“Waar heb ik die brief van de zorgverzekering gelaten? En waar is die post-it met dat telefoonnummer nu weer?” Stop met jezelf te begraven tussen stapels documenten en losse blaadjes. Word papierloos op kantoor én thuis in 2 stappen, met deze (gratis) praktische apps.
De paperless-wind die de laatste jaren door veel kantoren en huishoudens aan het waaien is, is geen verrassing. Papierloos werken en leven is nu eenmaal ontzettend handig:
- Je hebt geen last meer van rondslingerende paperassen, uitpuilende bureau’s en overvolle kasten (ik kon zelf complete kasten de deur uit doen toen ik alles digitaal verwerkt had).
- Je bespaart jezelf tijd. Volgens een studie zo’n 3680 uur (of 153 dagen) in je leven, die je voorheen besteedde aan spitten door je stapels, lades en kasten. Je digitale data vind je in een paar tikken en klikken.
- Je data is altijd toegankelijk. Op kantoor, thuis en zelfs op vakantie (waar je met wifi gemakkelijk je all-risk-verzekeringspolis-met-werelddekking erbij pakt, bijvoorbeeld).
- Alles is veilig opgeslagen. Niets kan meer op onverklaarbare wijze verdwijnen – of zelfs door diefstal of brand vergaan. Je paperassen in de cloud blijven netjes op de plek waar jij ze geplaatst hebt.
En nee, dat hele ‘papierloos worden’ is niet eng, noch is het ingewikkeld. Het enige wat je nodig hebt zijn de juiste apps en een slimme papier-verwerk-routine (van maar 2 stappen, dus!). En sommige papieren mogen zelfs in ons leven blijven…
Overweeg in elk geval welke papieren in jouw (werk)leven beter een digitale vorm zouden kunnen aannemen – en verwerk die via de volgende 2 stappen, met een paar superhandige apps.
Stap 1: bestaande paperassen digitaliseren
Je moet eerst door je verleden heen om uit te kunnen kijken naar je papierloze toekomst. Dit is waarschijnlijk meteen de grootste stap, afhankelijk van het aantal papieren dat je op dit moment in alle hoeken en gaten hebt liggen uiteraard. Verzamel ze, en scan ze in! (Meer is het niet, nee.)
En dat scannen, kun je op 2 manieren doen:
- Met een vaste bureauscanner, zoals we die allemaal kennen. Bureauscanners zijn vooral handig als je veel (en regelmatig) papieren wilt digitaliseren. Na uitvoerig geëxperimenteer op mijn eigen kantoor met verschillende type bureauscanners – raad ik je deze aan (géén gesponsorde link).
- Met een app op je smartphone en/of tablet: Evernote Scannable. Eentje die, mits je een up-to-date-smartphone met redelijke camera hebt, zeker niet onder doet voor een scanner. Een initiatief van Evernote, waardoor deze twee feilloos samenwerken. Bekijk het filmpje en oordeel zelf maar…
Verwerk en bewaar je ingescande materiaal daarna in je digitale archiefkast: Evernote. Hang er een ‘label’/’tag’ aan, zodat je het ook weer makkelijk kunt terugvinden – en gooi het rechtstreeks op de makkelijk doorzoekbare digitale stapel. (Een meer uitgebreide, maar even simpele instructie vind je hier.)
Heb je ook nog allemaal losse post-its of blaadjes (al dan niet in kladblokken verstopt) met reminders en taken op je bureau rondslingeren? Die zijn natuurlijk niet hetzelfde als archiefmateriaal waar je geen actie meer op hoeft te ondernemen, dus inscannen en in je digitale archiefkast leggen heeft hierbij geen zin. Deze actie-gebonden papiertjes sla je vanaf nu allemaal op in Todoist, de -naar mijn mening- allerbeste digitale taken- en projectenmanager voor persoonlijk gebruik en kleine teams.
Yes, zo ziet je bureaublad er dus uit. Veel fijner toch, nu het geen milieupark meer is van documenten, rapporten, geeltjes, visitekaartjes, te lezen artikelen en oude administratie-mappen. Je hebt jezelf en de (woon)ruimte om je heen verlost van papieren chaos waartussen je je (werk)dagen doorbracht.
Stap 2: nieuwe data en docs gaan digitaal
Goed, je verleden heb je ingescand en verwerkt. Tijd om naar de toekomst te kijken. Vanaf nu ben je namelijk (deels) papierloos geworden, en houd je je dus ook aan die fijne nieuwe gewoonte. Alles wat je voortaan tegenkomt of creëert, print je niet meer uit en schrijf je niet meer op – maar heb je op de juiste digitale plek staan.
Voor elk bonnetje, document, artikel of aantekening is er namelijk een digitaal thuisoord.
In die data-stroom die dagelijks op je af komt zijn grofweg 3 verschillende soorten paperassen te onderscheiden: archiefmateriaal, leesmateriaal en zelf geschreven materiaal. Dit zijn de bijbehorende digitale bewaarplekken:
Archiefmateriaal > Evernote
Bonnetjes en ander archiefmateriaal (dat je niet nu meteen nodig hebt, of waar geen directe actie aan verbonden is) gooi je voortaan op de archiefstapel in Evernote – zoals je dat met al je ouwe paperassen in stap 1 ook hebt gedaan.
Kom je iets op een webpagina tegen dat je wil bewaren voor later (zoals informatie voor een project, een recept of een mogelijke vakantiebestemming, voor ooit)? Dan zou ik de Evernote webclipper voor je browser eens proberen, deze slaat webpagina’s in zijn geheel én makkelijk terug te vinden op in je Evernote-archief.
Leesmateriaal > tablet / e-reader
Complete documenten en rapporten die je wil of moet lezen, lees je op je tablet of je e-reader (of gewoon op je pc, als je dat liever doet). Doe het in elk geval digitaal, in plaats van het allemaal uit te printen en mee te slepen. “Ja, maar ik moet ook aantekeningen kunnen maken.” Geen probleem. Daar is een app voor: PDF Expert voor iOs (helaas niet gratis, maar wel heel goed) of het beste alternatief PDF Max (werkt voor Android en iOs).
Interessante artikelen die je hebt gevonden tijdens het surfen op internet en die je graag (later) wil lezen, hoeven ook niet meer door de printer. Die lees je net zo makkelijk op je handzame tablet of smartphone, met de later-lezen-app Pocket. Pocket slaat al je online gevonden artikelen op één plek op, in een aangenaam leesbaar design, en ook nog eens snel doorzoekbaar. Installeer de Pocket-knop in je browser om artikelen later lezen nog makkelijker te maken. Vanaf nu heb je op verloren momenten altijd interessant leesmateriaal bij de hand op je smartphone of tablet en de Pocket app. Ben je klaar met het lezen van een artikel in Pocket en vind je het zó interessant dat je het graag wilt bewaren voor bijvoorbeeld een toekomstig project? Vanuit Pocket kun je met een druk op de knop artikel bewaren in je Evernote archiefkast (en zie daar… alles werkt mooi met elkaar samen).
Zelf geschreven materiaal > Evernote / BrainToss / Todoist
Waar je vroeger pen en papier erbij zou pakken – een vergadering, een losse gedachte, een (telefoon)gesprek, een taak die je te binnen schiet – pak je er nu de juiste app bij.
De notulen voor een vergadering maak je bijvoorbeeld rechtstreeks in Evernote, waar ze meteen goed gearchiveerd kunnen worden. Delen kan vanuit hier ook heel makkelijk met de rest van de meeting-deelnemers, ideaal als je bijvoorbeeld samenwerkt aan een project.
Tip: handig voor de iets uitgebreidere aantekeningen is een los toetsenbord aan je tablet – wel zo snel! Dit toetsenbordje (dat meteen een magnetische cover is) is bijvoorbeeld als beste beoordeeld voor de iPad:
Korte losse gedachtes, ideeën en herinneringen die je te binnen schieten krabbel je niet op het dichtstbijzijnde papiertje, maar tik of spreek je direct in in de app Braintoss. Je klikt vervolgens op één knop en je hersenspinsel wordt rechtstreeks naar je e-mailinbox gestuurd – zodat je hem zeker niet vergeet en van daaruit verder kunt verwerken.
Taken, boodschappen of andere lijstjes maak je voortaan in Todoist (zoals je die in stap 1 ook al verwerkt hebt). Alles op één plek, en je kunt evengoed (digitaal) afvinken. En dat geeft nét zo’n goed gevoel als op papier – beloofd.
Tot slot: papier is natuurlijk nooit helemaal overbodig. Denk maar eens aan het filmpje hier boven. Maar ook voor snelle, korte aantekeningen blijft papier onmisbaar – hoe papierloos je voor de rest ook bent. Het is dus hartstikke oké om altijd 1 papieren kladblokje bij je te hebben. Voor als je een telefoongesprek aan je bureau voert bijvoorbeeld.
Pen dat gerust op je blokje, maar zorg er dan wel voor dat je deze notities aan het eind van elke dag even verwerkt naar de juiste digitale plek. Zo houd je je papierloze systeem in het gareel en blijft je informatie overzichtelijk, kwijtraak-proof en vanuit overal toegankelijk.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
