Op het laatste moment een afspraak met een teamlid afzeggen kan in verkeerde aarde vallen. Zeker wanneer hij zich daar goed op heeft voorbereid. Jij als leidinggevende kan dan al snel het idee geven dat (de bespreekpunten van) het teamlid niet belangrijk genoeg voor je zijn. Door op een respectvolle wijze de afspraak af te zeggen of te verzetten, voorkom je dit. Plus het toont aan dat je zijn maar ook jouw tijd respecteert.
Vanwege een drukke agenda een afspraak afzeggen, mag
Talloze meetings? Jij besteedt jouw tijd – en die van het team – ook liever anders. Dat is waarom je er strikte regels op na houdt: een meeting vindt pas plaats wanneer hij broodnodig is, niet omdat hij nou eenmaal wekelijks op de agenda staat.
Dat geldt ook voor alle andere afspraken, zoals overlegmomenten of brainstormsessies. Pas wanneer iets daadwerkelijk bijdraagt of een impact maakt op het team en hun resultaten vinden ze plaats.
Toch vind je het lastig om aan deze houding vast te houden wanneer het om persoonlijke overlegmomenten met de teamleden zelf gaat; de evaluatiegesprekken, de een-op-eengesprekken. Zoiets vind je doorgaans belangrijk, omdat het hét moment is om over de persoonlijke ontwikkeling, ambities en knelpunten van een team te spreken. Die laat je dan ook liever doorgaan.
Helaas kan dat niet altijd. Zo komt er soms onverwacht iets binnendoor of moet je een belangrijk brandje blussen. Het bijpraat-momentje met het teamlid zal dan moeten wachten. Maar hoe annuleer of verzet je dit, zonder daarbij het teamlid het gevoel te geven dat zijn of haar voortgang jou niet boeit?
Een goede vraag:
In principe zijn er twee manieren waarop je een afspraak kunt afzeggen:
- Met de intentie hem te verzetten.
Zo vind je het wel belangrijk om uiteindelijk het gesprek met het teamlid aan te gaan. Je hebt nog een aantal zaken op je bespreeklijst staan en denkt ook te weten dat hij of zij nog een aantal zaken wilt bespreken. Ondanks dat de afspraak echt nu niet goed uitkomt, prik je – in overleg – een nieuwe datum.
- Met de intentie hem in zijn geheel te cancelen.
Je hebt geen belangrijke dingen om te bespreken, en eerlijk gezegd kunnen zowel jij als het teamlid jullie tijd beter besteden. Je besluit dan ook met het oog op timemanagement de afspraak te cancellen. Niet omdat het je niet interesseert, maar omdat het voor jullie beide geen prioriteit is.
Dit is hoe beiden doet:
Een afspraak verzetten (‘een ander keertje?’)
Voordat je een teamlid aanspreekt met de boodschap dat jullie overlegmoment van vanmiddag niet doorgaat, is het wel zo professioneel om enige voorbereiding te treffen. Je checkt daarom je agenda en ook die van het teamlid (indien je daar inzage in hebt), en kiest je alvast een drietal potentiële momenten uit.
Waarom?
Een teamlid kan zich wel degelijk op zijn teentjes getrapt voelen indien er op het laatste moment een (belangrijk) overleg wordt verzet.
Zeker wanneer hij of zij zich daarop heeft voorbereid — misschien waren er wel gevoelige punten die het teamlid wilde bespreken. Indien jij dan nonchalant de afspraak afzegt en niet met alternatieve data aankomt (‘Laten we over drie weken een nieuwe datum prikken’), lijkt het alsof jij hem of haar niet serieus neemt. Zorg er daarom voor dat je in ieder geval al alternatieven achter de hand hebt.
En dan?
Je hoeft hem of haar heus niet formeel op je kantoor uit te nodigen om de afspraak te verzetten. Keep it light, maar wel professioneel. Indien je twee weken van te voren al weet dat je de afspraak niet gaat redden, mag je hem of haar middels een e-mail hiervan op de hoogte brengen.
‘Beste Bas,
Zoals je weet hebben wij vrijdag 14 maart een evaluatiegesprek staan. Helaas ben ik die dag buiten de deur vanwege een seminar. Ik wil daarom voorstellen ons gesprek op te schuiven. Ik had zelf een aantal data in gedachten: maandag 17 maart, donderdag 20 maart of maandag 24 maart.
Graag hoor ik wat jou het beste uitkomt.’
Gaat het om een last minute besluit dan is het wel zo netjes op het teamlid persoonlijk op de hoogte te stellen. Spreek hem of haar aan op de werkvloer of loop zijn of haar kantoor binnen. Is de persoon niet fysiek aanwezig, bel dan even.
Benadruk in ieder geval dat je het vervelend vindt dat je het pas zo laat laat weten en dat het niet persoonlijk bedoeld is.
‘Hé Bas,
Zeg, we hebben straks om kwart over vier een overlegmoment. Ik heb alleen net te horen gekregen dat de toedracht is misgelopen, ik zal daarom moeten bijspringen. Dat houdt helaas in dat ik onze afspraak verzetten. Lukt het jou om maandag even bij elkaar te zitten? Dinsdag of donderdag kan ook, indien jou dat beter uitkomt. Nogmaals, erg vervelend.’
Dus:
- Voor je het teamlid aanspreekt check je jouw agenda.
- Je kiest 3 potentiële, alternatieve dagen.
- Indien de afspraak in de toekomst ligt mail je het teamlid.
- Gaat het om een afspraak op de korte termijn spreek hem of haar dan persoonlijk aan of bel.
Een afspraak afzeggen (‘laten we deze skippen’)
Gaat het om een overlegmoment dat meer verspilling van ieders tijd is dan wat anders, durf deze dan zeker te annuleren. Wees dat bang dat een teamlid je hierdoor minder serieus neemt. Integendeel:
Een afspraak annuleren omdat deze niet tot jullie prioriteiten behoort, toont juist aan dat je jouw eigen tijd en die van het teamlid respecteert. Dat toont juist leiderschap aan.
Ook hierbij, misschien juist, geldt dat je het teamlid niet het idee geeft dat hij of zij jouw tijd niet waard is. Het gaat om het overleg, dát behoort niet tot jouw prioriteiten. Niet het teamlid zelf.
Geef dit dan ook duidelijk aan. Ook hierbij volg je bovenstaande regels op: dus je mailt of belt afhankelijk van de duur die eraan vooraf gaat.
‘Hé, Bas.
Zoals je weet hebben wij vrijdag 14 maart een evaluatiegesprek staan. Zelf heb ik alleen niets op de agenda staan om met je te bespreken. Indien jij zelf ook geen vragen of bespreekpunten hebt, zou ik willen voorstellen om deze beurt over te slaan. Ik denk namelijk dat we beide onze tijd nuttiger kunnen besteden. Mocht je zelf toch nog zaken hebben, laat me dat dan zeker weten.’
Wat gebeurt hier nu?
- Je bent eerlijk over waarom je jullie afspraak wilt afzeggen.
- Je neemt verantwoordelijkheid over je eigen tijd.
- Je toont initiatief door aan te geven dat dit niet tot jouw prioriteiten behoort
- … maar je zorgt er wel voor dat als hij of zij het nodig vindt je best tijd vrij wilt houden.
Kortom
Wees niet bang om een afspraak met een teamlid af te zeggen. Het maakt jou geen minder goede leidinggevende indien jij besluit dat een afspraak momenteel jouw tijd niet waard is. Het toont juist aan dat je initiatief toont en kritisch met je tijd omgaat. Is de afspraak nodig maar schikt het gewoon niet, plan dan in onderling overleg direct een nieuwe datum. Jouw team zal het enkel waarderen dat je respectvol met hen omgaat. Zolang je maar open en op tijd communiceert.
Meer weten?
Mocht je nou allemaal heel interessant vinden, dan raden we je zeker aan om ons ook op Instagram te volgen. Daar ontvang je haast dagelijks korte, eenvoudige tips op het gebied van leiding geven of bijvoorbeeld gesprekstechnieken. Leuk om ook een kijkje achter de Tijdwinst-schermen te krijgen? Volg dan ook zeker Björn.
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
