9 gesprekstechnieken die jij moet kennen voor effectieve gesprekken

Of je nu een praatgrage ratelkip bent of een stille kikker: gesprekstechnieken kunnen we allemaal gebruiken. Met de juiste gespreksmethodes komt jouw boodschap krachtig over, bereik je het gewenste effect en krijg je dingen voor elkaar. Van netwerkborrel tot intiem gesprek met een vriend: dit zijn 9 gesprekstechnieken om je voordeel mee te doen.

Wat komt aan bod?

1. Wat zijn gesprekstechnieken
2. Welke gesprekstechnieken zijn er?
3. Waarom zijn gesprekstechnieken belangrijk?
4. Welke 9 soorten gesprekstechnieken zijn er?
5. Veelgestelde vragen rondom gesprekstechnieken

Praten doen we allemaal elke dag. En niet zo’n beetje ook. Gemiddeld zo’n 15.000 woorden op een dag. Maar de echte kletskousen onder ons gebruiken volgens studies tot wel 50.000 woorden op dagelijkse basis. Stille Willy’s hebben soms genoeg aan één honderdste daarvan.

Maar hoe graag je ook kletst of juist niet, iedereen voert gesprekken. En als je dat doet, kun je het maar beter goed doen. 

Wat zijn gesprekstechnieken?

Goede vraag om mee te beginnen! Gesprekstechnieken zijn tactieken die je gebruikt om je communicatie te laten slagen. Oftewel: om de doelen te bereiken die je voor ogen hebt. Dat kan zijn dat de ander snapt wat je bedoelt, dat iemand overtuigd raakt, dat je feedback goed overkomt of soms ook gewoon dat de ander zich gehoord voelt. 

Welke gesprekstechnieken zijn er?

Er zijn allerlei verschillende gesprekstechnieken. Motiverende gesprekstechnieken om iets gedaan te krijgen, technieken om krachtige feedback te geven en ook gesprekstechnieken die specifiek in de hulpverlening, psychologie of zorg goed werken. 

Bij gesprekken voeren denk je misschien als eerste aan de woorden die je gebruikt. Je weet ook wel dat “feedback” een handiger synoniem is voor “kritiek”. En dat je jezelf met woorden als “een beetje”, “misschien” en “af en toe” kleiner maakt dan nodig. Maar het krachtig overbrengen van een boodschap draait om veel meer dan woordkeuze alleen.

Je wilt ook dat de ander je begrijpt, dat iemand zich gehoord voelt, dat je op de juiste momenten empathie toont, dat je non-verbale communicatie klopt met wat je zegt en dat je niet onzeker overkomt. Ook dat valt allemaal onder gesprekstechnieken.

Waarom zijn gesprekstechnieken belangrijk?

Als je gesprekstechnieken op peil zijn, dan verbeter je daarmee alle gesprekken die je voert. Dat is goed voor de relaties met mensen om je heen, het helpt je om zelfverzekerd over te komen en je bereikt er het gewenste resultaat mee. Of je nu negatieve feedback moet geven of iets ingewikkelds wilt uitleggen, met krachtige gesprekstechnieken kom je verder. 

Welke 9 soorten gesprekstechnieken zijn er? 

Professionele gesprekstechnieken zijn er dus volop. Welke doen er nu echt toe? Dit overzicht met 9 soorten gesprekstechnieken gaat je helpen. 

1. Giet informatie in een verhaalvorm

Wil je dat jouw informatie langer blijft hangen of dat de ander zich eerder laat overtuigen? Giet je informatie dan in verhaalvorm. Het werkt echt, in veel situaties. Niet voor niets zie je dit vaak bij speeches van presidenten, ministers en andere bekende mensen. Hun spindokters weten als geen ander: storytelling werkt. 

Dus deel niet een saaie brij aan informatie. Geef er wat meer sjeu aan door het met een leuke anekdote te brengen. Begin met een situatieschets, licht toe wat het probleem of de situatie is en kom dan tot de oplossing. Dan blijft je boodschap beter hangen dan als je het zegt hoe het feitelijk is.

“Vanochtend wilde mijn puberzoon niet uit bed komen. Zijn wekker was al tien keer afgegaan, maar hij was onmogelijk uit bed te krijgen. Ik probeerde van alles, sprak op hem in, dreigde zijn telefoon af te pakken en stond elke vijf minuten op zijn deur te bonken. Totdat ik besefte: ‘Hij moet het wel zelf willen’. En zo werkt het ook met de trainingen die wij aanbieden. Je kunt nog zo hard je best doen om iemand te laten veranderen. Maar als iemand echt niet wilt, laat het dan bij diegene.”

1. Gebruik je stem op de juiste manier

Je spreekt om gehoord te worden. Hoe je iets zegt is daarom minstens zo belangrijk als wat je zegt. Misschien ken je dat gevoel wel dat je net iets zei in een groep, maar niemand reageerde. Werd je niet gehoord? Of gewoon genegeerd?

Dat is te voorkomen met het juiste stemgebruik. Julian Treasure weet daar toevallig alles van. Hij sprak er zelfs in een TED-talk over: ‘How to speak so that people want to listen’.

Zijn advies, in de beknopte versie:

• Spreek met een bedeesde lage stem. Laat je stem vanuit je buik of borst komen, in plaats van je keel (wat veel mensen doen) of neus (heel irritant).
• Voorkom een trilling in je stem, hou ‘m zacht en warm. Dat doe je door een rechte houding aan te nemen wanneer je spreekt en je ademhaling diep te houden.
• Spreek niet monotoon, maar ritmisch. Let er wel op dat je niet omhoog gaat aan het einde van een zin.
• Spreek niet te snel. Las gepaste stiltes in tussen je woorden en zinnen.
• Hou je stem bedeesd, spreek niet te luid. Juist een zachte, beheerste stem vraagt om naar geluisterd te worden.

2. Luister (en dan écht)

Een gesprek voeren is tweerichtingsverkeer. Je zendt niet alleen informatie, maar neemt ook de moeite om te luisteren naar wat de ander zegt. Luisteren blijkt alleen maar wát lastig te zijn. We denken er allemaal hartstikke goed in te zijn, maar gaan er massaal de mist mee in. De woorden van de ander komen je oorschelp wel binnen, maar dat betekent nog niet dat je aan het luisteren bent. Wat je namelijk vaak automatisch doet, is denken. Over jezelf vooral.

Autobiografisch luisteren noemen experts dat. Je luistert maar half, want je bent vooral bezig met hoe jij gaat reageren op dit verhaal. Met een anekdote of een voorbeeld uit je eigen leven waarschijnlijk. 

Wil je betere gesprekken voeren, dan moet je écht luisteren. Zodat je weet wat de ander zegt, daar interesse in kunt tonen en zijn verhaal kunt meenemen in wat jij te zeggen hebt. Dit werkt trouwens ook zo in conflictgesprekken: luisteren, doorvragen, begrijpen – in plaats van: half luisteren, jouw visie opleggen en je gelijk willen halen.

In motiverende gespreksvoering is reflectief luisteren bijvoorbeeld een belangrijke gespreksvaardigheid. Dit betekent dat je de boodschap van de ander in je eigen woorden samenvat. Zo merkt de ander dat je goed geluisterd hebt en kun jij onderzoeken of je het goed begrepen hebt.

Daarnaast is actief luisteren een veelgebruikte luistermethode. Dit houdt in dat je de ander uitgebreid de ruimte geeft om te vertellen. Neem het woord niet over, maar luister alleen en motiveer de ander met subtiele signalen (zoals knikken of hmhm’en) om verder te praten.

3. Stel vragen

Wij mensen praten graag, vooral over onszelf. Dus als een ander vanuit oprechte interesse vragen stelt, dan vinden we die persoon al snel leuker. Kortom: vragen stellen is altijd goed om te doen in gesprekken.

Als je vragen stelt, laat je zien dat je dingen graag volledig helder hebt. Ook blijkt er interesse uit voor de ander. Gebruik daarbij bij voorkeur open vragen. Dus vragen die beginnen met ‘wie’, ‘wat’, ‘waar’, ‘wanneer’, ‘waarom’ of ‘hoe’. Op een gesloten vraag krijg je vaak een kort antwoord; het gesprek valt al snel dood. Met een open vraag moedig je de ander aan om meer te vertellen en kom je sneller tot een echt gesprek.

4. Gebruik ‘waarom’ om te overtuigen

Wil je anderen meekrijgen in een bepaalde beslissing of keuze? Dan kan het woord ‘waarom’ je goed helpen.

“Waarom?”, hoor ik je denken. Nou, het idee is dat je je argumentatie omdraait. Ga niet eerst je standpunt presenteren en dan de redenen. Mensen die tegen het standpunt zijn, haken dan haast direct af als ze horen hoe jij erin staat. Doe het andersom: vertel eerst hoe je tot een keuze bent gekomen en presenteer dan je standpunt als logisch gevolg daarvan.

Bijvoorbeeld: 

“We willen professionele foto’s voor onze website én we hebben weinig tijd om daar zelf uitgebreid mee aan de slag te gaan. Dat is waarom ik voorstel om een professionele fotograaf in te schakelen.”

5. Toon empathie in plaats van je mening door te drukken

Salesmanagers maken dankbaar gebruik van deze gesprekstechniek. Je kent ze vast wel: die verkopers die zeggen “Oh, dat begrijp ik heel goed, mevrouw. Maar wij…”. Je kunt deze tactiek ook prima gebruiken in nette gesprekken op de werkvloer. 

Mensen willen zich graag gehoord voelen. Dus ook als ze een kritische noot hebben. Veeg daarom nooit de feedback van anderen zomaar van tafel, maar ga erop in. Toon begrip voor hun afwijkende visie. Laat blijken dat je het snapt. Daarmee vergroot je de kans dat de ander blijft luisteren en toch openstaat voor wat jij te zeggen hebt. 

“Ik snap heel goed je twijfel. Ik heb zelf ook even getwijfeld of dit wel een goed plan is. Maar op basis van… durf ik nu wel te zeggen dat…”

6. Geef feedback volgens de 4 G’s

Feedback geven is voor veel mensen geen hobby. Logisch. We delen allemaal liever positieve woorden uit dan dat we kritiek hebben. Toch kun je er soms niet onderuit om negatieve feedback te geven. Je voorkomt ermee dat een vervelende irritatie de samenwerking in de weg gaat zitten. 

Zorg er wel voor dat je feedback geeft op de juiste manier. Houd het constructief. Het model van de 4 G’s helpt je daarbij. Het idee is simpel: je benoemt 4 G’s achter elkaar en bouwt zo je feedback rustig op. Ook helpen die 4 G’s je om de feedback bij jezelf te houden. 

1. Beschrijf het Gedrag dat je hebt geobserveerd. Laatst kwam je twee keer op vrijdag om 5 uur nog met een grote spoedklus, terwijl ik net naar huis wilde gaan. 
2. Geef aan welk Gevolg dat heeft voor jou (of een ander). Daardoor kon ik niet op tijd mijn dochter van de crèche halen en moest ik halsoverkop dingen doen. 
3. Benoem welk Gevoel dit bij je oproept. Dat frustreert me. 
4. Vertel welk Gewenste gedrag je liever zou zien. Zou je de volgende keer voor spoedklussen uiterlijk om vier uur kunnen aankloppen? Mijn werktijden zijn op vrijdag tot uiterlijk vijf uur.

P.S. Maakt je collega er echt een potje van met zijn planning? Tip dan gerust ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Daarin ontdek je hoe je meer gedaan krijgt in minder tijd en mét een heldere planning.

7. Houd het kort maar krachtig (met maximaal 40 woorden)

Een uitdaging, ik weet het. Maar probeer het toch. Het is één van de professionele gesprekstechnieken die je veel succes kan opleveren. 

Veel mensen zijn geneigd om te veel woorden aan iets vuil te maken. Je komt met heel veel argumenten aanzetten of blijft maar anekdotes oprakelen. Dat werkt alleen averechts. De ander verliest zijn aandacht of je hele punt is niet helder. 

Bedenk liever van tevoren exact wat jij wilt zeggen. Zorg ervoor dat jouw statement in maximaal 40 woorden uit te drukken is. Daarmee kom je ook krachtiger over dan als je heel uitgebreid uitweidt. 

Kom je er alsnog niet helemaal uit? Leer dan via onze tips om kort maar krachtig te communiceren. 

8. Neem vaker de regie

Voel je je regelmatig slachtoffer van je langdradige collega’s, die maar geen einde aan de meeting lijken te breien? Weet dan dat jij de touwtjes in handen hebt, of in elk geval kunt nemen. Neem de regie. 

Wat daarbij helpt? Schets van tevoren kaders. Vertel al vóór de meeting waar je het over wilt hebben, wat het gespreksdoel is en hoeveel tijd je hiervoor hebt ingeruimd. En gaat de tijd wel heel rap voorbij? Geef dan op tijd aan dat jullie nog maar X minuten hebben en dat je toch echt tot de kern moet komen. Dan weet je zeker dat je het gesprek niet uitgaat zonder duidelijkheid over de belangrijkste gespreksonderwerpen.

Meer van dit soort handige gesprekstips?

Volg ons dan op Instagram of Pinterest. Daar geven we je handige tips op het gebied van assertiviteit en delen we ook allerlei handige communicatie- en gesprekstechnieken waarmee jouw boodschap krachtiger overkomt.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

9. Neem de juiste houding aan

Dát is een van de gespreksvaardigheden-voorbeelden waarmee veel mensen de mist in gaan. Je zegt wel wat je vindt en hebt je boodschap goed voorbereid, maar door je non-verbale communicatie komt het toch niet lekker uit de verf.

Let in het bijzonder hierop:

• Neem een open houding aan. Houd je handen langs je lichaam en doe je schouders naar achteren. Bewaar de power poses voor heftige ruzies: die houdingen kunnen nogal agressief en imponerend overkomen. Politici doen het (vaak bewust) om de haverklap. Maakt je niet altijd populair.
• Richt je voeten naar de ander, niet naar de deur. Dat laatste kan onbewust onzekerheid laten zien. Ja, één van die communicatiemethoden en -technieken waar je je waarschijnlijk niet eens bewust van bent.
• Praat luid en duidelijk (maar ook weer niet te luid), maar zorg dat je volume hard genoeg is om je boodschap te horen.
• Leg nadruk op belangrijke woorden in je boodschap. Zo kan de luisteraar het juiste halen uit wat je zegt.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over gesprekstechnieken

• Wat is een gesprekstechniek?

  Een gesprekstechniek is een verbale of non-verbale tactiek die je toepast om jouw gesprekken met mensen te verbeteren en je gespreksdoelen te behalen. Dat kan van alles zijn: van actief luisteren om de ander zich gehoord te laten voelen tot bepaalde woorden gebruiken om de ander te overtuigen.

• Wat voor gesprekstechnieken zijn er?

  Er zijn heel diverse gesprekstechnieken, variërend van beter luisteren tot krachtige feedback geven. In dit artikel kon je 9 voorbeelden van gesprekstechnieken voor jouw communicatie vinden. Nog eens 5 gesprekstechnieken die je wellicht kent, zijn deze: oogcontact maken tijdens een gesprek, met je vingers meetellen als je een opsomming van argumenten geeft, “hmhm”-en als de ander aan het woord is, iemands naam laten vallen om het persoonlijker te maken, en de ik-ik-jij-methode om constructieve feedback te geven.

• Wat zijn gesprekstechnieken in de zorg?

  Veel zorgprofessionals krijgen onderwijs in hoe ze empathie tonen voor patiënten en actief kunnen luisteren. Juist omdat ze uiteindelijk uit het verhaal van de patiënt de symptoombeschrijving moeten halen. Verder zijn slecht-nieuws-gesprekken (helaas) een gespreksvaardigheid die in de zorg belangrijk is om te beheersen.

• Wat zijn gespreksvaardigheden?

  Gespreksvaardigheden zijn allerlei skills die je in een gesprek kunt toepassen en die je helpen om het gesprek gaande te houden of om jouw gespreksdoelen te bereiken. Denk aan zoiets kleins als voortborduren op wat de ander zegt of de woorden van de ander samenvatten en er vanuit daar op voortborduren.

• Welke 3 tips zijn er voor een open gesprek?

  Als je het open het gesprek wilt aangaan, is het belangrijk om niet te veel in te vullen voor de ander. Laat de andere persoon dus veel aan het woord. Dat doe je 1) door door te vragen naar voorbeelden, 2) door open vragen te stellen (‘Wat vind je daarvan?’ in plaats van ‘Vind je dat een goed idee?’) en 3) door de ander niet te onderbreken maar begrip te tonen en te laten uitpraten.

Assertiever communiceren? Volg een training!

Vind je het in de praktijk nog best lastig om je mening te geven en een stevige gesprekspartner te zijn? Volg dan een assertiviteitstraining om te ontdekken hoe jij beter voor jezelf opkomt, hoe je met basis-gesprekstechnieken je mening steviger brengt en hoe je feedback geeft op een krachtige manier. 

Na 1 dag ken jij alle gespreksvaardigheden en technieken om voortaan gesprekken met meer zelfvertrouwen in te gaan of juist af te breken. Ja, zelfs met die ene praatgrage collega.

Wie zijn wij? | Assertiviteitstraining

Tijdwinst is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land trainingen aan, variërend van een cursus gesprekstechnieken tot effectieve trainingen in timemanagement, assertiviteit en snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker een kijkje op onze websites of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

• 1-daagse training Timemanagement | Blog
• 1-daagse training Assertiviteit | Blog
• 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
• 1-daagse training Feedback Geven | Blog
• 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
• 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog