Jij bent de hele dag druk in de weer. Tussen alle vergaderingen door beantwoord je talloze mails, verwerk je aanvragen en blus je geregeld brandjes voor collega’s. Hoewel je vermoeid de kantoordeuren achter je dichttrekt, voel je je zelden voldaan. De reden? Veel van deze zaken zijn tijdverspilling. Hoe je dat voorkomt? Met deze 4 time management tips.
Druk zijn is niet hetzelfde als nuttig bezig zijn
Om maar even met de deur in huis te vallen. Tijdverspilling: je bezighouden met zaken die niet tot jouw prioriteiten behoren. Jij bent er niet geheel onbekend mee:
Er is namelijk wéér belangrijk werk blijven liggen. Weer ben je niet toegekomen aan dat ene project en weer hebben ad hoc klussen je planning overhoop gehaald.
Het is dus duidelijk dat je prioriteiten niet op één lijn liggen met waar je daadwerkelijk je aandacht aan besteedt — niet heel gek dat jij dan onvoldaan je werkdag afsluit.
Wat jij daarom nodig hebt zijn een aantal tips, tips voor minder tijdverspilling. Jij wil namelijk meer werk verzet krijgen. Nuttig werk. Werk dat uiteindelijk écht iets bijdraagt.
Daarom, voor jou:
4 simpele, maar verhelderende tips voor minder tijdverspilling
1. Plan maximaal 3 prioriteiten per dag
James Clear, schrijver van verschillende time management boeken, stelt:
“If you commit to nothing, you will be distracted by everything.”
… en daar zijn we het volkomen mee eens.
Wanneer je tijdsverspilling wil voorkomen, dan zul jij je vooral bezig moeten houden met taken die prioriteit hebben. Dáár moet jouw focus liggen. Houd jij je echter vooral bezig met randzaken, dan verlies je kostbare tijd.
Voorkom dat:
Kijk kritisch naar je taken. Kies 2, maximaal 3, concrete prioriteiten waaraan je vandaag wilt werken. Plan daarbij niet je hele dag vol, maar wees je bewust van hoeveel tijd iedere taak vraagt.
Een voorbeeld kan zijn:
Prioriteit 1: Order verwerken (2 uur)
Prioriteit 2: Offerte maken (1,5 uur)
Prioriteit 3: Declaraties controleren (2 uur)
Weten waaraan je gaat werken en hoe lang voorkomt dat je tijd en aandacht besteedt aan taken die enkel tijdsverspilling zijn — of zoals Paul, een van onze Time Management trainers, altijd zegt:
“Als je niet weet wát je hebt, weet je ook niet wat je over hebt voor andere zaken.”
Met andere woorden: bedenk wat prioriteit heeft en leg je daarop toe. Komt er een taak voorbij die niet tot je prioriteiten behoort, wees dan kritisch en plan deze het liefst voor een later moment in.
Dit betekent helaas dat je soms ‘nee’ moet verkopen. Naar een collega bijvoorbeeld, maar ook naar je baas. Geef aan dat deze taak op dit moment niet jouw prioriteit heeft, maar dat je daar best morgenochtend naar wil kijken. Mocht dit nu geen optie zijn – je baas wilt dat je zijn taak nu uitvoert – communiceer dit dan helder:
“Prima, ik zal direct aan de slag gaan met die aanvraag. Dat houdt wel in dat ik dat rapport pas morgen kan afronden. Vind je dat goed, of wil je toch liever dat ik nog verder werk aan het rapport?”
Kortom:
Om tijdsverspilling tegen te gaan, stel je prioriteiten. Mocht je hierdoor niet toekomen aan andere taken of verzoeken van anderen, communiceer dit dan. Wel zo netjes.
2. Delegeer taken waar jij je niet mee bezig hoeft te houden
Je telkens bezighouden met taken die niet jouw werk zijn, is ook pure tijdverspilling. Ja, we begrijpen dat je zaken graag onder controle hebt, maar wanneer een ander de taak net zo goed kan uitvoeren, geef het dan uit handen.
Door te delegeren gun je jezelf meer tijd en ruimte. Ruimte die jij kunt gebruiken om aan andere projecten te werken.
Delegeer daarom. Kan een ander de taak net zo goed, sneller, beter of goedkoper uitvoeren, laat het dan los. Richt je op zaken die enkel jij kan uitvoeren — een vele nuttigere manier om met je tijd om te gaan.
Een handig hulpmiddel:
3. Realiseer je dat niet iedere vraag ook meteen moet worden opgepakt
Om tijdsverspilling te voorkomen zul je moeten beseffen dat niet alles nu moet. Een collega met een vraag, een leverancier die op een antwoord wacht of een mailtje dat verstuurd moet worden: het hoeft niet meteen.
Ook hierbij geldt weer dat je dit communiceert naar anderen.
- Die collega met die ‘brandende’ vraag? — “Sorry, ik kan je daar niet mee helpen. Alice behandelt dat tegenwoordig. Je kunt beter haar om haar input vragen.” Delegeren, dus.
- De leverancier? — “Dank voor je mail. Ik begrijp je vraag. Helaas kom ik hier vandaag niet aan toe in verband met andere werkzaamheden. Woensdag kom ik hierop terug en ontvangt u een volledig overzicht.” Je pakt het op een later moment op.
- Het mailtje dat op een antwoord wacht? — realiseer je dat de reactietermijn op werkgerelateerde mail doorgaans 24 tot (maximaal) 48 uur bedraagt. Je kunt deze taak dus prima op een later moment oppakken.
Met andere woorden: behoort een vraag tussendoor niet tot jouw prioriteiten (je weet wel, die uit tip 1), dan houd jij je er niet nu mee bezig. Heb je tijd over, dán kun je er prima jouw tijd en aandacht aan besteden. Tot die tijd: communiceer helder en manage verwachtingen.
4. Denk na over de beste plek en het beste tijdstip
Hoe vaak kom jij geen tijd te kort omdat jij je simpelweg de verkeerde taak op het verkeerde moment uitvoert? Jij wil net een kritisch rapport opstellen, is je kantoorgenoot constant aan het bellen — zo kun jij je toch niet concentreren?!
Besluit je nou toch om heldhaftig door te zetten met je rapport, dan zul je door je gebrek aan concentratie niet alleen meer moeite hebben met focussen, je maakt ook meer fouten. Fouten die jij later moet verbeteren. Dat kost tijd.
Om tijdsverspilling te voorkomen, ga je daarom voortaan eerst na of dit het meest geschikte moment is om aan die taak te werken. Houd daarbij ook rekening met de plek waar je dat doet.
Concentratie-taken voer je bijvoorbeeld liever ‘s ochtends uit en als het even kan op een rustige plek. Ga apart zitten, werk eerst een paar uur thuis of zet een koptelefoon op. Vergaderingen? Het liefst zo laat mogelijk aan het einde van de werkdag of net voor de lunch. Die vragen vaak om minder concentratie — concentratie die jij beter kunt besteden aan intensieve taken.
Kortom. Voorkom tijdverspilling: denk na over de beste plek en het tijdstip.
Kortom
Tijdsverspilling voorkomen draait niet om ‘nee’ zeggen. Het draait weten wat je prioriteiten zijn, kritisch zijn op wat tussendoor binnenkomt, en nadenken over waar en wanneer je iets uitvoert.
Dat deed je zo:
- Bedenk waar jij je mee wil bezighouden — kies maximaal 3 prioriteiten.
- Delegeer de taken die niet jouw werk zijn.
- Realiseer je dat niet elke vraag ook meteen moet worden opgepakt — manage verwachtingen.
- Denk na over de geschikte ‘wanneer’ en ‘waar’ wanneer je jouw prioriteiten uitvoert.
Meer weten? Volg een training Time Management…
Ben je nou nieuwsgierig naar wat je allemaal nog kunt om je tijdsverspilling tegen te gaan, check dan eens deze pagina vol handige tips óf volg onze 1-daagse training timemanagement — daar leer hoe jij nog beter met je tijd kunt omgaan.
… of onze training Effectief Thuiswerken voor Teams
Ook zodra je vaak vanuit huis werkt, kun je baat hebben bij een van onze trainingen. Neem onze nieuwe training ‘Effectief Thuiswerken voor Teams’ bijvoorbeeld. Daar ontvang je tips voor thuiswerken en leer je beter samenwerken op afstand. Interessant, vooral nu. Volg ‘m daarom eens, alleen of samen met je collega’s.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
