Bij samenwerken denk je waarschijnlijk aan samen sparren, elkaar vragen stellen en letterlijk samen aan de slag aan een presentatie. Samenwerken is echter veel meer dan dat: het is elkaar helpen deadlines te behalen en het beste werk mogelijk af te leveren. Het is dit onderdeel van samenwerken dat nu vaak fout gaat op de werkvloer. Zowel wijzelf als onze collega’s zijn namelijk een afleiding op het werk die efficiënt werken lastig maakt.

In dit artikel duiken we dieper in op efficiënt samenwerken en waarom alles uit je handen laten vallen om met je collega te sparren of een vraag te beantwoorden, hier geen onderdeel van uitmaakt.

Wat komt aan bod:

  1. Afgeleid door ons brein
  2. Ons emotionele brein op de werkvloer
  3. Hoe deze informatie je helpt een teamspeler te worden
  4. Kortom
  5. Veelgestelde vragen over afleiding op het werk

Afgeleid door ons brein invloed op samenwerken

In principe is er niets mis met je collega uit de brand helpen, en dat zo snel mogelijk willen doen. Het is alleen wel belangrijk dat je ook tijd overhoudt voor de belangrijke taken, die veel focus en inspanning vereisen. En het zijn deze taken die er vaak bij inschieten, omdat we voorrang geven aan urgente taken. Zoals het beantwoorden van de vraag van je collega die aan je bureau staat. Jouw project komt morgen wel. 

Dit is geen rationele beslissing (al houd je jezelf dat wel voor, want je collega kan toch niet verder zonder eerst door jou geholpen te worden?), maar een emotionele. We leggen je uit hoe dit zit.

Hoewel we vaak denken rationele en bewuste beslissingen te nemen – en de wereld dit vandaag de dag ook van ons vraagt, zijn wij mensen eigenlijk geen rationele wezens. We nemen geen beslissingen op basis van logica en feiten, maar op basis van emoties in ons onderbewustzijn. Niet alleen in ons privéleven, maar ook zeker in ons professionele leven.

Ons brein kun je – héél eenvoudig gezegd – opdelen in drie gedeelten. Hoewel de hersenen in werkelijkheid natuurlijk veel complexer zijn, biedt deze indeling een handige en begrijpelijke kapstok om te begrijpen hoe ons brein werkt. Dus heel simpel ingedeeld, hebben we:

  • Het reptielenbrein; het meest primitieve gedeelte van onze hersenen, wat gericht is op overleven en voortplanten. Daarom staat dit deel 24/7 paraat om je te beschermen tegen pijn. Dit kun je ook wel zien als onze intuïtie of ons instinct.
  • Het limbische brein; het gedeelte dat verantwoordelijk is voor onze emoties en hoe we ons voelen. Dit deel zorgt ervoor dat we ons goed voelen (door hormonen af te geven) wanneer we een beslissing maken die onze overleving vergroot, en ons slecht voelen bij een beslissing die hierbij niet helpt.
  • De neocortex; het meest recente deel van het menselijk brein, dat verantwoordelijk is voor ons denken en handelen, waardoor we bijvoorbeeld kunnen spreken en logisch kunnen redeneren.

Deze drie gedeelten werken samen, maar ons rationele brein is – helaas – trager met reageren dan ons emotionele brein. In plaats van rationele beslissingen te nemen, nemen we daarom emotionele beslissingen en proberen we deze achteraf goed te praten. 

afleiding op het werk

Ons emotionele brein op de werkvloer: alles nú, alles dringend!

Dit uit zich op de werkvloer doordat we ons laten leiden door dat wat urgent voelt. Achteraf zijn dit vaak geeneen de meest waardevolle en belangrijke taken. Wanneer we in onze ooghoek een vraag van een collega zien binnenkomen op Slack of Teams, zijn we geneigd om alles uit onze handen te laten vallen en die collega te helpen. 

Dat is ook te begrijpen nu we weten hoe ons brein werkt. Want iemand helpen betekent een grotere kans om bij de ‘kudde’ te horen, wat weer de kans op overleven vergroot. Voor deze beslissing beloont je limbische brein je daarom met dopamine en endorfine. Hierdoor zal je de volgende keer dat je een verzoekje van een collega binnenkrijgt, zeker weer afgeleid raken, omdat je weer verlangt naar die gelukshormonen. 

Tegenwoordig is bij de kudde horen niet meer zo levensbelangrijk als het ooit is geweest, maar ons brein heeft dat niet door. Dat wil ons nog steeds beschermen tegen roofdieren, en vergeet daarbij dat je vandaag de dag meer hebt aan het binnenhalen van een nieuwe klant, het bouwen van praktisch en overzichtelijk Excel-sheet of het schrijven van een rapport.

Natuurlijk wil je af en toe een collega uit de brand helpen, en wil je af en toe ook zelf iets over de schutting kunnen gooien. Samenwerken is belangrijk. Maar je bewust zijn van de werking van jullie hersenen, kan ervoor zorgen dat je zowel je eigen prioriteiten en doelen als die van je collega niet uit het oog verliest. Dat is pas echt wat een succesvolle samenwerking inhoudt! 

afleiding op het werk

Hoe deze informatie je helpt een teamspeler te worden

De informatie dat het brein van je collega jou wil helpen om bij de ‘kudde’ te horen, kun je natuurlijk inzetten voor jouw doeleinden. Je kunt je collega storen naar hartelust om zo je eigen deadlines te halen. Maar een teamspeler maakt het je niet en op de lange termijn zal het niet positief uitpakken voor de samenwerking én de organisatie. 

Je kunt de informatie ook inzetten om een betere collega te zijn en je collega’s te storen op een manier die ruimte overlaat voor hun prioriteiten en doelen. 

Dus, onthoud:

Wees je ervan bewust dat je collega’s afleidt

Een collega kiest zelf wanneer hij of zij jouw mailtje of berichtje leest. Als je continu aan iemands bureau staat is dat moeilijker te negeren. Dat is waarom veel mensen er in de praktijk voor kiezen om fysiek bij iemand langs te lopen. Maar is dat wel de beste aanpak wanneer je wil dat zowel jij als je collega geconcentreerd de taken kunnen afronden? Wees je bewust van de gevolgen voor de focus van je collega wanneer je ervoor kiest om aan iemands bureau te verschijnen. 

Geef je collega’s de tijd als je een verzoek hebt

Als we een verzoek van een collega krijgen, denken we vaak dat het urgenter is dan het achteraf blijkt te zijn. Stiekem is het natuurlijk fijn als je collega alles uit de handen laat vallen om jou te helpen, zeker wanneer we dan weer verder kunnen. Maar is het echt nodig? Geef je collega’s daarom de tijd wanneer je een verzoek hebt en houd daar ook rekening mee in je planning. 

Nog fijner voor je collega is het wanneer je aangeeft op wat voor termijn je de ander nodig hebt. Geef jouw eigen deadline aan, zodat de ander weet hoe urgent een verzoek daadwerkelijk is. 

Vergeet je eigen prioriteiten en doelen niet 

Het is goed om rekening te houden met het brein van je collega’s, maar vergeet niet dat jouw oerbrein ook aan het roer staat. Ook jouw brein zal dus altijd prioriteit geven aan de taken die urgent voelen, en niet aan de belangrijke en inspannende taken die concentratie vereisen. Wees je daarom ook bewust van de onderbrekingen van je collega’s en verminder het aantal prikkels die jou kunnen bereiken drastisch. 

Maak duidelijke afspraken over focusuren en -dagen

Een manier om de prikkels voor zowel jezelf als je collega’s te verminderen, is door het instellen van focusuren en -dagen. Spreek bijvoorbeeld samen af dat je van 10 tot 12 uur geconcentreerd aan het werk gaat, geen meetings houdt en elkaar zo min mogelijk stoort. 

Dit kan ook afgesproken worden voor thuiswerkdagen. Natuurlijk heb je daar meer invloed op hoeveel prikkels je binnenkrijgt, je kunt immers Teams, Slack en je mail afsluiten en je telefoon niet opnemen. Toch helpt het, vooral psychologisch, wanneer je hier afspraken met collega’s over hebt gemaakt. Je kan tijdens het werk niet afgeleid worden met de vraag of iemand je een berichtje heeft gestuurd. 

afleiding op het werk

Kortom

Hoewel altijd klaar staan voor je collega’s je misschien een goed gevoel geeft en je het fijn vindt als je collega’s hetzelfde doen voor jou, is dit niet efficiënt om jullie doelen te bereiken. Succesvol samenwerken draait daardoor niet alleen om elkaar helpen, maar juist ook om elkaar de rust gunnen om in volle focus te kunnen werken. 

Meer weten? Lees dan ons nieuwe boek ‘FULL FOCUS op wat écht belangrijk is – Elke dag met de juiste dingen zijn’. In dit boek vertelt Björn hoe je ervoor zorgt dat je bezig bent met wat écht belangrijk is. Hij leert je hoe je prioriteiten en doelen helder krijgt en ze daadwerkelijk realiseert.

Lees meteen verder:

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Veelgestelde vragen over afleiding op het werk

  • Wat is het reptielenbrein en hoe beïnvloedt het mijn dagelijkse werk?

    Het reptielenbrein is één van de drie onderdelen van je brein, dat als voornaamste doel heeft om ons zo min mogelijk pijn te laten ervaren en zo veel mogelijk comfort. Het verkeert daarom continu in een staat van paraatheid. Dit uit zich op werk doordat je brein makkelijk is afgeleid, en comfortabele taken zal verkiezen boven inspannende taken. 

  • Hoe kan het limbisch systeem mijn emoties en beslissingen beïnvloeden?

    Het limbisch systeem is verantwoordelijk voor onze emoties. Het gedeelte geeft hormonen af om je te belonen voor beslissingen die de kans op je overleving vergroten, en om je af te straffen voor beslissingen die dat niet doen.

  • Waarom maken we vaak keuzes gebaseerd op wat urgent lijkt in plaats van wat belangrijk is?

    Het reptielenbrein en het limbisch systeem zorgen er samen voor dat je kiest voor taken die urgent lijken in plaats van taken die belangrijk zijn. Belangrijke taken kosten bijvoorbeeld meer energie; energie die het reptielenbrein liever gebruikt om je te beschermen. Ook zijn urgente taken vaak gelinkt aan verzoekjes die binnenkomen van collega’s. Je limbisch systeem zal je belonen als je ervoor kiest je collega te helpen; het horen bij de kudde vergroot namelijk de kans op je overleving.

  • Wat is de rol van de neocortex in het omgaan met stress en druk?

    De andere twee gedeelten van je brein, het reptielenbrein en het limbisch systeem, maken beslissingen die op de korte termijn misschien goed voelen, maar je op de lange termijn stress en druk opleveren. Je neocortex, je verstandige brein, zal je beslissingen door dat goede gevoel in eerste instantie goed proberen te praten.

  • Wat te doen tegen afleiding?

    Als je afgeleid wordt, is het goed om op de onderbreking te reflecteren. Vraag jezelf af of het per se op dat moment moet gebeuren en of jij de persoon bent die het moet doen. Kunnen je collega’s het echt niet zelf oplossen? Door antwoord te geven op deze vragen, wordt je alleen afgeleid op de momenten dat dit echt nodig is.

  • Wat te doen als afleiding?

    Het is niet mogelijk om acht uur lang geconcentreerd te werken. Daarom heb je juist af en toe afleiding nodig. Dit is het moment waarop je je mail controleert en verzoekjes van je collega oppakt.

  • Hoe voorkom je afleiding?

    Je voorkomt afleiding door de prikkels te verminderen waar je dagelijks mee te maken krijgt. Om geconcentreerd te kunnen werken, sluit je bijvoorbeeld je mailprogramma af en zet je jouw Slack of Teams op de niet storen-modus. Maak ten slotte duidelijke afspraken met collega’s over wanneer jullie elkaar kunnen storen en wanneer niet.

  • Hoe krijg ik meer zelfvertrouwen op het werk?

    Je krijgt meer zelfvertrouwen op werk door realistische doelen te stellen en deze ook te behalen. Daarvoor zal je prioriteit moeten geven aan belangrijke taken, in plaats van urgente taken. Dit maakt het makkelijker om successen te boeken, wat een gevoel van voldoening geeft en je zelfvertrouwen versterkt.

  • Hoe kan ik beter omgaan met afleidingen en mijn aandacht beter richten op belangrijke taken?

    Om gefocust te blijven tijdens het werk, is het verstandig om het aantal mogelijke afleidingen aanzienlijk te reduceren. Je brein reageert van nature op de meest opvallende prikkels. Pas als deze er niet meer zijn, zal het zich gaan richten op belangrijke taken.

  • Waarom voel ik de noodzaak om onmiddellijk te reageren op verzoeken van anderen?

    Ons brein heeft als voornaamste doel ons te helpen overleven. Omdat onze hersenen nooit een upgrade hebben gekregen, zal het altijd beslissingen maken om bij de kudde te horen en zo onze kans om te overleven groter te maken. Anderen helpen is bij de kudde horen is overleven, aldus je brein.

  • Hoe kan ik mijn werk efficiënter indelen om de invloed van mijn instinctieve brein te minimaliseren?

    Deel je werk zo in dat je dagen en uren hebt waarop je collega’s kunt helpen en samen kunt sparren, en dagen en uren waarop je geconcentreerd aan de slag gaat met belangrijke taken.

  • Wat zijn praktische stappen om mijn reacties op druk en deadlines te beheersen?

    Praktische stappen om je reacties op druk en deadlines te beheersen, zijn onder andere:

    1. Word je bewust van de werking van je brein;
    2. Word je bewust van de onderbrekingen waar je mee te maken krijgt;
    3. Reflecteer op de onderbrekingen;
    4. Minimaliseer de onderbrekingen zoveel mogelijk om deadlines te kunnen halen.

  • Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn brein niet meer reageert op triviale afleidingen?

    Helemaal niet meer reageren op triviale afleidingen is niet mogelijk. Het is nou eenmaal de manier waarop ons brein werkt. Daardoor is het belangrijk ervoor te zorgen dat de triviale afleidingen je brein niet meer bereiken. Bijvoorbeeld door focusuren en -dagen in te stellen.

  • Welke technieken kan ik gebruiken om mijn instinctieve reacties beter te beheersen?

    Verminder prikkels, stel duidelijke grenzen met collega’s en reflecteer op onderbrekingen om je instinctieve reacties beter te beheersen. Dit laatste doe je door gedurende een dag bij te houden waar je door werd afgeleid of te evalueren of deze onderbrekingen terecht waren.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Zo geven we trainingen over constructieve feedback geven, timemanagement, gesprekstechnieken en assertiviteit. Kortom: alles wat er maar komt kijken bij het verbeteren van je eigen werk én je samenwerking met anderen. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.