Iedere week is er wel weer een andere reden waarom jij je ‘druk, druk, druk’ voelt; een collega is onverwacht uitgevallen, een klant verkoos toch een andere aanpak en qua concentratie ging het deze week ook niet helemaal lekker. Kortom: je loopt je de benen vanonder het lijf, maar de berg werk lijkt maar niet te slinken. Hoe kan dat? Of liever: hoe ga je hiermee om?

Om van dat hectische gevoel af te komen, wil je eerst weten wat er nou precies gaande is. Wat zorgt er voor dat jij je altijd druk, druk, druk voelt? Dat je collega is uitgevallen kan inderdaad een reden zijn, maar wanneer je week na week het gevoel hebt dat je achter de feiten aanloopt, kan dat niet telkens de oorzaak zijn.

Het probleem ligt eerder ergens anders; bij 3 oorzaken wel te verstaan:

Oorzaak 1. Er ligt (structureel) teveel werk

Soms breekt er een periode aan waarin je overvraagd wordt. Er hebben zich nieuwe projecten aangediend en het werk dat er al lag moet ook nog gewoon gebeuren. Dat kan gebeuren. Je schakelt dan tijdelijk een tandje bij. Toch moet het niet zo zijn dat jij je steevast ‘druk, druk, druk’ voelt.

Indien dat het geval is, moet jij jezelf één confronterende vraag stellen: heb ik het druk of voel ik druk? Dat zijn twee heel verschillende dingen.

Wanneer blijkt dat je inderdaad teveel op je bordje krijgt, zul je het gesprek met je leidinggevende, collega’s en klanten moeten aangaan. Komt wat zij van jou vragen overeen met jouw functie eisen?

Misschien ben je jouw functie wel ontgroeid of houd jij je met klussen bezig die eigenlijk geen prioriteit hebben. Je zal dan jouw takenpakket onder de loep moeten nemen en er opnieuw invulling aan moeten geven: ‘moet deze klus gebeuren? Zo ja: moet dit per se door mij worden opgepakt?’

Ga dat gesprek eens aan.

Druk druk druk

Oorzaak 2. Je geeft verkeerde zaken voorrang

Doorgaans ligt de werkelijke oorzaak ergens anders. In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ vertellen we dat het hele ‘druk zijn’ vaak een statussymbool is; het is een manier om jezelf (of anderen) te laten zien dat je onmisbaar bent op de werkvloer. Toch zit het vooral tussen de oren.

Dat klinkt hard, maar we zien het in onze trainingen: kenniswerkers lopen soms haast over van de stress omdat ze door de bomen het bos niet meer zien — ‘er ligt teveel’, ‘er wordt teveel van me gevraagd’.

Wanneer we alles eens op een rijtje zetten, klussen in kaart brengen en intimiderende projecten in stukken hakken, blijkt dat het wel meevalt. Ze voelen vooral druk, maar dat komt vanwege een gebrek aan overzicht. Hierdoor geven ze de verkeerde klussen voorrang en blijven belangrijke projecten liggen.

Daardoor ontstaat een gevoel en stress en het idee dat je telkens achter de feiten aanloopt. In plaats van te kijken naar wat werkelijk prioriteit heeft, geef je voorrang aan de klussen die zich het eerst aandienen, het makkelijkst uit te voeren zijn of die het hardst schreeuwen.

Wanneer je jouw afspraken, klussen en verantwoordelijkheden overzichtelijk in kaart brengt, zul je zien dat je grip krijgt. Je ziet wat er moet gebeuren en kunt op basis van overzicht kiezen wat vandaag jouw tijd en aandacht nodig heeft. Het stelt je in staat prioriteiten te stellen.

Oorzaak 3. Je werkzaamheden worden telkens onderbroken

Gedurende je werkdag wordt je concentratie regelmatig gekaapt. Dat kan externe factoren hebben (denk aan een praatgrage collega of een rinkelende telefoon), maar ook interne. Bij dit laatste leidt jij jezelf af met opkomende ideeën, ingevingen en dingen die niet moet vergeten. Dat is storend, zeker wanneer je een berg wil wil verzetten.

Toch is het werkelijke probleem niet zozeer de onderbreking van jouw focus, maar het toegeven eraan. Indien je namelijk elke vraag van een collega beantwoordt en op ieder “dringend” verzoek ingaat, kom je niet aan je eigen werkzaamheden toe.

Om van dat ‘druk, druk, druk’-gevoel af te komen zul je daarom moeten stoppen met reactief reageren, hoe urgent de ander de kwestie ook laat overkomen. Geef jouw werkzaamheden prioriteit en pak later pas verzoekjes van anderen op. Vaak zul je zien dat het geeneens meer nodig is.

Dagelijks zulke tips en handige inzichten?

Volg ons dan op Instagram. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.

3 timemanagement tips geven jou de controle terug

Zelfs na het volgens van onze 1-daagse training Time Management zul je niet ineens vrij zijn van bovenstaande factoren. Je zal altijd nog wel een keer gestoord worden of een project uitstellen. Je hebt namelijk nooit volledig invloed op je werk en je omgeving, wel kun je er grip op krijgen:

Door deze simpele timemanagement tips toe te passen, zul je merken dat dat ‘druk, druk, druk’-gevoel plaatst maakt voor rust.

1. Bewaak je eigen tijd

Je hoeft er heus niet minder collegiaal op te worden, maar wanneer jij jouw werkzaamheden niet afkrijgt omdat je telkens toegeeft aan iemand anders zijn ‘dringende vraag’, moet je op de rem trappen. Is zijn vraag werkelijk urgent of kan het ook wachten? De 4 I’s of Interruption helpt je dat bepalen.

Daarnaast zul je eerder op je strepen moeten staan. Geef aan dat je dit project niet op je kunt nemen of dat je geen tijd hebt om die meeting bij te wonen. Je kunt beter een betrouwbare ‘nee’-zegger zijn dan een onbetrouwbare ‘ja’-zegger.

Indien je meer wil weten over assertiever je tijd bewaken, raden we je aan deze artikelen te lezen:

2. Werk met één waterdicht systeem

Zoals je nu weet ontstaat dat onrustige gevoel vaak vanuit een gebrek aan overzicht. Je kunt namelijk pas prioriteiten stellen wanneer je weet wat er op je bordje ligt. Een waterdicht en overzichtelijk systeem kan jou daarbij helpen.

Wat heb je nodig?

  • Eén agenda waarin je al je afspraken en grote klussen noteert.
  • Eén takenmanager waarin je al je kleine klussen bewaart en dingen die je niet over het hoofd wil zien.

Daarnaast is het belangrijk om alle plekken waar werk zich verzamelt zoveel mogelijk te stroomlijnen. Hierbij kun je denken aan je e-mailbox, kladblokken, postvakjes, mapjes, orders en andere plekken waar chaos zich lijkt te verzamelen. Probeer deze zoveel mogelijk terug te brengen naar één vaste plek, dus bijvoorbeeld één vaste kladblok waarin je álles noteert en één mailbox waarin álle mail binnenkomt.

Omdat zowel je timemanagementsysteem en die plekken zich natuurlijk blijven vullen met nieuwe input, is het ook belangrijk dat je alles met regelmaat check én verwerkt. Zo weet je wat er speelt, kun je plannen én behoud je het overzicht!

Indien je meer over het opzetten van zo’n timemanagementsysteem wil weten, de verschillende plekken waar input binnenkomt of het bijhouden van je mailbox, raden we je aan deze artikelen te lezen:

3. Werk met je concentratie mee, in plaats van er tegenin

Hoewel je niet alles in je hand hebt, kun je wel bewust stappen zetten om de kans op afleiding te verkleinen. Zoek een aparte werkruimte op indien je aan een concentratie klus werkt, doe de deur van je werkkamer dicht en vertel je collega’s desnoods dat je het komende uur niet gestoord wil worden. Gebeurt het nou toch, ga dan niet op het verzoek in (mits het niet écht dringend is) en gebruik die ‘Four I’s of Interruption’ uit de eerste tip.

Daarnaast is het slim om al je devices op stil te zetten (telefoon, meldingen op je laptop en andere prikkels) en om je mailbox te pauzeren zodat je gedurende het werken niet telkens wordt afgeleid door nieuwe mail.

Een noise cancelling headset, eventueel aangevuld met concentratieverhogende muziek, doet ook wonderen. Evenals je notitieboekje op je bureau om ingevingen en opkomende ideeën vast te leggen. Wanneer je met je werkzaamheden klaar bent verwerk je alles in je timemanagementsysteem. Zo word je tussendoor niet afgeleid.

Enkele artikelen over het bewaken van je concentratie:

Kortom: iedereen is wel eens ‘druk, druk, druk’, maar…

… wanneer je daardoor telkens achterloopt of niet de kwaliteit neerzet die je wil, zul je moeten kijken naar de oorzaken. Na het lezen van dit artikel weet je welke dit zijn en wat je er tegen kunt doen om het risico te verkleinen. Uiteindelijk komt het erop neer daar je moet zorgen voor voldoende overzicht, reactief werken wil voorkomen en assertiever moet optreden naar collega’s en je leidinggevende toe.

Heel veel succes.

Wie zijn wij? | Training timemanagement

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog