Een medewerker laten gaan is nooit een prettige situatie, zowel voor de betrokken persoon als voor jou als leidinggevende. Het is belangrijk om dit proces met respect en professionaliteit te benaderen, met als doel een afscheid dat positief en constructief is. Volg deze zes stappen om dit op een respectvolle manier te bereiken:

Wat komt aan bod?

  1. Iemand ontslaan is (en blijft) vervelend…
  2. Van lastig besluit naar professioneel afscheid: 6 stappen voor een exitgesprek
  3. Kortom: “hoe kan ik een werknemer ontslaan?”
  4. Veelgestelde vragen rondom werknemer ontslaan

Iemand ontslaan is (en blijft) vervelend…

Het blijft vervelend om een werknemer te ontslaan, zeker gezien de tijd en energie die je in de samenwerking hebt gestoken. Misschien heb je zelfs een persoonlijke band opgebouwd. Desondanks, als de betreffende persoon niet naar behoren presteert en er geen verbetering zichtbaar is, is het soms noodzakelijk de knoop door te hakken en afscheid te nemen.

Belangrijk is dat je dit op een respectvolle wijze doet. Je hebt immers samengewerkt en het ontslag is niet persoonlijk bedoeld. Het komt simpelweg voort uit het ontbreken van de benodigde skills, kennis of vaardigheden. In plaats van simpelweg te zeggen: “… pak je spullen maar. Je kunt gaan,” dien je een open en respectvol gesprek aan te gaan.

Dit gesprek is cruciaal. Het doel is om te voorkomen dat de betrokken persoon onnodig gekwetst wordt, wrok koestert tegen het bedrijf of het slachtoffer wordt van roddels op de werkvloer.

Volg daarom deze 6 stappen bij het voeren van het gesprek. Hiermee wordt het ontslag misschien niet minder vervelend, maar wel op een nette en professionele manier afgehandeld.

man die serieus kijkt naar een verdrietige manVan lastig besluit naar professioneel afscheid: 6 stappen voor een exitgesprek

1. Bedenk vooraf wat je wilt zeggen

Personeel ontslaan? Een ontslaggesprek is niet alleen zenuwslopend voor de werknemer, maar kan ook jou behoorlijk nerveus maken. Het is normaal om vooraf wat spanning te voelen, misschien zelfs een slapeloze nacht te hebben gehad. Het overkomt ons allemaal.

Desondanks is het essentieel dat jouw nervositeit de boodschap niet in de weg staat. Het laatste wat je wilt, is het gesprek onvoorbereid ingaan en niet verder komen dan: 

“… ja, dus. Uhm. Je bent ontslagen.”

Bereid het gesprek daarom goed voor, vergelijkbaar met het voorbereiden van een presentatie of speech. Weet van tevoren precies wat je wilt zeggen. Denk erover na, maak puntsgewijze aantekeningen, oefen het. 

Op die manier kun je op het cruciale moment, zelfs als de zenuwen toeslaan, helder en concreet uitleggen waarom je de beslissing hebt genomen om de persoon te laten gaan. Dat is niet alleen professioneel, maar ook respectvol.

“Allereerst wil ik benadrukken dat we waardering hebben voor de inzet die je hebt getoond. Maar zoals je weet, hebben we bepaalde verwachtingen en doelen binnen het team. Er zijn een paar kwesties die herhaaldelijk zijn opgekomen en die ik met je wil bespreken…”

2. Kies de juiste plek en het juiste moment

Je hebt natuurlijk geen controle over hoe een persoon tijdens een ontslaggesprek zal reageren. Het kan variëren van tranen tot boosheid; het blijft onvoorspelbaar. Daarom is het van groot belang om een ontslaggesprek nooit in een openbare ruimte te voeren. Je wilt er namelijk voor zorgen dat je collega zich vrij kan uitspreken zonder dat nieuwsgierige aagjes alles op de voet volgen.

Kies bovendien de juiste timing. Voer het ontslaggesprek zo vroeg mogelijk op de dag, direct bij het verschijnen van je collega op kantoor. Je wilt voorkomen dat je hem of haar eerst allerlei taken laat uitvoeren om ze vervolgens aan het einde van de dag te moeten ontslaan.

Als je een werknemer moet ontslaan, doe het dan in een afgeschermde ruimte, onder vier ogen, bij voorkeur aan het begin van de werkdag.

3. Ruk de pleister er in één keer vanaf

Bij het langverwachte moment wil je niet eindeloos om de hete brij heen draaien. Misschien heeft de persoon in kwestie al een vermoeden, en oppervlakkig gepraat maakt het gesprek alleen maar zenuwslopender. Dus, ruk de pleister er in één keer af:

Begin het gesprek direct met het slechte nieuws. Vermijd een rechttoe rechtaan “je functioneert slecht, ik ontsla je,” maar verpak het op een nette en professionele manier.

Leg uit waarom bepaalde kwaliteiten van de ander niet aansluiten bij wat jullie organisatie nodig heeft. Vermijd persoonlijke aanvallen, maar benoem specifiek op welke gebieden de prestaties tekortschieten. Op deze manier voorkom je dat het gesprek aanvoelt als een persoonlijke aanval.

Bijvoorbeeld:

“Peter, op dit moment zoeken we iemand die zelfstandig de sales kan overzien. Helaas blijkt dit niet jouw sterkste punt te zijn. Ondanks de inspanningen van de afgelopen maanden is de vooruitgang niet zoals we gehoopt hadden. Hierdoor moeten we helaas je contract ontbinden.”

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Wil je meer van dit soort waardevolle communicatietips en inzichten in time management ontvangen? Volg ons dan op Instagram! Ontdek hoe je lastige gesprekken met medewerkers op een respectvolle manier kunt voeren en krijg handige tips voor effectief time management!

vrouw die ontslagen is en haar spullen pakt4. Benoem vervolgens de praktische zaken

Het hoge woord is eruit. De boodschap is overgebracht. Het was geen gemakkelijke taak, maar je collega is nu op de hoogte. Geef hem of haar nu de ruimte om te herstellen, om even op adem te komen. Luister aandachtig naar eventuele vragen en beantwoord deze zo eerlijk mogelijk. Daarna is het tijd om over te gaan op de praktische stappen.

Afhankelijk van het interne beleid, licht je toe wat er te wachten staat en welke stappen ondernomen moeten worden. Denk aan zaken als de opzegtermijn of het inleveren van bedrijfsmaterialen. Wees gedetailleerd in het beschrijven van alle concrete stappen. Zo zorg je ervoor dat, wanneer je collega uiteindelijk de kantoordeuren definitief achter zich dichttrekt, er geen losse eindjes zijn.

Bijvoorbeeld:

“Allereerst moeten we zorgen voor een soepele overgang. Ik wil dat je alle bedrijfseigendommen, zoals je laptop, telefoon en bedrijfskaart, vandaag inlevert bij de HR-afdeling. Ze zullen je daar verdere instructies geven. Vergeet ook niet om persoonlijke bestanden of documenten die je op de bedrijfssystemen hebt opgeslagen te kopiëren naar je persoonlijke opslag.”

5. Geef iets mee

Misschien heb je een tijdlang nauw samengewerkt en is er een sterke band ontstaan met je collega. Om de situatie positief af te sluiten, is het waardevol om iets mee te geven. Bied bijvoorbeeld de mogelijkheid aan voor een referentie, op voorwaarde dat je oprecht positief kunt zijn over zijn of haar kwaliteiten.

Stel voor dat toekomstige werkgevers je mogen benaderen als ze vragen hebben. Overweeg ook het aanbieden van een aanbeveling of het onderschrijven van vaardigheden op LinkedIn. Hoewel het de pijn van je (voormalige) werknemer niet volledig zal wegnemen, kan het toch een zekere verzachting bieden. Het toont dat je nog steeds waarde hecht aan de professionele relatie, zelfs als de arbeidsverhouding eindigt.

“Ik wil je aanbieden om mij als referentie op te geven voor toekomstige sollicitaties, op voorwaarde dat ik oprecht positief kan zijn over jouw kwaliteiten en prestaties. Ik denk dat jouw ervaring in bepaalde gebieden waardevol kan zijn, en ik sta klaar om dat te delen met potentiële werkgevers…”

6. Wees roddels voor

Een collega die ontslagen wordt, veroorzaakt natuurlijk de nodige commotie op de werkvloer. Uit respect voor de betrokken collega en met het oog op het behouden van een professionele werksfeer, is het belangrijk om roddels voor te zijn. Wacht dus niet tot het nieuws zich via WhatsApp verspreidt, maar neem het heft in eigen handen en spreek je team toe. Net als bij het ontslaggesprek, houd het kort en krachtig.

“Team, ik moet helaas mededelen dat we hebben besloten om het dienstverband van Peter niet voort te zetten.”

Geef daarna de reden:

“Hoewel het fijn was om met hem samen te werken, voldeed hij helaas niet aan de verwachtingen.”

Vraag direct of er vragen zijn en beantwoord deze eerlijk en oprecht. Geef aan dat teamleden op een later moment ook hun zorgen kunnen uiten. Zo laat je zien dat het ontslag van Peter bespreekbaar is en draag je bij aan het behoud van een open en eerlijke werkomgeving.

Baas die vertelt dat een werknemer ontslagen isKortom: “hoe kan ik een werknemer ontslaan?”

Hoe kan je iemand ontslaan? Het beëindigen van een arbeidsrelatie is nooit een gemakkelijke taak, maar door deze zes stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat het afscheid op een respectvolle en constructieve manier verloopt. Het is begrijpelijk dat het vervelend blijft om een werknemer te laten gaan, vooral na een periode van samenwerking en mogelijke persoonlijke banden. Toch is het soms noodzakelijk om deze beslissing te nemen. 

Hoe werknemer ontslaan?

  1. Belangrijk is om het ontslaggesprek goed voor te bereiden, zodat je helder en concreet kunt uitleggen waarom deze beslissing is genomen. 
  2. Kies daarbij de juiste plek en het juiste moment…
  3. … en ruk de pleister er in één keer af, maar wel op een respectvolle manier. 
  4. Benoem vervolgens de praktische zaken en geef de persoon ruimte om vragen te stellen en te herstellen.
  5. Als extra stap, bied iets positiefs aan om de situatie af te sluiten, zoals de mogelijkheid van een referentie of het delen van vaardigheden op LinkedIn. 
  6. Wees ook proactief in het beheren van informatie binnen het team om roddels te voorkomen. 

Het is misschien niet mogelijk om het ontslag minder vervelend te maken, maar met deze benadering kun je ervoor zorgen dat het op een respectvolle en professionele manier wordt afgehandeld!

Merk je dat je dit lastig vind? Laat ons helpen

Sta jij voor de uitdaging om lastige gesprekken, zoals het beëindigen van een arbeidsrelatie, op een respectvolle en constructieve manier te voeren? Wij begrijpen dat dit geen gemakkelijke taak is en bieden daarom op maat gemaakte trainingen aan om jouw communicatie skills naar een hoger niveau te tillen.

Onze 1-daagse cursussen, waaronder de cursus Gesprekstechnieken, de cursus Feedback Geven, en de cursus Assertiviteit, zijn ontworpen om leidinggevenden te helpen effectiever te communiceren, met name in uitdagende situaties. 

  • Tijdens de cursus Gesprekstechnieken leer je bijvoorbeeld hoe je lastige gesprekken voorbereidt, de juiste toon aanslaat en de boodschap helder overbrengt zonder afbreuk te doen aan respect.
  • In de cursus Feedback Geven ontwikkel je vaardigheden om constructieve feedback op een effectieve en positieve manier te communiceren. Je leert hoe je feedback kunt geven die wordt begrepen en gewaardeerd, wat de samenwerking en prestaties van jouw team ten goede komt.
  • De cursus Assertiviteit richt zich op het ontwikkelen van jouw vermogen om duidelijk en zelfverzekerd te communiceren. Je leert hoe je op een respectvolle manier je standpunten kunt overbrengen, grenzen kunt stellen en effectief kunt reageren op uitdagende situaties.

Investeer dus in je leiderschapsvaardigheden en creëer een werkomgeving waar respect, openheid en eerlijkheid centraal staan. Neem deel aan een van onze trainingen en ontdek de kracht van effectieve communicatie, zelfs in de meest uitdagende situaties!

Meer artikelen over lastige gesprekken voeren? Lees verder

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen rondom werknemer ontslaan

  • Kan je een werknemer zomaar ontslaan?

    Nee, een werknemer zomaar ontslaan is meestal niet zomaar mogelijk. Er zijn normaal gesproken redenen voor ontslag, zoals slechte prestaties, wangedrag op het werk, of economische redenen voor het bedrijf. Werkgevers moeten zich aan wetten en regels houden om eerlijk en rechtvaardig te zijn.

  • Met welke redenen mag een werkgever iemand ontslaan?

    Een werkgever kan een werknemer om verschillende redenen ontslaan. Wat is een geldige reden voor ontslag? Nou, dit kan bijvoorbeeld gebeuren als een werknemer zijn taken niet goed uitvoert, herhaaldelijk de regels overtreedt, of als er economische redenen zijn voor het bedrijf, zoals bezuinigingen.

    Reden van ontslag voorbeelden

    • Slechte prestaties: als een werknemer herhaaldelijk niet voldoet aan de verwachtingen of taken niet naar behoren uitvoert.
    • Wangedrag: ernstig wangedrag op de werkplek, zoals diefstal, fraude, geweld, of andere schendingen van bedrijfsregels.
    • Economische redenen: bijvoorbeeld als het bedrijf moet bezuinigen, reorganiseren of de werknemerpositie niet langer nodig is.
    • Niet nakomen van contractuele verplichtingen: als een werknemer zich niet houdt aan de voorwaarden van het arbeidscontract.
    • Langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid: als de gezondheidstoestand van de werknemer van invloed is op de mogelijkheid om de taken uit te voeren, en er geen passende oplossingen zijn.

    Kort gezegd, wanneer mag je een werknemer ontslaan? Een werkgever kan een werknemer ontslaan als er een geldige reden is, en dit moet overeenkomen met de wetten en regels die gelden voor ontslag. Het is belangrijk dat het ontslag eerlijk en redelijk is.

  • Hoeveel kost het om werknemer te ontslaan?

    De kosten voor een werknemer ontslaan zijn afhankelijk van diverse factoren, en het is belangrijk om te weten welke regels en wetten van toepassing zijn. In sommige gevallen kunnen er ontslagvergoedingen of juridische kosten zijn. Het is altijd verstandig om juridisch advies in te winnen om de exacte kosten in een specifieke situatie te bepalen.

  • Hoe kun je iemand met een vast contract ontslaan?

    Iemand ontslaan met een vast contract kan een wat complexer proces zijn. Om iemand met een vast contract te ontslaan, moet je namelijk een geldige reden hebben, zoals slechte prestaties of bedrijfseconomische redenen. Het is belangrijk om de juiste stappen te volgen en rekening te houden met de geldende arbeidswetgeving.

    In veel gevallen moet je eerst proberen het probleem op te lossen via gesprekken of eventueel een verbetertraject. Als ontslag onvermijdelijk is, moet je een ontslagprocedure volgen, waarbij je de werknemer schriftelijk op de hoogte stelt en rekening houdt met eventuele opzegtermijnen en ontslagvergoedingen. Het is altijd aan te raden juridisch advies in te winnen om ervoor te zorgen dat je de juiste stappen neemt bij het ontslaan van iemand met een vast contract.

  • Wat is de beste manier om je te laten ontslaan?

    Het is begrijpelijk dat je misschien overweegt om van baan te veranderen, maar het is meestal beter om actief naar een nieuwe baan te zoeken in plaats van bewust ontslagen te worden. Dit geeft je meer controle over je situatie en kan gunstiger zijn voor toekomstige werkgevers.

    Als je toch besluit dat ontslag de beste optie is, is het belangrijk om professioneel te blijven en mogelijke gevolgen te overwegen, zoals eventuele financiële impact. In plaats van te zeggen “ik wil ontslagen worden”, kan het nuttiger zijn om met je leidinggevende te praten over eventuele problemen op het werk of te kijken naar manieren om je situatie te verbeteren. Het behouden van een professionele houding kan je namelijk helpen bij het zoeken naar nieuwe kansen zonder negatieve invloed op je carrière!

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog