Om 9 uur heb je een online meeting met je collega. Maar als jij precies op tijd inlogt, is je collega niet in de Teams-meeting te bekennen. Pas 15 minuten later krijg je een mailtje: “Oh sorry, helemaal vergeten!”. Tja, dat is niet de eerste keer en je bent er behoorlijk klaar mee dat je steeds wortel zit te schieten. Hoe spreek je je collega daarop aan? En dat ook nog op een constructieve manier die voor jullie allebei prettig is? De 4 G’s feedbackmethode helpt!

Er iets van zeggen lijkt voor de meeste mensen spannend. Je kunt allerlei gedachten hebben die je ervan weerhouden om bij bepaalde gebeurtenis uit te spreken dat je het vervelend vindt:

  • “Misschien mag ze me dan niet meer.”
  • “Wie ben ik om feedback te geven? Ik doe ook weleens iets fout.”
  • “Wat nou als ik mijn collega daarmee kwets?”
  • “Zou ze boos worden?”

Stuk voor stuk gedachten die ervoor zorgen dat jij je niet uitspreekt en dat je collega misschien volgende week weer precies hetzelfde doet. Met nog meer frustratie bij jou tot gevolg. 

Realiseer je dat feedback geven juist waardevol is. Confucius zei het al in het jaar 500 voor Christus: ook moeilijke boodschappen moet je delen. Sterker nog: misschien wel juist moeilijke boodschappen. Daarmee voorkom je frustraties, stel je grenzen en help je de ander om ongewenst gedrag niet meer te vertonen. Misschien is je collega zich er wel helemaal niet van bewust dat je het zo vervelend vindt als ze de afspraak mist.

Uitspreken dus, die feedback! Maar hoe doe je dat dan? 

Feedback geven? Dit werkt niet!

In haar TED-talk vertelt LeeAnn Renninger (oprichter van LifeLabs, een bedrijf dat trainingen voor managers en teams verzorgt) dat veel feedbackgevers in twee kampen te verdelen zijn. Mensen zijn óf heel indirect en zachtaardig (waardoor wat ze zeggen niet overkomt als feedback) óf zo direct dat de ander in de verdediging schiet (ook niet de bedoeling!). 

En er is nog iets, zo zegt LeeAnn: we hebben allemaal een onderdeel in onze hersenen (de amygdala) dat ervoor zorgt dat we elke boodschap scannen op een mogelijke bedreiging. Denken we een bedreiging op te merken? Dan gaan we onszelf verdedigen, waardoor je als feedbackgever ook eerder in defensief taalgebruik vervalt of de boel gaat afzwakken. Daardoor komt je feedback niet altijd goed over.

Niet helpend. Voor beide partijen niet.

Wat dan wel werkt? De 4 G’s feedbackmethode!

Geef liever op een respectvolle manier feedback. De 4 G’s feedbackmethode helpt je om je feedbackgesprek te structureren aan de hand van – hoe kan het ook anders – 4 G’s:

  1. Gedrag (welk gedrag observeer je bij de ander?)
  2. Gevoel (wat voor gevoel roept dit gedrag bij jou op?)
  3. Gevolg (wat is het gevolg van dit bedrag voor jou of de omgeving?)
  4. Gewenst (welk gedrag zou je liever zien bij de ander?)

Bij deze methode bouw je je feedback rustig op en baseer je je op de feiten. Daardoor kun je beter omgaan met emoties en komt je feedback beter onderbouwd en krachtiger over.

Hoe de 4 G’s feedbackmethode werkt, leggen we je uit in deze video.

We zullen de stappen uit het 4 G’s feedbackmodel hieronder een voor een langsgaan. 

1. Gedrag

Geef als eerste stap aan wat je concreet observeert. Houd het bij de feiten en koppel daar nog geen oordeel aan (dus wel “Ik zag dat je te laat was”, maar niet “Heel vervelend dat je te laat was vanochtend!”). Geef daarbij het liefst voorbeelden (dus niet “Je komt ook altijd te laat”, maar “Dat gebeurde vorige week”). Daarmee maak je de beschrijving zo concreet mogelijk. 

Het handigst is om je feedback zo snel mogelijk te delen nadat de situatie zich heeft voorgedaan. Daardoor kan de ander zich gemakkelijk de situatie voor de geest halen. Tja, jij weet waarschijnlijk ook niet meer of je bij een van je vele meetings twee weken geleden op tijd kwam aanschuiven. Maar van gisteren herinner je je dat vast nog wel. 

Dus: “Ik zag dat je vanochtend een kwartier te laat was voor onze afspraak. Vorige week was dat ook het geval.”

Gebruik voor het beschrijven van het gedrag zinnen die passen bij een feitelijke observatie. Bijvoorbeeld “Het valt me op dat…”, “Ik zie dat…” of “Ik hoor je zeggen dat…”. 

2. Gevoel

Wat doet het gedrag met jou? Dat deel je bij deze tweede stap. Daarbij is het belangrijk om het dicht bij jezelf te houden. Dat doe je door je gevoel uit te spreken in de vorm van een ik-boodschap. 

De kracht van een ik-boodschap is dat een ander nooit kan ontkennen wat iets met jou doet. Dat maakt een ik-boodschap sterker dan een verwijt naar de ander toe (“Jij doet ook altijd…”), waarbij de ander vaak in de verdediging schiet en tegenargumenten bedenkt.

Een paar voorbeeldzinnen die helpen om je gevoel vanuit een ik-boodschap te beschrijven:

  • “Ik merk dat ik hierdoor…”
  • “Dat geeft mij het gevoel…”
  • “Daardoor voel ik me…”
  • “Met mij doet dat…”

Zeg dus bijvoorbeeld: “Dat geeft mij het gevoel dat je onze afspraak niet belangrijk vindt. Ik merk dat dat mij irriteert.”

4 g's

3. Gevolg

Welk gevolg heeft dit gedrag op jou of op mensen uit je omgeving? Dat benoem je bij de derde G. 

Het liefst benoem je bij deze stap één concreet gevolg. Je kunt bijvoorbeeld een gevolg voor jezelf benoemen, maar ook een gevolg voor de organisatie of misschien ook wel een gevolg voor de ander. 

Bijvoorbeeld: “Daardoor raak ik minder gemotiveerd.”

Of: Dat zorgt ervoor dat ik mijn andere afspraak niet kan halen.”

Maak het niet te dramatisch en beperk je tot één gevolg in plaats van een compleet doemscenario. Daarmee bereik je eerder het gewenste effect bij de ander.

4. Gewenst gedrag

Dan de laatste stap: draag een manier aan waarop de ander het beter kan aanpakken? Wat is een gewenst alternatief voor het eerder benoemde gedrag? 

Bijvoorbeeld: “Ik zou het fijn vinden als je voortaan op tijd komt voor onze afspraak.”

In plaats van enkel een suggestie aan te dragen, kun je het best de ander de mogelijkheid geven om daar ook over na te denken. Misschien heeft de ander wel goede suggesties of kan diegene jouw hulp gebruiken. 

Belangrijk is dus om niet alleen zelf aan het woord te zijn, maar bij deze stap ook de ander het woord te geven. Luister actief en stel vooral vragen in plaats van enkel zelf suggesties te doen. 

Een paar voorbeelden:

  • “Herken je wat ik zeg?”
  • “Wat vind je ervan dat ik dit zeg?”
  • “Wat heb je nodig om dit voortaan anders te doen?”
  • “Wat lijkt jou een goede manier om dit voor elkaar te krijgen?”
  • “Hoe kan ik je helpen om dit anders aan te pakken?”

de 4 g's

Geef feedback op een assertieve manier (Assertiviteitstraining)

Met (goede!) feedback geven kun je veel bereiken. Het is heus zo lastig nog niet om dat op een constructieve manier te doen. Met een goede methode, zoals de 4 G’s feedbackmethode, kom je een heel eind. De kans is groot dat jouw collega na deze respectvolle feedback een volgende keer wél netjes op tijd in Teams inlogt.

Wat ook helpt? Verbeter je assertiviteit. Assertief gedrag gaat over voor jezelf opkomen. Bijvoorbeeld als iemand ongewenst gedrag vertoont of over je grenzen heen gaat. En dat op een nette manier waarbij je dicht bij jezelf blijft. 

Wil jij ook leren om assertiever te zijn, feedback te geven op ongewenst gedrag en voor jezelf op te komen? Je leert het allemaal in onze 1-daagse assertiviteitstrainingIn een kleine groep ga jij aan de slag om voortaan duidelijker en sterker op te treden in gesprekken. Of dat nu is naar je te laat komende collega toe of naar iemand uit je privésituatie.