Feedback geven is altijd goed, mits je het juist aanpakt. Indien je om de boodschap heen draait, niet uit je woorden komt of een gesloten houding aanneemt, zal de ontvanger met meer vragen dan antwoorden achterblijven. Werk daarom aan je communicatieve vaardigheden. Voor feedback die landt en waar de ontvanger écht iets aan heeft:
Door elkaar feedback te geven, kunnen we het beste in elkaar naar boven halen. Toch kan dat soms lastig en zelfs spannend zijn. Je zal namelijk de juiste woorden moeten kiezen om niet alleen de boodschap aan te laten komen, maar ook om te voorkomen dat de ander zich op zijn teentjes getrapt voelt. Het is daarom belangrijk dat je jouw feedback, negatief of positief, op een opbouwende en zelfverzekerde wijze geeft. Dat jouw feedback het resultaat oplevert dat jij voor ogen hebt.
Hoe je dat doet? Door enkele communicatieve vaardigheden onder de knie te krijgen; skills die jou helpen beter je boodschap over te brengen.
- Je zal kort en krachtig moeten communiceren; bondig, zodat je feedback duidelijk is.
- Goed moeten luisteren zodat je weet of jouw feedback is aangekomen of dat er toch nog onduidelijkheden rondom de terugkoppeling bestaan.
- Ook je non verbale communicatie houdt je in het oog: komt deze overeen met je boodschap?
- Tot slot zul je moeten beschikken over een gezonde portie zelfvertrouwen, zodat je – hoe moeilijk de boodschap ook is – altijd uit je woorden komt.
Deze communicatieve vaardigheden, op een rij, uitgelegd:
1. Bondig communiceren, voor duidelijke feedback
Feedback wil je altijd zo helder en bondig mogelijk brengen. Niet lang om de hete brei heen draaien en de ander bestoken met wollig taalgebruik, want dat zorgt er enkel voor dat de ontvanger met vragen achterblijft. Communiceer daarom to the point, anders zal je boodschap verloren gaan omdat er ruis ontstaat.
De ontvanger zal hierdoor niet alleen jouw terugkoppeling beter begrijpen, hij of zij weet ook wat jij verwacht en/of wat hij of zij anders moet doen. Op basis daarvan kun je veel constructiever gesprek voeren.
Wat je daarom doet:
- Voordat je de ander voorziet van feedback, denk je na over wat je precies wilt zeggen. Wat is jouw boodschap? Dit vooraf voor jezelf duidelijk maken, voorkomt dat je tijdens het feedback geven een langdradig, onnavolgbaar verhaal ophangt.
- Bij het formuleren van je feedback gebruik je enkel observaties: dus wat heb jij gezien, gehoord of gemerkt? Hiermee voorkom je dat je subjectieve terugkoppeling geeft of op de man speelt. Dus niet: ‘Je werkt slordig en bent vergeetachtig’ (persoonlijke aanval op een karaktereigenschap) Maar wel:
‘Ik heb je twee mails gestuurd, en ik heb nog geen reactie van je ontvangen.’
- Ook voorkom je onbruikbare feedback door niet jouw gedachten te delen. Focus je op wat de acties of gedragingen van een ander met jouw emoties doen. Dus niet: ‘Ik voel me niet begrepen door je’ (Daarmee zeg je: jij begrijpt me niet. Jouw schuld.) Maar wel:
‘Ik voel me gefrustreerd wanneer je…’.
- Je sluit jouw feedback uiteindelijk af met een verzoek: welke verandering wil je graag zien? Ook dit formuleer je kort en duidelijk, zodat de ander precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Houd dit positief. Dus niet: ‘Ik wil dat je mijn tijd meer respecteert’ (Vaag, wat bedoel je precies?) Maar wel:
‘Ik verzoek je vanaf nu op tijd aanwezig te zijn bij vergaderingen.’
Op deze manier breng jij je feedback – ongeacht of deze negatief of positief is – ruisvrij over. Zo landt hij beter en weet ook de ontvanger wat van hem of haar verwacht wordt. Indien je meer over deze techniek wilt lezen, check dan dit artikel. Daarin leggen we je bovenstaande methode stap voor stap uit.
2. Beter luisteren, voor een diepgaand feedbackgesprek
Feedback geven, of beter gezegd communiceren in het algemeen, draait niet alleen om spreken. Naar de ander luisteren met de intentie te begrijpen wat hij of zij zegt, is ook ontzettend belangrijk. Je wil namelijk weten of de terugkoppeling aankomt en hoe de ander hier tegenaan kijkt. Het is dus niet alleen eenzijdig spuwen, maar ook een stap terugnemen en je oren spitsen.
Actief luisteren, noemen we dit. Je bent niet alleen bezig met wat jij gaat zeggen en welke feedback jij gaat geven, maar focust op wat de ander zegt; of hij of zij het met je eens is en met het advies of de terugkoppeling aan de slag wil gaan.Waar let je op?
1. Nadat je kort en bondig jouw feedback hebt gegeven, stel je vragen:
Wat vind je daar zelf van?’, ‘Hoe denk jij daarover?’ of ‘Hoe denk je dit aan te pakken?’.
2. Ook nadat jouw gesprekspartner daar antwoord op hebt gegeven, stel je vragen om te checken of jij het goed hebt begrepen. Het toont aan dat je echt naar zijn of haar kant van het verhaal luistert. Je vat het als ware samen:
‘Dus je zegt dat je voortaan…?’, ‘Als ik het goed begrijp wil je liever…?’ of ‘Je zegt dus eigenlijk dat je het niet eens bent met mijn…?’
3. Belangrijk is dat je gedurende het feedback geven én het doorvragen en samenvatten je aandacht bij de persoon houdt. Maak oogcontact, luistergeluiden en -bewegingen en toon aan dat jouw focus daadwerkelijk bij hem of haar ligt.
Je checkt dus niet tussendoor je telefoon en typt ook niet even snel dat mailtje af. Dat lijkt common sense, maar het gebeurt helaas te vaak dat men met andere dingen bezig is, terwijl men een gesprek voert.
3. Bewust non verbaal communiceren, voor een krachtige boodschap
Ongeacht of je een ander van een compliment voorziet of van negatieve terugkoppeling, de houding die je daarbij aanneemt kan jouw feedback maken of breken. Communiceren is namelijk meer dan slechts de woorden die je spreekt. Je lichaamstaal, maar ook de wijze waarop je jouw stem gebruik, geven een boodschap af. Om ervoor te zorgen dat je daarmee niet onbewust jouw boodschap onderuit haalt, let je erop:
- Tijdens het geven van feedback neem je een open, ontspannen en zelfverzekerde houding aan. Je voorkomt dat je jezelf klein maakt door rechtop te gaan staan of te zitten, je armen open langs je lijf te houden en je schouders laag. Sla ze vooral niet over elkaar heen, want hiermee scherm je jezelf af van je gesprekspartner. Je komt dan afstandelijk over.
- Tijdens het spreken houd je jouw toon vriendelijk en laag, ook als het negatieve feedback betreft. Je wil uitstralen dat je rustig en ontspannen bent, niet dat de jij je laat overrompelen door emoties. Indien je dat lastig vindt, kun je vooraf een paar ademhalingsoefeningen doen. Daardoor ontspan je en vind je de rust in je stem terug.
- Ook kijk je de persoon aan als je feedback geeft. Dat kan terloops hoor; je wil namelijk voorkomen dat je staart, aangezien dat al snel als intimiderend kan worden gezien. Maak daarom regelmatig oogcontact, houd dit één à twee seconden vast en kijk dan weg. Hervat vervolgens je blik. Dit toont aan dat je interesse toont in je gesprekspartner en zijn of haar verhaal.
4. Gezond zelfvertrouwen, voor geloofwaardige feedback
Het bezitten van een gezonde portie zelfvertrouwen behoort dan misschien niet direct tot de communicatieve vaardigheden, maar indirect is het een onmisbare eigenschap. Zeker wanneer het op feedback geven aankomt.
Indien jij namelijk een ander van opbouwende kritiek wilt voorzien maar zelf niet echt gelooft wat je zegt, zal je boodschap nooit aankomen. Je straalt dan uit dat je zelf misschien ook twijfelt, er ook geen antwoord op hebt of maar iets zegt. Dat wil je echt voorkomen.
Je wil in het geven van terugkoppeling uitstralen dat je achter je boodschap staat. Dat je calm and collected bent en goed over je boodschap hebt nagedacht.
Door op deze punten te letten, toon je aan dat je zelfvertrouwen hebt (ook al ontbreekt het je daar soms aan):
- Je neemt een zelfverzekerde houding aan, zoals hierboven staat beschreven, en let op je non verbale communicatie. Indien nodig, kun je (vooraf) nog een powerpose aannemen om jezelf net even die extra boost te geven.
- Indien je een lastige stukje feedback moet verkondigen, helpt het om vooraf je boodschap te oefenen. Desnoods voor de spiegel. Dat klinkt misschien een beetje knullig, maar met eigen ogen zien welke lichaamshouding je aanneemt, kan je helpen je boodschap krachtiger over te brengen.
- Tijdens het spreken probeer je twijfelwoorden te voorkomen. Hierbij kun je denken aan zinnen als ‘ik denk misschien dat.. uh…’ of ‘zou je heel misschien, als je het niet erg vindt, voortaan…’. Zoals je geleerd hebt, houd je jouw boodschap kort en krachtig. Twijfelwoorden en ‘uh’-tjes en ‘misschien’-tjes’ houdt je er daarom buiten.
Kortom: communicatieve vaardigheden versterken je feedback
Bovenstaande manieren van communiceren zorgen ervoor dat jouw feedback beter landt. Zeker bij situaties waarin je een ander moet voorzien van negatieve terugkoppeling, is het handig om enkele communicatieve vaardigheden onder te knie te hebben. Dan wil je juist je boodschap kort en bondig verkondigen en goed luisteren naar je gesprekspartner.
Tijdens onze 1-daagse training Feedback Geven gaan we dieper in op dit effectief communiceren. We leren je tal van technieken die je helpen jouw feedback krachtiger te verwoorden; gespreksmethodes die altijd van pas komen, ongeacht of je ze op de werkvloer of ver daarbuiten gebruikt.
Nieuwsgierig? Schrijf je dan in voor onze training Feedback geven en leer het belang van goede communicatie.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
