Na jouw welverdiende vakantie fris en fruitig starten aan de tweede helft van het jaar — wie wil dat niet? Het enige dat je daarvoor nodig hebt is 1 vrije dag waarin jij je werk organiseert, je inbox opschoont en de achterstanden wegwerkt. Lastig? Nee hoor — volg enkel deze 5 stappen en maak schoon schip!
Volledig georganiseerd hoeft niet veel tijd te vragen
Ah, de zomer komt eraan! Een heerlijke tijd waarin jij eindelijk toekomt aan die welverdiende vakantie en waarbij ook vaak de druk op de werkvloer iets afneemt. Doordat je telefoon minder vaak roodgloeiend staat, is het daarom het perfecte moment om je zaakjes eens goed op orde te krijgen voor de tweede helft van het jaar.
Toch is dit misschien wel het laatste waar je zin in hebt;
Jij kunt namelijk al haast de hete zonnestralen op je huid voelen branden — je agenda bijwerken en je inbox opfrissen, is dan ook het laatste waar jij aan denk voordat je de kantoordeuren voor de komende twee weken achter je dichttrekt. Jij hebt écht niet de tijd of motivatie om de boel op te frissen, zo vlak voor de vakantie.
Begrijpen we. Je wil natuurlijk geen complete dagen uittrekken om de boel te organiseren. Hoeft ook niet. Om namelijk de tweede helft van het fris te starten, heb je niet meer nodig dan 1 dag — écht.
Aan het van die dag zal niet alleen de teller van je inbox op 0 staan, je hebt je taken georganiseerd én je weet waar jouw prioriteiten zich bevinden. Daarnaast voorkom je dat vervelende uitstelgedrag, doordat je die vervelende achterstanden hebt wegwerkt.
Zo start je niet alleen lekker fris wanneer je zongebruind op kantoor verschijnt, het geeft je rust én overzicht.
Hoe ga je daarbij te werk?
1. Maak een lijstje met zaken die je wilt verbeteren
je begint door te kijken wat er allemaal te verbeteren valt, hier wil je wellicht nog wat inspiratie voor opdoen. Er zijn namelijk tal van manieren waarop dit kan, zelf onderzoeken wat het beste bij jouw persoonlijke voorkeur en werkwijze aansluit is daarom een must.
Om hiervoor inspiratie op te doen zou je natuurlijk allerlei time-managementboeken kunnen lezen — of je bent slim en leest hier alle tips die wij speciaal voor jou verzameld hebben.
2. Richt een tool in als ‘verkeerstoren’
Vervolgens richt je één specifieke plek in waar al jouw afspraken, taken en projecten samenkomen voor optimaal overzicht — we noemen die jouw verkeerstoren. Deze verkeerstoren bestaat uit één agenda, één takenlijst en één mailbox.
- Je agenda gebruik je voor alles dat tijdsgebonden is. Denk aan afspraken, reistijd of het uitvoeren van grote taken waar je meerdere uren voor moet uittrekken. Dit kan zowel een papieren variant zijn, maar digitaal heeft de voorkeur — Google Calendar is een goede, maar Outlook werkt ook briljant.
- Je takenmanager is een ‘to do’-lijst, maar dan een die wél werkt. Hierin houd je al je taken en lopende projecten bij of plaats je zaken die je nog met iemand moet bespreken. Ook hierbij geldt weer dat digitaal efficiënter werkt — Todoist is onze favoriet, maar Outlook kan het net zo goed.
- Je mailbox spreekt voor zich, hier ontvang je al je mail. Toch zul je ook deze juist moeten inrichten om zo meer uit je het programma te halen — hier hebben we een aantal slimme e-mail tips voor je op een rij gezet die kunt gebruiken om je inbox op te frissen, ongeacht het programma dat je gebruikt. Wanneer je Outlook gebruikt, heb je veel aan deze instructievideo’s. Bekijk ze eens.
3. Plaats alle klussen in die ‘verkeerstoren’
Nu jij één vaste plek hebt ingericht van waaruit jij werkt, wordt het tijd om dit systeem in te richten. Om dit te kunnen doen zul je eerst moeten weten wat er allemaal speelt.
Om hier overzicht in te krijgen, doe je een gedachtendump — schrijf iedere klus, taak, project of afspraak op die de komende maanden op je radar staan. Al deze taken plaats je vervolgens in jouw verkeerstoren — afspraken kwamen natuurlijk in je agenda. Taken en projecten plaats je in je takenmanager.
4. Plan terugkerende taken in
Ook terugkerende afspraken en taken verdienen een plekje in deze verkeerstoren — als je ze namelijk niet plant, vergeet je dat ze bestaan en denk je onterecht dat je tijd over hebt.
Plan daarom die wekelijkse zaken (zoals bijvoorbeeld vergaderingen of het bijhouden van het debiteurenbeheer), maar ook maandelijkse taken in (zoals het indienen van facturaties of verslagen). Iedere afspraak of taak die periodiek voorbij komt, plan je dus in je agenda of takenlijst voor optimaal overzicht.
“Als je niet weet wat je hebt gepland, weet je ook niet wat je over hebt voor andere zaken” – Paul, trainer Summer School Bootcamp
5. Verwerk je mailbox met OHIO
Iedere keer zodra jij je inbox opent, zie je berichten staan die je misschien al meerdere keren hebt gelezen. Toch verwijder je ze niet omdat je denkt dat je de informatie op een later tijdstip nog nodig hebt — dit levert enkel onrust op.
Onthoud dat een mailbox niets meer is dan een tool waar informatie op binnenkomt — behandel deze dan ook niet als een plek waar je taken en afspraken verzameld. Neem daarom dus ook je mailbox onderhanden om zo korte metten te maken met die eindeloze mail-achterstand en al die verstopte taken en afspraken een plek te geven.
“In een verzameling heb je geen overzicht, in een lijst wel.” – Kris, trainer Summer School Bootcamp
Om de teller van je inbox op 0 te krijgen, zul je bij iedere mail een keuze moeten maken:
- Weggooien: geen actie nodig en kan worden verwijderd.
- Archiveren: geen actie nodig, maar misschien later nog eens nodig.
- Doen: bevat een taak die je binnen 5 minuten kunt uitvoeren.
- Plannen: bevat een taak waarbij het uitvoeren langer duurt dan 5 minuten. Plaats deze taak in je (agenda of takenlijst) en archiveer de mail.
Je verwerkt dus iedere mail maar éénmalig: Only Handle It Once, noemen we dat. Het resultaat: een frisse en vooral lege inbox.
Dus, een frisse start in minder dan 1 dag?
In minder dan één dag loop je door deze 5 stappen heen en zoals je ziet is jezelf organiseren helemaal niet zo moeilijk — je moet jezelf er enkel tijd voor gunnen.
Wanneer je dat lukt, kun je na jouw vakantie fris en fruitig aan het tweede gedeelte van het jaar beginnen (en zo nog even dat vakantiegevoel vasthouden!) Waar wacht je dus nog op? Block een dag in je agenda, krijg overzicht, breng je mailbox op orde en geniet van een georganiseerd systeem.
Zelf organiseren lastig? Laten we ‘t samen doen!
Vind je het nou handig om hier hier hulp bij te krijgen, kom dan naar de Summer School Bootcamp. In deze 1 daagse cursus gaat een deskundige trainer jou helpen met de bovenstaande stappen.
In een kleine groep gaan jij en maximaal 5 andere deelnemers aan de slag met het volledig organiseren van jullie workflow, waardoor je aan het eind van de dag met een lege inbox én een goed georganiseerd systeem naar huis gaan. Zo begin jij volledig uitgerust en met een helder hoofd aan de tweede helft van het jaar!
Zien we je daar?
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
