Hoe prioriteiten stellen? Taken prioriteren blijkt super simpel (5 stapjes)

“Wat zijn mijn prioriteiten?!” Als je jezelf maar kon opsplitsen in meerdere personen om alles op een werkdag af te krijgen. Helaas is dat niet mogelijk, dus moet je keuzes maken: beslissen waaraan je wel en vooral niet je tijd besteedt. Dit noemen we prioriteiten stellen. Maar hoe bepaal je welke taken echt de moeite waard zijn en welke je moet laten liggen? Nog beter, hoe ga je om met onverwachte spoedjes? Hier zijn 5 stappen om je prioriteiten te stellen, handig bij thuiswerken!

Hoe kan je het beste prioriteiten stellen?

Vandaag is een dag vol uitdagingen. Je agenda en to-do lijst zijn gevuld met taken, afspraken en projecten. Er staat een revisie op de planning, een sollicitatiegesprek en het vaststellen van een nieuw budget moet ook echt gebeuren. Waar begin je? Hoe prioriteren?

Jouw oude aanpak

Je besluit de taken die de minste tijd kosten als eerste te doen, om er snel vanaf te zijn. De eenvoudige klusjes handel je ook meteen af, zodat je de middag vrij kunt houden voor meer concentratie-intensieve taken. Met andere woorden: jouw planning zit vol, dus je kiest voor de taken die makkelijk zijn of weinig tijd kosten. Dit lijkt een goede aanpak, maar na de lunch kom je al snel in de knel. Een klus bleek lastiger dan gedacht en daarbovenop passeerden allerlei “spoedjes” en ah-hoc klussen de revue. Gevolg? Stress! Onafgeronde zaken! Verkeerde prioriteiten!

Wat werkt wel?

Als je echt productief wilt zijn – en laten we eerlijk zijn, dat wordt van je verwacht als kenniswerker – moet je op een andere manier te werk gaan. Het geheim? Prioriteiten stellen. Hierdoor werk je proactief in plaats van reactief, en blijf je productief in plaats van constant achter de feiten aan te lopen.

Is het moeilijk? Absoluut niet. Prioriteiten stellen betekent gewoon erkennen dat je niet alles kunt doen.

Je hebt slechts een beperkt aantal uren en kunt jezelf niet in meerdere personen opsplitsen. Dus moet je kiezen: kiezen waar je je wel op richt en kiezen waar je je niet mee bezighoudt. Soms betekent dat ook ‘nee’ zeggen. Simpel. 

Natuurlijk betekent dit niet dat er nooit onverwachte dingen zullen gebeuren – klusjes, spoedjes, noodgevallen of mooie kansen. Dat hoort bij het leven. Maar door van tevoren duidelijk je prioriteiten te bepalen, kun je beter omgaan met deze situaties zodra ze zich voordoen.

Hoe de Eisenhower Matrix je hierbij helpt: dringend versus belangrijk

We hebben het al gezegd: prioriteiten stellen is weten waar je je wel en niet mee bezighoudt. Een expert hierin was Dwight Eisenhower, oud vijfsterrengeneraal en voormalig president van de Verenigde Staten. Om zo productief mogelijk te zijn, bedacht hij de ‘Eisenhower Matrix‘, een handige tool voor time management die inzicht geeft in wat wel en geen prioriteit heeft.

Het is heel eenvoudig:

• Bepaal of iets belangrijk is.
• Bepaal of iets dringend is.

Simpel, niet?

Dat levert het volgende diagram ook, ook wel bekend als de ‘Eisenhower Matrix’, of het ‘Eisenhower Model’:

prioriteiten stellen matrix

• Vak ‘A’ en ‘B’ vragen jouw aandacht, ze zijn belangrijk. Concentreer je hierop. Dat heeft prioriteit.
• Vak ‘C’ en ‘D’ zijn minder belangrijk. Je hoeft je hier dus niet druk om te maken.

Vooral als je takenlijst uitpuilt, wil je je niet bezighouden met zaken die zich in de onderste helft van het kwadrant bevinden. Die schrap je volledig of je delegeert ze aan iemand anders. Ze behoren niet tot jouw prioriteiten.

Wat overblijft zijn de taken in de bovenste helft: de taken die belangrijk zijn en je aandacht vereisen. Het onderscheid is simpel:

• Iets is dringend.
• Iets is niet dringend maar wel belangrijk.

Het verschil:

Iets is dringend als je er meteen actie op moet ondernemen. Het kan niet wachten. Vaak zijn het onverwachte zaken die plotseling opkomen, zoals spoedjes, klachten, noodgevallen. Je reageert hier reactief op.

Belangrijk duidt vooral op zaken die je niet moet vergeten. Ze moeten gebeuren, maar niet per se direct. Dit omvat het grootste deel van je werk. Meestal kun je deze zaken plannen en erop anticiperen op een proactieve manier.

Dus: wat heeft prioriteit?

Kortom: hoe prioriteer je taken? De bovenste helft (vak ‘A’ en vak ‘B’) bevat de taken waarmee jij je moet bezighouden, jouw prioriteiten. Het merendeel van het werk daar is te verwachten en je kunt er rekening mee houden in je planning. In veel gevallen is slechts een klein deel echt dringend én belangrijk, en dat is vaak onverwacht.

Maar let op: er bestaat zoiets als “valse dringendheid”

Nu je een duidelijker beeld hebt van jouw prioriteiten (bovenste helft wel, onderste helft niet), weet je theoretisch gezien waar je je op moet richten. Let wel, in de praktijk gebeurt het vaak dat anderen hun verzoeken of problemen verkeerd inschatten. Soms staat een gestreste collega aan je bureau en zegt: “… moet ASAP de deur uit!” Op dat moment lijkt het heel dringend en belangrijk, maar als je er goed over nadenkt, blijkt het vaak niet zo dringend te zijn. Het lijkt urgenter door de manier waarop je collega het presenteert, alsof er een nationale ramp gaande is. Het kan prima wachten. Wij noemen zoiets “valse dringendheid“.

Om dit onderscheid te kunnen maken, is het slim om jezelf af te vragen bij zulke “spoedjes”:

‘Moet het nu of kan ik eerst afronden waar ik mee bezig was?’

In 95% van de gevallen zul je merken dat het eigenlijk wel meevalt en dat je rustig je budgetanalyse kunt afronden. Soms is het handig om toch wat door te vragen, voor de zekerheid of om de verwachtingen te managen. Dat doe je met de 4 I’s.

Hoe prioriteiten stellen? In 5 eenvoudige stappen weten waar jouw focus moet liggen

Laten we terugkeren naar je takenlijst; er staat nogal wat op de planning. Laten we dit verduidelijken met een praktisch voorbeeld, zodat je weet hoe je dit zelf kunt toepassen. Hoe maak je een prioriteitenlijst?

Stap 1: Maak een lijst van alles dat vandaag moet gebeuren

Allereerst, creëer overzicht. Breng alle taken, afspraken en verantwoordelijkheden in kaart. Schrijf ze zo specifiek mogelijk op, inclusief een werkwoord en geschatte duur. Gebruik de mini-scrum methode voor verdere verfijning.

Voorbeeld van jouw takenlijst:

prioriteiten stellen voorbeeld

Stap 2: Schrap alles dat niet belangrijk, noch dringend is 

Gebruik de Eisenhower Matrix om te bepalen welke zaken niet belangrijk en niet dringend zijn. Schrap deze van je lijst, want deze nemen vandaag geen prioriteit in beslag. Voorbeeld van schrappen uit vak ‘D’ in dit geval. Beide taken vergen tijd, maar bieden niet direct waarde of urgentie. Door ze te schrappen, focus je je vandaag op zaken die werkelijk belangrijk zijn en je vooruit helpen.

Stap 3: Delegeer alles dat dringend is, maar niet belangrijk

Nu gaan we kijken naar vak ‘C’ op je lijst. Hier bevinden zich taken die uiteindelijk moeten gebeuren, maar niet per se door jou. Overweeg deze taken aan een collega over te dragen, vooral als iemand anders ze net zo goed (of zelfs beter, goedkoper, sneller) kan uitvoeren. Doe dit op een respectvolle manier.

Voorbeeld van delegeren uit vak ‘C’:

• Memo uitwerken: overweeg dit aan de stagiair over te laten, aangezien het een uur van je tijd kost en je beperkte tijd hebt.
• Contract nakijken en HR-mails verwerken: dit behoort niet strikt tot jouw taken. Wijs deze toe aan Dennis van HR, aangezien hij hier beter geschikt voor is.

Door taken te delegeren, focus je je op wat echt binnen jouw expertise en verantwoordelijkheden valt, waardoor het werk efficiënter wordt verdeeld.

Stap 4: Prioriteer alles dat niet dringend is, maar wel belangrijk

Nu richten we onze aandacht op vak ‘B’, waar de taken liggen die belangrijk en dringend zijn. Deze taken behoren tot jouw prioriteiten. Om overzicht te behouden en efficiënt te werken, is het cruciaal om deze taken te prioriteren. Zet ze in volgorde van belangrijkheid, zodat je weet met welke taak je vandaag als eerste moet beginnen.

Voorbeeld van prioriteren uit vak ‘B’:

In dit voorbeeld is het controleren van het budget de hoogste prioriteit, dus daar begin je vandaag als eerste mee. Zodra deze taak is afgerond, ga je verder met de cijfers van de Financing afdeling, gevolgd door het bijwonen van het sollicitatiegesprek. Houd deze prioriteiten bij in een agenda of takenmanager, zodat je altijd een duidelijk overzicht hebt van wat er moet gebeuren. Leer hier meer over het bijhouden van taken.

Stap 5: Pak tussendoor alleen écht dringende zaken op

Je hebt nu je prioriteiten helder voor ogen, maar het kan gebeuren dat er plotseling een spoedje opduikt – een werkelijk dringend geval dat onmiddellijke aandacht vereist (vak ‘A’). In dat geval maak je even tijd vrij. Maar let op, enkel voor werkelijk dringende zaken! Vermijd het oppakken van taken die slechts dringend lijken maar het niet daadwerkelijk zijn. Dat is verleden tijd.

Tips voor het omgaan met vak ‘A’:

• Evalueer de urgentie: beoordeel of de taak werkelijk onmiddellijke aandacht vereist. Als het kan wachten zonder ernstige gevolgen, laat het dan wachten tot je je prioriteiten hebt afgerond.
• Houd het kort: als je besluit een vak ‘A’-taak op te pakken, beperk dan de tijd die je eraan besteedt. Laat het niet de overhand nemen op je eerder vastgestelde prioriteiten.
• Wees assertief: als de taak niet echt dringend is, durf dan beleefd nee te zeggen. Leg uit dat je op dit moment gefocust bent op andere prioriteiten en stel voor om er later op terug te komen.

Door strikt te blijven in het oppakken van vak ‘A’-zaken, voorkom je dat deze onnodig je dagelijkse planning verstoren en behoud je de controle over je prioriteiten.

Kortom: hoe prioriteiten stellen?

Hoe prioriteiten stellen in je leven? Het is niets anders dan beslissen waar jij jouw aandacht op richt. Het is zo simpel als dat. Laat je dus niet leiden door wat als dringend aanvoelt of wat anderen als dringend laten voorkomen, maar focus op wat werkelijk dringend is. Elimineer en delegeer alles wat overbodig is en concentreer je alleen op wat overblijft. Zo ga je een buitengewoon productieve werkdag tegemoet!

Als je merkt dat je regelmatig taken moet schrappen vanwege tijdgebrek, of als je vaak een taak moet delegeren, overweeg dan of de taken en verantwoordelijkheden binnen jouw functie nog steeds bij je passen. Dan zul je het bij de bron moeten aanpakken!

Soms worden bepaalde taken in de loop der tijd namelijk overbodig, of belanden taken geleidelijk op jouw bord zonder dat je daar echt verantwoordelijkheid voor draagt. Je kunt doorgaan met schrappen en delegeren (een tijdelijke oplossing), of je kunt het bespreken met je leidinggevende (het probleem van binnenuit aanpakken). Zo ga je het gesprek aan:

“Ik merk dat bepaalde taken regelmatig moeten worden geschrapt of gedelegeerd vanwege tijdgebrek. Kunnen we eens kijken naar de taken die momenteel binnen mijn verantwoordelijkheden vallen? Misschien zijn sommige taken overbodig geworden, of zijn er nieuwe taken bijgekomen die heroverwogen moeten worden.”

Maar, let op: als het gaat om grote projecten die steeds worden uitgesteld omdat je gewoon niet weet hoe je ze moet beheren, overweeg dan om zo’n eenvoudige takenlijst te vervangen door een waterdicht time management systeem. In onze 1-daagse training Time Management leggen we graag uit hoe je dit eenvoudig kunt implementeren met slechts een paar tools.

Daar vertellen we je ook meer over prioriteiten stellen!

Wat leer je bij onze training Time Management?

• Ontdek strategieën om moeiteloos de dringende taken van de belangrijke te onderscheiden. Leer hoe je de Eisenhower Matrix toepast om snel en effectief prioriteiten te stellen.
• Leer hoe je overbodige taken schrapt en delegeren tot een kunst verheft. Ontdek technieken om jezelf te bevrijden van taken die niet bijdragen aan je kernfunctie.
• Implementeer een eenvoudig maar krachtig time management systeem om grote projecten effectief te beheren en ervoor te zorgen dat geen enkele taak door de mazen van het net glipt.
• Krijg hands-on ervaring met praktische tools en technieken die je onmiddellijk kunt toepassen in je dagelijkse werkzaamheden.

Waarom Tijdwinst.com?

• Onze training is praktijkgericht, zodat je de geleerde vaardigheden direct kunt toepassen.
• Leer van ervaren professionals die hun expertise delen en je begeleiden naar optimale productiviteit.
• We streven naar een persoonlijke benadering, zodat jij de begeleiding krijgt die je nodig hebt om succesvolle veranderingen aan te brengen in je werkgewoonten.
• Geen langdradige theorieën; je leert direct bruikbare strategieën die je kunt integreren in je dagelijkse routine.

Lijkt je dit iets? Schrijf je dan in en bespaar kostbare tijd, verhoog je effectiviteit en verminder stress door deel te nemen aan onze 1-daagse Time Management Training. Ontwikkel de vaardigheden die nodig zijn om prioriteiten te stellen als een professional en bereik meer in minder tijd.

Veelgestelde vragen over ‘hoe prioriteiten stellen?’

• Wat wordt er bedoeld met prioriteiten stellen?

  Het stellen van prioriteiten betekent het toewijzen van een volgorde of belangrijkheid aan taken, activiteiten of doelen. Het is het proces waarbij je bepaalt welke taken eerst moeten worden uitgevoerd op basis van hun urgentie, belangrijkheid en impact op je doelstellingen.

  Laten we er een definitie aan koppelen:

  Prioriteiten stellen betekenis: “het bewust kiezen waar je je tijd, energie en middelen op richt, om effectiever te werken en je doelen te bereiken. Het gaat om het maken van strategische keuzes om de meest cruciale taken als eerste aan te pakken.”

  Prioriteiten stellen synoniem:

  Synoniemen voor prioriteiten stellen zijn onder andere ordenen, rangschikken, selecteren en focussen. Het draait allemaal om het maken van keuzes die je helpen bij het behalen van je doelen en het efficiënt beheren van je tijd.

• Welke prioriteiten zijn er?

  Een taak kan volgens het Eisenhower Model één van de volgende vier dingen zijn:

  • Dringend en belangrijk.
  • Belangrijk, maar niet dringend.
  • Dringend, maar niet belangrijk.
  • Dringend, noch belangrijk.

• Waarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen?

  Waarom prioriteiten leren stellen? Nou, prioriteiten stellen is essentieel omdat het je helpt focus te houden op wat echt belangrijk is. Het voorkomt versnippering van energie en zorgt ervoor dat je je tijd effectief besteedt aan taken die impact hebben op je doelen.

• Hoe bepaal ik welke taken prioriteit hebben?

  Hoe moet je prioriteiten stellen? Bepaal welke taken prioriteit hebben door te kijken naar urgentie en belangrijkheid. Gebruik bijvoorbeeld de Eisenhower-matrix: verdeel taken in vier kwadranten op basis van deze twee criteria, en richt je eerst op de taken in het kwadrant van belangrijkheid.

• Welke methoden of strategieën kan ik gebruiken om mijn prioriteiten te bepalen?

  Wij raden de Eisenhower methode aan, maar er zijn meer manieren om prioriteiten te stellen. Gebruik methoden zoals de 1-3-5-regel, waarbij je dagelijks één grote, drie middelgrote en vijf kleine taken kiest. Ook de ABCD-methode, waarbij je taken labelt op basis van prioriteit, kan helpen bij het bepalen van wat eerst moet worden aangepakt.

• Hoe ga ik om met conflicterende prioriteiten?

  Evalueer je de impact en urgentie van elke taak. Probeer ze te bundelen of een volgorde te bepalen op basis van je langetermijndoelen. Communiceer ook duidelijk als je hulp of verduidelijking nodig hebt.

• Welke rol spelen doelen bij het stellen van prioriteiten?

  Doelen spelen een grote rol bij het stellen van prioriteiten. Baseer je keuzes op hoe goed een taak bijdraagt aan je langetermijndoelen. Dit helpt om taken te rangschikken op basis van hun bijdrage aan het verwezenlijken van je gewenste uitkomsten.

• Hoe kan ik voorkomen dat ik overweldigd raak bij het stellen van prioriteiten?

  Voorkom overweldiging door realistische doelen te stellen en je te concentreren op enkele belangrijke taken. Wees bereid om nee te zeggen tegen niet-essentiële zaken en houd rekening met je eigen capaciteiten. Regelmatig nadenken over wat belangrijk is en aanpassing van je prioriteiten helpen bij een betere balans.

• Zijn er specifieke tools of technieken die ik kan gebruiken om mijn prioriteiten te beheren?

  Gebruik tools zoals takenlijsten, projectmanagement-apps (zoals Todoist of Trello) en timemanagementtechnieken zoals de Pomodoro-techniek om je prioriteiten te beheren. Deze tools helpen je bij het organiseren en efficiënt plannen van je taken.

• Wat zijn de gevolgen van het niet effectief stellen van prioriteiten?

  Het niet effectief stellen van prioriteiten kan leiden tot stress, verlies van productiviteit en het niet behalen van doelen. Het kan ook leiden tot het verwaarlozen van belangrijke taken en het constant reageren op urgente, maar niet-noodzakelijke zaken.

• Hoe kan ik leren nee te zeggen om mijn prioriteiten te beschermen?

  Leer nee te zeggen door je grenzen te kennen en je prioriteiten te beschermen. Wees duidelijk over je doelen en weiger taken die niet passen bij je prioriteiten. Communiceer op een respectvolle manier en focus op wat echt belangrijk is.

• Hoe kan ik omgaan met onverwachte gebeurtenissen die mijn prioriteiten verstoren?

  Omgaan met onverwachte gebeurtenissen vereist flexibiliteit. Reserveer daarom altijd wat ruimte in je planning voor onverwachte situaties. Prioriteer snel en beslis welke taken kunnen worden uitgesteld. Blijf kalm en pas je planning aan wanneer dat nodig is.

• Wat is het verschil tussen belangrijke taken en urgente taken bij het stellen van prioriteiten?

  Belangrijke taken dragen bij aan je langetermijndoelen en hebben een blijvende impact. Urgente taken hebben vaak te maken met directe deadlines maar dragen niet altijd bij aan je langetermijnsucces. Het onderscheid tussen belangrijk en urgent helpt bij het prioriteren van taken voor een effectievere planning.

• Zijn er specifieke valkuilen waar ik op moet letten bij het stellen van prioriteiten?

  Valkuilen bij het stellen van prioriteiten zijn onder andere overcommitment, het negeren van eigen behoeften en het vasthouden aan taken zonder te evalueren. Wees je bewust van deze valkuilen en pas je aanpak aan om ze te vermijden.

• Hoe vaak moet ik mijn prioriteiten herzien en aanpassen?

  Herzie en pas je prioriteiten regelmatig aan, bijvoorbeeld wekelijks (met de wekelijkse reflectie) of maandelijks. Dit helpt je om in te spelen op veranderingen in je leven en doelen. Blijf flexibel en pas je prioriteiten aan op basis van nieuwe informatie en omstandigheden.

• Hoe kan ik me concentreren op mijn prioriteiten te midden van afleidingen en onderbrekingen?

  Concentreer je te midden van afleidingen door een duidelijke planning te hebben en tijd te blokkeren voor je prioriteiten. Gebruik technologische hulpmiddelen om notificaties te beheren en creëer een geconcentreerde werkomgeving. Leer ook effectief ‘nee’ zeggen tegen afleidingen.

• Wat zijn de langetermijneffecten van consistente prioriteiten stellen?

  Denk aan verbeterde productiviteit, minder stress en het behalen van langetermijndoelen. Het helpt ook bij het opbouwen van gezonde gewoonten en het creëren van een gebalanceerd en vervullend leven.

• Hoe prioriteiten stellen in de zorg?

  In de zorgsector is het stellen van prioriteiten van cruciaal belang om de kwaliteit van zorg te waarborgen.

  • Spoedgevallen en acuut medisch noodzakelijke situaties moeten altijd de hoogste prioriteit hebben. Directe interventies zijn essentieel om het welzijn van de patiënt te waarborgen.
  • Patiënten met ernstige aandoeningen of die intensieve zorg nodig hebben, moeten worden geprioriteerd. Dit omvat bijvoorbeeld de monitoring van vitale functies en het toedienen van medicatie volgens het behandelplan.
  • Een effectieve samenwerking tussen zorgverleners is cruciaal. Communicatie over prioriteiten, behandelplannen en wijzigingen in de toestand van de patiënt is essentieel om de zorg naadloos te laten verlopen.
  • Het identificeren en aanpakken van potentiële risico’s voordat ze kritiek worden, is van groot belang. Daarnaast moet er aandacht zijn voor de continuïteit van zorg, waarbij de planning van behandelingen en medicatie wordt afgestemd op het welzijn van de patiënt op lange termijn.
  • Zorgprofessionals moeten voortdurend een balans vinden tussen de werklast en het handhaven van de hoogste kwaliteit van zorg. Dit kan betekenen dat ze prioriteiten moeten stellen bij taken en procedures, rekening houdend met de beschikbare middelen.
  • De medische omgeving kan snel veranderen, en daarom is het belangrijk dat zorgprofessionals flexibel en veerkrachtig zijn. Het vermogen om snel te reageren op onverwachte gebeurtenissen en prioriteiten dienovereenkomstig aan te passen, is van onschatbare waarde.

  In de zorg draait alles om het bieden van de best mogelijke zorg aan de patiënten. Prioriteiten stellen helpt bij het organiseren van taken en handelingen om ervoor te zorgen dat de patiëntenzorg doeltreffend, efficiënt en veilig wordt uitgevoerd.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog