhower-model een nuttig hulpmiddel is, heeft het ook enkele beperkingen. Het kan bijvoorbeeld moeilijk zijn om de urgentie en belangrijkheid van sommige taken nauwkeurig te bepalen, wat kan leiden tot foutieve categorisatie. Bovendien kan het te strikt vasthouden aan de matrix ervoor zorgen dat je minder flexibel bent bij het omgaan met onverwachte situaties.

Hoe kan ik het Eisenhower-model effectief toepassen in mijn dagelijkse leven of werk?

Om het Eisenhower-model effectief toe te passen, is het belangrijk om:

• Een duidelijk beeld te hebben van je doelen en prioriteiten.
• Taken regelmatig te evalueren op basis van hun urgentie en belangrijkheid.
• Je tijd te plannen en te organiseren op basis van de matrix.
• Kritisch te kijken naar taken die kunnen worden geëlimineerd, geautomatiseerd of gedelegeerd.

Zijn er digitale hulpmiddelen of apps beschikbaar om de Eisenhower-matrix te gebruiken?

Ja, er zijn verschillende digitale hulpmiddelen en apps beschikbaar die je kunnen helpen bij het toepassen van de Eisenhower-matrix, zoals Todoist, Trello, Microsoft OneNote en Evernote. Deze tools bieden functies om taken te organiseren en prioriteiten te stellen op basis van de matrix.

Zijn er alternatieve methoden of modellen die vergelijkbaar zijn met het Eisenhower-model?

Ja, er zijn alternatieve methoden en modellen die vergelijkbaar zijn met het Eisenhower-model, zoals de Pareto-analyse, de ABCD-analyse en de MoSCoW-methode. Elk van deze benaderingen heeft zijn eigen focus en toepassingsgebied, maar ze hebben allemaal tot doel om te helpen bij het stellen van prioriteiten.

Zijn er tips of trucs om het gebruik van de Eisenhower-matrix te optimaliseren?

Enkele tips om het gebruik van de Eisenhower-matrix te optimaliseren zijn onder andere:

• Bepaal duidelijke doelen en prioriteiten voordat je de matrix gebruikt.
• Wees eerlijk en realistisch bij het categoriseren van taken.
• Vermijd uitstelgedrag en pak taken in het juiste kwadrant op.
• Pas de matrix regelmatig aan naarmate je prioriteiten veranderen.
• Leer delegeren en elimineer taken die weinig waarde hebben.

Hoe kan het Eisenhower-model worden gebruikt in team- of projectmanagement?

In team- of projectmanagement kan het Eisenhower-model worden gebruikt om taken en verantwoordelijkheden binnen het team te verdelen en prioriteiten te stellen. Het helpt bij het identificeren van kritieke taken die moeten worden voltooid en maakt efficiënte samenwerking mogelijk.

Zijn er aanbevolen boeken, artikelen of bronnen voor meer informatie over het Eisenhower-model?

Ja, enkele aanbevolen boeken en bronnen over het Eisenhower-model zijn:

• “Eat That Frog!” door Brian Tracy.
• “The 7 Habits of Highly Effective People” door Stephen R. Covey.
• “The Eisenhowermatrix: How to Make Decisions and Prioritize Tasks with the Urgent-Important Matrix” op Todoist Blog.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog