Zakelijke relaties opbouwen en onderhouden: tips voor een warme band

Hoe bouw je een relatie op, zakelijk gezien? En hoe onderhoud je ‘m, voor een warme band op de langetermijn? Wat blijkt: vergeet small talk en business praatjes, maar houd het zo persoonlijk mogelijk. Op een professionele wijze natuurlijk. Hier vind je een uitgebreide handleiding voor het aangaan van een zakelijke relatie tot het onderhouden ervan.

Zakelijke relaties onderhouden? Niet alleen voor zakelijk gewin

Natuurlijk is het fantastisch nieuws wanneer je na een gesprek met de juiste persoon wegloopt met een paar mooie potentiële kansen en mogelijkheden. Toch is dat niet waar je het voor moet doen.

En nee, we zeggen niet dat er geen zakelijke mogelijkheden uit een warm contact mogen voortkomen, maar laat dat niet jouw belangrijkste beweegreden zijn waarom je een zakelijke relatie wil opbouwen en onderhouden.

Wat moet jouw motivatie dan wel zijn?

Nou, een stukje menselijkheid. Dat klinkt misschien wat soft en voor jou geen reden om dat uurtje langer op die netwerkborrel te blijven, toch kan het ontzettend waardevol zijn.

Kijken we – of beter gezegd: dit wetenschappelijk onderzoek – naar ons oerbrein, dan blijkt dat er haast niets belangrijker is dan het opbouwen en onderhouden van sociale contacten. Naast het vergaren van voedsel en je zoveel mogelijk voortplanten, natuurlijk.

Juist het behoren tot een sociale groep, één met een zo sterk en diep mogelijke band, blijkt cruciaal wanneer het op overleven aankomt. Dat geldt niet alleen voor de holbewoner van toen, maar ook voor de kantoortijger van nu.

Dat betekent dat je tijdens een ontmoeting, praatje of zakelijke meeting niet alleen moet focussen op de keiharde resultaten, maar ook op het menselijke aspect. 

• Je weet welke functie de ander binnen het bedrijf vervult, maar hoe drinkt zij haar koffie?
• Natuurlijk heeft die succesvolle ondernemer een goede omzet, maar wat welk boek heeft hij het laatst gelezen?
• Vanzelfsprekend wil je weten hoeveel bezoekers zijn website maandelijks heeft, maar wat is zijn standpunt op mediteren?

Kortom: wie is de persoon waarmee jij op dit moment een praatje maakt? Vergeet even je carrièrekansen en je eigen persoonlijke gewin, maar focus op de persoon.

Dit is wat er dan gebeurt

Indien je de juiste snaar bij iemand raakt kan dat namelijk invloed hebben op de kansen die op je pad komen. Toch blijft je gesprekspartner – hoe succesvol of interessant hij of zij ook is – een mens van vlees en bloed.

Je kunt dus wel eindeloos over werkzaken kletsen, maar uiteindelijk wordt ook zelfs de beste accountant niet meer warm van cijfers.

Kun jij daar doorheen prikken en inspelen op het menselijke stukje, dan verandert jullie gesprek van het-zoveelste-netwerkbabbeltje in een interessante en enerverende gedachtewisseling. En dát blijft hangen. Dát zorgt er voor dat de persoon over een aantal weken de telefoon oppakt om te je verwittigen van een mooie kans.

Maar niet alleen vanuit een zakelijk oogpunt wil je een professionele band met iemand opbouwen. Bovenstaand onderzoek toont ook aan dat het zowel fysiek als mentaal invloed op je heeft.

Zo blijken mensen met sterke sociale banden langer te leven! En hart- en vaatziekten, een hoge bloeddruk of mentale klachten als depressie of angststoornissen? De kansen daarop nemen allemaal af.

Het is dus niet alleen slim om de volgende keer een goed gesprek aan te knopen met degene die de lezing gaf, maar ook nog eens gezond!

‘Oké, oké! Focussen op de persoon niet op het gewin. Got it. Maar hoe doe ik dat?’

We dachten dat je het nooit zou vragen.

In 4 stappen een zakelijke relatie opbouwen en onderhouden

Ook wanneer het op zakelijke contacten aankomt draait het dus om het scheppen van die persoonlijke band. Dan houd je het niet steriel, hard en zakelijk, maar probeer je juist de ander te leren kennen. Laat dát de intentie zijn waarmee je begint (dus niet: ‘als ik goed babbel, kan ik hem wellicht een offerte sturen.’). Je focust je hier op de langetermijn.

1. Open het gesprek door gelijk de diepte in te gaan

Goed, hoe ga je het gesprek aan; hoe breek je het ijs? Je kunt immers pas een zakelijke relatie onderhouden wanneer je een zakelijke band hebt. Die zul je dus eerst moeten scheppen. En vaak ontstaat dat door met elkaar te praten. Maar niet op de manier hoe je denkt:

Bij zakelijke gesprekken schuwen we vaak weg van persoonlijke vragen. We denken dat het onprofessioneel is of ongepast. Maar wanneer je het – respectvol en juist – doet, maakt het juist het verschil tussen een akward oppervlakkig gesprek (‘Slecht weer eh’) en een gesprek dat een persoonlijke band schept en je de mogelijkheid biedt elkaar beter te leren kennen.

Vermijd daarom dooddoeners en clichématige small talk. Dat werkt gewoon niet. Wat wel?

Benoem iets opvallends of iets aanwezigs

• ‘Hé, die app gebruik ik ook! Vind je ‘m niet ook ontzettend handig?’ — wanneer je ziet dat die klant aantekeningen opschrijft in Todoist.
• ‘Ja, viel me meteen op dat je ook een Oura-ring draagt. Geweldig ding, niet?’ — wanneer je er een om de vinger van die spreker spot.
• Zeg, ik zie dat je dat nieuwe boek aan het lezen bent. Wat vind je ervan? Aanrader?’ — wanneer een cursist tijdens een seminar een boek tevoorschijn haalt.

Vraag om/ bied een gunst

• ‘Kun jij me vertellen waar ik die nieuwe versie kan vinden? Ik zie dat jij er een hebt.’
• ‘Die rode is erg lekker, ik raad je zeker aan die te kiezen, mocht je nog twijfelen.’
• ‘Weet jij nog hoe die lezer heet, ik ben helemaal haar naam vergeten.’

Stel een persoonlijke vraag

• ‘Goh, en wat is dan volgens jouw haar beste werk tot nu toe?’
• ‘Waarom geef je de voorkeur aan groen dan?’
• ‘Wat vond je van die laatste presentatie? Best ingrijpend verhaal, niet?’

Kortom:

Probeer het gesprek te openen door niet naar de bekende weg te vragen, maar durf persoonlijke vragen te stellen. Niet alleen zijn de minder ongemakkelijk dan de meeste gespreksopeners, ze geven je gelijk munitie om verder te vragen.

2. Houd de aandacht vast door vragen te stellen

Zodra je dan een opening hebt gevonden, houd je ‘m vast! Dat is niet heel lastig hoor, gewoon doorvragen. Dat is een eenvoudige manier waarop je zowel actief als reflectief luistert. Je toon er mee aan dat je interesse hebt in je gesprekspartner. Daarnaast is het een fantastische manier om de diepte in te gaan en jullie gesprek voort te zetten.

• ‘Oh, en wat zorgde ervoor dat je de knoop hebt durven doorhakken?’
• ‘Nee? Welk van haar werken vind jij dan het beste?’
• ‘Hoe zou jij in die situatie dan hebben gehandeld?’

Blijf interesse tonen, blijf het persoonlijk houden. Dát is hoe je een warme zakelijke relatie opbouwt.

3. Maak direct een afspraak

Zoals je is de communicatie die voorafgaat aan de zakelijke relatie ontzettend belangrijk. Dát bepaalt uiteindelijk hoe succesvol en eenvoudig het onderhouden ervan wordt.

Om aan dat momentum vast te houden, wil je direct na een succesvolle interactie een afspraak maken of iets inplannen. Anders komt het er nooit van en gaan er wellicht maanden overheen voordat jullie nogmaals contact leggen (if ever).

Spreek dus iets af:

• ‘Zeg, ik moet er vandoor, maar als je het interessant vindt kan ik je een uitnodiging sturen zodat je ook de lezing kunt bijwonen.’
• ‘Wekelijks sturen we die briefing rond, ik kan je aan de lijst toevoegen als je wil?’
• ‘Mocht je eens in de buurt zijn, wandel dan even binnen. Dan kan ik je ontwerp eens beter bekijken.’
• ‘Ik kan je kwestie eens voorleggen bij onze HR-manager? Zal ik je uiterlijk donderdag wat laten weten?’
• ‘Ik vond het erg interessant. Vind je het leuk om het gesprek een ander moment te hervatten? Drinken we een kop koffie en bespreken we de mogelijkheden?’

En dan, hoe onderhoud ik mijn relatie?

4. Wissel gegevens uit

Wel zo handig als je elkaars contactgegevens hebt. Probeer daarom op zoveel mogelijk manier met elkaar te linken zodat je eenvoudig contact kunt opnemen en onderhouden.

Enkele ideeën:

• Maak een connectie op Linkedin
• Volg de zakelijke Instagram-pagina van de persoon
• Schrijf je in voor de nieuwsbrief die hij of zij maandelijks stuurt
• Bookmark het blog dat hij of zij wekelijks schrijft
• Wissel e-mail gegevens uit
• Geef je telefoonnummer of voeg elkaar toe op Telegram of Signal

5. Houd de band warm

Om te voorkomen dat de relatie verwatert of gemaakte afspraken worden vergeten, is het belangrijk om ook op de lange termijn contact te blijven houden, dat kan op een aantal manieren:

• Neem binnen twee weken contact op (per mail, Linkedin of Instagram) en herinner de persoon aan wie je bent en jullie aangename gesprek. Zorg dat je die gemaakte afspraken daadwerkelijk inplant!
• Houd de persoon op de hoogte van relevante updated binnen het bedrijf door middel van mailings. Niet omdat het ‘moet’, maar vanuit oprechte interesse. Spreek hem of haar hierbij persoonlijk aan.
• Like en deel elkaars berichten en updates op bijvoorbeeld Linkedin of andere sociale media. Laat merken dat je hun bijdrage interessant vindt of dat je het gelezen hebt.
• Stuur een kerst- of zomergroet. Relatiegeschenken sturen is een prima manier om aan te tonen dat jij en je bedrijf de relatie koesteren.
• Geef eens korting of trakteer de relatie op jouw dienst of product. Altijd leuk, plus: een warm contact wil ook nog wel eens positieve reviews achterlaten of een dienst delen met haar eigen klanten.
• Deel bruikbare informatie met elkaar. Scratch each other’s backs. Indien jij een interessant artikel tegenkomt of een dienst waarvan je weet dat het de ander zou kunnen helpen, breng hem of haar daar dan vanop de hoogte. Een goede manier om contact te houden, maar ook een investering voor jezelf. Indien de persoon namelijk zelfs iets tegenkomt, kan dat ook mooie kansen voor jou betekenen.
• Houd persoonlijk contact. Zonder stalkerig over te komen natuurlijk. Eens in de zoveel tijd een belletje plegen of een mail sturen om te checken hoe het ervoor staat (persoonlijk of binnen het bedrijf) toont aan dat je interesse hebt.

Al die je bovenstaande dingen eens per 3 maanden; aandacht schenken aan de relatie zal de band warm houden en wellicht in de toekomst zakelijke vruchten afwerpen.

Samengevat: zakelijke relaties opbouwen en onderhouden?

Zoals je ziet doe je het dus niet voor je eigen gewin, persé. Doe het voor het menselijke stukje. En mocht er zich dan toch een keer in de toekomst een mooie zakelijke kans voordoen, dan ben jij misschien een van de eersten waar hij of zij aan denkt.

Ga dus dat gesprek aan, durf het persoonlijk te maken en follow up. Het is een van de beste langetermijn investeringen die je kunt maken. En als je toch bezig bent: blijf ook met ons in contact. Volg zowel Björn en Tijdwinst.com op Instagram en zeg eens ‘hallo’! We horen graag van je.

Verder lezen?

Meer weten over het onderhouden en opbouwen van zakelijke relaties? Lees dan onderstaande artikelen eens. Of check ons boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’. Daarin komt ook zeker een stukje assertiviteit en omgaan met collega’s aan bod, maar des te meer bruikbare en toepasbare timemanagement tips. Heb je veel aan!

• Samenwerken in een team? 1 belangrijke les van de Navy SEALs. 
• Effectief samenwerken: 3 tips van… ’n strijkkwartet!
• Psychologische veiligheid creëren. Zo deed Google het
• Introvert, extravert of ambivert? Dé workflow die past bij jouw persoonlijkheid.

​​Wie zijn wij? | Training Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog