Incompany sessie verplaatsen

We krijgen soms het verzoek van klanten om een reeds geplande en bevestigde sessie te verplaatsen. Dit kan uiteraard altijd, wel zijn hier kosten aan verbonden. Op deze pagina lichten we graag toe wat de mogelijkheden zijn.

• Waarom zijn er kosten verbonden aan een verplaatsing?

  We snappen dat een klant het vaak ziet als ‘gewoon even verplaatsen naar een nieuwe datum’. Voor ons heeft dit echter de volgende gevolgen:

  • We lopen omzet mis
    Trainingen worden al lang van tevoren geboekt en onze planning zit doorgaans al maanden van tevoren vol. Wanneer een datum enkele weken van tevoren vrijkomt is de kans heel klein dat we die datum nog verkocht krijgen. Laat staan als het nog korter bij de uitvoeringsdatum is. Wij hebben deze datum echter wel vrijgehouden voor de klant. Ook hebben we andere opdrachten laten schieten. Door een verplaatsing lopen we dus omzet mis.
  • We maken extra kosten
    Wanneer een training verplaatst wordt zullen we de trainer toch moeten betalen voor de training die hij niet gaat geven. Daarnaast zullen we de trainer ook een extra dag moeten inzetten bij de nieuwe trainingsdatum die hij/zij wel gaat geven. 
    
  • We hebben extra werk
    Door de verplaatsing zullen we een deel de voorbereidende werkzaamheden opnieuw moeten doen.

  Verplaatsen is echter altijd mogelijk en we snappen ook dat er situaties zijn waarin dat wenselijk is. We vinden echter wel dat de gevolgen daarvan voor rekening van de klant komen.

• Welke kosten zijn er verbonden aan een verplaatsing?

  Hoe dichter een trainingsdatum nadert, hoe kleiner de kans is dat de datum nog verkocht kan worden. Ook onze andere kosten nemen dan toe. Vandaar dat we de volgende tarieven hanteren:

  • Tot 2 maanden voor aanvang: 5% van de aanneemsom.
  • Vanaf 2 maanden tot 1 maand voor aanvang: 25% van de aanneemsom.
  • Vanaf 1 maand voor aanvang: 50% van de aanneemsom.

  Deze kosten worden direct in rekening gebracht bij de verplaatsing van de sessie.

• Maar wat als er sprake van overmacht?

  In principe is het zo dat de gevolgen van overmacht voor rekening van de klant komen. Dit is ook zo opgenomen in onze algemene voorwaarden.

  Vaak is er echter helemaal geen sprake van overmacht en komt de training simpelweg niet gelegen omdat er een andere uitdaging ligt of zich onverwachte omstandigheden hebben voorgedaan.

  Hierdoor is het dan prettiger om de sessie te verplaatsen. Uiteraard snappen we dat. Wel vinden we het belangrijk dat het duidelijk is dat vaak om een keuze gaat die een organisatie maakt.

  Omdat dit echter gaat om een keuze die gevolgen heeft voor ons zijn hier kosten aan verbonden.

• Wat vinden jullie dan geen overmacht?

  Bij overmacht moet het naar onze mening gaan om een acute situatie en die de klant niet kan oplossen, die de klant niet had kunnen voorzien en die ook niet tot de (bedrijfs)risico’s van een klant behoort.

  Doorgaans is hiervan helemaal geen sprake. We geven enkele voorbeelden van situaties die geen overmacht zijn:

  • Wanneer één of meerdere deelnemers niet naar de training kunnen komen door persoonlijke omstandigheden (bijvoorbeeld door ziekte of een afspraak). Dat is een regulier bedrijfsrisico, geen overmacht.
  • Wanneer één of meerdere deelnemers niet naar de training kunnen komen door werkgerelateerde verplichtingen of prioriteiten verhinderd zijn. Dat is een keuze, geen overmacht.
  • Wanneer één of meerdere deelnemers niet naar de training kunnen komen door problemen met vervoer (denk aan een staking of een storing). Vaak is dit tijdig op te lossen of kan er een alternatief aangedragen worden. Maar zelfs als dat niet het geval is dan is het geen overmacht.

  Begrijp ons niet verkeerd: in al deze gevallen snappen we het dat het een vervelende situatie oplevert en dat het de voorkeur kan hebben om de sessie te willen verplaatsen. De kosten daarvoor zijn echter voor rekening van de klant.

   

• En wat als wij een crisis of hulpdienst zijn?

  In dat geval is het heel goed denkbaar dat zich ineens een situatie voordoet waarin andere activiteiten voorrang hebben op onze training. Dat behoort tot jullie reguliere bedrijfsrisico.

• Hoe pak ik een verplaatsing aan?

  Geef aan je account manager per email door dat je de sessie wilt verplaatsen. Je accountmanager zal dan meerdere datumopties aangeven waarop de sessie alsnog gegeven kan worden. Uiteraard houden we daarbij rekening met jullie wensen maar is onze beschikbaarheid en planning hierbij leidend.

• Wat als we geen nieuwe datum kunnen vinden?

  Een verplaatsing op verzoek van de klant is het risico van de klant. Mocht onze beschikbaarheid of onze mogelijkheden niet matchen met de wens van de klant dan kan te training conform de geldende voorwaarden geannuleerd worden conform onze algemene voorwaarden.