Je inbox is praktisch een chatroom geworden. Of de pingpong-hoek op de camping. Terwijl de teller oploopt, vraag je je af: waar gaat het mis? Minder stress van je inbox, begint bij zelf betere e-mails schrijven, zegt ‘de echte Mad Man’ en kantoorheld David Ogilvy. Zijn 3 e-mail schrijven tips.
Ons schrijfwerk is gewoon niet helder. Dat is wat onderzoek van Harvard Business Review aantoonde tenminste.
Josh Bernoff op Harvard Business Review, schrijver van ‘Writing Without Bullshit: Boost Your Career by Saying What You Mean’:
“Ik bestudeerde 547 kantoorwerkers in drie maanden. Zij spendeerden gemiddeld 25,5 uur per week aan leeswerk, waarvan een derde aan e-mails lezen op ging.
81% van hen was het er mee eens dat slecht geschreven materiaal een hoop van hun tijd kostte. Het merendeel zei dat wat ze lezen heel vaak inefficiënt is, omdat het te lang is, te slecht opgesteld, niet helder, vol staat met jargon en niet specifiek is.
Het wordt tijd dat we alle rotzooi uit onze inbox knikkeren en die 25,5 uur per week efficiënter maken. Het wordt tijd dat we starten met een cultuur van helderheid. Het zou een groot verschil maken in hoe soepel onze organisaties lopen – en het zou jouw dag een stuk minder irritant maken.”
E-mail schrijven, volgens David Ogilvy
David Ogilvy. Hij wordt ook wel ‘de echte Mad Man’ genaamd. Of ‘vader van de reclame-business’. Je weet wel; zoals Don Draper, van de serie. Hoogstwaarschijnlijk is hij zelfs letterlijk de inspiratie geweest voor de hoofdfiguur in de populaire serie over het begin van de reclame business in de jaren 60.
Ogilvy zelf slingerde in zíjn tijd, de jaren 80, de slimme uitspraken over zakendoen en slim werken in het rond. En die gelden nog steeds, waardoor hij (vooral op creatieve kantoren) een ware cultheld is geworden. Één specifieke uitspraak, in dit geval, deed hij in 1982. Over slimmer e-mail schrijven.
Oké, je let goed op. In 1982 mailden we nog niet. Dat gebeurde 10 jaar later pas. Maar het principe is hetzelfde: kantoorwerkers die berichten sturen. Of dat nu een telegram, postduif, fax of mail is. Het komt op hetzelfde neer, als je naar de inhoud kijkt.
En daar had Ogilvy zo zijn eigen advies over, aan zijn werknemers op kantoor.
1. Hou het glashelder
In ‘82 stuurde hij een interne memo, genaamd ‘How to Write’. Één tip uit die memo, die bewaard is gebleven in een boek over Ogilvy’s geschriften:
“Voordat je een bericht of memo stuurt, wees er dan zeker van dat het glashelder is wat de ontvanger volgens jou moet doen.”
Dat betekent automatisch dat je eerst goed moet nadenken over je e-mail en wat voor effect die moet hebben bij de ontvanger. Welke actie die in gang moet zetten. Precies het gevolg van dit advies waar Ogilvy op doelde. Want, nog zo’n briljante stelling van hem:
“People who think well, write well.”
- Eerst denken, dus.
- Glashelder formuleren wat je aan de ander kwijt wil en wat diegene daar vervolgens mee moet doen…
- … en dán pas mailen!
Hoe je dat dan doet, je boodschap helder vermelden in een e-mail inclusief heldere actie voor de ander – zoals Ogilvy (anno 1980) en Bernoff (anno nu) ons aanraden? Een voorbeeld. Een paar, zelfs.
Je kent die vergader-prik-mails wel. Een voorstel om op dinsdagochtend om 09:00 te vergaderen (sowieso een heel slecht voorstel). Je kan eigenlijk niet, want dan ben je bezig met een persbericht voorbereiden dat die middag de deur uit moet. Je wijst het verzoek af en stelt woensdag om 09:00 voor. De ander mailt weer terug: ‘komt mij niet goed uit’. Jij mailt weer terug: ‘wanneer dan wel’. Etcetera, etcetera.
Of jij nu de verzender of de ontvanger van een dergelijke eerste verzoek-mail bent. Je pakt het, in plaats van dat gepingpong, liever aan zoals Ogilvy voorstelt: “… glashelder aangeven wat de ander moet doen” – om het hele gebeuren zo snel mogelijk af te ronden.
Hoe je dat glashelder aangeeft?
In plaats van “Zullen we dan-en-dan om die-en-die tijd vergaderen?” tik je:
“Ik wil graag die-en-die vergadering met je houden. Mij komt dinsdag om 13:00 uit.
Laat me even weten of dat moment voor jou schikt. En zo niet, welke van deze opties dan beter uitkomt:
woensdag 13:00
donderdag 14:30
vrijdag 14:00”
Helder, toch?
Dat komt door het als-dan-voorstel dat in de bovenstaande e-mail verwerkt zit.
2. Gebruik ‘als-dan’
Als X, dan Y. Als Y, dan Z. Zo simpel is het. In 90% van je werkmails zit een verzoek (verborgen). Iets dat je van de ander gedaan wil krijgen. Of het nu gaat om een akkoord, het prikken van een datum, een dubbelcheck van je document of het verzoek om een offerte. En of het nu om een collega, een klant, je baas of de kinderoppas gaat. Stuur je een bericht, dan is dat praktisch altijd omdat je wil dat de ander iets doet voor je. Of je reageert op een e-mail van iemand die wil dat jij iets doet.
En die verzoekenstroom stroomlijnen, dat scheelt een hele hoop e-mail ping pong. Tim Ferriss, een time management held van onze tijd, is het daar mee eens.
Tim, in zijn boek ‘The 4 Hour Work Week’:
“E-mail communicatie zou gestroomlijnd moeten worden om onnodig gepingpong te voorkomen. Een e-mail met ‘Kunnen we as. maandag afspreken om 16:00?’ zou dan worden ‘Kunnen we as. maandag afspreken om 16:00? Als dat niet het geval is, mail me dan alsjeblieft drie andere tijdstippen die jou wel uit komen.’ – Ontwikkel de gewoonte van bedenken welke als-dan-acties er in je e-mails voorgesteld kunnen worden wanneer je de ander een vraag stelt.”
Oké, de vergaderverzoeken hebben we onder de knie. Maar slimmer e-mail schrijven met als-dan geldt ook in andere gevallen.
“Kun jij de research voor dat-en-dat project oppakken?” wordt: “Kun jij de research voor dat-en-dat project oppakken? Als jou dat deze week niet lukt, dan hoor ik graag van je wie dit eventueel wel zou kunnen oppakken.”
Of:
“We hebben de bla-bla-bla-jargon in het afgelopen kwartaal omgezet naar een bla-bla-bla-semi-belangrijke-woorden en thans worden onze bla-bla-bla. Te zien in ons jaarverslag, wordt het bla-die-bla. Het zou ons een groot genoegen doen als u ons bla-bla-bla-er-omheen-gedraai. Nog meer bla.”
…wordt:
“Het gaat goed met het bedrijf, volgens ons nieuwe jaarverslag. Als u geïnteresseerd bent in de exacte jaarcijfers en andere details, bekijkt u dan het complete verslag in de bijlage. Als u meer wil weten, belt u dan gerust onderstaand nummer of mailt u mij.”
- Eerst helder denken;
- Dan helder schrijven;
- Met als-dan;
- Dan de mail verzenden.
Ingewikkelder is de basis van beter e-mail schrijven niet!
Oké, één extra tip:
3. Lange e-mail = 1 op 1
Wil je een heel verhaal kwijt aan je collega, voordat je hem verzoekt een weekje wat taken van jou over te nemen tijdens je vakantie? Mail niet. Plan een één-op-één-gesprek in. Behoeft de feedback op een presentatie behoorlijk wat toelichting? Mail niet. Plan een één-op-één-gesprek.
Sommige berichten horen nu eenmaal niet thuis in een mail, volgens de e-mail schrijven etiquette. Mail is bedoeld voor het delen van korte verzoeken en beknopte informatie. Niet voor ellenlange verhalen en ingewikkelde uitleg, die vervolgens weer ingewikkelde en tijdvretende reacties in je inbox uitlokken.
Dus doe jezelf een plezier, maak een handig 1 op 1 lijstje aan voor elke collega waarmee je regelmatig contact hebt, waarop je in een aantal duidelijke steekwoorden bijhoudt wat je aan een bepaalde collega kwijt wil – wanneer je boodschap qua lengte niet geschikt is voor een mail. Zo’n bundel met 1 op 1 lijstjes kun je bijvoorbeeld slim in je Outlook agenda aanmaken, zo heb je je lijstjes altijd bij de hand (als je agenda is gesynchroniseerd met je smartphone):
Natuurlijk kun je je 1 op 1 lijstjes ook gewoon in een papieren schrift aanmaken, met bijvoorbeeld voor elke collega een eigen bladzijde, als je dat prettiger vindt.
Op een natuurlijk moment gedurende een werkdag kun je iemand altijd even vragen of hij/zij een paar minuten tijd heeft voor een aantal 1-op-1-tjes. Soms kan plannen van een afspraak hiervoor handig zijn als je meer tijd nodig hebt, soms kan het gesprek ook prima tot stand komen wanneer je elkaar in de wandelgangen tegenkomt.
Je neemt dan in één gesprek de 1-op-1-tjes van je lijstje met bespreekpunten voor de betreffende collega samen door. Hoef je niet inefficiënt te mailen en het bespaart tijd door minder losse onderbrekingen.
Als die collega van jou nu zelf ook een 1-op-1 lijst voor jou gaat bijhouden, kan hij ook meteen even kijken of-ie nog iets met jou heeft om te bespreken. Minder mail, meer efficiëntie: win, win. Én je spreekt elkaar nog eens persoonlijk in het digitale oerwoud van elektronische berichten.
Dus:
- Denk voordat je mailt over wat precies jouw boodschap of verzoek is;
- Formuleer je boodschap en wat je gedaan wilt krijgen glashelder, met behulp van de Als-Dan Regel;
- Voorzie je dat je verhaal te lang, je verzoek te ingewikkeld is, of je bericht misschien zelfs een emotioneel randje heeft? Niet mailen. Maar schrijf je bespreekpunt meteen met een paar korte steekwoorden op je één-op-één-lijst voor de betreffende persoon. (Zie je dat? Als-dan).
Als je je aan deze drie eenvoudige basisprincipes voor slimmer e-mail schrijven houdt, maak je je collega’s, klanten en alle andere mensen die je mailt blij. Én jezelf ook, omdat je een stuk minder lang bezig bent met je mailbox leegmaken, vanwege de duidelijke reacties die je terugkrijgt.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
