Al meer dan 125 jaar is de telefoon het meest gebruikte alternatief voor communiceren in levende lijve. Toch blijft het oppakken van die hoorn en een nummer draaien voor velen een obstakel. Word beter in bellen met behulp van 8 tips en handige weetjes over communiceren via de telefoon! Wist je bijvoorbeeld dat stemgeluid belangrijker is dan inhoud?
Breekt jou het angstzweet uit wanneer iemand je vraagt ‘even naar die en die te bellen voor dit en dat’? Of word je er gewoon zenuwachtig van? Geen zin in? Stel je het liever uit – tot nooit? Of begin jij te stamelen zodra degene aan de andere kant van de lijn je een directe vraag stelt? Dan komen deze 8 tips, weetjes en adviezen die het gemakkelijk maken om een telefoongesprek te beginnen, op een assertieve manier in te vullen en op de juiste manier af te ronden je zeker van pas.
1. Plan je telefoongesprekken (voor het werk) zoveel mogelijk in op een vast moment van de dag
Zo voorkom je uitstelgedrag en kwel je jezelf niet met meerdere telefoongesprekken op verschillende momenten in je dag. Plan een blok in je agenda en pak op dat moment je telefoon erbij.
2. Bereid het gesprek voor met steekwoorden
Door je van tevoren goed voor te bereiden ben je zelfverzekerder voordat je aan het gesprek begint. Bovendien kan de ander je minder makkelijk uit het veld slaan met andere wendingen én hou jij je verhaal helder – voor jezelf en voor de ander. Je weet, aan de hand van je steekwoorden, namelijk waar je het over wil hebben en in welke volgorde. Zo houd je een heldere en duidelijke lijn in het gesprek, waar je je aan vast kunt houden.
3. Onthoud de naam van de beller
Zodra je het nummer gedraaid hebt en de ander zijn of haar telefoon opneemt, zal diegene een naam roepen – of misschien wist je de naam van tevoren al. Onthoud de naam goed en gebruik hem tijdens het gesprek in je voordeel. Heb je de naam niet goed gehoord? Vraag deze dan gelijk aan het begin van het gesprek nogmaals.
Door op een oprechte wijze enkele keren de naam van de andere beller te laten vallen (maak er geen trucje van!), maak je het gesprek hechter en persoonlijker – wat helpt bij het relatief onpersoonlijke karakter van een telefoongesprek.
4. Luister!
Vermijd de valkuil van nadenken over wat jij zometeen wil gaan zeggen, in plaats van te luisteren naar wat de ander te zeggen heeft en daar op in te spelen.
Luisteren, luisteren, luisteren – dat is de sleutel tot een assertief (telefoon)gesprek. Maak af en bevestigende ‘luister-geluiden’ om degene aan de andere kant duidelijk te maken dat je hoort wat hij of zij tegen je zegt: “Hmm… hmm.”, “Oké” of “Ja”.
5. Herhaal wat de ander je vertelt
Om nog eens extra te benadrukken dat je geluisterd hebt, om voor jezelf de inhoud van het gesprek beter te onthouden én om te checken of het klopt wat je gehoord en geïnterpreteerd hebt, herhaal je nog eens wat de ander zojuist gezegd heeft.
Vat het verhaal of de boodschap van de ander in een paar zinnen samen en vraag “Heb ik dat zo goed begrepen?”. Dit kun je helemaal aan het eind van het gesprek doen, of een paar keer tussendoor wanneer je langer aan de telefoon hangt.
6. Let op tegenstrijdigheden
Het is niet alleen belangrijk dat jij je netjes en assertief opstelt in dit gesprek. De ander moet ook oprecht en open naar jou toe zijn. Let goed op wat er gezegd wordt en blijf alert op tegenstrijdigheden in het verhaal.
Wijs de ander er zo nodig op wanneer je iets hoort dat een eerdere uitspraak tegenspreekt. Blijf wel altijd beleefd! Spreek gewoon uit dat je merkt dat het een niet met het ander overeenkomt en vraag zo nodig om een toelichting.
7. Spreek beheerst, zelfverzekerd en met de juiste houding
Telecommunicatie bestaat voor 55% (!) uit stemgeluid en tonen, 38% gaat om de inhoud en je woorden en 7% om lichaamstaal.
Probeer daarom niet al je focus te leggen op wat je gaat zeggen, maar probeer vooral op een ontspannen en natuurlijk wijze het gesprek te voeren. Denk aan een assertieve lichaamshouding en adem op de juiste manier om een helder en beheerst stemgeluid te produceren dat zelfverzekerdheid over de telefoonlijn uitstraalt. En onthoud altijd: ‘smile when you dial!’ Je stemgeluid en emoties veranderen direct in positieve zin wanneer je lacht.
8. Eindig met een positieve noot
Sluit je gesprek op een passende manier af met iets positiefs. Over het onderwerp dat in het gesprek besproken is, over het weer of het weekend bijvoorbeeld. Wens de ander helemaal op het eind nog iets goed toe: een fijne dag, beterschap, goed weekend, succes met dat project of groeten aan een bepaalde collega die jullie beiden kennen.
Zo kom je oprecht, persoonlijk en evengoed beleefd over – zoals een assertief telefoongesprek zou moeten zijn.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van assertiviteit, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Assertiviteit
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
