Allerlei doekjes winden om wat je eigenlijk wilt zeggen? Het kan verleidelijk zijn, maar doe het toch liever niet. Als je niet to the point bent, kom je al snel onzeker over. Het lijkt alsof je je het spannend vindt om je punt te maken. Bovendien is de kans klein dat de ander uit het gesprek haalt wat jij écht bedoelt. Beter kun je de olifant in de kamer maar snel benoemen. Kort en bondig communiceren dus. Dat doe je zo!
Je kent vast wel die gesprekken met mensen die vooral niet ter zake komen. Ze zeggen van alles, maar tegelijkertijd toch precies niks. Hun verhaal is zo wollig dat je naderhand nog steeds niet weet waar je aan toe bent. Of ze zwakken hun feedback zodanig af dat er nog maar weinig van overeind blijft. Vaak komt dat alles voort uit onzekerheid, gebrek aan een doel of misschien angst om een vervelende boodschap te brengen.
Een voorbeeldsituatie
Laten we een lastig gesprek als voorbeeld nemen. Je bent echt niet tevreden over de samenwerking met je collega. En dan specifiek over zijn communicatie. Elke keer dat je je collega een e-mail stuurt met een vraag, moet je zeker vijf dagen wachten totdat er een reactie volgt. Zelfs bij de meest eenvoudige vraag. Als je hem probeert te bellen, blijft het aan de andere kant van de lijn angstvallig stil en staat niemand anders dan zijn voicemail jou te woord. Daardoor loopt jullie project steeds vertraging op en kom je geen steek verder.
Kortom: het is tijd om je collega op dat vervelende gedrag aan te spreken.
Inmiddels heb je door: de olifant in de kamer laten staan en er rondjes omheen draaien, heeft weinig zin. Dus wil je het kort en bondig brengen.
Want één ding is het allerbelangrijkst: dat je collega weet wat je ervan vindt en het voortaan over een andere boeg gooit.
Stap 1. Word een goal-digger
Met een helder doel voor ogen wordt bijna elk gesprek effectiever. Heb dus duidelijk voor jezelf wat jij uit het gesprek wilt halen voordat je het gesprek ingaat. Gebruik eventueel affirmaties om jezelf nog eens extra van dat doel te overtuigen. Oftewel: herhaal het een paar keer voor jezelf voordat je je collega gaat aanspreken. Dan is de kans klein dat je het gesprek straks uitgaat zonder dat je dat ene belangrijke ding hebt gezegd.
Merk je dat het gesprek alle kanten op gaat? Probeer dan tussentijds nog een keer het doel te herhalen. Bijvoorbeeld:
- “Waar we hier nu voor zitten, is…”
- “Het doel van dit gesprek is om…”
Dan kun je er gemakkelijker naar teruggrijpen en voorkomen dat jullie het echte doel compleet uit het zicht verliezen.
Stap 2. Denk het gesprek goed uit
Kort en bondig communiceren gaat het beste met een plan voor hoe je het gesprek in grote lijnen gaat aanpakken. Betekent niet dat je een compleet draaiboek moet maken voor je feedbackgesprek. Liever niet zelfs, gebrek aan spontaniteit doet geen enkel gesprek veel goeds. Maar een paar punten noteren die je in ieder geval wilt benoemen, helpt zeker wel. Die hoef je niet per se tijdens het gesprek bij de hand te hebben; als je ze maar in je hoofd hebt zitten.
Bedenk eventueel ook alvast hoe je het gesprek wilt beginnen en dan (in rap tempo!) tot de kern wilt gaan komen. Een feedbackmodel, zoals de ik-ik-jij-methode, geeft je een goede voorzet voor een krachtige volgorde – zonder dat je daar zelf je hoofd over hoeft te breken.
Zo’n model kan je ook helpen om op het moment suprême niet allerlei kanten op te gaan, maar snel tot hét punt te komen.
Stap 3. Vermijd vaagdoenerij (maak het concreet!)
Hoe vager je je boodschap maakt, hoe moeilijker het voor de ander ook wordt om er iets mee te doen. Geen aanrader! Gebruik liever concrete woorden om duidelijk te maken wat er misgaat en wat je van de ander verwacht.
Dus niet:
“Ik vind het wat lastig dat je communicatie vaak een beetje traag is.”
“Ik denk dat onze communicatieprocessen beter kunnen.”
Maar wel:
“Ik vind het vervelend dat je mijn e-mails vaak pas na 3 of 4 dagen beantwoordt.”
“Het zou onze communicatie verbeteren en het project versnellen als je voortaan binnen 1 dag op mailtjes kunt reageren.”
Twijfeltaal als “wat” of “een beetje” mag je sowieso schrappen uit je vocabulaire (dat zal elke cursus assertiviteit je leren). Daarnaast is een woord als “communicatie” een vaag begrip. Net als bijvoorbeeld “verbeteren” (wat zou dan precies beter zijn?), “meer up-to-date” (wat houdt dat concreet in?) of “processen” (beschrijf gewoon over welke stappen het gaat!). Met concrete bewoordingen zal je gesprekspartner sneller begrijpen waar het over gaat en wat je wil zeggen.
Probeer ook af te wisselen tussen concrete en abstracte bewoordingen. Dus heb je net een aantal keer abstracte taal gebruikt? Kijk dan of je een concreet voorbeeld kunt geven.
Enorm uitwijden door het ene na het andere voorbeeld te delen, is niet nodig. Maar een enkele situatie als voorbeeld aanhalen, kan wel helpen om je feedback kracht bij te zetten.
Stap 4. Pak op tijd de regie terug
Het kan altijd zijn dat je iemand tegenover je hebt die graag uitgebreid ingaat op jouw specifieke voorbeeld (omdat hij het er niet mee eens is bijvoorbeeld). Of die het zelf niet zo op heeft met ‘kort en bondig communiceren’. Laat je in dat geval niet verleiden alleen maar braaf ‘ja’ en ‘amen’ te zeggen terwijl je de ander laat uitpraten.
Pak gerust de regie terug in het gesprek. Dat kan al met een enkele zin als “Maar waar ik eigenlijk naartoe wilde…”.
Reflectief luisteren is ook een handige tactiek om opnieuw aan het woord te komen en zelf het heft in handen te houden. En dat zonder dat je over de woorden van de ander heen stapt.
Stap 5. Pauzeer even bij de punchline
Kort en bondig communiceren betekent niet per se al in de tiende seconde je collega eens flink duidelijk maken wat er misgaat. Soms heeft dat een (bondige!) toelichting nodig.
Heb je wat meer woorden nodig in het feedbackgesprek? Sta dan extra stil bij de punchline – oftewel: bij de belangrijkste strekking van wat je je collega wilt zeggen. Pauzeer kort voor die punchline even en doe hetzelfde na de punchline.
Is een handige non-verbale truc die bewezen effect heeft. Niet voor niets doen ook de grote comedians het standaard. Met zo’n pauze geef je een signaal af aan de ander dat je nu iets écht belangrijks hebt gezegd of gaat zeggen.
Stap 6. Check of alles duidelijk is
Ook al heb je er alles aan gedaan om zo helder mogelijk te communiceren wat je vindt, het kan altijd zijn dat je collega iets nog niet helemaal duidelijk is. Voorkom verwarring of verkeerde verwachtingen achteraf door gewoonweg te vragen of je collega begrijpt wat je bedoelt en of hij eventueel nog vragen heeft. Vraag ook gerust hoe hij tegen de situatie aankijkt.
En dreigt het gesprek dan toch in een langdradige bedoening te veranderen? Pas dan gewoon opnieuw je geleerde technieken van de regie pakken of reflectief luisteren toe.
Beter communiceren op de werkvloer? Volg een cursus feedback geven!
Feedback geven is een reuzehandige vaardigheid – in gesprekken op het werk, via e-mail en ook gewoon in het algemeen voor je persoonlijke ontwikkeling. Heel fijn dus als je die vaardigheid in de vingers hebt!
Onze cursus feedback geven helpt je daarbij. Leer van de beste trainers met ruime ervaring in het vak hoe jij met minder woorden en met meer zelfverzekerdheid echt effectieve feedback geeft.
Je bent van harte welkom bij onze cursus (die je ook online kunt volgen).
