Wil je een time management meester worden in het effectiever omgaan met ad hoc zaken, met meer energie aan de slag en je dag afsluiten met een gevoel van voldoening? Volgens de wetenschap en psychologie doe je dat door aan het eind van je dag een actieplan voor morgen te maken. Maak daarom jouw plan vandaag nog met behulp van de volgende aanpak!
Je hebt er een volle werkdag op zitten, nog maar een kwartiertje te gaan. Of misschien ben je net thuis. Je bent blij dat je werkdag weer achter de rug is en wat je nu het liefste doet is je pc afsluiten, je laptop dichtklappen of op de bank neerploffen.
Verleidelijk, ik weet het. Maar gun jezelf een mooie avond met een brein dat écht helemaal tot rust kan komen… Neem voordat je neerploft nog éven de moeite om die allerlaatste -en belangrijkste- stap van de dag te zetten: maak een actieplan voor morgen.
De ultieme time management tip: het actieplan voor morgen
Het is echt niet zo dat ik je hoofd wil volstoppen met nóg meer taken. Of dat ik je van je bank-hang-avond af wil houden. Nee, het maken van je actieplan voor morgen is juist een manier om je hoofd leeg te maken en écht te kunnen ontspannen vanavond, doordat je controle neemt over de gedachten en bijbehorende taken die in je hoofd rondzweven.
Ik beloof het, en de wetenschap onderschrijft het: deze time management tip is goud waard als je ’s avondje écht wilt relaxen en afschakelen.
Hoe & waarom?
Hoe ziet zo’n actieplan voor morgen er uit? En waarom zou ik er elke dag eentje opstellen? Wie zegt dat dat voor mij werkt? Nou, de wetenschap en hedendaagse psychologie zeggen het. En daar valt (meestal) niet mee te twisten.
Neem je dus nu meteen voor om vandaag te beginnen met jouw actieplan. Sterker nog: plan deze actie nu in in je agenda, elk laatste kwartier van je werkdag.
Ik wacht wel even… Klaar? Oké, hier komt-ie dan.
Zo maak je je actieplan voor morgen, in 5 kleine en simpele stappen:
1. Bepaal je 3 allerbelangrijkste taken voor morgen
oftwel je MIT’s (Most Important Tasks). Welke orkaan er morgen ook losbarst, deze 3 taken wil je per se afronden. Je zult merken dat je aan het eind van de dag meer voldoening ervaart wanneer je deze 3 écht belangrijke taken hebt afgerond, hoeveel ad hoc zaken er ook tussendoor kwamen.
2. Nadat je je 3 MIT’s heb bepaald, ruim er dan gelijk een tijdblok voor in in je agenda
Zonder twijfel is hiervoor het beste moment het begin van je werkdag, bijvoorbeeld van 08:30 tot 10:30 uur ’s ochtends. Maak daarbij de strenge afspraak met jezelf, dat je vóórdat je je e-mail op de werkdag voor het eerst opent, je eerst deze 3 MIT’s hebt afgerond. Probeer deze afspraak met jezelf minimaal 21 dagen vol te houden zodat het op natuurlijke wijze een goede gewoonte wordt. Hoe ad hoc de rest van je werkdag daarna ook verloopt, jij zult gegarandeerd voldoening ervaren aan het einde van de dag omdat je je MIT’s al hebt afgerond aan het begin van de ochtend.
3. Zet alle andere taken voor de dag onder je MIT’s op je takenlijst.
Simpel. Zo handel je zaken één voor één af, in plaats van multitasken – dat kan je brein namelijk niet. Beschrijf elke taak zo concreet mogelijk in de vorm van een eerstvolgende actie. Dus niet ‘Inkoop regelen’ maar ‘Voorraad inventariseren met de excel spreadsheet – 30 minuten’. Let op: hoe vager je je taak beschrijft, des te groter de kans dat je deze in de hectiek van de dag gaat uitstellen of vermijden. Hoe concreter je je taak beschrijft, des te minder weerstand roept deze op, waardoor je makkelijker van start gaat. Bonus: het is wetenschappelijk en psychologisch bewezen dat dit je beter helpt om productief aan de slag te gaan en dat het je stress-niveau aanzienlijk doet dalen.
4. Sorteer je takenlijst in een logische volgorde door prioriteiten te koppelen aan je taken.
Definieer dus welke taken prioriteit 1 (je MIT’s dus, zie stap 1), 2 en 3 (leuk meegenomen als je deze laatste morgen ook afkrijgt) hebben, en koppel deze aan de taken in je lijst. Inventariseer globaal hoeveel tijd je voor de overige taken nodig hebt en maak hier ook een tijdblok voor aan in je agenda, bijvoorbeeld in de middag. Voeg tijdens de werkdag alle pseudo-noodzakelijke taken die ad hoc op je af komen zoveel mogelijk onderaan je lijst toe. Nog beter: manage de verwachting van je collega’s of klanten en zet ze bij een van de komende dagen voor zover dat kan, totdat je je belangrijkste prioriteiten voor elkaar hebt, zo behoud je je focus.
5. Plan taken van je takenlijst die langer dan een half uur duren altijd in in je agenda.
Je kunt ze daarnaast prima op je takenlijst laten staan, zodat het overzicht compleet blijft en je ze toch kunt afvinken wanneer ze klaar zijn. Werk bij het plannen in je agenda zoveel mogelijk met taakblokken van 25 minuten waarin je niks anders doet, waarna je telkens een kleine (koffie)break kunt nemen. Waarom: omdat deze zogenaamde ‘Pomodoro Techniek’ goud waard is voor je motivatie en focus.
Wat je nu dus hebt voor de start van je nieuwe dag:
- Je drie belangrijkste taken voor de dag zijn helder en staan ingepland in je agenda aan het begin van de werkdag.
- Wat er ook gebeurt (lees: hoe ad hoc de rest van je dag ook verloopt), je kunt je dag gegarandeerd met voldoening afsluiten omdat je je drie belangrijkste taken in elk geval hebt afgerond.
- Op je takenlijst vind je onder je MIT’s de overige ‘losse taken’ die je stuk voor stuk kunt tackelen in een apart tijdblok (dat je bijvoorbeeld in de middag hiervoor in je agenda hebt ingepland).
- Alle afspraken en taken die langer dan een half uur duren of tijdgebonden zijn, staan in elk geval ingepland op de tijdlijn in je agenda, zo kom je niet voor verrassingen te staan.
- Bonustip: leer hoeveel tijd je gemiddeld kwijt bent aan standaardtaken die elke dag terugkomen, denk bijvoorbeeld aan je e-mail verwerken. Plan hiervoor aan het einde van je dag ook blokken voor in in je agenda. Zo zie je pas écht hoeveel tijd je realistisch overhoud voor ad hoc klussen en uitloop van taken en afspraken. Houd daarnaast in je planning altijd ruimte voor onverwachte zaken, die zullen er gegarandeerd elke dag zijn. Wanneer je bovenstaande time management tips enkele weken volhoudt, zul je al snel leren waarom je dagen in het verleden zo chaotisch verliepen.
Wanneer?
Maak je actieplan bij voorkeur aan het eind van je werkdag. Of, als je het thuis doet, nog vóór het avondeten. Zo maak je je hoofd leeg, ben je klaar voor morgen en kun je je ‘s avonds helemaal ontspannen.
Schiet je in de avonduren nog iets te binnen? Probeer het niet te onthouden om er later op terug te komen, maar voeg het vlot toe aan je actieplan via bijvoorbeeld de Todoist-app op je smartphone. Of nog makkelijker: stuur een Braintoss naar je werk-mail. Waarom? Omdat je eindelijk lekker op de bank zit en je je aandacht op andere zaken wilt richten. Je bent vrij vanavond, gedraag je daar dan ook naar. Fijne avond alvast!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
