Jaren geleden liep Ray Kroc een restaurant van Dick en Mac McDonald binnen. Hij bestelde een hamburger en kreeg die razendsnel voor zich. Warm, vers, goedkoop. Maar dat was niet eens het opvallendste. Het opvallendste was dat iedere hamburger hetzelfde was. Dezelfde opbouw, dezelfde kwaliteit, hetzelfde proces. Pas deze Big Mac-formule nu ook toe in jouw werkzaamheden.

Wat komt aan bod?

  1. Wanneer harder werken geen optie meer is
  2. Wat slimmer werken eigenlijk betekent
  3. Schrijf de formules achter jouw Big Macs
  4. Standaardiseren: van slimmer werken naar productief zijn
  5. Het echte probleem bij delegeren: geen Big Mac-formule, geen Big Mac
  6. Probeer het nu zelf eens uit: maak jouw eerste Big Mac
  7. Dus, blijf je een eenpitter of word je een keten? Dan moet je standaardiseren
  8. Hiermee aan de slag?
  9. Veelgestelde vragen over slimmer werken

Wat is de Big Mac-formule?

De broers McDonald hadden niet alleen een product bedacht waar ze achter stonden. Ze hadden ook de bereiding zo ingericht dat medewerkers niet telkens opnieuw hoefden na te denken over hoe het moest. Zo ontstond snelheid, voorspelbaarheid en constante kwaliteit: de Big Mac-formule werd geboren.

En precies daar gaat het bij veel kenniswerkers mis. Zij behandelen terugkerend werk alsof het elke keer opnieuw maatwerk is. Alsof elk voorstel, elk klantgesprek, elk overleg, elke follow-up en elke overdracht opnieuw uitgevonden moet worden. En daar lekt tijd weg. Energie ook. Net als focus, geld en kwaliteit.

thread post over de big mac formule

Slimmer werken begint dus niet met een nieuwe app, een AI-tool of een slimmere takenmanager. Slimmer werken begint waar je stopt met terugkerend werk steeds opnieuw bedenken.

Wanneer is harder werken geen optie?

De meeste mensen verhogen hun productiviteit op een nogal primitieve manier: door meer tijd in hun werk te stoppen. Ze gaan langer door. Werken een avond door. Pakken een extra ochtend mee. Of nemen iemand aan omdat ze het zelf niet meer rond krijgen. Dat kan. Eventjes, maar structureel is het een zwakke strategie.

Je hebt namelijk maar twee knoppen om je productiviteit te verhogen: je vergroot de beschikbare tijd of je verlaagt de tijd per taak.

Die eerste knop kennen de meeste mensen wel. Meer uren maken, meer mensen erbij, meer trekken. Die tweede knop is veel interessanter en die wordt opvallend vaak vergeten. Want als een terugkerende taak je nu twee uur kost, en je weet dat terug te brengen naar één uur, dan stijgt je productiviteit zonder dat je dag langer wordt. Dát is slimmer werken.

Precies dat deden de broers McDonald ook. Ze begonnen niet met extra mensen aannemen. Ze keken eerst naar het proces. Hoe kan dit slimmer? Met minder handelingen, minder gedoe, minder variatie en minder verspilling.

Pas daarna wordt opschalen echt interessant.

Dat is een les waar veel ondernemers, leidinggevenden en kenniswerkers iets aan hebben. Veel mensen kijken namelijk pas naar hun proces als ze al aan het verzuipen zijn. Terwijl je daar juist veel eerder winst kunt pakken.

Wat betekent slimmer werken eigenlijk?

Veel mensen denken bij slimmer werken aan efficiënter vergaderen, sneller mailen of handiger plannen. Allemaal prima, maar dat is niet de kern. Slimmer werken betekent dat je terugkerend werk terugbrengt tot een helder proces waar je onnodige variatie en ruis uit sloopt. Je maakt keuzes vooraf, zodat je ze later niet steeds opnieuw hoeft te maken.

Dat kan gaan over:

  • hoe je een voorstel opstelt
  • hoe je klantgesprekken voert
  • hoe je een project opstart
  • hoe je notities vastlegt
  • hoe je offertes maakt
  • hoe je e-mail afhandelt
  • hoe je administratieve taken uitvoert
  • hoe je een taak overdraagt

De vuistregel is simpel: wat vaak terugkomt, moet je niet steeds opnieuw bedenken. Dat is de Big Mac-formule: maak helder wat de gewenste uitkomst is van een terugkerende taak. Breng vervolgens het proces terug tot de essentie. Wat moet er echt gebeuren? Wat is overbodig? Welke uitzonderingen zijn eigenlijk vooral ballast? En hoe richt je het zo in dat jij of iemand anders het steeds opnieuw op een logische manier kan uitvoeren?

Daar begint slimmer werken en dat kun jij ook doen:

Schrijf de formules achter jouw Big Macs

Veel kenniswerkers zien hun werk als creatief, spontaan en maatwerkgedreven. En deels is dat natuurlijk ook zo. Maar een groot deel van kenniswerk is gewoon herhaling:

  • Je voert vergelijkbare gesprekken.
  • Je maakt vergelijkbare offertes.
  • Je verwerkt informatie op vergelijkbare manieren.
  • Je stemt af over vergelijkbare onderwerpen.
  • Je loopt telkens tegen vergelijkbare uitzonderingen aan.

Precies daar kun je dus winst behalen.

Binnen jouw functie of organisatie wil je dus weten wat jouw Big Macs zijn. Waar verdien jij je geld mee? Welke taken komen steeds terug? Welke processen vreten structureel tijd? En welke daarvan zouden een stuk simpeler kunnen?

Ik coachte ooit iemand die zichzelf omschreef als creatief, spontaan en hands-on. Hij schakelde snel, dacht graag mee en liet zonder aarzelen alles uit zijn handen vallen om een probleem op te lossen. Mooie eigenschappen natuurlijk. Alleen begonnen die lange weken hem inmiddels aardig op te breken. Dus gingen we niet meteen sleutelen aan zijn agenda. We gingen eerst op zoek naar zijn Big Macs.

  • Welke taken kwamen steeds terug?
  • Welke taken leken maatwerk, maar waren dat eigenlijk niet?
  • En voor welke taken konden we gewoon een formule maken?

Dat leverde al snel iets op;

  • Zijn maatwerkoffertes bleken in de praktijk neer te komen op vijf scenario’s. Dus maakten we vijf standaardtrajecten met vaste offertesjablonen. Gevolg: minder denktijd in sales, minder gedoe in de uitvoering en minder fouten in de facturatie.
  • Zijn kennismakingsgesprekken gingen altijd op gevoel. Maar het proces dat klanten doorliepen bleek opvallend voorspelbaar. Dus brachten we terug welke vragen, signalen en bespreekpunten steeds terugkwamen. Vanaf dat moment hoefde hij niet telkens opnieuw te improviseren.
  • Zijn projectnotities stonden overal en nergens: in zijn mailbox, agenda, takenmanager, Drive en CRM. Door dat terug te brengen naar één vaste plek en één vaste manier van vastleggen, verdween een hoop zoekwerk. En daarmee ook veel onrust.
  • En zijn administratie? Ook daar zat de meeste ellende vooral in de uitzonderingen. Dus brachten we facturatie en betalingen terug tot één heldere workflow.

Dat is wat standaardiseren doet. Het dwingt je na te denken over de kern van je werk, over je visie en over wat echt nodig is. En over alles wat er in de loop van de tijd aan gedoe, omwegen en flauwekul bij is gegroeid.

Wat doet standaardiseren: van slimmer werken naar productief zijn

Slimmer werken en productief zijn lijken dus op elkaar, maar ze zijn niet hetzelfde:

  • Productiviteit gaat over wat je voor elkaar krijgt.
  • Slimmer werken gaat over wat het je kost om daar te komen.

Dat verschil is erg belangrijk. Je kunt namelijk best veel gedaan krijgen in een beroerd systeem. Je kunt hard werken, veel uren maken, overal op reageren en ondertussen het gevoel hebben dat je lekker bezig bent. Maar als dat gebeurt in een wirwar van ruis, uitzonderingen, zoekwerk en improvisatie, dan betaal je daar een prijs voor in tijd, energie, stress en vooral ook fouten.

Als kenniswerker heb je nu eenmaal maar een beperkte hoeveelheid concentratie en mentale energie op een dag. Die wil je besteden aan werk dat daar écht om vraagt. Aan denken, afwegen, creëren, oplossen. Niet aan terugkerende taken die allang voorspelbaar genoeg zijn om slimmer in te richten.

Daarom zit de echte winst van standaardiseren ook niet alleen in snelheid. Natuurlijk is het prettig als iets sneller gaat, maar belangrijker is dat het minder van je vraagt. Je hoeft dan minder na te denken, minder te schakelen, te zoeken en uit te leggen. En daardoor krijg je vervolgens weer meer gedáán.

Maatwerk zou daarom de uitzondering moeten zijn, niet de standaard. Veel professionals hebben dat ongemerkt precies andersom georganiseerd. Alles voelt speciaal, alles vraagt aandacht, alles lijkt nét anders. Tot je een stap terugdoet en ziet: dit is voor tachtig procent gewoon hetzelfde werk in een andere verpakking.

De ondernemer die ik eerder noemde, ontdekte dat ook. Uiteindelijk stopte hij met een aantal diensten. Die leverden nauwelijks omzet op, maar wel veel gedoe. Hij schrapte allerlei maatwerktrajecten en bracht zijn aanbod terug naar een beperkt aantal standaardvarianten. Voor klanten voelde dat nog steeds als maatwerk. Voor hem voelde het eindelijk als grip.

En dat is misschien wel het prettigste effect van standaardiseren. Je levert niet automatisch minder kwaliteit. Vaak juist meer. Alleen dan zonder al het overbodige gedoe eromheen.

Wat is het probleem bij delegeren: geen Big Mac-formule, geen Big Mac

Delegeren is niet voor iedereen even relevant. Werk je alleen, dan speelt het misschien minder. Maar het is wél een goede stresstest. Want op het moment dat je iets wilt overdragen, merk je meteen of je werk slim is ingericht of niet.

Veel mensen beginnen pas met delegeren als ze ergens schoon genoeg van hebben. Ze hebben het te druk, willen van een taak af en schuiven die door. Alleen zit het hele proces dan nog gewoon in hun eigen hoofd. Inclusief de uitzonderingen, de gevoeligheden en alle tussenstappen die voor henzelf inmiddels zo vanzelfsprekend voelen dat ze vergeten dat een ander die helemaal niet kan raden.

Dan gebeurt er bijna altijd hetzelfde. De ander doet oprecht zijn best, maar het kost meer tijd dan je hoopte. Er komen vragen tussendoor, er ontstaan misverstanden en voor je het weet moet jij alsnog bijspringen. Dan voelt delegeren niet als verlichting, maar als extra werk. Niet per se omdat die ander onhandig is, maar omdat jij nog geen formule had.

Delegeren begint daarom niet bij loslaten. Het begint bij verhelderen:

  • Eerst moet jij helder hebben wat je wilt bereiken.
  • Daarna maak je het proces zo simpel mogelijk.
  • Vervolgens leg je vast hoe het moet gebeuren.
  • En pas daarna draag je het over.

Dus zo kun je er ook naar kijken: de Big Mac is de gewenste uitkomst, de formule is het geoptimaliseerde proces en het recept is de instructie voor de ander. Pas als die drie kloppen, kun je iemand iets echt goed leren.

In deze video leer ik je delegeren aan de hand van Dan Martell’s DRIP-matrix.

Bij Tijdwinst doen we dat al jaren zo, voor trainingen, backofficewerk en allerlei terugkerende processen: eerst doen we de taak zelf, daarna brengen we die terug tot de essentie, vervolgens leggen we vast hoe het moet, meestal in een korte handleiding met screenshots of een screenvideo. En pas dan delegeren we het. Natuurlijk mag iemand daarna vragen stellen, graag zelfs. Maar we verwachten ook dat die handleiding steeds wordt bijgewerkt. Zo wordt de ander steeds zelfstandiger en weet jij ook meteen of je iets helder genoeg hebt uitgelegd.

Probeer het nu zelf eens uit: maak jouw eerste Big Mac

Lezen is makkelijk, maar dit wordt interessanter als je het toepast. Pak er dus even 20 minuten bij en kies één taak die je deze week minimaal twee keer doet. Niet de moeilijkste, maar ook niet de meest triviale. Denk aan een voorstel maken, een klantgesprek voeren of je inbox wegwerken.

  • Stap 1: bepaal de uitkomst. Wat moet deze taak opleveren als hij goed gedaan is? Wees concreet. Wanneer is het ‘klaar’ en ‘goed genoeg’?
  • Stap 2: schrijf je huidige proces uit. Hoe pak je dit nu aan? Zet alle stappen onder elkaar. Ook de kleine. Ook de omwegen. Juist die.
  • Stap 3: snij rigoureus. Wat is overbodig? Wat doe je uit gewoonte? Waar zit twijfel, zoeken of dubbel werk? Schrap alles wat niet direct bijdraagt aan de uitkomst.
  • Stap 4: maak jouw formule. Breng het terug tot een simpel stappenplan dat iemand anders ook zou kunnen volgen. Maximaal 5 tot 7 stappen. Als het langer is, is het nog niet scherp genoeg.
  • Stap 5: test hem meteen. Gebruik deze formule bij de eerstvolgende keer dat je deze taak doet. Let op waar je alsnog moet nadenken, twijfelen of afwijken. Dat is waar je formule nog niet klopt.
  • Bonus (als je echt wilt versnellen): Laat iemand anders deze taak uitvoeren op basis van jouw stappen. Waar gaat het mis? Niet aanpassen aan de persoon, maar aan de formule.

De vraag is niet of je dit kunt standaardiseren, maar hoeveel tijd laat je liggen zolang je het niet doet?

In het kort: blijf je dus een eenpitter of word je een keten? Dan moet je standaardiseren

Of je nu alleen werkt of met een team, de vraag blijft in wezen dezelfde: welke taken in jouw werk komen zó vaak terug dat het eigenlijk vreemd is dat je ze nog steeds elke keer opnieuw bedenken?

Daar zit je winst. Niet in nog harder werken, langere dagen, in jezelf wijsmaken dat alles uniek is. En ook niet in meteen mensen aannemen terwijl je proces nog rammelt. Begin simpeler. Kijk eerst wat jouw Big Macs zijn. Welke taken leveren steeds weer hetzelfde soort uitkomst op? Welke stappen komen telkens terug? Waar zit onnodige ruis, gedoe of vaagheid? 

slimmer werken

Breng dat proces terug tot de kern, haal de onzin eruit, leg vast wat werkt en herhaal dat. Dan ga je merken wat slimmer werken écht betekent. Niet meer doen door jezelf steeds verder op te voeren, maar meer gedaan krijgen doordat terugkerend werk minder tijd, minder gedoe en minder aandacht vraagt.

Dat is de Big Mac-formule. Wat vaak terugkomt, moet je niet steeds opnieuw bedenken.

Björn Deusings,
Productiviteit expert en coach

Hiermee aan de slag?

Je hebt het nu gezien; niet nóg harder werken, niet nóg meer tools, maar je werk zo inrichten dat het minder van je vraagt. En eerlijk is eerlijk: dat klinkt logisch, maar in de praktijk gebeurt het bijna nooit vanzelf.

Want als je al druk bent, voelt het bijna tegennatuurlijk om tijd vrij te maken voor structuur. Je denkt: ‘Daar heb ik nu geen tijd voor.’ Terwijl dat precies de reden is dat je vast blijft zitten in dezelfde drukte.

Daar zit precies de kern van wat we in een persoonlijk coachingstraject aanpakken.

We gaan niet alleen praten over slimmer werken, we maken het concreet voor jouw situatie. Samen brengen we in kaart waar jouw tijd en energie weglekken. Welke taken eigenlijk jouw ‘Big Macs’ zijn. Waar je onnodig blijft improviseren. En waar je werk complexer is geworden dan nodig.

Vervolgens bouwen we stap voor stap een systeem dat wél werkt. Met heldere keuzes, simpele processen en duidelijke structuren. Zodat jij niet langer geleefd wordt door je werk, maar er weer grip op krijgt. Gewoon praktisch, toepasbaar en afgestemd op hoe jij werkt.

En wil je alvast een voorsprong nemen?

  • In Elke dag om drie uur klaar laat ik je zien hoe je je werk zo organiseert dat je niet meer achter de feiten aanloopt, maar je dag bewust stuurt.
  • In Full focus op wat echt belangrijk is leer je hoe je je aandacht richt op wat er echt toe doet, zodat je niet verdwijnt in ruis, afleiding en eindeloze to-do-lijsten.

Maar lezen alleen is vaak niet genoeg.

Echte verandering ontstaat pas als je het gaat dóen, met iemand die met je meekijkt, doorvraagt en je scherp houdt. Dus herken je jezelf hierin? Blijf je hangen in drukte terwijl je weet dat het slimmer kan? Dan is dit het moment om er iets aan te doen. Bekijk ons coachingstraject!

Veelgestelde vragen over slimmer werken

  • Wat betekent slimmer werken eigenlijk?

    Slimmer werken betekent niet dat je nóg sneller moet reageren of meer in een dag moet proppen. Het betekent dat je terugkerend werk zo inricht dat het minder tijd, minder denkwerk en minder gedoe kost. Juist in het optimaliseren van offertes, klantgesprekken en inbox-beheer zit de grootste winst: niet in harder werken, maar in minder verspillen.

  • Hoe werk je slimmer zonder alleen maar harder te gaan rennen?

    Door niet automatisch meer uren in je werk te stoppen zodra het druk wordt. Slimmer werken begint bij de vraag: hoe kan deze taak in minder tijd, met minder stappen en minder ruis? Zodra je daarnaar kijkt, verschuift de aandacht van jezelf naar het proces.

  • Wat is het verschil tussen slim werken en productief werken?

    Productief werken gaat over wat je voor elkaar krijgt. Slim werken gaat over wat het je kost om daar te komen. Slim werken pakt de verborgen kosten aan, zoals energieverlies en frustratie in een rommelig systeem, zodat je je aandacht kunt bewaren voor werk dat echt denkwerk nodig heeft.

  • Hoe kun je slimmer werken als je voortdurend wordt gestoord?

    Slimmer werken begint hier met duidelijke grenzen. Zet notificaties uit, werk in onbereikbare blokken en maak afspraken met collega’s over je beschikbaarheid. Train jezelf bovendien om niet elke prikkel te volgen; als jij overal direct op reageert, leer je je omgeving dat ze altijd binnen mogen komen.

  • Welke gewoontes helpen je om slimmer te werken op een drukke werkdag?

    De belangrijkste gewoonte is om niet alles als uniek te behandelen. Leer jezelf aan om terugkerend werk snel te herkennen en te vereenvoudigen. Gebruik vaste formats, werkplekken en volgordes om de ruis uit een volle dag te halen.

  • Hoe zorg je voor meer focus en minder afleiding tijdens je werk?

    Focus bouw je door helderheid: wat zijn je drie belangrijkste taken? Werk vervolgens in tijdsblokken zonder multitasking. Kijk ook kritisch naar je omgeving; hoe minder verleiding (zoals open tabbladen of rommel), hoe minder wilskracht je nodig hebt.

  • Hoe kun je slimmer werken met e-mail, overleg en to-do-lijsten?

    • E-mail: Behandel het niet als chat. Check het op vaste momenten en hanteer de 2-minutenregel.
    • Overleg: Vraag jezelf vooraf af: is dit overleg nodig? Geen doel betekent geen meeting.
    • To-do-lijsten: Maak ze korter en kies bewust wat vandaag echt moet gebeuren.

  • Welke taken kosten ongemerkt veel tijd en hoe pak je die slimmer aan?

    Dit zijn vaak taken die ‘maatwerk’ lijken, zoals offertes of projectstarts. De slimste aanpak is het proces uitkleden: wat is overbodig en wat kan simpeler? Zodra je dat scherp hebt, kun je van de taak een formule maken.

  • Hoe helpt plannen en prioriteren om slimmer te werken?

    Plannen helpt vooral om te bepalen waar je proces slimmer moet. De winst zit in het vooraf maken van keuzes: welke taken komen zo vaak terug dat je ze moet standaardiseren? Goed prioriteren voorkomt dat je energie verspilt aan voorspelbaar werk.

  • Hoe kun je met slimmer werken stress verminderen en toch meer gedaan krijgen?

    Door minder afhankelijk te zijn van improvisatie. Zodra je terugkerend werk vereenvoudigt en op een vaste manier uitvoert, verdwijnt de onrust. Je hoeft minder te schakelen en te twijfelen, waardoor je energie overhoudt en minder fouten maakt.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.