360 graden feedback is een manier om feedback te verzamelen. Via een anonieme online vragenlijst, ingevuld door een leidinggevende en enkele teamleden. En dat klinkt als een goede manier om een teamlid te voorzien van feedback die zijn of haar persoonlijke ontwikkeling ten goede komt, maar dan wel alleen als je het goed doet. Volgens de regeltjes:
De 360 graden feedback techniek is een populaire methode om in een groep te voorzien van terugkoppeling. Alleen, je moet hem niet zomaar klakkeloos overnemen. Zo bestaan er een aantal verkeerde aannames en misvattingen rondom de techniek. Die wil je kennen vóórdat je ‘m gebruikt.
Jij wilt een ander namelijk van betrouwbare, objectieve en concrete feedback voorzien. Pas je de 360 graden verkeerd toe, dan doe je het tegenovergestelde: je levert onbetrouwbare, subjectieve en eendimensionale feedback. En daar kan niemand iets mee.
Leer daarom het verschil en bespaar jezelf en je team een hoop kopzorgen door de techniek juist toe te passen. Zoals hij was bedoeld:
360 graden feedback, waarom wij er geen voorstander van zijn
De 360 graden feedback methode is een manier om een groep mensen anoniem feedback op elkaar te laten geven. Dat klinkt aantrekkelijk wanneer je met een (groot) team aan een (groot) project werkt.
Het zou een feedback cultuur stimuleren, elkaar bewust maken van andere perspectieven en individuele ontwikkelingsplannen aanmoedigen. En omdat het feedback geven op een anonieme manier gebeurt, zou men open en eerlijke terugkoppeling geven.
Dat klinkt natuurlijk fantastisch; via een online vragenlijst anoniem kritiek uiten op een collega waarmee je nauw samenwerkt. Toch werkt het niet altijd naar behoren.
De voordelen van 360 graden feedback zijn namelijk gelijk de valkuilen:
- Zo zou de methode het team versterken. Maar indien de sfeer en het wederzijds vertrouwen het binnen het team nalaat, kan het juist een manier worden om anderen anoniem onderuit te halen. Hierdoor kan er pestgedrag op de werkvloer ontstaan. De feedback die je krijgt kan daarnaast niet oprecht zijn.
- Een ander voordeel volgens sommigen is dat de uitgebreide feedback die je ontvangt inzichtelijk kan zijn. Echter: indien je de uitkomsten niet concreet maakt, blijf je vooral achter met feedback die alle kanten lijkt op te gaan en waar je uiteindelijk niets mee kunt. Wanneer je zwakke punten wilt verbeteren, heb je juist eenduidige en concrete feedback nodig.
- Om verkeerde interpretaties te voorkomen, is het daarnaast handig dat je bij negatieve feedback om opheldering kunt vragen. En dat je ook weet van wie de feedback komt. Dat geeft je een compleet beeld. Door feedback anoniem te geven, loop deze leerkans mis.
Hoewel wij dus zeker niet de voorkeur geven aan de 360 graden feedback methode, moeten we ‘m ook niet helemaal afschrijven. Indien je ‘m goed gebruikt, zijn er ook wel een paar voordelen te vinden:
- Indien jij als beoordeler meerdere malen dezelfde feedback voorbij ziet komen op één persoon, kun je de conclusie trekken dat er meer collega’s zijn die bepaald gedrag opvallen.
- Daarnaast kan het je inzicht geven in de gebreken van het team of de organisatie. Indien uit verschillende antwoorden blijkt dat niemand echt een teamplayer is, kun je de conclusie trekken dat die cultuur misschien op de werkvloer ontbreekt. Je kunt dan beter aandacht schenken aan het achterliggende probleem, dan aan de individu.
Je kunt de 360 graden techniek dus zeker gebruiken, alleen moet jij je afvragen of de voordelen opwegen tegen de nadelen. Zeker wanneer je nagaat dat de techniek nogal wat tijd vergt. Niet alleen omdat je een vragenlijst moet opstellen en – indien jij de beoordeler bent – deze moet verwerken, maar ook omdat je erna altijd nog een follow up-gesprek wil plannen.
Je kunt een collega namelijk moeilijk het weekend in sturen met een blaadje vol kritiek of complimenten — ‘Hier heb je de resultaten. Niemand vindt jou echt een teamplayer. Tot volgende week!’
Daarnaast wil je in je oren knopen dat de feedback die een persoon krijgt subjectief is. Dat geldt wanneer één persoon je terugkoppeling geeft, maar ook zeker wanneer je het van een hele groep krijgt. Leg de conclusies die uit de 360 graden feedback voortkomen dan ook nooit als feit neer bij de ontvanger. Het zijn slechts meningen, en die zijn per definitie niet altijd waar.
360 graden feedback op een juiste manier toepassen
De 360- graden feedback techniek inzetten om een ander te voorzien van terugkoppeling is vragen om problemen — om subjectieve en onoverzichtelijke problemen.
Zeker wanneer je het fout uitvoert en de persoon in kwestie laat zitten met een een waslijst aan kritiek, doet het meer kwaad dan goed.
Het kan dan juist het moreel beschadigen, de motivatie van het teamlid verwoesten en geeft teamleden de ruimte om anderen anoniem aan te vallen. Dat wil je echt voorkomen.
Nu beschrijven we natuurlijk het worst case-scenario. Maar indien je de techniek echt volgens de regels uitvoert en het gebruikt ter ondersteuning van, kan het misschien van pas komen.
Maar dan moet je het wel zo doen:
1. Stel de juiste vragen
De vragen die je in je “enquête” stelt, kunnen de feedback die een ander geeft sturen. Zorg daarom voor kwalitatieve vragen die geen ruimte geven voor persoonlijke interpretatie.
- Vraag 1 vraag per keer;
- Houd het zo simpel mogelijk;
- Voorkom dat je de invuller een bepaalde kant opduwt. Wees onbevooroordeeld;
- Houd de stijl aan die jullie ook op kantoor gebruiken;
- Houd de enquête kort zodat de invuller er niet meer dan 30 minuten mee bezig is. Bijvoorbeeld zo’n 15 vragen maximaal.
Bijvoorbeeld:
‘Neem Alex zijn verantwoordelijkheid binnen het project?’
‘Vind je dat Alex zijn rol serieus neemt? Waar merk je dat aan?’
Wat had Alex anders kunnen doen bij het afhandelen van…”
2. Geef duidelijke instructies aan de invullers
Voor je de enquête opstuurt naar het team, wil je hen voorzien van duidelijke instructies. Dat helpt jou op een later moment de terugkoppeling sneller en beter te verwerken. Maak je er zelf dus niet van af met een “hier, kun je dit invullen”, maar werkt het uit:
- Benoem wat de bedoeling is;
- Vertel waarom de enquête nodig is;
- Vermeld er ook bij wat er met de feedback wordt gedaan;
- Benadruk dat je enkel constructieve feedback wilt zien;
- Maak een inschatting hoe lang de invuller ermee bezig is;
- Geef aan dat de feedback vertrouwelijk is;
- Dat de invuller onthoudt dat het hier om een teamlid van vlees en bloed gaat.
- Houd het bij maximaal 8 invullers. Kies mensen waar het teamlid nauw mee samenwerkt of die hem of haar goed kennen.
Bijvoorbeeld:
‘Binnenkort vinden de evaluatiegesprekken plaats. Om aanvullend materiaal te verzamelen vraag ik jullie elk anoniem een vragenlijst in te vullen over je collega’s. Zij doen dit ook over jou.
De antwoorden die je geeft zijn bedoeld om je sterke punten en valkuilen te ontdekken. Let er dus op dat de feedback die je geeft constructief is en dat de persoon in kwestie er echt iets mee kan. Houd het netjes, opbouwend, maar durf wel kritische terugkoppeling te geven. Ook positieve feedback mag zeker niet ontbreken. Wees wel oprecht.
Je zult hier zo’n kwartier tot maximaal een half uur mee bezig zijn. Neem er gerust de tijd voor, want jouw bijdrage kan veel betekenen.’
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
3. Houd rekening met een follow up
Zodra iedereen zijn of haar zegje heeft gedaan, de feedback is verwerkt en is doorgegeven aan de ontvanger, begint pas het echte werk. Onthoud dat de 360 graden feedback nooit leidend mag zijn, maar slechts ter ondersteuning.
Gebruik hem dan ook niet opzichzelfstaand tijdens een evaluatiegesprek, maar slechts ter inspiratie. Het gaat namelijk niet om wat de feedback die de invullers hebben gegeven, maar om wat de persoon in kwestie er mee kan doen. Benadruk dát.
Bespreek wat goed gaat, wat er beter kan en hoe jij hier eventueel bij kan helpen. Hoe pakken jullie dit aan? Wat is het actieplan?
Dit is de basis waarop het teamlid zich verder kan ontwikkelen.
Alleen dan werkt de 360 graden techniek
Er zijn tal van manieren om feedback te vergaren of een ander feedback te geven. Volgens ons is de 360 graden techniek niet de beste tool om dit te doen. Een team elkaar anoniem feedback laten geven, levert namelijk zelden objectieve en constructieve feedback op. Slechts problemen.
Indien je het toch wilt proberen, doe dat dan tenminste volgens de regels. Zo voorkom je dat je een teamlid opzadelt met meningen en visies die slechts de motivatie om zeep helpen. Gebruik het ter ondersteuning van, nooit als manier op zich.
- Stel de juiste vragen. Wees onbevooroordeeld en stil simpele, concrete vragen.
- Geef de juiste instructies. Vertel de waarom, hoe en wat.
- Vul de 360 graden feedback altijd aan met een follow up gesprek.
Pas dan heeft de feedback methode enigszins effect.
De feedback bespreken? | Training Gesprekstechnieken
Om de feedback op een effectieve manier met je collega te bespreken, kun je baat hebben bij een aantal handige gesprekstechnieken. Die leren we je gedurende onze 1-daagse training Gesprekstechnieken. De leer je niet alleen welke technieken werken, maar ook de grootste valkuilen. Zodat je niet alleen wat zegt, maar ook weet waar je over praat. (Nu ook online!)
