Met lood in je schoenen ga je het gesprek aan. Je wilt na lang twijfelen eindelijk je grens aangeven bij je collega die wel vaker haar werk bij jou over de schutting gooit. Maar als je je collega erop aanspreekt, kom je van een koude kermis thuis. Je collega blijft zo in haar eigen verhaal hangen dat je er onmogelijk een speld tussen krijgt. Of ze ontkent in alle toonaarden wat jij zegt. Frustrerend. Maar gelukkig kom je een heel eind door zelf de regie te nemen in het gesprek.

Je grenzen aangeven is al een uitdaging op zich. Je hebt er misschien lang over getwijfeld of je het wel durft te doen, maar bent er inmiddels over uit dat de voordelen opwegen tegen je zenuwen. Vastbesloten ga je het gesprek in, goed voorbereid en wel. Je hebt wellicht zelfs al een feedbackmethode (zoals de methode van de 4 G’s) uitgedacht die jou gaat helpen om je feedback op een goede manier te brengen.

Maar puntje bij paaltje, als je eenmaal in het gesprek zit, loopt het op niets uit. Je begint, zoals het feedbackmodel je aanbeveelde, met een concreet voorbeeld van het over-de-schutting-gooi-gedrag van je collega. Maar je collega is van mening dat dat ene voorbeeld onterecht is. Ze moest op dat moment écht halsoverkop weg om haar kind van de crèche te halen. Toen kon ze niet anders dan het project snel aan jou overdragen.

Hoe hard jij ook probeert verder te gaan in het gesprek, het blijft hangen op dit ene (in haar ogen onterechte) voorbeeld.

Wat nu?

Eén ding gaat je helpen: de regie nemen in het gesprek. Met de volgende 4 tips kun jij opnieuw de regie in handen hebben.

Regie nemen 3

Tip 1: de regie nemen met één enkele zin

Even één ding vooraf: probeer hoe dan ook de slachtofferrol te vermijden. Je hoeft je collega niet door te laten ratelen en zelf ook in dat voorbeeld te blijven hangen – alleen maar uit beleefdheid. Besef dat jij altijd de regie kunt nemen over het gesprek door het wat bij te sturen. Dat kan al met één of een paar zinnen en kan prima op een nette, respectvolle manier.

Probeer daarvoor bijvoorbeeld een van deze zinnen:

  • “Zullen we dit voorbeeld even laten rusten en ons focussen op wat ik eigenlijk wilde zeggen?”
  • “Dat begrijp ik, maar ik wilde het nu graag hebben over…”
  • “Waar ik eigenlijk naartoe wil met dit gesprek…”

Zo hoef je niet over haar heen te walsen om alsnog op een nette manier jouw belangrijke onderwerp te kunnen aankaarten.

Tip 2: let op je non-verbale communicatie

Je leert het bij elke cursus assertiviteit: communicatie zit ‘m niet alleen in de woorden. Sterker nog, het grootste deel van je communicatie gaat over je non-verbale signalen. Ook die kunnen je helpen bij het nemen van de regie. Let daarom op de volgende punten als je je collega aanspreekt op haar gedrag:

  • Zorg voor een zelfverzekerde houding. Houd je handen uit je zakken, ga niet zuchten en ga ook niet achterover gezakt zitten of je handen voor je hoofd slaan. Nee, blijf in gesprek. Zit of sta rechtop, houd je rug en schouders recht en zorg voor een open houding door bijvoorbeeld je handen op tafel te houden.
  • Spreek niet te snel. Snel praten wekt de indruk dat je gestrest of onzeker bent. Let er dus op dat je wat langzamer praat. Zo wek je de indruk dat je zekerder bent van je zaak. Verlaag je spreektempo als je de neiging hebt te snel te praten. Wat nog meer kan helpen? Laat soms een korte stilte vallen voordat je verder praat. Ook daarmee laat je zien dat jij de regie over het gesprek hebt.
  • Maak oogcontact. Dat is belangrijker dan je denkt tijdens het gesprek. Zowel als je zelf iets zegt als wanneer de ander aan het woord is. Zo laat Michael Ellsberg, specialist in de kracht van oogcontact, zien dat mensen die op een prettige manier aangekeken worden, zich meer begrepen en ook eerder veilig voelen. Dat kan in je voordeel werken als je de regie over het gesprek wilt overnemen.
  • Let op je gezichtsuitdrukking. Alleen al iets heel subtiels als je op je lip bijten of steeds wegkijken kan er al voor zorgen dat jouw boodschap onzekerder overkomt dan je zou willen. Wat je met je gezicht uitdrukt, is volgens een FBI-gedragsanalyticus namelijk heel veelzeggend voor de indruk die je maakt. Een gezicht spreekt écht boekdelen. Gebruik dit in je voordeel. Zo kan een glimlach goed werken, net als de ander in de ogen aankijken.

Regie nemen 3

Tip 3: vergeet niet te luisteren

Hoewel je wat je collega zegt misschien maar blabla vindt en je aandacht allang verloren bent in zo’n situatie, is het zinvol om je oren open te blijven houden. Juist door te luisteren naar wat de ander te zeggen heeft, kun je het gesprek beter bijsturen. Je kunt dan namelijk inspelen op de inbreng van je gesprekspartner en daar op voortborduren in wat jij te zeggen hebt. Werkt veel beter dan dat je op je eigen pad verdergaat.

Vanuit oprechte interesse luisteren en doorvragen, wordt ook wel actief luisteren genoemd. Het kan heel helpend zijn om de onderste steen boven te krijgen en precies te begrijpen waarom je collega zo over dit punt blijft doorgaan.

Nu zit er wel een keerzijde aan die luistertactiek: je wilt je collega ook weer niet zó lang aan het woord laten dat je er zelf onmogelijk tussendoor komt. Want weet je nog: dat jij je punt maakt en je grens aangeeft, is in dit gesprek het belangrijkste. De truc is dan ook om precies genoeg informatie te verzamelen om mee verder te kunnen. Zodra je helder hebt waarom je collega dit voorbeeld ongelukkig gekozen vond, kun je daar kort iets over zeggen en vervolgens het gesprek voortzetten om jouw punt te maken.

Blijf in elk geval dicht bij jezelf en bij de feiten als je een punt maakt. Benoem liever welke consequenties het gedrag van je collega voor jou heeft of welk gevoel het bij jou oproept dan dat je het verwijt maakt dat je collega “altijd alles bij jou over de schutting gooit”. Bij het tweede jaag je al snel je collega tegen je in het harnas.

Tip 4: stuur op tijd bij

Hoe goed voorbereid je ook bent, tijdens het gesprek kan het altijd alsnog de verkeerde kant op gaan. Je collega is bijvoorbeeld zo druk met klagen dat er geen speld tussen te krijgen is. Of ze herkent zich, zoals in het voorbeeld, totaal niet in de anekdote die jij hebt geschetst, waardoor het gesprek dáárover gaat in plaats van over de feedback die jij eigenlijk wilt geven. Of jullie blijven zo lang hangen in het eerste bespreekpunt dat je de tijd ziet wegtikken en bang bent dat jouw belangrijkste onderwerp nooit meer ter sprake komt.

In al die situaties geldt: zorg voor bijsturing. Gebruik opnieuw een brugzin als “Laten we weer focussen op…” en houd tijdens het gesprek in de gaten of het nog de goede kant op gaat. Is dat niet het geval? Trek dan aan de bel en zorg tijdig voor een goede richting.

Reflectief luisteren is een handige tactiek die je daarbij kan helpen. Het betekent dat je niet alleen maar luistert en braaf ‘ja’ knikt, maar dat je ook samenvat wat de ander zegt en zo het gesprek een stap verder brengt. Juist door terug te geven wat je tot nu toe uit het gesprek hebt gehaald, kun je ervoor waken dat het gesprek blijft hangen.

Een voorbeeld van een goede reflectie en voortzetting van het gesprek:

“Oké, het is me duidelijk dat dit voorbeeld een uitzondering is. Maar het punt dat ik eigenlijk wil maken, is dat je regelmatig last-minute met een opdracht bij me aankomt. Er zijn een aantal situaties geweest de laatste tijd waarin je met een spoedopdracht kwam terwijl ik net op het punt stond mijn werkdag af te ronden. Ik werk alleen tot 5 uur en moet daarna mijn kind van de crèche halen. Kun je daarom voortaan opdrachten verder van tevoren bij me aanleveren?”

Regie nemen 3

Dus: neem de regie in het gesprek

Kortom: neem de regie in eigen hand. Verval niet in de slachtofferrol als je collega maar blijft praten, maar stuur op tijd bij. Doe dat door handige brugzinnen te gebruiken, door met je non-verbale communicatie zelfverzekerdheid uit te stralen, door goed te luisteren naar de ander én door er op tijd een stokje voor te steken als het gesprek niet de richting op gaat waar jij het gesprek voor begon.

Verlies daarbij jouw grenzen niet uit het oog en wees assertief. Wat jij te zeggen hebt, doet er net zo goed toe als wat de ander aandraagt.

Word nog beter in grenzen aangeven, volg een cursus assertiviteit!

Wil je voortaan altijd krachtig uit de hoek komen als je je grenzen aangeeft, een feedbackgesprek voert of gewoon zegt wat voor jou belangrijk is? Dan is een cursus assertiviteit vast een slimme zet. Leer hoe je duidelijk kunt aangeven wat je (niet) wilt, hoe je zelfverzekerd overkomt en hoe je op een constructieve manier omgaat met gesprekken die niet verlopen zoals je zou willen.

Dat kan allemaal in één dag bij onze 1-daagse cursus assertiviteit, die door cursisten wordt beoordeeld met een 9,2. Meld je aan en doe er je voordeel mee. De cursus is ook online te volgen trouwens.