Prioriteiten stellen in je leven met de Eisenhower Matrix

Een collega die met een ‘spoedje’ naast je bureau staat, een vriendengroep die elke week wil afspreken ; in het leven moet je vaak keuzes maken. En we maken niet altijd de keuzes die onszelf dienen. Je helpt je collega uit de brand omdat je het zo vervelend voor hem of haar vindt, maar daardoor kom je in de knel met je eigen werk. Of je spreekt elke week met je vriendengroep af, terwijl je eigenlijk wil werken aan je boek. Het begint te wringen. De keuzes die je maakt, zorgen er nu niet voor dat je werkt aan jouw doelen. Hoe stel je de juiste prioriteiten? 

Wat komt aan bod:

1. Wat is belangrijk en wat niet?
2. Bepaal jouw rollen: jouw O.M.A.
3. Keien, kiezels of zand: de impactmakers en afleiders
4. De prioriteiten matrix: dringend of belangrijk
5. De vier kwadranten van de matrix
6. Hoe de Eisenhower Matrix je helpt in je leven
7. Het voorkomen van een kwadrantenoorlog
8. Conclusie: maak keuzes die jouw doelen dienen
9. Veelgestelde vragen over prioriteiten stellen

Wat is belangrijk en wat niet?

Je hebt een hoop to do’s op je bordje, zowel op werkvlak als privé. Rapporten maken, klanten te woord staan, huishouden doen, sporten, je oma van 100 helpen met de boodschappen. Kortom: je dagen zijn zo gevuld, dat je het eigenlijk te druk hebt. Je komt tijd tekort en daardoor schiet je regelmatig in de stress. Het is belangrijk dat je prioriteiten gaat stellen in je leven en kijkt wat belangrijk en wat minder belangrijk is. Een handige tool die je hierbij helpt, is de Eisenhower Matrix. Het helpt je om te bepalen wat je moet doen en hoe je omgaat met de verwachtingen van de mensen om je heen. 

Prioriteiten stellen betekenis volgens Van Dale: 

“Voorrang; voor mogen gaan.”
“De volgorde van belang aanpassen aan de hand van wat er moet gebeuren.”

Hoe weet je wat belangrijk is? Bepaal jouw rollen: jouw O.M.A.

Voordat je de juiste prioriteiten kunt stellen op werk, prioriteiten stellen in je relatie of in je leven, is het belangrijk om te kijken naar de rollen die je vervult binnen je werk en leven. Voor mij is dit O.M.A.: Ondernemer, Manager en Artiest. Binnen deze drie verschillende rollen heb ik mijn taken geïnventariseerd: welke taken vallen onder welke rol? En hoeveel tijd zit daarin? Toen ik het op papier zette, schrok ik. Mijn wens was om meer tijd aan de creatieve kant van mijn werk te besteden, maar in de realiteit deed ik heel veel operationele dingen. 

Het is belangrijk om bewust te kijken naar wat je doet en of dat wel past bij waar je hart sneller van gaat kloppen.

Natuurlijk hebben we allemaal weleens dingen die we moeten doen, waar we op dat moment geen zin in hebben. Langs de kant staan bij een voetbalwedstrijd terwijl het giet van de regen. Maar de blik op het gezicht van je zoontje is goud waard als hij ziet dat je kijkt terwijl hij heeft gescoord. Weet je niet wat je hoofdrollen zijn? Dan is het lastig om prioriteiten te stellen. Ga daarom bewust na wat je functie is door de volgende vragen te beantwoorden:

1. Wat zijn de kerncomponenten van je functie? (minimaal 2, maximaal 4)
2. Wat is jouw ideale verdeling van je aandacht en tijd naar deze kerncomponenten? 
3. Wat is de realistische verdeling?
4. Wat vind jij van de realiteit en jouw ideale verdeling? 

Je hebt dan een globaal beeld van waar jouw aandacht zich moet bevinden.

Inge en ik gaan er in deze video dieper op in, mocht je er meer over willen weten:

En dan?

Keien, kiezels of zand: de impactmakers en afleiders

Hoe kom je er nu achter wat jouw prioriteiten zijn? Neem alles wat je doet en wat onder jouw functie valt onder de loep en verdeel ze onder keien, kiezels of zand. 

• Keien zijn taken of dingen in het leven die je wilt doen die veel impact maken. Ze hebben geen urgentie, maar je vindt ze wel heel belangrijk. Het kunnen grote projecten zijn of kleine taken. Een kei is een kei omdat het op de lange termijn impact maakt. Denk aan dat boek dat je wilt schrijven, een documentaire die je wilt filmen of evenement dat je wilt organiseren.
• Daarnaast heb je kiezels. Dit zijn de dagelijkse taken. Ze hebben op de korte termijn impact en ook wel een bepaalde urgentie. Doe je ze niet, dan ontstaan er problemen. Denk aan het lezen en ondertekenen van een samenwerkingscontract, facturen versturen en betalen, blogs schrijven. Maar ook wekelijks langs de kant staan bij je zoontje tijdens een voetbalwedstrijd: weer of geen weer.
• En dan heb je nog zand. Dit zijn kleine taken die je afleiden van het belangrijke werk dat je te doen hebt. Ze kunnen best dringend zijn, maar hebben weinig tot geen impact. Als ze niet gebeuren, is er geen man overboord. Je checkt bijvoorbeeld meerdere keren per dag je bankrekening, je hebt meetings waar je eigenlijk niets aan toe te voegen hebt, je scrolt op social media terwijl je de vaat nog moet inruimen.

Ga na wat jouw keien, kiezels en zand zijn. Je hebt dan al een veel specifieker beeld van wat prioriteit moet hebben.

En dan? Je zal keuzes moeten maken!

Keuze maken wat je als eerste gaat oppakken: de prioriteiten matrix

De meeste mensen kennen de Eisenhower Matrix wel, al is het maar van naam. Deze matrix is niet ontwikkeld door president Eisenhower, maar door Stephen Covey. Eisenhower zei ooit: “I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important and the important are never urgent.” Deze quote, niet eens van Eisenhower zelf, werd door Covey slim toegepast in zijn timemanagementsysteem. Hij ontwikkelde een matrix om je te helpen te besluiten wat je nu en later moet doen en wat wel of niet je aandacht verdient. 

De matrix verdeelt je to do’s op in twee vragen:

1. Is het dringend? 
2. Is het belangrijk? 

Iets dringends is iets wat je nu direct moet doen, anders ontstaat er een probleem. Je stopt gelijk waarmee je bezig bent, om dit nieuwe probleem, deze klus of situatie op te lossen. Als je dit niet binnen een half uur doet, hebben jij, je collega’s of anderen een probleem. 

Bijvoorbeeld: je hebt voor morgen met je collega’s een grootschalig evenement georganiseerd, maar een van de sprekers meldt zich ziek. Jullie willen de spreektijd toch met een interessante spreker kunnen invullen, dus moet je gelijk bellen naar die ene motivational speaker die jullie op het reservelijstje hadden staan. 

Belangrijk zijn klussen die je vooral niet wilt vergeten. Het zijn taken die bij jouw functie horen. Bijvoorbeeld: je bent officemanager en je bent verantwoordelijk voor de zakelijke bestellingen. Je ziet dat het toiletpapier langzaam opraakt en dat ook andere items aangevuld moeten worden. Het is niet dringend, er is nog genoeg toiletpapier in de hokjes en in de voorraadkast, maar het is wel iets wat op je actielijst moet. 

De vier kwadranten van de matrix

Door deze twee vragen met elkaar te combineren, ontstaat er een matrix met vier kwadranten:

• A: dringend en belangrijk
• B: belangrijk, maar niet dringend
• C: dringend, maar niet belangrijk
• D: niet dringend, niet belangrijk

Het draait dus om belangrijk vs urgent. 

Kwadrant A: meteen doen

Binnen deze kwadrant vallen de taken die door jou meteen opgepakt moeten worden. Het is jouw verantwoordelijkheid en het moet nu gebeuren. Dus niet over een uur, een week of een maand. Er is bijvoorbeeld een deadline die vervroegd is of je moet een loodgieter regelen omdat de waterleiding is gesprongen. Heel veel komt er niet te staan onder dit kwadrant, want maar 5% van de gevallen is echt zo urgent dat het à la minute gedaan moet worden.

Hoe weet je of het onder kwadrant A valt? Beantwoord de vraag: moet het nu, of kan ik eerst afmaken waar ik mee bezig ben? 

Kwadrant B: plannen

De klussen die jij moet doen, maar die je echt niet op stel en sprong moet doen, mag je scharen onder kwadrant B. Deze klussen plan je in, zodat je er op tijd mee begint en ze uiteindelijk niet terecht komen in kwadrant A. Het is een mix van keien en kiezels die impact maken op lange en korte termijn. Je plant ze, zodat je ze niet vergeet. Want als je ze vergeet, zorgen ze uiteindelijk voor veel stress. 

Kwadrant C: delegeren

Onder dit kwadrant vallen de taken die zeker urgent zijn, maar ze vallen niet onder jouw verantwoordelijkheid. Iemand anders moet deze klus klaren. Toch valt het je soms op dat je ze toch doet. Je wilt toch een goede collega zijn die altijd helpt, of je durft niet te zeggen dat dit niet onder jouw takenpakket valt. Misschien heb je deze taak al eens gedelegeerd en is ‘ie toch weer op jouw lijstje terechtgekomen. Hoe aardig je ook wilt zijn, het is belangrijk dat je deze taak weer teruggeeft aan degene die deze taak hoort te doen. Want dan heb jij weer tijd voor jouw verantwoordelijkheden. 

Kwadrant D: schrappen

En dan zijn er nog de taken die zowel onbelangrijk als niet dringend zijn. Deze taken maken geen impact en je wilt ze eigenlijk ook niet bij iemand anders neerleggen. Zet er maar een streep doorheen en gooi ze in de prullenbak. 

“Het leven zit vol keuzes – help je een collega met een ‘spoedje’ of werk je aan jouw eigen doelen? 🤔 Met de Eisenhower Matrix leer je wat belangrijk is, wat niet, en hoe je jouw prioriteiten helder stelt. Kies bewust voor wat écht telt. #Timemanagement #Prioriteiten

— Tijdwinst.com (@tijdwinst) January 23, 2025

Hoe de Eisenhower Matrix je helpt in je leven

Zelf heb ik van de prioriteiten matrix geleerd dat je keuzes moet maken in wat je wel en niet doet. Dat je taken die je hebt gedelegeerd daar laat en dat iedereen zijn eigen matrix en dus agenda heeft. Als je geen keuzes maakt, doe je alles, maar bereik je niets. En als je een gedelegeerde taak toch weer doet, omdat de ander bijvoorbeeld geen planning heeft gemaakt, neemt de ander nooit verantwoordelijkheid. Je hebt daardoor ook minder tijd voor je eigen prioriteiten. En bovendien, vergeet niet: jouw prioriteitenschema ziet er anders uit dan die van je collega, partner of manager. 

Een van mijn eigen prioriteit voorbeelden waarbij mijn prioriteitenschema anders is dan die van een ander: 

De btw-aangifte heb ik tegenwoordig uitbesteed aan een collega. Daarvoor deed ik het zelf en zat het in kwadrant B. Nu is het verschoven naar kwadrant C. Bij mijn collega staat het in kwadrant B en de accountant die alles voor de aangifte nakijkt, heeft het in kwadrant A staan. De accountant moet op het laatste moment alle puntjes op de i zetten. 

Het voorkomen van een kwadrantenoorlog

Iedereen heeft dus zijn eigen prioriteiten en bijbehorende prioriteiten matrix. Er kan een ‘oorlog’ ontstaan als iemand iets van jou vraagt, wat voor jou in een ander kwadrant staat. Bijvoorbeeld: de accountant vraagt mij voor de btw-aangifte om bepaalde stukken aan te leveren en het liefst binnen een uur. Het is een taak die ik heb gedelegeerd en ook deze taak moet ik weer delegeren. Als mijn collega dit niet binnen een uur doet, ontstaat de ‘oorlog’. De accountant kan niet op tijd de btw-aangifte afronden en we krijgen een boete van de Belastingdienst. Leuker kunnen ze het niet maken. 

Maar een kwadrantenoorlog kan ook ontstaan omdat je het belangrijk vindt dat je elke week het huis schoonmaakt en je partner de auto schoonmaakt. Terwijl de auto schoonmaken voor je partner niet zo hoog op het lijstje staat. Sterker nog: hij denkt erover om jullie zoontje te vragen het te gaan doen voor wat zakgeld. Zonder het jou nog te vertellen. Dus terwijl jij verwacht dat je na het weekend weer in een schone auto rondrijdt, heeft je partner nog niets gedaan. 

Wanneer je helder hebt wat je rollen zijn, welke dingen je doet en welke je graag meer zou willen doen, bepaalt wat in welke kwadrant valt, weet je wat je prioriteiten zijn.

In mijn boek ‘FULL FOCUS op wat écht belangrijk is – Elke dag met de juiste dingen bezig zijn’ lees je nog meer over prioriteiten stellen en waarom het zo belangrijk is. Wil je nog meer inspiratie en interessante inzichten horen en zien? Volg me dan zeker op Instagram en luister naar de Tijdwinst Podcast. 

Conclusie: maak keuzes die jouw doelen dienen

Prioriteiten stellen is geen kwestie van harder werken, maar beter kiezen. Met de Eisenhower Matrix krijg je inzicht in wat écht belangrijk is, wat je kunt plannen, wat je moet delegeren en wat je beter kunt loslaten. Door bewust te kiezen voor je keien en je tijd niet helemaal te laten opslokken door kiezels en zand, werk je stap voor stap aan wat voor jou écht telt. Het voorkomt stress en geeft rust. 

Björn Deusings
Timemanagement expert
Directeur Tijdwinst.com

Veelgestelde vragen over prioriteiten stellen

• Hoe moet ik prioriteiten stellen in mijn leven?

  Bepaal eerst wat je rollen zijn en welke taken daaronder vallen. Bepaal waar je het meeste energie in wilt steken en wat het meeste impact maakt. Verdeel vervolgens de taken en to do’s onder in de Eisenhower Matrix. 

• Hoe moet ik prioriteiten stellen in mijn leven?

  Bepaal wat voor jou belangrijk is in je leven en waar je blij van wordt om te doen. Bepaal vervolgens welke acties veel impact maken op de lange termijn, welke impact maken op de korte termijn en welke eigenlijk je tijd en energie opslurpen zonder daar wat voor terug te doen.

• Waarom is prioriteiten stellen belangrijk?

  Als je geen prioriteiten stelt, dan haal je je doelen niet. Bijvoorbeeld: je wilt tien kilo afvallen, maar maakt geen tijd om gezonde maaltijden te maken, sport niet en laat je meeslepen door vrienden naar een kroeg om vooral veel te drinken en te snacken. De prioriteiten betekenis is dan ook: de volgorde van belang aanpassen, iets voorrang geven.

• Wat is de Eisenhower Matrix en hoe helpt het bij timemanagement?

  De Eisenhower Matrix bestaat uit 4 kwadranten. Deze worden verdeeld in belangrijk en urgent, belangrijk maar niet urgent, urgent maar niet belangrijk (voor jou) en niet belangrijk en niet urgent. Door je taken hierin onder te verdelen, krijg je inzicht welke taken wel je aandacht verdienen, wat je direct moet oppakken, wat je moet inplannen, wat je moet delegeren en wat je moet schrappen.

• Hoe onderscheidt Covey 'dringend' van 'belangrijk' en waarom is dit onderscheid cruciaal?

  Dringend is iets wat direct opgepakt moet worden en waar je niet langer dan 30 minuten op moet wachten. Belangrijk is iets wat je niet mag vergeten, maar waar je niet alles voor uit je handen hoeft te laten vallen. Belangrijk kun je inplannen. Het onderscheid is cruciaal, omdat het duidelijk maakt wat je nu moet doen en wat je niet moet vergeten te doen.

• Wat betekent de term ‘Kwadrantenoorlog’ en hoe ontstaat zo'n situatie?

  Een ‘Kwadrantenoorlog’ is een wrijving tussen jouw prioriteiten en de prioriteiten van anderen. Wat voor jou belangrijk en urgent is, is voor een ander misschien wel belangrijk maar niet urgent. Of zelfs niet urgent en niet belangrijk. Doordat hier een verschil in zit, kan er zonder goede communicatie een ‘oorlog’ ontstaan.

• Hoe kun je effectief beslissen welke taken in kwadrant A, B, C of D thuishoren?

  Taken die belangrijk, urgent zijn en onder jouw verantwoordelijkheid vallen, zet je in kwadrant A. Taken die belangrijk zijn, niet urgent zijn en onder je verantwoordelijkheid vallen, zet je in kwadrant B. Taken die urgent zijn, maar niet belangrijk voor jou en niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen, zet je in kwadrant C. En taken die niet belangrijk en niet urgent zijn, zet je in kwadrant D.

• Waarom is het belangrijk om taken te delegeren of te schrappen en hoe doe je dat zonder schuldgevoel?

  Als je bepaalde taken niet delegeert of schrapt, doe je deze taken dus zelf. Wat ertoe leidt dat je niet je focus legt op de taken die impact maken en belangrijk voor je zijn. Het delegeren van taken doe je zonder schuldgevoel, door je ervan bewust te zijn dat de ander er iets aan heeft om zelf de taken te doen. En je er bewust van te zijn dat iemand helpen niet betekent dat je alles voor de ander moet doen. Daar leert de ander niets van.

• Wat is het verschil tussen keien, kiezels en zand binnen deze matrix?

  Keien zijn taken die vallen onder kwadrant B: plannen. Kiezels kunnen soms onder kwadrant A (direct doen) vallen, maar ook vaak onder kwadrant B (plannen). En zand valt onder kwadrant D (schrappen).

• Hoe helpt de matrix om balans te vinden tussen persoonlijke prioriteiten (O.M.A.) en externe verwachtingen?

  Door op papier te zetten wat je persoonlijke prioriteiten zijn, is het veel makkelijker om externe verwachtingen te managen. Je kunt heel duidelijk communiceren wanneer je iets gepland hebt of in het geval van delegeren wie het oppakt. En in het geval van niet belangrijk en niet urgent, kun je laten weten dat het niet door jou wordt opgepakt, maar verwijs je misschien door naar een ander (bedrijf) die daar wel bij kan helpen.

• Welke uitdagingen komen vaak voor bij het delegeren van taken in kwadrant C?

  De uitdagingen die vaak bij delegeren voorkomen, zijn:

  • Niet assertief zijn en het niet durven vragen 
  • Zo klantvriendelijk mogelijk willen zijn
  • Uit collegialiteit de ander willen helpen door het zelf op te pakken

• Hoe voorkom je dat taken uit kwadrant B (belangrijk, niet dringend) op het laatste moment dringend worden?

  Als je taken uit kwadrant B niet in je agenda zet, vergeet je ze of besteed je er geen aandacht aan. Hierdoor kunnen ze op het laatste moment een dringende taak worden. Bijvoorbeeld de btw-kwartaalaangifte. Wanneer je hier niet op tijd aan begint, kan dit op het eind van het kwartaal nog een spoedje worden.

• Waarom is communicatie essentieel om een kwadrantenoorlog te voorkomen, en welke tips geeft het boek om dit te bereiken?

  Wanneer je niet goed communiceert over je prioriteiten en planning, zorgt dit voor spanning bij de ander. Door helder te communiceren, weet de ander waar hij of zij aan toe is. Stel daarom samen met je team, afdeling of organisatie een matrix op en bepaal wat jullie gezamenlijk belangrijk vinden en wat dringend is en wat niet.

Wie zijn wij? | Over Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we professionals in heel Nederland om slimmer, efficiënter en met meer plezier te werken. Onze trainingen richten zich op belangrijke vaardigheden zoals timemanagement, constructieve feedback geven, effectieve gesprekstechnieken en assertiviteit. We bieden praktische handvatten om jouw werk en samenwerking te verbeteren.

Je kunt onze trainingen volgen op een locatie bij jou in de buurt of gemakkelijk online. Wil je meer weten over ons aanbod of inspirerende artikelen lezen? Neem een kijkje op onze website of meld je direct aan voor een training!

• 1-daagse open training Time Management
• 1-daagse online cursus Time management
• 1-daagse training Gesprekstechnieken
• 1-daagse training Feedback geven
• 1-daagse training Assertiviteit
• 1-daagse training Effectief Thuiswerken
• 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken