De regie nemen in een gesprek met je medewerkers, zo doe je dat!

Evaluatiegesprek

Het gesprek aangaan met je medewerkers is natuurlijk iets waar je als leidinggevende niet onderuit kunt. De ene keer zal de toon complimenteus zijn, de andere keer heb je eerder een kritische noot. Hoe zorg je ervoor dat het gesprek in beide gevallen effectief verloopt, dat jullie ergens toe komen en dat jij je punt kunt maken? Simpel. Het begint bij de regie nemen in het gesprek. Zo dus!

Je herkent het misschien wel: je hebt helemaal helder wat je wilt bespreken, maar tijdens het gesprek gaat je medewerker van hot naar her. Zodra je probeert je punt te maken, schiet je medewerker door in zijn eigen verhaal. Of je vraagt naar een situatie die net een gevoelige snaar blijkt te raken, waardoor je medewerker volledig in de klaagmodus schiet (of misschien zelfs in de slachtofferrol schiet). Het gesprek komt voor geen meter verder en het punt dat je wilde maken lijkt mijlenver weg.

Niet om de hete brij heen draaien, maar de regie nemen!

Met de juiste tactieken kun je ook een om-de-hete-brij-heen-draai-gesprek nog de juiste kant op krijgen. De truc is zelf de regie nemen in het gesprek. Niet door je medewerker op brute wijze de mond te snoeren en je eigen punt door te drammen. Wel door een paar handige manieren te gebruiken die jou helpen bij de regie in handen hebben én houden.

Oké, komen ze.

Regie nemen 5

Niet het woord overnemen maar luisteren

Het woord overnemen is dus niet de handigste manier om het gesprek een andere kant op te krijgen. Volgens Maryann Karinch en James O. Pyle (auteurs van het boek ‘Control the Conversation’) gaat het bij leidinggevenden vaak mis als zij te duidelijk het gesprek naar hun hand willen zetten. Ze praten bijvoorbeeld over hun medewerker heen of gebruiken hun macht om de aandacht te pakken.

Dat lijkt misschien een goede manier om de regie te nemen, maar in de praktijk werkt het zo niet. Je team zal je er waarschijnlijk niet aardiger op vinden en bovendien voelt je gesprekspartner zich daardoor niet gehoord. Het is alsof jij met je vuist op tafel slaat omdat jouw wil wet is.

Tuurlijk, als leidinggevende heb jij een grote vinger in de pap in wat er gebeurt, maar uiteindelijk geldt toch dat “team work makes the dream work”. Oftewel – in niet-zweverige gewone-mensen-taal: het is belangrijk dat jij en je medewerkers op één lijn staan zodat jullie samen resultaten kunnen behalen.

In plaats van met de vuist op tafel te slaan kun je beter luisteren. Actief luisteren om het specifieker te maken. Toon aandacht voor wat je medewerkers te zeggen hebben en probeer hun verbale en non-verbale signalen zo goed mogelijk op te pikken. Dat helpt je om de regie te nemen in een gesprek, maar dan zonder compleet over je collega’s heen te walsen. Hoe beter je luistert, hoe beter je hun standpunten kunt meenemen in wat jij zegt en hoe groter de kans dat je collega’s openstaan voor jouw punt.

Zorg voor een helder doel

Hoe helderder jij voor ogen hebt wat je uit het gesprek wilt halen, hoe beter dat er ook uit naar voren zal komen in het gesprek. Zorg er dus voor dat je van tevoren duidelijk hebt wat je in ieder geval uit het gesprek wilt halen. Het kan altijd zijn dat er wat zijsporen de revue passeren, maar houd dan nog op z’n minst dit ene doel voor ogen.

Eventueel kan affirmeren je hierbij helpen. Nee, wacht even voordat je afhaakt: dat heeft niets te maken met in kleermakerszit hmhm’end op een yogamat liggen. Het betekent in deze context simpelweg dat je jouw belangrijkste kernwaarden of doel een aantal keer voor jezelf hardop uitspreekt, zodat het beter beklijft. Dat vergroot de kans dat je dat doel tijdens het gesprek helder voor ogen houdt – ook als je medewerker dreigt uit te weiden over heel andere onderwerpen die er niet toedoen.

Dreigt je medewerker te veel een zijspoor op te gaan of hangt de klaagmodus in de lucht? Dan kun je jouw gespreksdoel ook expliciet benoemen. Dat kan al met een simpele vraag als

“Zullen we daar een keer een apart gesprek aan wijden? Ik wilde het nu met je hebben over…”

of

“Ik begrijp dat dat lastig is, maar laten we nu kijken naar een oplossing. Wat vind je van…?”.

Regie nemen 5

Stel een tactische vraag

Nog een tip voor de regie in eigen hand hebben tijdens een gesprek: vragen stellen. Uit onderzoek van een aantal Harvard-wetenschappers blijkt dat er een relatie is tussen het aantal vragen dat iemand stelt en de mate waarin mensen je een fijne gesprekspartner vinden. Mensen die meer vragen stellen, worden over het algemeen leuker gevonden door hun gesprekspartners.

Niet elke willekeurige vraag zal effectief zijn. Stel liever een kritische vraag waarmee je de ander aan het denken zet over zijn bijdrage aan het gesprek tot nu toe.

‘Zal ik vertellen hoe ik daarin sta?’

of

‘Heb je al eens nagedacht over een oplossing daarvoor?’

Een te cynische vraag is niet handig, dus voorkom dat je vraag een duidelijk oordeel bevat.

Wat in een groepssetting kan helpen als één persoon continu aan het woord is, is ‘cognitive incision’. Dit houdt zoveel in als nauwkeurig naar de argumenten van de ander luisteren en vervolgens precies op het juiste moment een scherpe vraag stellen. Met die vraag stuur je het gesprek een andere kant op.

‘Zullen we nu kijken wat de anderen ervan vinden?’

Incisie betekent ergens in snijden; op een effectieve manier ertussendoor komen. Dat is precies hoe zo’n vraag kan werken.

Een enkele gesprekspartner zal de vraag negeren, maar de meesten zullen erop reageren of inderdaad een ander het woord laten.

Geef ook zelf ruimte voor feedback

En dan nog een laatste tip, die je in het algemeen kan helpen om constructieve gesprekken te voeren: geef ook als leidinggevende ruimte voor feedback. Als leidinggevende ben je waarschijnlijk meestal zelf degene die feedback geeft. Maar het kan zeker geen kwaad om de rollen eens om te draaien.

Nu ligt de drempel voor de meeste mensen waarschijnlijk hoog om hun leidinggevende te wijzen op wat minder goed gaat. Dat terwijl een kritische noot van je teamleden je soms wel verder kan helpen. Maak het daarom gemakkelijker voor je teamleden om je feedback te geven en bied hen daar een veilige omgeving voor waarin je feedback waardeert in plaats van het af te kappen. Een aantal tips kunnen je helpen om als leidinggevende meer feedback te krijgen.

Als je je medewerkers de ruimte geeft om jou ook feedback te geven, dan zullen ze er ook meer voor openstaan als jij iets te zeggen hebt. Win-win! Ook met deze 4 feedbackmethoden, die in vrijwel elke bewezen effectieve feedback-cursus zullen terugkomen, creëer je trouwens een fijnere feedbackcultuur op de werkvloer.

Regie nemen 5

Smaakt dat naar meer? Volg een feedback-cursus!

In je rol als leidinggevende zal dit vast niet het laatste feedbackgesprek zijn dat je voert. Zinvol dus om te onderzoeken hoe je dat soort gesprekken in het algemeen effectief kunt aanpakken. Precies dat leer je bij een feedback-cursus, waarin we ingaan op tactieken, feedbackmodellen en tips die in welke feedbacksituatie dan ook effect hebben. 

Volg de cursus op locatie of online en ontdek hoe ook jij je feedbackvaardigheid als leidinggevende (verder) kunt verbeteren.

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Wie zijn wij?

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog

Gratis slimme tips?

Laat je max. 2x per maand inspireren met slimme tips voor time-management. Geen spam, beloofd!

4 tips voor regie nemen in een lastige gesprekken

Regie nemen 3

Met lood in je schoenen ga je het gesprek aan. Je wilt na lang twijfelen eindelijk je grens aangeven bij je collega die wel vaker haar werk bij jou over de schutting gooit. Maar als je je collega erop aanspreekt, kom je van een koude kermis thuis. Je collega blijft zo in haar eigen verhaal hangen dat je er onmogelijk een speld tussen krijgt. Of ze ontkent in alle toonaarden wat jij zegt. Frustrerend. Maar gelukkig kom je een heel eind door zelf de regie te nemen in het gesprek.

Je grenzen aangeven is al een uitdaging op zich. Je hebt er misschien lang over getwijfeld of je het wel durft te doen, maar bent er inmiddels over uit dat de voordelen opwegen tegen je zenuwen. Vastbesloten ga je het gesprek in, goed voorbereid en wel. Je hebt wellicht zelfs al een feedbackmethode (zoals de methode van de 4 G’s) uitgedacht die jou gaat helpen om je feedback op een goede manier te brengen. 

Maar puntje bij paaltje, als je eenmaal in het gesprek zit, loopt het op niets uit. Je begint, zoals het feedbackmodel je aanbeveelde, met een concreet voorbeeld van het over-de-schutting-gooi-gedrag van je collega. Maar je collega is van mening dat dat ene voorbeeld onterecht is. Ze moest op dat moment écht halsoverkop weg om haar kind van de crèche te halen. Toen kon ze niet anders dan het project snel aan jou overdragen. 

Hoe hard jij ook probeert verder te gaan in het gesprek, het blijft hangen op dit ene (in haar ogen onterechte) voorbeeld.

Wat nu? 

Eén ding gaat je helpen: de regie nemen in het gesprek. Met de volgende 4 tips kun jij opnieuw de regie in handen hebben.

Regie nemen 3

Tip 1: de regie nemen met één enkele zin

Even één ding vooraf: probeer hoe dan ook de slachtofferrol te vermijden. Je hoeft je collega niet door te laten ratelen en zelf ook in dat voorbeeld te blijven hangen – alleen maar uit beleefdheid. Besef dat jij altijd de regie kunt nemen over het gesprek door het wat bij te sturen. Dat kan al met één of een paar zinnen en kan prima op een nette, respectvolle manier. 

Probeer daarvoor bijvoorbeeld een van deze zinnen:

  • “Zullen we dit voorbeeld even laten rusten en ons focussen op wat ik eigenlijk wilde zeggen?”
  • “Dat begrijp ik, maar ik wilde het nu graag hebben over…”
  • “Waar ik eigenlijk naartoe wil met dit gesprek…”

Zo hoef je niet over haar heen te walsen om alsnog op een nette manier jouw belangrijke onderwerp te kunnen aankaarten.

Tip 2: let op je non-verbale communicatie

Je leert het bij elke cursus assertiviteit: communicatie zit ‘m niet alleen in de woorden. Sterker nog, het grootste deel van je communicatie gaat over je non-verbale signalen. Ook die kunnen je helpen bij het nemen van de regie. Let daarom op de volgende punten als je je collega aanspreekt op haar gedrag:

  • Zorg voor een zelfverzekerde houding. Houd je handen uit je zakken, ga niet zuchten en ga ook niet achterover gezakt zitten of je handen voor je hoofd slaan. Nee, blijf in gesprek. Zit of sta rechtop, houd je rug en schouders recht en zorg voor een open houding door bijvoorbeeld je handen op tafel te houden. 
  • Spreek niet te snel. Snel praten wekt de indruk dat je gestrest of onzeker bent. Let er dus op dat je wat langzamer praat. Zo wek je de indruk dat je zekerder bent van je zaak. Verlaag je spreektempo als je de neiging hebt te snel te praten. Wat nog meer kan helpen? Laat soms een korte stilte vallen voordat je verder praat. Ook daarmee laat je zien dat jij de regie over het gesprek hebt.
  • Maak oogcontact. Dat is belangrijker dan je denkt tijdens het gesprek. Zowel als je zelf iets zegt als wanneer de ander aan het woord is. Zo laat Michael Ellsberg, specialist in de kracht van oogcontact, zien dat mensen die op een prettige manier aangekeken worden, zich meer begrepen en ook eerder veilig voelen. Dat kan in je voordeel werken als je de regie over het gesprek wilt overnemen. 
  • Let op je gezichtsuitdrukking. Alleen al iets heel subtiels als je op je lip bijten of steeds wegkijken kan er al voor zorgen dat jouw boodschap onzekerder overkomt dan je zou willen. Wat je met je gezicht uitdrukt, is volgens een FBI-gedragsanalyticus namelijk heel veelzeggend voor de indruk die je maakt. Een gezicht spreekt écht boekdelen. Gebruik dit in je voordeel. Zo kan een glimlach goed werken, net als de ander in de ogen aankijken.

Regie nemen 3

Tip 3: vergeet niet te luisteren

Hoewel je wat je collega zegt misschien maar blabla vindt en je aandacht allang verloren bent in zo’n situatie, is het zinvol om je oren open te blijven houden. Juist door te luisteren naar wat de ander te zeggen heeft, kun je het gesprek beter bijsturen. Je kunt dan namelijk inspelen op de inbreng van je gesprekspartner en daar op voortborduren in wat jij te zeggen hebt. Werkt veel beter dan dat je op je eigen pad verdergaat.

Vanuit oprechte interesse luisteren en doorvragen, wordt ook wel actief luisteren genoemd. Het kan heel helpend zijn om de onderste steen boven te krijgen en precies te begrijpen waarom je collega zo over dit punt blijft doorgaan. 

Nu zit er wel een keerzijde aan die luistertactiek: je wilt je collega ook weer niet zó lang aan het woord laten dat je er zelf onmogelijk tussendoor komt. Want weet je nog: dat jij je punt maakt en je grens aangeeft, is in dit gesprek het belangrijkste. De truc is dan ook om precies genoeg informatie te verzamelen om mee verder te kunnen. Zodra je helder hebt waarom je collega dit voorbeeld ongelukkig gekozen vond, kun je daar kort iets over zeggen en vervolgens het gesprek voortzetten om jouw punt te maken. 

Blijf in elk geval dicht bij jezelf en bij de feiten als je een punt maakt. Benoem liever welke consequenties het gedrag van je collega voor jou heeft of welk gevoel het bij jou oproept dan dat je het verwijt maakt dat je collega “altijd alles bij jou over de schutting gooit”. Bij het tweede jaag je al snel je collega tegen je in het harnas.

Tip 4: stuur op tijd bij

Hoe goed voorbereid je ook bent, tijdens het gesprek kan het altijd alsnog de verkeerde kant op gaan. Je collega is bijvoorbeeld zo druk met klagen dat er geen speld tussen te krijgen is. Of ze herkent zich, zoals in het voorbeeld, totaal niet in de anekdote die jij hebt geschetst, waardoor het gesprek dáárover gaat in plaats van over de feedback die jij eigenlijk wilt geven. Of jullie blijven zo lang hangen in het eerste bespreekpunt dat je de tijd ziet wegtikken en bang bent dat jouw belangrijkste onderwerp nooit meer ter sprake komt.

In al die situaties geldt: zorg voor bijsturing. Gebruik opnieuw een brugzin als “Laten we weer focussen op…” en houd tijdens het gesprek in de gaten of het nog de goede kant op gaat. Is dat niet het geval? Trek dan aan de bel en zorg tijdig voor een goede richting. 

Reflectief luisteren is een handige tactiek die je daarbij kan helpen. Het betekent dat je niet alleen maar luistert en braaf ‘ja’ knikt, maar dat je ook samenvat wat de ander zegt en zo het gesprek een stap verder brengt. Juist door terug te geven wat je tot nu toe uit het gesprek hebt gehaald, kun je ervoor waken dat het gesprek blijft hangen. 

Een voorbeeld van een goede reflectie en voortzetting van het gesprek:

“Oké, het is me duidelijk dat dit voorbeeld een uitzondering is. Maar het punt dat ik eigenlijk wil maken, is dat je regelmatig last-minute met een opdracht bij me aankomt. Er zijn een aantal situaties geweest de laatste tijd waarin je met een spoedopdracht kwam terwijl ik net op het punt stond mijn werkdag af te ronden. Ik werk alleen tot 5 uur en moet daarna mijn kind van de crèche halen. Kun je daarom voortaan opdrachten verder van tevoren bij me aanleveren?”

Regie nemen 3

Dus: neem de regie in het gesprek

Kortom: neem de regie in eigen hand. Verval niet in de slachtofferrol als je collega maar blijft praten, maar stuur op tijd bij. Doe dat door handige brugzinnen te gebruiken, door met je non-verbale communicatie zelfverzekerdheid uit te stralen, door goed te luisteren naar de ander én door er op tijd een stokje voor te steken als het gesprek niet de richting op gaat waar jij het gesprek voor begon. 

Verlies daarbij jouw grenzen niet uit het oog en wees assertief. Wat jij te zeggen hebt, doet er net zo goed toe als wat de ander aandraagt. 

Word nog beter in grenzen aangeven, volg een cursus assertiviteit!

Wil je voortaan altijd krachtig uit de hoek komen als je je grenzen aangeeft, een feedbackgesprek voert of gewoon zegt wat voor jou belangrijk is? Dan is een cursus assertiviteit vast een slimme zet. Leer hoe je duidelijk kunt aangeven wat je (niet) wilt, hoe je zelfverzekerd overkomt en hoe je op een constructieve manier omgaat met gesprekken die niet verlopen zoals je zou willen. 

Dat kan allemaal in één dag bij onze 1-daagse cursus assertiviteit, die door cursisten wordt beoordeeld met een 9,2. Meld je aan en doe er je voordeel mee. De cursus is ook online te volgen trouwens. 

Gratis slimme tips?

Laat je max. 2x per maand inspireren met slimme tips voor time-management. Geen spam, beloofd!

Artikelen boordevol tips

Wij delen continue onze ervaringen en tips om je te inspireren.
Negatieve gedachten ombuigen 3
Timemanagement.nl

Negatieve gedachten ombuigen: hoe constructieve herstructurering positief laat...

Je wilt jezelf niet omschrijven als een ‘zwartgallige pessimist’, maar laten we eerlijk zijn: jouw glas is verre van halfvol. Althans, zo zie jij het. Niet door een roze bril, maar door één met gebarsten glazen. Hoe kom je van deze negatieve mindset afkomt? Hoe je deze negatieve gedachten kunt ombuigen naar positieve? 1 truc uit de psychologie. Niet heel […]

Lees verder
DISC-profiel
Assertief

Omgaan met collega’s volgens het DISC-model: tips per...

Wat doe je met het feit dat een collega overduidelijk anders is dan jij? Jullie reageren op verschillende manieren op tegenslagen en successen, gaan op een heel andere wijze om met projecten, om nog maar te zwijgen over de manier waarop jullie communiceren: jij vermijd conflicten liever, hij benoemt wat hij ziet op een niet altijd zo tactvolle wijze. Jij […]

Lees verder
Niet uit je woorden komen 1
Gesprekstechnieken

Niet uit je woorden komen? Communicatie expert deelt...

Sta je dan, met je mond vol tanden. Er lijken zich geen woorden te vormen, je voelt dat je rood aanloopt en – nog erger – de hele groep ziet het. Hoe ga je hiermee om, met niet uit je woorden komen? Eén van onze communicatie experts – Ciska Rippen – kent het vervelende probleem als geen ander en deelt […]

Lees verder

Meer tips op Instagram

Blijf ook op de hoogte via ons Instagramkanaal.
Beste opleider

Beste opleider

4 jaar op rij verkozen tot “Beste opleider van Nederland”.

Landelijke dekking

Landelijke dekking

Trainingen op diverse locaties in Nederland en België.

100% Tevredenheid

100% Tevredenheid

Garantie: als je het beloofde resultaat niet behaalt, is dit ons risico.

Score: 9,3

Score: 9,3

In het afgelopen jaar en meer dan 5.000 beoordelingen

+20 jaar ervaring

+20 jaar ervaring

Met onze ruim 20 jaar ervaring zijn wij dé specialisten