Hoe vaak heb je wel niet in een vergadering gezeten waar het gesprek alle kanten op ging, waar het halve bedrijf bij aanwezig leek te zijn, of waar je je überhaupt afvroeg waarom de vergadering eigenlijk ingeschoten was? We zijn iedere week uren kwijt aan vergaderingen die eigenlijk niets bijdragen. Met behulp van Ai vergadertools kun je deze tijd niet alleen inkorten, maar ook effectiever vergaderen.

Vergaderingen zijn tijdvreters

We hoeven het je vast niet te vertellen, maar vergaderingen zijn een van de grootste tijdvreters bij moderne kennisorganisaties. Hoewel we er iedere week genoeg van in de agenda staan, voelen veel medewerkers dat deze tijd vaak weinig oplevert: onduidelijke notulen, discussies die nergens toe leiden of het herhalen van informatie uit vorige meetings zorgen voor frustratie en inefficiëntie.

Tegelijkertijd maakt kunstmatige intelligentie (AI) een enorme opmars in kantoorwerk. Dit soort AI-tools maken je werk efficiënter en leveren je tijd op, omdat het repetitieve en tijdrovende taken over kan nemen. Zie het als een assistent die altijd paraat staat om te helpen (zonder ook maar een bakkie koffie nodig te hebben), zodat jij je tijd kunt besteden aan wat écht belangrijk is.

Er bestaan ook AI-tools die specifiek gericht zijn om het effectiever maken van vergaderingen. Vergader AI-tools kunnen je leven een stukje makkelijker maken en dat gaat zelfs verder dan je misschien denkt.

Zoals Fireflies AI. Deze vergader AI tool wordt door onze senior time management trainer David Bakker in dit videootje eens goed onder de loep genomen.

Wat zijn AI vergadertools?

Kort gezegd zijn vergader AI-tools softwareoplossingen die meetings efficiënter maken door taken vóór, tijdens en na een vergadering te automatiseren. Denk aan automatisch notuleren, actiepunten toewijzen of zelfs samenvattingen versturen naar alle deelnemers.

Het verschil met klassieke meeting management tools? Waar traditionele software zich richt op planning en agenda’s, voegt AI een slimme laag toe: het kan context begrijpen, de kern van gesprekken detecteren en opvolging automatiseren.

Bekende namen zijn onder andere: Microsoft Copilot, Otter.ai, Fireflies.ai, Zoom AI Companion, Notion AI, Fathom, Read.ai, Whisperflow, TL;DR. Deze tools variëren van realtime notulering tot geavanceerde analytics en taakautomatisering.

Wat AI concreet doet vóór, tijdens en ná vergaderingen

Hoeveel tijdwinst AI vergadertools je kunnen opleveren, wordt pas echt duidelijk als je weet waar je ze allemaal voor kunt inzetten.

Voor de vergadering: planning en voorbereiding geautomatiseerd

AI kan al veel werk vooraf uit handen nemen, zodat de daadwerkelijke meeting korter en productiever wordt:

  • Automatisch vergaderingen plannen: Tools zoals Copilot, x.ai, Motion en Reclaim.ai analyseren agenda’s, beschikbaarheid van deelnemers en tijdzones, en stellen automatisch de optimale tijd voor.
  • Voorbereiding van agenda’s: AI genereert suggesties voor onderwerpen, prioriteert discussiepunten en vat notities uit eerdere vergaderingen samen.
  • Slimme aanbevelingen: Op basis van e-mails, projectdocumenten of chatgesprekken kan AI voorstellen welke deelnemers relevant zijn, welke onderwerpen prioriteit hebben en hoe lang elk agendapunt zou moeten duren.

Tijdens de vergadering: realtime ondersteuning en structuur

AI-tools ondersteunen ook tijdens de meeting, zodat informatie direct wordt vastgelegd en georganiseerd:

  • Realtime transcriptie en notulering: Met Otter.ai, Zoom AI Companion en Fathom worden gesprekken live omgezet naar tekst, inclusief wie wat zegt.
  • Automatische actiepunten en taaktoewijzing: AI herkent beslissingen en wijst taken toe aan de juiste persoon, inclusief deadlines.
  • Tussentijdse samenvattingen en “decision detection”: Lange meetings blijven on track doordat AI kort samenvat wat er besproken is en waar besluiten zijn genomen.
  • Vertaling en live captions: Internationale teams profiteren van automatische ondertiteling en vertalingen, waardoor taalbarrières verdwijnen.

Na de vergadering: opvolging en kennisborging

Het echte tijdsvoordeel van AI komt vaak ná de vergadering:

  • Automatisch opgestelde notulen en samenvattingen: Iedere deelnemer ontvangt een overzicht van wat is besproken, inclusief besluiten en actiepunten.
  • Koppeling aan taken in workflowtools: Besluiten worden direct in Teams, Asana, Trello of Notion omgezet naar taken en reminders.
  • Automatische follow-up mails: AI genereert e-mails met een samenvatting en wie verantwoordelijk is voor welke actie.
  • Sentimentanalyse: AI meet hoe constructief de meeting was en identificeert eventuele spanningen in de interactie.
  • Kennisborging: Besproken onderwerpen worden gekoppeld aan interne wiki’s of kennisbanken, zodat waardevolle informatie niet verloren gaat.

Als er één plek is waar AI het verschil kan maken, zijn het dus wel vergaderingen. 

Bekende vergader AI-tools en hun sterke punten

Er bestaan inmiddels een hoop AI-tools, dus is het niet gek als je door het AI-bos de bomen niet meer ziet. Welke tools kun je het beste inzetten als je tijdwinst wilt behalen op het gebied van vergaderingen?

1. Otter.ai

Otter.ai helpt teams om vergaderingen moeiteloos vast te leggen door realtime transcripties en notities te genereren.

  • Sterke punten: Automatische speaker-identificatie, highlight-functies, gedeelde notities voor teamcollaboratie, ideaal om volledig te focussen op de inhoud zonder handmatig te notuleren.
  • Prijsmodel: Freemium, met premium-opties voor uitgebreide functionaliteiten.

2. Fireflies.ai

Fireflies.ai richt zich op teams die willen dat elke vergadering direct wordt omgezet in actiegerichte inzichten. 

  • Sterke punten: Automatische samenvattingen, detectie van beslissingen en actiepunten, integratie met CRM-systemen en projectmanagementtools. Perfect voor sales- of projectteams.
  • Prijsmodel: Betaald, met verschillende abonnementsniveaus afhankelijk van functies en teamgrootte.

3. Zoom AI Companion

Zoom AI Companion zorgt ervoor dat je meetings binnen Zoom soepel verlopen, met realtime transcriptie en automatische samenvattingen.

  • Sterke punten: Live captions en vertalingen voor internationale teams, automatische highlight-samenvattingen, geen extra software nodig voor Zoom-gebruikers.
  • Prijsmodel: Premium plan van Zoom vereist voor volledige functionaliteit.

4. Microsoft Copilot

Met AI notuleren in Teams? Microsoft Copilot maakt van Teams en Office 365 een slimme assistent die agenda’s, notulen en taken voor je organiseert. Deze AI is heel veelzijdig, maar dus ook interessant omdat je automatisch kunt notuleren in Teams.

  • Sterke punten: Contextuele samenvattingen, taakautomatisering, koppeling met documenten en e-mails, geïntegreerd in bestaande workflows. Ideaal voor organisaties die al in Microsoft 365 werken.
  • Prijsmodel: Beschikbaar binnen Office 365-abonnementen.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

5. Fathom

Fathom helpt kleine en grote teams gratis om kernpunten van Zoom-meetings in een oogwenk vast te leggen en te delen.

  • Sterke punten: Snelle highlight-clips, automatische samenvattingen, eenvoudig delen met collega’s die niet aanwezig waren.
  • Prijsmodel: Gratis, met optionele betaalde upgrades voor extra functies.

6. Read.ai

Read.ai geeft inzicht in hoe effectief en betrokken je team is tijdens vergaderingen.

  • Sterke punten: Analyse van spreektijd, energie en betrokkenheid, datagedreven verbeterpunten in communicatie en interactie zichtbaar.
  • Prijsmodel: Betaald, gericht op organisaties die meeting analytics willen inzetten.

7. Notion AI, Whisperflow, TL;DR

Deze tools helpen teams om vergaderingen automatisch te documenteren en kennis te borgen binnen één overzichtelijke workflow.

  • Sterke punten: Automatisch samenvatten van vergaderingen, koppeling aan interne wiki’s en kennisbanken, efficiëntie in documentatie en kennisdeling.
  • Prijsmodel: Gratis of betaald, afhankelijk van functionaliteit en teamgrootte.

Wil je vooral een fysieke vergadering kunnen notuleren met AI? Dan is het goed om te weten dat veel van bovenstaande AI’s ook een app hebben die automatisch kan notuleren. De beste notulen app hangt weer af van je wensen en workflow.

Wat leveren vergader AI-tools écht op?

AI in vergaderingen kan een game changer zijn. Het gaat verder dan wat minuten tikken of een paar notities maken; het kan vergaderingen echt transformeren. Dit is wat je er concreet aan hebt:

1. Tijdwinst: meer uren voor écht werk

Geen eindeloze notities meer maken of vergaderingen herhalen omdat iemand iets gemist heeft. AI regelt dat allemaal automatisch. Minder tijd kwijt aan vergaderingen is meer tijd voor écht productief werk, waar jij energie van krijgt en die je verder helpt in je carrière.

2. Focus: eindelijk opletten zonder te stressen

Met AI die notuleert en samenvat, kun jij je concentreren op waar het echt om gaat: de inhoud en beslissingen. Geen multitasken meer of op je laptop alles proberen bij te houden. AI kan zelfs de meeting op koers houden met tussentijdse samenvattingen.

3. Slimmere beslissingen dankzij context

AI kan eerdere vergaderingen, documenten en projecten koppelen aan de meeting van vandaag. Besluiten worden genomen met meer informatie, dus minder fouten of misverstanden. Daarnaast markeert AI belangrijke beslissingen in realtime, zodat niets verloren gaat.

4. Duidelijkheid: wie doet wat is glashelder

Nooit meer “wie was er verantwoordelijk voor dat actiepunt?” AI maakt automatisch een overzicht. Taken worden toegewezen en gekoppeld aan je projecttool. Iedereen weet precies wat prioriteit heeft en er zijn geen excuusjes meer om deadlines niet te halen.

5. Inclusiviteit: taal en tijdzones zijn geen probleem

Internationale teams kunnen meepraten, ook als ze een andere taal spreken of in een andere tijdzone zitten. Live captions en automatische vertalingen zorgen dat iedereen mee kan doen. Niet-aanwezige teamleden krijgen bovendien direct een duidelijke samenvatting.

6. Minder stress, meer energie

Geen verwarring meer over actiepunten, geen frustratie over wie wat doet. Vergaderingen worden overzichtelijker en minder chaotisch. Je ervaart daardoor minder stress en vindt het misschien zelfs leuk om deel te nemen. Ja, dat lees je goed!

7. Kennis blijft beschikbaar

Ook handig: AI slaat alles netjes op in wiki’s of kennisbanken. Niemand verliest waardevolle info als iemand weggaat. Nieuwe teamleden kunnen snel bijgepraat worden zonder dat er extra meetings nodig zijn. Er zijn minder repetitieve vergaderingen en jullie zijn sneller op volle snelheid bij nieuwe projecten.

Kortom: vergader-AI bespaart niet alleen tijd, het maakt meetings slimmer, leuker en productiever. Minder chaos, meer overzicht, en iedereen weet wat er moet gebeuren. Voor teams die veel vergaderen, kan dit een enorme boost zijn voor productiviteit en werkplezier.

Hoe AI vergader tools goed gebruiken? Let op deze aandachtspunten

AI kan je vergaderingen enorm verbeteren en efficiënter maken, maar alleen als je je bewust blijft van de grenzen. Dit soort vergader tools zijn vooral een slimme assistent, geen magische oplossing waardoor je zelf niet meer scherp hoeft te zijn. Door te letten op deze aandachtspunten haal je er het meeste uit:

threads bericht tijdwinst over effectief vergaderen met AI vergadertools

1. Privacy & AVG: toestemming is key

AI-tools nemen vergaderingen op en verwerken data. Dat betekent dat je altijd moet checken of iedereen akkoord is.

Tip: laat deelnemers altijd weten dat de meeting wordt opgenomen en waarvoor de data wordt gebruikt.

Zeker bij gevoelige onderwerpen of klantinformatie: beter een extra check dan achteraf spijt.

2. Vertrouwelijkheid: slimme tools, maar geen kluis

AI slaat informatie op in de cloud en koppelt dit soms aan andere systemen. Dat is handig, maar gevoelige info kan hierdoor risico lopen.

Tip: kijk goed naar de beveiligingsinstellingen en of de tool voldoet aan jullie interne richtlijnen.

3. Fouten & bias: AI snapt niet altijd nuance

AI kan ontzettend handig zijn, maar het begrijpt geen context zoals mensen dat doen. Besluiten of samenvattingen kunnen daardoor soms verkeerd geïnterpreteerd worden.

Quick fix: altijd even checken en waar nodig corrigeren.

4. Overschatting: AI vervangt geen mens

AI kan notuleren, samenvatten en suggesties doen, maar het maakt geen strategische beslissingen voor je.

Tip: blijf daarom zelf kritisch en gebruik AI als ondersteuning, niet als vervanging.

5. Te afhankelijk: voorbereiding blijft belangrijk

Sommige teams denken: “AI lost het wel op”. Gevaarlijk! Zonder voorbereiding kan AI de verkeerde prioriteiten samenvatten of belangrijke details missen.

Dus blijf een duidelijke agenda en context aanleveren, zodat AI optimaal kan helpen.

6. Miscommunicatie: AI is niet perfect

Soms vat AI iets verkeerd samen of laat een belangrijk actiepunt weg.

Check samenvattingen en actiepunten altijd voordat je ze rondstuurt.

Kleine foutjes kunnen anders leiden tot verwarring of extra meetings.

@tijdwinst Email, WhatsApp, Teams, Slack én nog een projecttool. En toch weet niemand meer waar die ene afspraak nou precies stond. 💬 Het probleem? Te veel kanalen = te veel chaos. In deze video vertelt trainer David hoe je met je team heldere communicatieafspraken maakt, zodat iedereen weet waar ze moet zijn. 🔗 De volledige video bekijken? Check de link in onze bio! #Tijdwinst #Communicatie #Productiviteit #Timemanagement #Teams #Email #Samenwerking #Werkefficiëntie #Focus ♬ original sound – Tijdwinst.com

Van theorie naar praktijk: zo kies je de juiste vergader AI-tool (6 stappen)

Nu je weet wat AI voor vergaderingen kan betekenen (en waar je op moet letten), is de volgende stap: een tool kiezen die écht werkt voor jouw team. Geen zorgen, het hoeft geen rocket science te zijn. Volg gewoon deze stappen:

1. Bepaal je doel

Voordat je een tool kiest, bedenk waarvoor je hem echt wilt gebruiken:

  • Tijdwinst: wil je minder notuleren en meer focus in meetings?
  • Taakbeheer: moet AI automatisch actiepunten toewijzen?
  • Taalbarrières: werk je internationaal en wil je vertalingen of live captions?

Door je doel duidelijk te hebben, filter je meteen de tools die passen bij jouw situatie.

2. Check of integraties mogelijk zijn

Een AI-tool werkt het best als hij naadloos aansluit op je workflow. Heb je Outlook, Teams, Slack, Asana, Trello of Notion? Kun je notulen automatisch koppelen aan je projecttools? Een tool die alles koppelt, bespaart je later veel gedoe en dubbel werk.

3. Kijk naar gebruikers en kosten

Hoeveel mensen gaan de tool gebruiken en wat past binnen je budget? Kleine teams kunnen vaak prima uit de voeten met freemium-tools zoals Otter.ai of Fathom. Grotere teams of organisaties die diep integreren met CRM of Office 365, hebben vaak een betaald plan nodig.

4. Privacy en toestemming regelen

Voordat je AI loslaat op vergaderingen, regel de AVG- en privacyaspecten. Laat deelnemers weten dat de vergadering wordt opgenomen. Controleer waar de data wordt opgeslagen, wie erbij kan en waarvoor het wordt gebruikt.

5. Test 2 à 3 tools

Ga niet blind voor de populairste optie. Probeer een paar tools en kijk hoe ze in jouw workflow passen: hoe makkelijk is het bijvoorbeeld om notulen te delen? Krijg je duidelijke samenvattingen en actiepunten? Is het gebruiksvriendelijk voor het hele team? Door een korte pilot, ontdek je snel welke tool het beste aansluit bij jouw team.

6. Begin klein en bouw uit

Start met één team of een paar meetings en meet het effect op vergadertijd en productiviteit. Als het goed werkt, kun je het gebruik uitbreiden naar andere teams. Zo blijft het qua eventuele kosten behapbaar en kun je de organisatie overtuigen met de voordelen wanneer je deze zelf ervaren hebt.

AI kan je vergaderingen flink verbeteren, maar alleen als je het bewust in je workflow integreert. Het is niet genoeg om af en toe een transcriptie te laten maken of een samenvatting te genereren. De echte tijdwinst en rust komen pas wanneer AI een vast onderdeel van je vergaderproces wordt.

vergaderen met AI veel sneller en effectiever

Meer weten? Check de training ‘Slimmer vergaderen met AI’

Bij Tijdwinst.com helpen we je om AI te gebruiken om vergaderingen korter, overzichtelijker en productiever te maken. Geen losse trucjes, maar een slimme aanpak waarmee je elke meeting laat tellen. In onze praktische training leer je hoe je AI-tools optimaal inzet in je dagelijkse meetings en de rest van je werkleven:

In onze hands-on training leer je niet alleen welke vergader-AI-tools het beste bij jouw team passen, maar ook hoe je ze zó gebruikt dat ze daadwerkelijk tijd en overzicht opleveren:

Je leert bijvoorbeeld:

  • Welke (vergader)taken je vandaag al kunt automatiseren met AI, zoals notuleren, actiepunten toewijzen of agenda’s voorbereiden.
  • Hoe je betere prompts maakt voor samenvattingen, besluitregistratie en follow-up e-mails.
  • Hoe je meetings structureert zodat AI maximaal werk uit handen neemt en vergaderingen korter en effectiever worden.
  • Hoe je microgewoonten bouwt waardoor AI vanzelf een vast onderdeel van je workflow wordt.

Het resultaat: minder tijd kwijt aan vergaderen en andere repetitieve taken, duidelijke afspraken wie wat doet, en een team dat productieve stappen kan maken tijdens meetings.

Test: ontdek de AI’s die jou écht tijdwinst opleveren

Twijfel je waar te beginnen? Met de AI-Productivity Quotient-test zie je in enkele minuten waar jouw grootste tijdwinst ligt.

  • Ontdek bottlenecks in je workflow.
  • Krijg directe aanbevelingen voor tools die echt verschil maken.
  • Begin vandaag nog met concrete stappen om slimmer te werken.

Meer van dit soort fijne tips?

Of je nu onze training volgt, de test doet of gewoon zelf aan de slag gaat: bij Tijdwinst vind je dagelijks inspiratie om je werk slimmer, sneller en overzichtelijker te maken. Volg ons voor korte, praktische AI-tips op LinkedIn en Instagram, luister naar de Tijdwinst Podcast of duik in onze boeken Full Focus op wat écht belangrijk is of Elke dag om 15.00 klaar voor een complete gids naar rust, overzicht en resultaat.

Maak vergaderen weer leuk en productief

Vergaderingen hoeven geen tijdvreters te zijn waarin iedereen rondjes draait of dezelfde punten blijft herhalen. Met AI vergadertools kun je niet alleen uren terugwinnen, maar ook meetings veel effectiever maken. Van automatische notulen en realtime samenvattingen tot slimme actiepunt-toewijzing en opvolging in je workflow: AI kan je op veel vlakken helpen om vergaderen weer leuk en productief te maken.

Het geheim zit ‘m in bewust gebruik. Kies tools die passen bij jouw workflow, regel privacy en toestemming, en begin klein met testen. Zo ontdek je snel waar de meeste tijdwinst ligt, en hoe je vergaderingen korter, slimmer en productiever maakt. Wie AI op deze manier inzet, verandert vergaderen van frustratie naar resultaat. Hierdoor krijg je meer rust, overzicht en energie voor de dingen die er écht toe doen.

Inge Martina Nysten
High performance blogger

Veelgestelde vragen over AI vergadertools

Hoe kan ik vergaderen met AI?

Je kunt vergaderen met AI door een slimme vergader‑assistent in te zetten die notulen automatisch maakt, actiepunten toewijst en samenvattingen genereert. Voor, tijdens en na de meeting helpt AI je met agenda’s, realtime transcripties, beslissingsherkenning, follow-up e-mails en zelfs vertalingen. Zo bespaar je tijd, behoud je focus en zorg je dat iedereen duidelijk weet wat er is afgesproken.

Welke AI-tool is het beste?

Er is niet één AI‑tool die universeel “de beste” is voor vergaderingen. Het hangt echt af van jouw situatie, behoeften en workflow. Bepaal eerst welke features voor jouw team prioriteit hebben (live transcriptie? taaktoewijzing? integraties?), kijk of de tool past binnen je bestaande tools (Teams, Zoom, Outlook, project‑tooling), en ga dan voor de tool die daar het beste op aansluit.

Wat is de AI-tool voor persoonlijke vergaderingen?

In principe kun je elke vergader AI-tool gebruiken voor persoonlijke vergaderingen. Een prima alternatief voor een AI-tool die je persoonlijk kunt gebruiken bij vergaderingen is Hedy AI. Deze tool is ontworpen voor individuele gebruikers en biedt functies zoals realtime ondersteuning tijdens gesprekken, automatische transcriptie en samenvatting van besluiten en actiepunten. 

Is er een AI die powerpoints kan maken?

Ja, er bestaan meerdere AI‑tools die PowerPoint‑presentaties kunnen maken, zoals Copilot en SlidesAI. Copilot is ingebouwd in PowerPoint: je geeft een prompt en Copilot genereert dia’s, tekst en beelden. Bij SlidesAI voer je een onderwerp of tekst in en de tool maakt automatisch dia’s in PowerPoint of Google Slides.

Welke AI-tools zijn het beste voor notulen maken tijdens vergaderingen?

Enkele bekende AI-tools die vergaderingen efficiënter maken zijn onder andere Microsoft Copilot, Otter.ai, Fireflies.ai, Zoom AI Companion, Notion AI, Fathom, Read.ai, Whisperflow en TL;DR, die variëren van realtime notuleren en samenvatten tot taakautomatisering, analytics en kennisborging. Je kunt bijvoorbeeld ook automatisch notuleren met Word, maar deze AI-tools gaan net een stapje verder.

Hoe werkt AI in vergaderapps zoals Zoom, Teams of Google Meet?

In vergaderapps zoals Zoom, Teams of Google Meet zit vaak al AI ingebouwd, bijvoorbeeld voor realtime transcripties, samenvattingen of automatische highlights. Daarnaast zijn er losse vergader-AI-tools zoals Otter.ai, Fireflies.ai of Fathom die je vaak makkelijk kunt koppelen aan deze platforms om extra functies toe te voegen, zoals taaktoewijzing of meeting analytics. Het is altijd slim om vooraf te checken hoe goed de integratie werkt met jouw favoriete vergaderapp en workflow, zodat alles naadloos samenwerkt en je écht tijd wint.

Welke AI-tool maakt automatisch een samenvatting van een vergadering?

Er zijn verschillende AI-tools die automatisch een samenvatting van een vergadering maken, zoals Otter.ai, dat realtime transcripties genereert, sprekers herkent en aan het einde een overzichtelijke samenvatting opstelt; Fireflies.ai, dat gesprekken vastlegt, slimme samenvattingen en actiepunten genereert; en de Zoom AI Companion, die na afloop van een meeting direct een samenvatting kan versturen zodat iedereen snel de kernpunten en besluiten ziet.

Is het veilig om AI-tools te gebruiken tijdens vergaderingen?

Het gebruik van AI-tools tijdens vergaderingen kan veilig zijn, maar het hangt sterk af van de tool, de instellingen en de soort informatie die je bespreekt. Veel AI‑tools slaan data op in de cloud, dus het is belangrijk om te controleren of ze voldoen aan privacyregels zoals de AVG, wie toegang heeft tot de data en hoe deze wordt opgeslagen. Voor gevoelige of vertrouwelijke onderwerpen is het verstandig om deelnemers vooraf te informeren dat de vergadering wordt opgenomen en samengevat. 

Kan ChatGPT vergaderingen samenvatten of notulen maken?

Je kunt niet notuleren met ChatGPT, maar je kunt wel vergaderingen eerst transcriberen en de tekst vervolgens in ChatGPT te plakken voor het maken van een samenvatting, het structureren van beslissingen en het identificeren van actiepunten. Voor vergaderingen zijn andere AI’s waarschijnlijk geschikter.

Wat is het verschil tussen tools als Otter.ai, Fireflies.ai en Fathom?

Het verschil tussen Otter.ai, Fireflies.ai en Fathom zit vooral in focus en functionaliteit: Otter.ai blinkt uit in realtime transcripties en uitgebreide notitiesamenwerking, Fireflies.ai biedt daarnaast automatische actiepunten, samenvattingen en analytics met sterke integraties voor teams, terwijl Fathom juist gericht is op snelle, eenvoudige notulen en highlight-clips voor Zoom‑meetings, ideaal voor wie snel kernpunten wil vastleggen zonder gedoe.

Hoe koppel ik AI-tools aan mijn vergaderagenda of Outlook/Teams?

Het koppelen van AI-tools aan je vergaderagenda of Outlook/Teams gaat meestal via directe integraties of plug-ins die de tools aanbieden. Bij de meeste vergader-AI’s, zoals Otter.ai, Fireflies.ai of Microsoft Copilot, kun je je agenda of mailaccount (Outlook, Teams, Google Calendar) verbinden, waarna de AI automatisch vergaderingen detecteert, notuleert en samenvattingen terugstuurt.

Welke AI-tools helpen bij het voorbereiden van vergaderingen (agenda, vragen, besluitvorming)?

Er zijn tools die actief helpen bij de voorbereiding van vergaderingen. Bijvoorbeeld Microsoft Copilot: deze tool is geïntegreerd in het Microsoft 365‑ecosysteem en heeft functies die agenda’s en vergader‑voorbereiding ondersteunen, zoals het analyseren van e-mails en documenten om relevante onderwerpen te kiezen.  Fireflies biedt een “Meeting Prep”‑e‑mailfunctie die vooraf een notificatie stuurt en helpt bij het gereedmaken van een meeting. Otter laat je agenda‑templates gebruiken en koppelt aan je kalender, zodat notetaking vooraf al gestructureerd wordt opgezet.

Hoe betrouwbaar zijn AI-samenvattingen van vergaderingen?

AI-samenvattingen van vergaderingen zijn over het algemeen handig en tijdsbesparend, maar niet 100% foutloos. Ze kunnen goed de kernpunten, beslissingen en actiepunten oppikken, vooral bij duidelijke gesprekken en gestructureerde meetings. Toch zijn er een paar aandachtspunten: context & nuance kan AI niet altijd detecteren, soms worden belangrijke punten gemist en bij veel deelnemers kan de nauwkeurigheid dalen.

Hoe kan ik AI inzetten om vergaderingen korter en effectiever te maken?

Je kunt AI inzetten om vergaderingen korter en effectiever te maken door vooraf agenda en deelnemers slim voor te bereiden, tijdens de meeting notulen, actiepunten en samenvattingen automatisch te laten maken, en na afloop taken en follow-ups automatisch te koppelen, zodat alles overzichtelijk blijft en tijdverspilling wordt voorkomen.