Beter communiceren op de werkvloer is essentieel, vooral wanneer je wilt dat jouw instructies helder overkomen en goed worden opgevolgd. Je wilt immers dat je teamleden weten wat er van hen wordt verwacht en dat ze het werk op de juiste manier uitvoeren. Het begint allemaal bij jouw communicatie: hoe duidelijker en krachtiger je bent, hoe beter de resultaten zullen zijn. 

Wat komt aan bod?

Waarom is communicatie belangrijk in een team?

Het belangrijk is communicatie op de werkvloer? Tamelijk, want hoewel het misschien simpel lijkt, is effectieve communicatie niet zo vanzelfsprekend. Onderzoek, zoals dat van Elizabeth Newton in de jaren ’90, toont zelfs aan dat we slechts in ongeveer 2,5% van de gevallen echt effectief communiceren, ondanks dat we denken dat we dat in 50% van de gevallen doen. Dat is een aanzienlijk verschil!

Waar het vaak misgaat, is dat wat voor jou heel duidelijk is, niet per se hetzelfde is voor een ander. Als jij begrijpt dat het schrijven van een rapport een proces is dat research, gesprekken met belanghebbenden, het lezen van eerdere rapporten en afstemming met stakeholders omvat, betekent dat niet automatisch dat je teamleden dezelfde kennis hebben. Misschien beginnen ze direct met schrijven, zonder de cruciale stappen te volgen.

De verantwoordelijkheid om duidelijkheid te creëren ligt bij jou als leidinggevende. Of je nu een handboek communicatie wilt raadplegen (of gewoon dit artikel over effectief communiceren leest), hier zijn 7 essentiële tips die je helpen om krachtig te communiceren.

Het loont echt om beter te communiceren op de werkvloer. Het voorkomt gemiste deadlines, bespaart tijd, leidt tot betere resultaten, minimaliseert planningsproblemen en voorkomt eindeloos heen-en-weer mailen.

Wacht dus niet langer en zet deze tips in je voordeel. Je zult merken dat het de samenwerking binnen je team aanzienlijk verbetert.

Goed communiceren op de werkvloer: waar gaat het vaak mis?

Het krachtig overbrengen van instructies gaat helaas niet altijd vlekkeloos. En nee, daar hoef je je niet persoonlijk schuldig over te voelen. Het gebeurt nu eenmaal vaker dat het misgaat dan dat het goed gaat. Hier zijn enkele veelvoorkomende struikelblokken:

  1. Je slaat stappen over en vraagt enkel naar het eindresultaat, zonder duidelijk te maken hoe je medewerker daar moet komen.
  2. Je gaat ervan uit dat je medewerker net zo veel weet en kan als jij, terwijl dat niet per se het geval is.
  3. Het lukt je niet om je wensen kort en bondig over te brengen. Door een overvloed aan informatie kan je medewerker niet de essentie eruit halen.
  4. In alle haast praat je te snel en spring je van de hak op de tak. Hierdoor kan je medewerker je niet goed volgen en mist hij de helft van je instructies.
  5. Je hebt te weinig tijd, haast je door de instructie heen en verwacht dat je medewerker er toch wel wijs uit wordt. Hoe slim hij ook is, slechte input leidt tot slechte output.
  6. Je stuurt je medewerker een eindeloze e-mail (bijna een boekwerk!) met uitleg en instructies over de taak. Maar het is zo lang dat je medewerker het ergens op zijn “nog-een-keer-naar-kijken” stapel legt en het vervolgens compleet vergeet.

Hoe voorkom je dit? Hoe verbeter je de communicatie binnen je team?

Er kan qua communicatie veel misgaan, maar jij kunt als leidinggevende ook degene zijn die uitblinkt in heldere instructies. Want na het lezen van dit artikel zul je prima in staat zijn om beknopt te communiceren, je verbale en non-verbale communicatie op elkaar af te stemmen en effectiever je boodschap over te brengen [threads]

Meesterlijk communiceren, beter samenwerken: 7 tips voor managers

Communicatie tip 1: Bereid je gesprekken voor

Oh no, daar is-ie ineens, de Outlook pop-up. Over vijf minuten begint je online meeting en moet je je medewerker uitgebreide instructies geven over het schrijven van het jaarverslag. Het enige probleem? Je hebt nog helemaal niets voorbereid!

In zo’n situatie is het bijna onvermijdelijk dat je instructies niet goed overkomen. Je vergeet waarschijnlijk belangrijke details of slaagt er niet in om kort en bondig te communiceren omdat je de rode draad van je verhaal compleet kwijt bent.

Voorkom haast en vergeetachtigheid door je goed voor te bereiden op het instructiegesprek:

  • Zet de belangrijke punten op een rij;
  • Bepaal alvast de deadline voor de taak;
  • Denk na over personen die je medewerker moet betrekken;
  • Maak indien nodig visuele ondersteuning voor extra verduidelijking.

Ja, het vergt wat werk nu, maar het zal je later helpen om beter uit je woorden te komen. Beloofd!

En weet je wat nog meer voorbereiden betekent? Tijd maken voor de instructie. Plan dus niet meteen een andere afspraak erna om te voorkomen dat je later onder druk staat. Schat ook realistisch in hoeveel tijd de volledige instructie in beslag zal nemen!

En als je nu denkt: “Tijd? Waar haal ik dat vandaan?” Lees dan vooral mijn boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar‘. Met de timemanagement-tips uit dat boek houd je voortaan zeker twee uur per dag over. Meer dan genoeg voor je instructie!

Communicatie tip 2: Communiceer krachtig, zowel verbaal als non-verbaal

Beter communiceren op de werkvloer vraagt om twee essentiële aspecten: duidelijke taal en de juiste lichaamstaal, intonatie en andere non-verbale signalen. Het is van cruciaal belang dat deze twee elkaar aanvullen.

Wil je beter worden in gesprekstechnieken? Begin dan met het afstemmen van je non-verbale signalen op je krachtige boodschap.

Hier zijn een paar tips:

  • Maak oogcontact. Het straalt zelfverzekerdheid uit en helpt je om te zien of je boodschap begrepen wordt. Tijdens een online vergadering kijk je in de camera in plaats van naar het scherm van de ander.
  • Spreek langzaam. Een rustig tempo straalt kalmte en zelfverzekerdheid uit, en geeft de ander de tijd om je instructies op te nemen en eventueel aantekeningen te maken.
  • Laat na de punchline een korte stilte vallen. Dit benadrukt dat de informatie belangrijk is en dat je medewerker het extra moet onthouden.
  • Neem een open houding aan. Dat maakt je benaderbaar en zelfverzekerd, essentieel voor effectieve communicatie. In persoonlijke gesprekken houd je je armen naast je lichaam, schouders naar achteren en benen niet gekruist. In online vergaderingen werkt het het beste als je staat, met een rechte rug en schouders naar achteren.

Communicatie tip 3: Begin je uitleg met ‘waarom’

Het draait niet alleen om het duidelijk communiceren van wat je wilt bereiken; het gaat er ook om je medewerker intrinsiek te motiveren om de taak uit te voeren. Geen torenhoge bonussen, maar betrokkenheid bij de opdracht.

Beter communiceren op de werkvloer? Vertel -waarom- je specifiek aan je medewerker vraagt om dit voor jou te doen. Waarom is dit jaarverslag zo cruciaal? Hoe draagt dit project bij aan de doelstellingen van de organisatie of het team? Waarom heb je juist deze medewerker gekozen voor dit project? Door deze vragen te beantwoorden, motiveer je je medewerker al voordat je begint met de instructies.

“Dit verslag is echt cruciaal voor ons team, want het helpt niet alleen bij het tonen van onze prestaties, maar het opent ook de deur naar nieuwe kansen voor het bedrijf. Ik vroeg me af of je zou kunnen helpen, omdat ik geloof dat jouw inbreng heel waardevol zou zijn. Jouw analytische vaardigheden en oog voor detail passen bijvoorbeeld perfect bij wat we nodig hebben…”

Communicatie tip 4: Gebruik duidelijke taal

Je wilt open communicatie op de werkvloer! Geen vaag gedoe, maar heldere taal.

Dus niet:

‘Het zou mooi zijn als je het vrijdag 16 mei klaar hebt.’
‘Op de schijf staan nog wel wat foto’s die je kunt gebruiken. Kijk maar even.’
‘Kun jij notulen maken bij de meeting?’

Maar wel:

‘De deadline is vrijdag 16 mei.’
‘Op de schijf staat map X met daarin foto’s x en y. Die kun je gebruiken als voorbeeld.’
‘Kun jij notulen maken bij de meeting? Je mag alles kort en bondig communiceren: één A4-tje is voldoende en je hoeft niet alles woord voor woord uit te schrijven.’

Zie je het verschil?

De eerste zinnen zijn op verschillende manieren te interpreteren. Een overijverige medewerker kan “notulen maken” opvatten als een uitgebreid verslag, terwijl een ander denkt dat enkele steekwoorden voldoende zijn.

Besef:

Beter communiceren? Mensen kunnen niet raden welk resultaat jij wilt zien, hoe strak de deadline is of wat “die documenten” zijn als je er niet duidelijk over bent. Wees dus concreet in wat je wilt en bedoelt. Wees geduldig als je iemand je niet meteen begrijpt. 

Communicatie tip 5: Kom direct tot de kern van je boodschap

Altijd kiezen voor kort en krachtig communiceren levert niet alleen tijdsbesparing op voor jou en je medewerker, maar het helpt ook om je instructies helderder te maken. Als je eindeloos uitweidt over een klein onderdeel, raakt je medewerker het spoor bijster en weet niet meer wat nu echt belangrijk is in je verhaal. Met een goede voorbereiding achter de rug lukt het je vast!

Welke technieken zijn er om effectief te communiceren?

  • Ga snel naar de kern.
  • Vermijd overbodige voorbeelden.
  • Gebruik eenvoudige taal.
  • Laat ingewikkelde woorden achterwege.
  • Deel alleen de informatie die je medewerker echt nodig heeft.
  • En als je hem specifieke contacten of voorbeelden wilt meegeven, print of mail ze dan in plaats van ze mondeling door te nemen.

Wil je in minder tijd meer zeggen?

Wist je dat we vaak onze werktijd niet optimaal benutten? Je kunt in minder tijd meer werk gedaan krijgen én meer zeggen zonder als een razende te praten. Interesse? Volg dan Tijdwinst.com op Instagram voor wekelijkse slimme timemanagement-tips.

Communicatie tip 6: Luister actief

En laten we niet vergeten: praat niet alleen, maar luister ook. Een basisregel in communicatie is tweerichtingsverkeer. Ook bij instructies ben jij niet de enige die aan het woord is. Vertel wat je wilt bereiken, maar luister ook naar wat de ander te zeggen heeft en naar eventuele vragen.

Stel zelf ook vragen aan je medewerker:

‘Begrijp je wat ik bedoel?’
‘Hoe zou je dat zelf aanpakken?’
‘Gaat dat zo lukken?’
‘Wat heb je nog van mij nodig?’

En als je medewerker aan het woord is, neem dan niet direct het gesprek over. Actief luisteren betekent de ander oprecht de ruimte geven om te reageren, hem aanmoedigen om zijn verhaal af te maken en waar nodig door te vragen.

Communicatie tip 7: Stel verduidelijkingsvragen

Niet alleen is het belangrijk om vragen te stellen aan het einde van je verhaal, maar spontane vragen gedurende je instructie kunnen veel problemen voorkomen. Stel je voor dat je na 30 minuten praten met een goed gevoel je verhaal afsluit en dan pas vraagt of je medewerker het begrepen heeft. Wat als blijkt dat hij stap 1 al verkeerd heeft begrepen en je het hele verhaal opnieuw moet uitleggen?

Het is veel effectiever om regelmatig tussendoor vragen te stellen, zodat je direct opheldering kunt geven. Dat voorkomt misverstanden en maakt de communicatie een stuk efficiënter!

Groep collega's die het werk bespreken

Dus, wat kan je doen om beter te communiceren? Jouw toolbox voor communicatie op de werkvloer

Goed communiceren op de werkvloer is ontzettend belangrijk voor een succesvolle samenwerking en het behalen van goede resultaten. Het is niet altijd vanzelfsprekend, maar met de juiste aanpak kun je als leidinggevende een positieve verandering teweegbrengen.

Hier zijn de onze 7 tips om beter te communiceren op de werkvloer:

1 Bereid je gesprekken voor

  • Zet belangrijke punten op een rij.
  • Bepaal de deadline voor de taak.
  • Denk na over betrokken personen.
  • Maak eventueel visuele ondersteuning.

2 Communiceer krachtig, zowel verbaal als non-verbaal

  • Maak oogcontact.
  • Spreek langzaam.
  • Laat na de punchline een korte stilte vallen.
  • Neem een open houding aan.

3 Begin je uitleg met ‘waarom’

  • Motiveer je medewerker intrinsiek.
  • Leg uit waarom de taak cruciaal is.
  • Betrek de medewerker bij het project.

4 Gebruik duidelijke taal

  • Wees concreet in wat je wilt en bedoelt.
  • Vermijd dubbelzinnige instructies.
  • Wees geduldig als iemand je niet meteen begrijpt.

5 Kom direct tot de kern van je boodschap

  • Kies voor kort en krachtig communiceren.
  • Vermijd overbodige details.
  • Gebruik eenvoudige taal.

6 Luister actief

  • Stel vragen aan je medewerker.
  • Geef de ander de ruimte om te reageren.
  • Neem niet direct het gesprek over.

7 Stel verduidelijkingsvragen

  • Voorkom misverstanden door regelmatig vragen te stellen.
  • Maak de communicatie efficiënter.

Pas deze tips toe en je zult merken dat de samenwerking binnen je team aanzienlijk verbetert ! Voorkom miscommunicatie, bespaar tijd en behaal betere resultaten door bewust en effectief te communiceren. Succes!

Mensen die communiceren met elkaar

Communicatie verbeteren in een team? Volg onze trainingen!

Hoe kun je je communicatieve vaardigheden verbeteren? Simpel: volg een of meerdere van onze trainingen.

Als succesvolle manager begrijp jij namelijk als geen ander dat effectieve communicatie de sleutel is tot een bloeiende organisatie. Je hebt al indrukwekkende prestaties behaald, maar wat als we je vertellen dat je nog meer resultaat kunt boeken, puur door te werken aan jouw communicatie skills? Welkom bij Tijdwinst, waar we jouw leiderschap naar ongekende hoogten tillen met onze op maat gemaakte 1-daagse cursussen.

Training Feedback Geven: ontwikkel een cultuur van groei

In onze 1-daagse Feedback Geven cursus leren managers hoe ze constructieve feedback kunnen geven die niet alleen inspirerend is, maar ook de groei van het team bevordert. Leer de kunst van het positief beïnvloeden en het stimuleren van continue verbetering.

Training Assertiviteit: Bouw sterke leiderschapsvaardigheden

Ontwikkel de kracht van assertiviteit om doeltreffend leiderschap te bevorderen. Leer hoe je zelfverzekerd kunt communiceren zonder agressief over te komen en ontdek de impact van assertiviteit op het stimuleren van samenwerking en besluitvorming.

Training Gesprekstechnieken: Meesterlijk communiceren in elke situatie

Deze cursus is ontworpen om leiders te helpen bij het beheersen van gesprekstechnieken in diverse zakelijke contexten. Van overtuigende presentaties tot effectieve vergaderingen, leer de kunst van het boeien en beïnvloeden in elk gesprek.

Wij geloven dat jouw groei en succes ongekend kan worden versterkt door het aanscherpen van je communicatievaardigheden. Onze ervaren trainers bieden praktische kennis en persoonlijke begeleiding, waardoor je direct de opgedane kennis in de praktijk kunt brengen.

Neem daarom zeker vandaag nog contact met ons op om de perfecte cursus voor jouw behoeften te bespreken!

Verder lezen over communicatie als manager?

Veelgestelde vragen rondom beter communiceren op de werkvloer

  • Wat zijn de communicatietechnieken?

    Communicatietechnieken zijn manieren waarop we informatie overbrengen en ontvangen. Voorbeelden zijn luisteren, spreken, non-verbale signalen begrijpen, samenvatten en vragen stellen. Het gaat erom effectief te zijn in het delen van gedachten en gevoelens.

  • Welke soorten gesprekstechnieken zijn er?

    Gesprekstechnieken omvatten open vragen stellen, actief luisteren, empathie tonen en feedback geven. Open vragen moedigen gesprekspartners aan om uitgebreide antwoorden te geven, terwijl actief luisteren bijvoorbeeld helpt om volledige aandacht te schenken en empathie te tonen.

  • Wat zijn effectieve communicatievaardigheden?

    Effectieve communicatievaardigheden omvatten duidelijk spreken, goed luisteren, empathie tonen, assertiviteit en begrip van non-verbale signalen. Door deze vaardigheden te ontwikkelen, kun je beter begrepen worden en ook anderen beter begrijpen

  • Welke communicatiestijlen zijn er?

    Communicatiestijlen variëren, maar enkele veelvoorkomende zijn assertief, passief en agressief. Assertief zijn betekent opkomen voor jezelf zonder anderen te negeren. Passief vermijdt conflicten, terwijl agressief anderen kan domineren. Een gezonde balans is vaak het beste.

  • Wat zijn 10 voorwaarden voor goede communicatie?

    • Actief luisteren: neem de tijd om echt te begrijpen wat de ander zegt.
    • Duidelijkheid: wees helder en specifiek om misverstanden te voorkomen.
    • Empathie tonen: begrijp de gevoelens van anderen en toon begrip.
    • Respect: toon respect voor verschillende meningen en standpunten.
    • Non-verbale communicatie: let op lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen.
    • Openheid: wees bereid om je gedachten en gevoelens te delen.
    • Feedback geven en ontvangen: geef constructieve feedback en sta open voor input.
    • Geduld: geef anderen de tijd om hun gedachten uit te drukken.
    • Aanpassingsvermogen: pas je communicatiestijl aan aan de situatie en de persoon.
    • Positieve houding: probeer een positieve sfeer te behouden, zelfs bij meningsverschillen.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog