Je wil zoveel mogelijk taken uitvoeren en dat in zo weinig mogelijk tijd, om zo aan het eind van de dag met een voldaan gevoel de kantoordeuren achter je dicht te trekken. Toch lukt je dat zelden, al dacht je dat je toch echt productief bezig was. Waar het mis gaat? Jij gelooft een aantal time management fabels — en die werken niet!
In de komende 8 leesminuten ontdekt jij waarom die eeuwige takenlijst toch maar nooit af lijkt te komen. Jij werkt namelijk aan de hand van een aantal time management fabels die simpelweg jouw productiviteit verminderen in plaats van verhogen!
Tot nu, want wij hebben die Time management fabels niet alleen verzameld en op een rij voor je gezet, we geven je ook tips over wat je dan wél moet doen!
Dus, zodra jij er klaar voor bent…
10 Time management fabels die jij gelooft, maar die niet werken!
Fabel 1. In één uur kan ik één uur aan werk verzetten
Hoewel het echter logisch lijkt dat je een taak van één uur zou moeten kunnen uitvoeren in een tijdsbestek van één uur, is dit helaas niet waar.
De hoeveelheid werk die jij verzet krijgt, is namelijk afhankelijk van de hoeveelheid mentale energie je (over) hebt.
Na een lange werkdag zal die taak die je normaal binnen 60 minuten uitvoert, bijvoorbeeld ineens 80 minuten van je vragen.
Je vindt dit misschien voor de hand liggend, maar wees eens eerlijk: hoe vaak houd jij bij het inplannen van je taken rekening met jouw eventuele mentale en fysieke energieniveau? Jij plant voor het nakijken van die stukken evengoed twee uur in, ongeacht of daar een slopende vergadering aan vooraf gaat.
Bekijk dus voortaan per taak hoeveel mentale energie dat je gaat kosten en kijk vervolgens kritisch naar jouw (werk)dag — wat is het meest geschikte moment om deze uit te voeren?
Let je hier op, dan krijg je méér gedaan én lever je beter werk — je werkt immers op het moment dat jouw mentale niveau piekt.
Fabel 2. Soortgelijke taken kosten dezelfde hoeveelheid tijd
Daarnaast zorgt nog zo’n time management leugen ervoor dat jij regelmatig in de knoei komt met je planning: jij minimaliseert de duur van bepaalde taken omdat je ervaring hebt met hoe lang een soortgelijke taak in beslag nam.
Neem bijvoorbeeld het opstellen van een mail naar een belangrijke klant — je verstuurt dagelijks mailtjes, voornamelijk intern naar je collega’s. Hoe lang je daar mee bezig bent? Mwah, hooguit 5 minuten gok je. Dat het naar een belangrijke klant is, zal daar echt geen verschil in uitmaken, toch? Vol vertrouwen reserveer jij dan ook 5 minuten uit jouw drukke planning hiervoor.
Hier gaat het dus vaak mis.
Je onderschat de tijd die het uitvoeren van een taak kost, simpelweg omdat je een taak a. te snel weerlegt aan eerdere ervaring of b. omdat je een project identificeert als een taak.
Dat sturen van die belangrijke mail heeft bijvoorbeeld nog veel research nodig, en bestaat bij nader inzien dus uit meer dan één taak. Die 5 minuten bleken uiteindelijk 35 minuten te zijn!
In plaats van dus er altijd van uit te gaan dat een taak evenveel tijd in beslag neemt, puur omdat het qua uitvoering lijkt op een andere taak, zul je voortaan de werkelijke duur in de gaten moeten houden.
Stel jezelf daarom een aantal vragen voordat je een taak inplant: is het één simpele taak of komt er toch meer bij kijken? Hoe lang denk ik nodig te hebben? Heb ik rekening gehouden met mijn mentale en fysieke energie?
Leg ook na afloop de werkelijke tijd vast in je agenda. Dit maakt het plannen van deze taak in de toekomst makkelijker.
Fabel 3. Deze aanpak werkt voor die persoon, dus ook voor mij
Je ziet dat je collega ontzettend veel werk krijgt verzet door die nieuwe werkwijze die hij zichzelf eigen heeft gemaakt — dat wil jij ook! Je volgt zijn manier en adviezen op, maar wat je ook doet, productiever word je niet. Je denkt zelfs langer bezig te zijn!
Stop daarom met het geloven dat wat voor een ander werkt, ook voor jou werkt.
Natuurlijk kun je iemands adviezen ter harte nemen, blijf wel altijd kritisch. Je collega kan nog zó weg zijn van dat nieuwste timemanagement boek, het is niet vanzelfsprekend dat dit ook aansluit bij jouw werkwijze.
Werkt daarom een bepaalde aanpak voor jou, blijf daar dan bij.
Fabel 4. Om productief te zijn moet ik nog méér doen
Nog zo’n fabel is dat productiviteit inhoudt dat je zoveel mogelijk gedaan krijgt in zo weinig mogelijk tijd. Ook hier gaat weer een dikke rode streep doorheen.
Om productief te zijn moet je namelijk niet harder werken, maar slimmer
Je kunt namelijk wel aan het eind van de dag een immense takenlijst hebben afgevinkt — zodra jij je enkel met taken hebt bezig gehouden die niet werkelijk belangrijk bleken, ben je gewoonweg niet productief geweest.
Houd je daarom enkel bezig met taken die belangrijk zijn en focus je liever op het heel goed uitvoeren van een paar taken dan het globaal uitvoeren van veel (onzinnige) taken. Dat is pas productief zijn!
Fabel 5. Een goedgevulde ‘to do’-lijst helpt mij productief zijn
Wie ken het niet: de ‘to do’-lijst. Iedere taak die bij je opkomt, schrijf je op. Van het opruimen van de garage tot het aanvragen van een nieuwe verzekering — jij weet zeker dat je nu geen enkele taak meer over het hoofd ziet!
Toch werkt zo’n volgepropt lijstje niet — het is namelijk eerder een ‘wensen’-lijst (dingen die je graag gedaan zoú willen hebben) dan daadwerkelijk een ‘to do’-lijst (dingen die je daadwerkelijk gáát doen). Je verliest hier niet alleen het overzicht door, je wordt er juist minder productief door!
Stop dus met je takenlijst vol te proppen met allerlei vage klussen en ga op een efficiënte én productieve manier met je taken om;
rooster sommigen in een takenmanager, anderen in je agenda. Hoe je dat precies doet, lees je hier.
Fabel 6. Taken meteen uitvoeren is ontzettend productief
Je denkt misschien reuze efficiënt bezig te zijn door direct te reageren op taken die zich spontaan voordoen (“zo zijn ze tenminste af”), maar niets is minder waar.
Zodra jij namelijk iedere keer direct taken oppakt die binnenstromen in je inbox, blijf je maar bezig met ad hoc klussen, in plaats van je te richten op taken die daadwerkelijk belangrijk zijn. Je inbox is dan op het eind van de dag wel leeg, maar je eigenlijke werk is niet af — heel gek…
Stop dus met reageren en het direct uitvoeren van verzoekjes van collega’s of andere ad hoc klussen en richt je op taken die de meeste impact en de meeste waarde toekennen aan jouw (werk)dag.
Om te bepalen welke taken dit dan zijn, stel je jezelf de volgende vragen:
- Wat zijn mijn belangrijkste projecten op dit moment?
- Welke taken kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?
- Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?
Waarschijnlijk niet het controleren van die factuur waar je collega naar vraagt…
Fabel 7. Het uitvoeren van die taak gaat morgen beter…
“Laten we dat volgende week doen, dan is Ellen ook weer hier.” of “Ik schrijf die brief morgen wel, ik heb voor vandaag echt geen puf meer…”
Hoe vaak schuif jij niet taken vooruit omdat je denkt dat het dan beter zal gaan en hoe vaak gáán de taken ook daadwerkelijk beter? Precies…
Stop dus met het geloven in de fabel dat de taken op een ander moment soepeler of beter zullen verlopen.
Dit uitstellen voelt op het moment zelf misschien aan als een ontzettende opluchting, je zadelt je ‘toekomstige ik’ alleen maar op met nog meer taken.
Voorkom daarom dit uitstelgedrag door vooraf concreet en realistisch te zijn over de taken die zich op jouw bordje bevinden. Breek grote projecten op in kleine delen en leg het ook daadwerkelijk vast in je agenda.
Meer over uitstelgedrag lees je hier.
Fabel 8. Ik kan goed multitasken
Of je nu denkt dat je goed kunt multitasken of er misschien toch middelmatig in bent, wij kunnen er kort over zijn: jij kunt niet multitasken. Niet een beetje niet, maar gewoonweg helemaal niet.
Wanneer jij namelijk dat rapport schrijft en ondertussen je mail checkt én dat telefoontje beantwoordt, daalt niet alleen je aandacht en focus, je productiviteit zakt met maar liefst 40%. Hierdoor maak je niet alleen meer fouten, het put je ook nog eens uit.
Multitasken kost meer tijd, je maakt meer fouten, je bent minder creatief én het kost je meer energie. Totaal inefficiënt dus.
Stop dus met zogenaamd ‘efficiënt’ te zijn. Leg je toe op de meest belangrijke taken van die dag en voer die – één voor één – uit op volgorde van prioriteit.
Dat betekent ook dat jij je tussendoor niet laat afleiden door je telefoon, inbox of andere om aandacht schreeuwende technologie — zet alle meldingen uit. En storende collega’s met ‘dringende’ zaken? Ook die mogen wachten.
Je zult verstelt staan van wat je ineens allemaal op één dag krijgt gedaan.
Fabel 9. Deze app zal al mijn productiviteitsproblemen oplossen
Veel te vaak grijp je naar de nieuwste productiviteits-app die jouw belooft je leven binnen no time weer op de rit te krijgen. Gretig probeer je ‘m daarom een tijdje uit, alleen maar om er achter te komen dat je niet alleen nog steeds niet toekomt aan al je taken, je bent ook nog
eens meer tijd kwijt door het bijhouden van die verrekte app!
Een app kan dan nog zo innoverend zijn, niets zal jouw slechte time management skills als sneeuw voor de zon doen oplossen, als jij niet zelf tijd en energie hierin steekt.
Stop daarom met het continu switchen van de ene naar de andere productiviteitstool en kijk daarom eens liever naar de manier waarop jij werkt. Als jij namelijk niet eerst het onderliggend probleem oplost, kun je nog zoveel mogelijks tools proberen, jij zal geen overzicht scheppen in de chaos.
Wat je daarom wel kunt doen, is het volgen van een time management training. Hierin leer pak de de kern van het probleem aan, namelijk het structureel verkeerd omgaan met je tijd en aandacht, waarna je vervolgens enkele handige technieken eigen maakt.
Vergeet daarom al die nieuwe apps en richt je liever op een blijvende oplossing: jouw manier van werken stroomlijnen.
Fabel 10. Iedere taak moet altijd perfect worden uitgevoerd
Tot slot komen we bij wellicht de grootste time management fabel: jij wil ieder moment van de dag, elke taak zo perfect mogelijk uitvoeren. Zeker is dat een nobel streven, maar het is ook een manier waarop perfectionisme ongemerkt jouw werkwijze kan insluipen.
En dat perfectionisme voelt misschien als een eigenschap waar je trots op kan zijn, toch is het dit zeker niet. Het toont namelijk aan dat jij moeite hebt met het neerleggen van afgeronde taken en jij het lastig vindt om prioriteiten te stellen. Daarnaast zorgt perfectionisme ervoor dat je taken en projecten alleen maar uitstelt, uit angst om te falen.
Stop dus met te denken dat het alles of niets is. Heb je niet iedere taak op je takenlijst kunnen afronden, prima. Heb je meer tijd in een project moeten steken dan wat je agenda bij voorbaat aangaf, nou en.
Aan het eind van de dag gaat het niet om hoezeer jouw agenda en takenlijst zijn bijgewerkt, het gaat erom dat jij zonder stress de kantoordeuren achter je kunt dichttrekken — tijd hebben voor de dingen die er echt toe doen.
Timemanagement is namelijk maar een tool, geen eindbestemming.
Dus
Knoop het dus goed in je oren: veel dingen waarvan jij dacht dat ze bij zouden dragen een een overzichtelijk en stress vrij (werk)leven, blijken dus averechts te werken.
Dit inzien, en het voortaan toepassen, voorkomt jouw een hoop stress en productiviteitsproblemen in de toekomst!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
