Instructies geef je als leidinggevende niet voor niets. Je wilt dat je medewerkers ze opvolgen. Het liefst zo goed mogelijk, zonder de grenzen op te zoeken of het werk verkeerd te doen. En dat begint bij jou: met krachtig communiceren wat jij wilt bereiken, krijg je straks het beste resultaat.
Toegegeven: zo eenvoudig als het klinkt is het niet, dat effectief communiceren. Uit een wereldberoemd onderzoek van Elizabeth Newton in de jaren ‘90 is zelfs gebleken dat we slechts in zo’n 2,5% van de gevallen écht effectief communiceren. Hoe vaak we denken dat we dat doen? In 50% van de gevallen. Een gigantische overschatting dus!
Het zit zo: wat voor jou heel duidelijk is, hoeft dat voor de ander niet te zijn. Jij begrijpt misschien dat het schrijven van een rapport bestaat uit research doen, praten met stakeholders, eerdere rapporten lezen en het complete rapport nog eens met al die stakeholders afstemmen. Maar weet je medewerker ook dat elk van die stappen essentieel is? Of slaat hij meteen aan het schrijven zonder aan te kloppen bij al die mensen die er ook hun zegje over willen doen?
Als je gedaan wilt krijgen wat moet gebeuren, ligt de bal toch echt bij jou. Je kunt er een compleet handboek basisregels communicatie op naslaan (of nou, met dit artikel over effectief communiceren kom je ook een heel eind!), maar je kunt ook verder lezen voor 7 essentiële tips voor krachtig communiceren.
Duidelijk en krachtig communiceren gaat je heel veel schelen: gemiste deadlines, verspilde tijd, tegenvallende resultaten, planningsproblemen en eindeloos ge-heen-en-weer via e-mail.
Doe er je voordeel mee.
Krachtig communiceren in instructies – waar gaat het mis?
Het krachtig communiceren van instructies gaat nogal eens fout. Nee hoor, dat is geen verwijt. Het gaat meer in het algemeen vaker fout dan goed. In het bijzonder zijn dit de valkuilen:
- Je slaat stappen over en vraagt alleen om het eindresultaat, zonder duidelijk te maken hoe je medewerker daar moet komen.
- Je gaat ervan uit dat je medewerker net zoveel weet en kan als jij (wat niet zo is).
- Het lukt je niet om dat wat je wilt kort en bondig te communiceren. Door de grote stortvloed aan informatie kan je medewerker er onmogelijk de kern uit halen.
- In alle haast ligt je spreektempo wel heel hoog en ga je van de hak op de tak. Daardoor kan je medewerker je totaal niet bijbenen en mist hij de helft van je instructie.
- Je hebt te weinig tijd, raffelt de instructie af en verwacht dat je medewerker er alsnog wel chocola van kan maken. Tja, hoe slim hij ook mag zijn: garbage in, garbage out.
- Je stuurt je medewerker een ellenlange mail (een boekwerk bijna!) met uitleg over de taak. Je e-mail is alleen zo lang dat je medewerker ‘m ergens op zijn nog-een-keer-naar-kijken-stapel gooit en vervolgens totaal vergeet.
Kort en krachtig communiceren – hoe doe je dat wel?
Tja, er kan dus een heleboel misgaan. Maar jij kunt ook die leidinggevende zijn die wél uitblinkt in zijn instructies krachtig communiceren. Kort en bondig communiceren, je verbale en non-verbale communicatie op elkaar afstemmen en beter uit je woorden komen – na het lezen van dit artikel gaat dat alles je lukken.
1. Bereid je voor
Oeps, daar is-ie opeens: de pop-up van Outlook. Over vijf minuten begint je online call al en moet je je medewerker een uitgebreide briefing geven over het schrijven van het jaarverslag. Je hebt alleen nog niets voorbereid.
Tja, in die situatie kan het haast niet anders dan dat je instructie niet goed uit de verf komt. Je vergeet waarschijnlijk belangrijke details of het lukt je juist niet om kort en bondig te communiceren omdat je de rode draad van je verhaal volledig kwijt bent.
Voorkom gehaastheid of vergeetachtigheid door je goed voor te bereiden op het instructiegesprek. Zet de belangrijke punten op een rij, bepaal alvast de deadline voor de taak, denk na over personen die je medewerker erbij moet betrekken, en maak waar nodig dingen visueel als iets om opheldering vraagt. Het is nu misschien wat werk. Maar dat alles helpt je straks om beter uit je woorden te komen. Beloofd.
Wat goed voorbereiden ook betekent? Tijd maken voor de instructie. Plan er niet direct een andere afspraak achteraan om te voorkomen dat je straks op hete kolen zit. En schat realistisch in hoeveel tijd het zal kosten om de volledige instructie te geven.
Mocht er nu door je hoofd schieten: “Tijd? Waar haal ik dat vandaan?”. Lees van vooral eens het boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’. Met de timemanagement-tips uit dat boek houd je voortaan zeker twee uur per dag over. Meer dan genoeg voor je instructie!
2. Maak je boodschap krachtig (verbaal en non-verbaal)
Krachtige communicatie bestaat uit twee dingen: verbale en non-verbale communicatie. Dus: een boodschap in klare taal én de juiste lichaamstaal, intonatie en andere non-verbale kenmerken. Het is belangrijk dat die twee met elkaar kloppen.
Beter in gesprekstechnieken worden begint met je non-verbale kenmerken afstemmen op je krachtige boodschap. Dat bereik je zo:
- Maak oogcontact. Aan de ene kant oogt dat zelfverzekerd (en is het dus een vorm van krachtige communicatie met je gezicht). Aan de andere kant helpt het je om aan het gezicht van de ander af te lezen of hij je boodschap begrijpt. Tip: oogcontact maken tijdens een online meeting doe je door in de camera in plaats van naar de ander op je scherm te kijken.
- Spreek langzaam. Niet te langzaam, maar ook absoluut niet té snel. Rustig praten straalt kalmte en zelfverzekerdheid uit. En nog belangrijker: het geeft de ander de tijd en ruimte om jouw instructie in zich op te nemen en eventueel aantekeningen te maken.
- Laat na de punchline een stilte vallen. Comedians zijn er een ster in, en ook jij kunt deze tactiek gebruiken om beter te communiceren. Een stilte benadrukt dat de informatie die je net hebt gedeeld belangrijk is. Oftewel: dat je medewerker die in het bijzonder in zijn oren moet knopen.
- Neem een open houding aan. Dat staat meer benaderbaar en zelfverzekerder, en maakt je een aangenamere gesprekspartner. Ook dat is belangrijk voor beter communiceren. In face to face-gesprekken doe je dit door je armen naast je lichaam te houden, je schouders naar achteren te doen en je benen niet te kruisen. In online meetings werkt het het beste als je gaat staan in plaats van zitten. Houd je rug recht en je schouders naar achteren.
3. Begin met het “waarom”
Als je een instructie geeft, gaat het niet alleen om beter communiceren wat je gedaan wilt krijgen. Je wilt ook je medewerker motiveren (intrinsiek) om dat voor je te doen. Zonder torenhoge bonussen, door hem bij de taak te betrekken.
Wat daarbij sowieso helpt? Vertel wat de reden is dat jij je medewerker vraagt dit voor je te doen. Waarom is dit jaarverslag belangrijk? Hoe draagt dit project bij aan de doelstellingen van de organisatie of van het team? En ook: waarom vind je juist deze medewerker de uitgelezen persoon voor dit project? Zo kun je je medewerker motiveren voordat je überhaupt van wal steekt met je instructies.
4. Gebruik klare taal
Niet:
‘Het zou mooi zijn als je het vrijdag de 7e klaar hebt.’
‘Op de schijf staan nog wel wat documenten die je kunt gebruiken. Kijk maar even.’
‘Kun jij notulen maken bij de vergadering?’
Maar wel:
‘De deadline is vrijdag 7 oktober.’
‘Op de schijf staat map X met daarin document Y en Z. Die kun je gebruiken als voorbeeld.’
‘Kun jij notulen maken bij de vergadering? Je mag alles kort en bondig communiceren: één A4-tje is voldoende en je hoeft niet alles woord voor woord uit te schrijven.’
Zie je het verschil? De eerste zinnen zijn op allerlei manieren te interpreteren. Je kunt je vast voorstellen dat een overijverige medewerker “notulen maken” opvat als een verslag van drie kantjes schrijven waarin exact staat wat iedereen heeft gezegd, terwijl een ander denkt dat enkele steekwoorden voldoende zijn.
Besef: mensen kunnen niet ruiken welk resultaat jij wilt zien, hoe hard de deadline is of wat “die documenten” zijn als je er niet helder over bent. Dus wees concreet in wat je wilt en bedoelt, en wees ook geduldig als je medewerker je niet meteen begrijpt.
5. Kies altijd voor kort en krachtig communiceren
Dat scheelt jou en je medewerker niet alleen zeeën van tijd, maar helpt je medewerker ook om je instructie beter te begrijpen. Als jij eindeloos uitweidt over één klein onderdeel van de instructie, heeft je medewerker geen flauw idee meer wat de hoofd- en bijzaken zijn in je verhaal.
Met een goede voorbereiding achter de rug lukt het je vast om kort en bondig te communiceren. Kom snel tot de kern en laat overbodige voorbeelden achterwege. Gebruik ook geen onnodig lastige woorden, maar houd het simpel en kort. Deel alleen die informatie die je medewerker echt nodig heeft. En wil je hem bepaalde contacten of voorbeelden meegeven? Print of mail die dan in plaats van er mondeling doorheen te gaan.
In minder tijd meer zeggen?
Wist je dat we veel van onze werktijd helemaal niet zo nuttig gebruiken? Vaak kun je in minder tijd meer werk gedaan krijgen én in minder tijd meer zeggen (zonder als een malle te ratelen). Interessant? Volg Tijdwinst.com dan op Instagram. Dan krijg je wekelijks slimme timemanagement-tips voorgeschoteld. Gratis en voor niets.
6. Praat niet alleen, luister ook
Eén van de basisregels communicatie: maak er tweerichtingsverkeer van. Ook bij een instructie zal jij niet de enige zijn die aan het woord is. Vertel wat jij gedaan wilt krijgen, maar luister ook naar wat de ander daarop te zeggen heeft en naar eventuele vragen.
Stel zelf ook zeker vragen aan je medewerker:
‘Begrijp je wat ik bedoel?’
‘Hoe zou je dat zelf aanpakken?’
‘Gaat dat zo lukken?’
‘Wat heb je nog van mij nodig?’
En als je medewerker dan aan het woord is, neem dan niet direct weer het woord over. Goed luisteren staat gelijk aan actief luisteren, waarbij je de ander oprecht de ruimte geeft om te reageren, hem stimuleert om zijn verhaal af te maken en waar nodig doorvraagt.
7. Stel ook spontaan vragen
Het zou zonde zijn als je net 30 minuten aan het woord bent geweest, met een goed gevoel je verhaal afrondt en dan pas vraagt of je medewerker het snapt. Want wat nu als blijkt dat hij stap 1 al verkeerd heeft begrepen en je het hele verhaal opnieuw moet vertellen?
Veel handiger is het om tussendoor vragen te stellen, zodat je direct opheldering kunt geven. Werkt een stuk efficiënter!
Cursus krachtig communiceren gezocht? Leer beter in gesprekstechnieken worden
Met je basisregels communicatie is ongetwijfeld niets mis. Toch is voor elke leidinggevende een cursus gesprekstechnieken hartstikke handig. Daar leer je krachtig communiceren (qua verbale en non-verbale communicatie), zelfverzekerd overkomen, constructieve feedback geven en meer in het algemeen beter in gesprekstechnieken worden.
Meld je nu aan voor de online cursus gesprekstechnieken of volg deze cursus op een locatie bij jou in de buurt.
Beter uit je woorden komen én met je lichaamstaal je woorden kracht bijzetten, heeft daarna voor jou geen geheimen meer. Verbaal en non-verbaal heb jij die skill uitstekend onder de knie. En daar profiteren je medewerkers tijdens je instructies mooi van mee.
Dit bericht op Instagram bekijken
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
