Stel je voor: je komt thuis en op de deurmat ligt een envelop. Je opent hem, sluit hem weer, en legt hem netjes terug op de mat. Morgen doe je hetzelfde opnieuw, en overmorgen en de dag daarna. Voordat je het weet kom je je huis niet meer binnen. Klinkt raar? Toch doen we dit dagelijks met mail, taken en ideeën. Leer hoe je al je zaken meteen afhandelt met het OHIO-systeem en maak je brein blij.
Wat komt aan bod:
Ik weet het; al je taken in één keer afhandelen is gemakkelijker gezegd dan gedaan. We hebben het mateloos druk en onze agenda staat al vol met afspraken. Daardoor is er maar bar weinig tijd over voor het afhandelen van mails, ad hoc taken en ideeën. Daarom laten we ze onafgehandeld liggen. Als een open einde, een cliffhanger. Als een telkens opnieuw gesloten envelop op je deurmat.
Toch kun je zelfs tijd winnen, als je slim met deze taken om gaat tenminste. Want ga eens na hoeveel tijd én mentale energie je verliest met die brief dag na dag opnieuw openen en weer netjes terugleggen?
We openen een mailtje, lezen hem vluchtig door en laten hem ‘nog even in onze inbox staan’. Of nog zo’n leuke: ‘markeren als ongelezen’. Je zegt tegen jezelf dat je deze mail nog niet gelezen hebt, terwijl je dat net nog gedaan hebt. Alleen maar om jezelf er van te overtuigen dat je ‘hier nog iets mee moet doen’. Is dat het beste time management systeem dat je kunt bedenken: de envelop weer dichtlikken?
Time Management met OHIO: Only Handle It Once
Gelukkig is er een beter alternatief: het OHIO-systeem. OHIO staat voor Only Handle It Once, oftewel ‘handel je taken in één keer af’. Dit betekent overigens niet dat je de hele dag ad hoc aan het werk bent door alleen maar taken uit te voeren die je voor de voeten geworpen worden.
Nee, OHIO gaat juist om prioriteiten stellen door een time management systeem aan te brengen in al die ad hoc zaken die de hele dag door op je af komen. Een systeem dat in de kern bestaat uit beslissingen nemen.
OHIO kun je toepassen op je constante stroom aan mails, ideeën die spontaan in je hoofd opkomen en ‘waar je nog iets mee wil doen’, taken die altijd onverwachts op je af komen en willekeurige herinneringen aan boodschappen ‘die je echt niet moet vergeten’, en om afspraken die je ‘echt binnenkort een keer moet maken’.
Het is voor je productiviteit van het grootste belang dat je die momenten meteen time management technisch tackelt met het OHIO-systeem. Hoe je dat doet?
Door direct een beslissing te nemen over nieuwe input – zo gauw deze de kop op steekt.
Het time management systeem van Only Handle It Once werkt alleen als je dit consequent doet. Maak telkens wanneer er een ad hoc taak, bericht of idee op je af komt de beslissing: ‘Wat is de bijbehorende actie en wanneer voer ik die uit?’. Maak er een gewoonte van.
OHIO in de praktijk
Hoe ga je vandaag nog aan de slag met OHIO? Door op het moment dat nieuwe input zich aandoet dit eenvoudige lijstje langs te lopen:
1. Duurt de actie die bij de taak, het bericht of het idee hoort minder dan 2 tot 5 minuten? Voer hem dan meteen uit.
Tackle die taak. Beantwoord die mail. Het duurt maar even en dan is het uit je hoofd verdwenen. En jij hoeft de taak of mail niet over een uur of een dag opnieuw op te pakken.
Op drukke dagen met veel geplande activiteiten wil je de teugels strak houden door deze ad-hoc-grens bij maximaal 2 minuten te leggen. Op wat rustigere dagen wil je deze grens wellicht oprekken tot maximaal 5 minuten.
Hoe dan ook, laat je niet verleiden om taken langer dan 5 minuten ad-hoc uit te voeren (tenzij het een écht zeldzaam spoedgeval is), want voordat je het weet glipt de tijd je door de vingers heen en eindig je je dag met het gevoel druk te zijn geweest, maar niets bereikt te hebben, omdat je niet bent toegekomen aan de geplande taken die écht belangrijk voor je zijn.
2. Duurt de actie langer dan 5 minuten? Of voel je veel mentale weerstand omdat je nog niet precies weet wat je ermee wilt, omdat je nog een mening wilt vormen bijvoorbeeld? Plan hem dan gelijk in op een later tijdstip met behulp van je takenlijst of agenda.
Mail Daniëlle om een afspraak te maken voor die bespreking in plaats van haar nu te onderbreken in haar werk. Plan die taak van 15 minuten in op je favoriete takenlijst of je Todoist-account (onze favoriet, die voor bijna elk mailprogramma een plugin beschikbaar heeft om nieuwe taken op basis van e-mails razendsnel aan te maken). Stuur je potentiële nieuwe klant een korte mail om aan te geven dat je de offerte-aanvraag goed ontvangen hebt, en je er graag binnen twee dagen op terug zult komen, waarna je gelijk op een geschikt moment een afspraak van 1,5 uur in je agenda inplant om de offerte te maken.
Onderbroken of afgeleid door een minder concrete actie of gedachte, waarvan je nog niet precies weet wat je ermee wilt? Leg dat spontane idee of die afleidende gedachte vast om er op een later moment mee aan de slag te gaan of in te plannen. Via de razendsnelle ‘vastleggen-voor-later’-app Braintoss bijvoorbeeld: die je gedachtespinsels en losse eindjes rechtstreeks verzendt naar je mail-inbox, je Evernote of je Todoist-account. In Braintoss kun je eenvoudig meerdere e-mailadressen instellen, waaronder het e-mailadres van de genoemde accounts.
Tip: probeer wanneer je Braintoss gebruikt zoveel als mogelijk al je losse eindjes naar je takenlijst in plaats van je e-mail inbox te schieten. Zo voorkom je dat je inbox een takenlijst wordt. Je inbox is immers niets meer dan een digitale brievenbus waarin je je post niet eindeloos laat liggen (net zoals de deurmat thuis). Gebruik gedurende je werkdag liever je takenlijst als centrale cockpit voor het overzichtelijk stellen van prioriteiten en het uitvoeren van al je taken en projecten.
3. Ga verder met waar je mee bezig was.
Dus: niet meer tegen Daniëlle zeggen dat je haar ‘binnenkort echt even moet spreken’, geen mails meer ‘als ongelezen markeren’, geen ideeën of problemen meer die de hele dag in je hoofd blijven hangen of boodschappen die herhaaldelijk de kop op steken terwijl je eigenlijk gefocust met je werk bezig wilt zijn.
Nee: nu beslissen, nu afhandelen, zodat je elke taak maar één keer in je hoofd hebt. Only Handle It Once. En daarna lekker doorgaan waar je mee bezig was. Zonder je focus te blijven verliezen, doordat je brein je constant aan die open eindes probeert te herinneren.
OHIO maakt je brein blij
Ja. OHIO werkt, zoals gezegd, alleen wanneer je het consequent toepast en er een gewoonte van maakt. Om dat te kunnen doen, is het van belang dat je begrijpt waarom het echt nodig is en hoe het je productiviteit verbetert.
Je brein houdt niet van open eindes. Van onafgeronde zaken. Ons brein wil doorgaan, tot het einde is gesloten – tot de taak is afgerond. Dat is bijvoorbeeld ook de reden dat je naar die serie blijft kijken: vanwege alle spannende cliffhangers (open eindes) die je brein wil afsluiten. Hetzelfde gebeurt met ad hoc taken die in je hoofd blijven spoken.
Door die open eindes uit je brein te blocken wordt je hoofd niet alleen rustiger. Je bent bovendien niet meer met honderdduizend dingen tegelijk bezig, maar gewoon met één ding. Op die manier kun je je focus beter bewaren en stijgt je productiviteit met zo’n 40% – en win je dus enorm veel tijd. Kortom: zonneschijn voor je brein!
Aan de slag
Wil je het gelijk goed aanpakken en alle open eindes die nog in jouw brein rondcirkelen bij de kladden grijpen om ervoor te zorgen dat ze niet meer de hele dag door je hoofd spoken? Gebruik dan deze zogenaamde ‘Triggerlist’ voor losse eindjes eens voor het leegmaken van je hoofd, en onderwerp ze – één voor één – aan het OHIO-systeem.
Plan deze brein-dump eens in de 3 maanden in in je agenda, en jouw brein blijft blij waardoor er genoeg ruimte overblijft om helder te kunnen nadenken en goed en vlot te kunnen werken. Zo blijft er meer tijd over voor ontspanning. Naar die serie met die spannende cliffhangers aan het einde kijken bijvoorbeeld.
P.s. Meer weten over open eindes en wat het met ons brein doet? Lees hier het gratis boek ‘Focus on Psychodrama’. Meer weten over het OHIO-systeem en hoe je het effectief toepast? Lees dan ‘The Now Habit’ door Neil Fiore.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
