Je hebt dan wel 9 onbenullige taken van je ‘to do’-lijst kunnen afvinken, écht productief was je niet: de 2 belangrijkste taken heb je namelijk alwéér doorgeschoven. Stop met enkel ‘druk’ zijn en leer – binnen 5 minuten – je prioriteiten kennen. Hoe? Met de ‘ABCDE’-methode.
Hoe prioriteiten stellen? Vergeet de ‘to do’-lijst: gebruik de ‘ABCDE’-methode
Jij voelt je ontzettend productief zodra je 80% van je takenlijst hebt kunnen afvinken — je hebt dat mailtje beantwoord, de correcties verwerkt én een korte analyse opgesteld. Dat je daarbij niet toe bent gekomen aan die twee belangrijke taken maakt niet veel uit, toch?
Nou, jawel…
Natuurlijk is het fantastisch dat je veel taken op je lijst hebt kunnen tackelen. Toch kan het uitstellen van die grote, lastige of belangrijke taken (om zo toe te komen aan minder intensieve taken) zorgen voor een verkeerd productiviteitsbesef.
Want terwijl jij denkt dat je een ware productiviteits-held bent, ben je in werkelijkheid alleen maar bezig geweest met ‘druk zijn’. De echt belangrijke taken die bijdragen aan een groter geheel, heb je namelijk niet uitgevoerd.
En we begrijpen dat wel;
Het uitvoeren van kleine en gemakkelijke taken vraagt natuurlijk minder energie en doorzettingsvermogen — je voert die natuurlijk liever als eerste uit, voordat je aan die immens zware taak begint waar je al weken tegenop ziet.
Jij dacht bijvoorbeeld veel productiever te zijn door de – onnodige – meeting met Laura voorrang te geven op het nalopen van dat lastige rapport. Je kreeg zo immers méér taken op een dag afgerond…
Toch ben je op dat moment enkel bezig met het opvullen van je tijd — en saboteer je dus eigenlijk je eigen productiviteit. Je voelt je dan wel ontzettend druk, maar je daadwerkelijk waarde toekennen aan je voortgang of proces doen die nutteloze taken niet…
Stop daarom met dit zogenaamde ‘productief uitstelgedrag’ en tackle die grote, maar waardevolle, taken! Hoe? Prioriteiten stellen!
Dat kan heel handig door de ‘ABCDE’-methode te gebruiken!
Beter prioriteiten stellen doe je zo:
De ‘ABCDE’-methode klinkt misschien als een leerplan waarmee groep 3 leert lezen, maar het is echter een fantastische tool waarmee je prioriteiten leert toekennen aan taken. Jij weet op die manier welke taken jouw tijd en aandacht verdient én welke taken enkel voor afleiding zorgen.
Hoe werkt het?
1. Net als bij een takenlijst schrijf je iedere taak op die jij vandaag wilt uitvoeren.
2. Om vervolgens te bepalen welke taken wél belangrijk zijn, stel je jezelf de volgende 3 vragen:
Wat zijn mijn belangrijke taken/projecten op dit moment?
Welke acties kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?
Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?
3. Zodra je dat helder voor ogen hebt, ken je iedere taak een label toe — ‘a’, ‘b’, ‘c’, ‘d’, of ‘e’.
Dit is wat ze betekenen:
- ‘A’-items… zijn taken die – wanneer voltooid – je dichterbij je doelen brengen. Voltooi je een ‘a’-taak niet, dan heeft dit een grotere consequenties op de lange termijn dan wanneer je een andere taak niet zou afronden. Daarentegen brengt het een groots resultaat met zich mee zodra jou dat wel lukt.Geef één, hooguit drie, taken die jij het belangrijkst vindt een ‘a’. Zijn naar jouw mening meer taken die binnen deze categorie vallen, dun ze dan toch uit tot je er maximaal drie over hebt.Je wil ‘a’-taken namelijk niet uitstellen — ze zijn immers je hoogste prioriteit. Dit zijn dan ook de taken die jij als eerste uitvoert.A-items zijn vaak die taken die het langst blijven liggen omdat ze te complex zijn. Wil je nou leren hoe je dit uitstelgedrag kunt aanpakken, volg dan eens onze cursus Time Management.
- ‘B’-items… zijn taken die jij best belangrijk vindt en waarbij het fijn zou zijn als je ze zou afronden. Lukt dit niet dan is het jammer, rond je ze wél af dan heeft dat voordelen. Ze dragen bij aan het voltooien van jouw doel, maar doen dat minder dan de ‘a’-taken. Je begint dan ook pas aan deze taken nádat al je ‘a’-taken zijn afgerond.
- ‘C’-items… volgen vanzelfsprekend op de categorie ‘B’. Dit zijn de taken die geen werkelijke contributie bijdragen aan het bereiken van je doelen — je weet wel, die taken waar jij steeds je aandacht aan geeft wanneer je enkel bezig met met ‘druk zijn’.Ze zijn dan wel makkelijk uit te voeren en nemen vaak niet te veel tijd en energie in beslag, werkelijk belangrijk zijn ze niet. Voer je deze niet uit dan brengt dat niet zo veel schade toe als dat ‘a’- of ‘b’-items zouden doen.
- ‘D’-items… geef je als label aan taken die je kunt delegeren aan anderen. Is er iemand die de taak goedkoper, sneller of beter kan doen, spendeer dan niet je kostbare tijd eraan, maar geef het uit handen — jij moet je namelijk bezig houden met die ‘a’-taken.
- ‘E’-items… zijn al die taken die je kunt elimineren — ze zijn niet belangrijk, dringend of kennen verder vrij weinig waarde toe aan jouw productiviteit. Je zou ze dan ook makkelijk kunnen schrappen zonder dat je hierdoor in de knoei komt — schrappen zou zelfs meer tijd opleveren! Dit zijn taken die je echt alleen uitvoert wanneer je tijd over hebt.
Het is mogelijk dat verschillende categorieën meerdere taken bevatten, bijvoorbeeld 5 taken die bestempeld kunnen worden als een ‘b’-taak. Voeg in die gevallen ook een cijfer toe, waarbij cijfer 1 staat voor de hoogte prioriteit.
Bijvoorbeeld:
- A1. Cijfers nalopen rapport
- A2. Offerte versturen
- A3. Locatie goedkeuren partnersvergadering
- B1. Contract aanpassen Luc
- B2. Verwerken personeelsmutatie
- C1. Uitwerken interne memo
- D1. Budget vaststellen Inkoop (kan Bas doen)
- D2. Website versnellen (kan ICT-bedrijf doen)
- E1. Meeting Laura
- E2. E-Mails verwerken HR vacature
- E3. Social media post
Ziet er overzichtelijk uit niet?
In onze cursus Time Management gaan we verder in op hoe prioriteiten stellen je (werk)dag versoepelt. Benieuwd naar onze technieken en methodes? Volg ‘m eens!
Eerst zou jij je bijvoorbeeld bezig houden met het budget voor de inkoop of een halve werkdag spenderen aan het uitwerken van de interne memo. Die taken zou je snel hebben uitgevoerd waardoor je dacht dat je reuze productief bent geweest. Het nalopen van het rapport zou je daarmee steeds opschuiven…
Nu je echter ziet waar jouw tijd en aandacht zich wél moeten bevinden, kun jij werkelijk een productieve dag hebben. Start die dag dan ook door meteen die lastige en grote ‘a’-taken te tackelen, zo ben je er meteen vanaf en voorkom je uitstelgedrag…
… of zoals schrijver Mark Twain het zegt:
“Wanneer je ‘s ochtends als eerste een springlevende kikker eet, kun je de dag beginnen in de wetenschap dat dat waarschijnlijk het ergste is dat je die dag zal overkomen.”
Eten dus, die kikker — vies, maar wel productief.
Kortom, hoe prioriteiten stellen?
Stop met je productiviteit te meten aan de hand van hoeveel taken je van je takenlijst hebt kunnen strepen. Jouw werkelijke productiviteit bevindt zich niet in de aantallen, maar in de de kwaliteit van taken die jij hebt afgerond.
Het uitvoeren van die ‘a’-taken kost dan misschien veel tijd en moeite, heb je ze eenmaal uitgevoerd dan ben je wel werkelijk productief geweest, in plaats van alleen ‘druk’.
Probeer het eens.
Meer weten over hoe prioriteiten stellen?
Check onderstaande video en ontdek nog een andere techniek om prioriteiten te stellen: de Eisenhower matrix. Björn vertelt je er meer over:
En wil je nou leren hoe je dit – en andere handige productiviteit technieken – kunt toepassen in de praktijk, volg dan eens een cursus time management. In onze 1-daagse training Time Management leren we je hoe jij slimmer kunt omgaan met je tijd en aandacht. Je ontdekt meer over hoe belangrijk het is dat je prioriteiten stelt én hoe je voorkomt dat ad hoc zaken er toch tussendoor proberen te kruipen — krijg zo meer werk verzet in minder tijd (mét minder stress!)
… of onze training Effectief Thuiswerken voor Teams
Ook zodra je vaak vanuit huis werkt, kun je baat hebben bij een van onze trainingen. Neem onze nieuwe training ‘Effectief Thuiswerken voor Teams’ bijvoorbeeld. Daar ontvang je tips voor thuiswerken en leer je beter samenwerken op afstand. Interessant, vooral nu. Volg ‘m daarom eens, alleen of samen met je collega’s.
Hopelijk zien we je snel!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
