Ben je vaak het overzicht kwijt en ren je van hot naar her als een kip zonder kop? Of je nu manager bent of niet, chaos ligt altijd op de loer. Een goed taken management systeem is geen overbodige luxe, maar een must. Het helpt je overzicht houden, prioriteiten te stellen en eindelijk eens de taken af te vinken die al tijden op je lijstje staan. Maar hoe organiseer je zo’n taken management systeem? In dit artikel neem ik je stap voor stap mee hoe je het systeem opzet en bijhoudt. 

Wat komt aan bod:

  1. Een goed taken managementsysteem? Houd het simpel, maar niet té simpel
  2. Met deze 5 simpele spelregels richt je het in
  3. Richt in 4 stappen jouw taken management systeem in
  4. Tot slot: het systeem is niet heilig. Jij bent degene die het laat werken
  5. Veelgestelde vragen over taken management

Druk zijn is geen prestatie. Zeker niet als je achter de feiten aanloopt. Je bent constant bezig. Maar waarmee eigenlijk? 

Vanochtend opende je je laptop en voor je het wist zat je 20 minuten te werken aan een half afgemaakte offerte. Niet omdat het moest, maar omdat je er toevallig tegenaan liep toen je een van je mappen opende. Even later was je druk bezig een bijlage te zoeken die iemand 5 seconden geleden vroeg in Slack. Daarna belde je collega je en was je 20 minuten bezig met een discussie of je groene of blauwe mapjes wil voor die presentatie volgende week. Tussendoor schoot je te binnen dat je nog iets moest regelen voor die presentatie, dus dat deed je ‘even gauw’. En je mail stond nog open, dus zag je ook wat mailtjes binnenkomen die je meteen beantwoordde. 

Aan het eind van de dag voelt het alsof je een soort marathon hebt gerend. Behalve dat er geen route was en ook geen finishlijn. Je was non-stop bezig, maar als iemand je vraagt wat je hebt bereikt, blijf je stil. 

Herkenbaar? Dan is het tijd om je manier van werken anders aan te pakken. Niet met nog een hippe app of een kleurcode-systeem waar je na drie dagen alweer mee stopt. Maar met een helder, simpel en vooral werkbaar taken management systeem dat wel overzicht geeft. En die zet je zo op:

Een goed taken management systeem? Houd het simpel, maar niet té simpel

De beste systemen werken zelfs als jij niet op je best bent. Want juist op het moment dat je hoofd overloopt en je agenda uit z’n voegen barst, moet je systeem het voor je doen. En als dat systeem bestaat uit vijf apps, tien lijsten en drie agenda’s, is de kans groot dat je veel werk laat liggen. 

En daar gaat het mis. Een goed taken management systeem moet juist voor je klaarstaan en orde in de chaos scheppen. Het moet overzichtelijk zijn en betrouwbaar. Niet iets waar je eerst drie kliks en een hoop koffie voor nodig hebt om te ontwarren.

taken management

Te complex? Dan gebruik je het niet. Te simpel? Dan helpt het je niet. De truc is balans. Het moet simpel genoeg zijn om in één oogopslag te snappen en slim genoeg zijn om je overzicht te geven. Daarom heb ik in mijn boek Elke dag om 15:00 klaar een taken management systeem ontwikkeld dat uit slechts twee onderdelen bestaat:

1. Een agenda

Wat een agenda is, hoef ik je niet uit te leggen. Het is de plek voor alles wat met tijd te maken heeft. Afspraken, deadlines en focusblokken. Ik gebruik het liefst Google Calendar. Het werkt overal, synchroniseert met alles en is niet kapot te krijgen. 

2. Een takenmanager

Een takenmanager vormt je centrale plek voor al je taken, acties, projecten en ideeën. Ik gebruik Todoist, maar elke simpele, goedwerkende tool voldoet. Wat je hierin bijhoudt? Veel. Van dat grote project dat je over drie maanden moet opleveren tot dat ene telefoontje dat je morgen nog moet plegen. Dingen die je moet doen, dingen die anderen moeten doen waarvan je afhankelijk bent en dingen die je niet mag vergeten.

Alles wat door je hoofd schiet, want dat moet daar niet blijven hangen. Want dan vergeet je het zeker weten. Je hoofd is niet bedoeld om te onthouden, het is bedoeld om na te denken.

Dus voor het onthouden gebruik je je taken management systeem. 

elke dag om 15:00 klaar

Het Tijdwinst taken management systeem: met deze 5 simpele spelregels richt je het in

Je systeem werkt pas echt als je weet waar je wat moet zetten. Geen lijstjes in je hoofd, post-its op je bureau en losse afspraken op bierviltjes naast je toetsenbord. Volg gewoon deze vijf regels en je hebt in no-time een overzichtelijk systeem waarop je kunt bouwen. 

1. Afspraken? Die horen in je agenda

Belafspraken, meetings, lunch met een klant, reistijd; alles met een specifiek tijdstip krijgt een plek in je agenda. Zo zie je in één oogopslag hoe vol je dag is. En die is vaak voller dan je denkt. 

2. Grote klussen? Ook in je agenda

Alles waar je meer dan 30 minuten voor nodig hebt, plan je in je agenda. Waarom? Omdat je die dingen anders structureel blijft uitstellen tot je er ‘ooit’ tijd voor hebt. En geloof me, dat moment komt zelden vanzelf. Denk aan het schrijven van een voorstel of het voorbereiden van een presentatie. Geef het een plek in je agenda, blok er tijd voor en voorkom dat je het telkens weer naar de volgende dag verschuift. 

3. Kleine acties? Die gaan in je takenmanager

Snelle dingen, denk aan iets fiksen op de website, een kort mailtje of die ene declaratie indienen, zet je op je takenlijst. Geef er een duidelijke naam aan, een deadline als het nodig is en hang er eventueel een prioriteit aan. Op rustige momenten kun je er dan zo eentje uitpikken en afvinken (dat geeft zo’n lekker gevoel). Bijvoorbeeld tussen twee meetings door.

4. Bespreekpunten? Op je één-op-éénlijst

Heb je iets dat je later met iemand wilt bespreken? Denk dan niet dat je brein je er wel later aan helpt herinneren. Maar gooi het ook niet over de schutting in een losse chat. Dat wordt zo chaotisch, vooral als je vaker zaken aan dezelfde collega moet vragen. Maak in je takenmanager voor elke collega of samenwerkingspartner een aparte één-op-éénlijst aan. Zodra er iets in je opkomt, noteer je dit bij de juiste persoon. Zo vergeet je niets en verstoor je hun werk niet onnodig met losse flodders. 

5. Taken die je uitbesteedt? Op je wachten-oplijst

Als je iets delegeert of wacht op input van iemand anders, zoals een offerte of document, zet je het op een wachten-oplijst in je takenmanager. Voeg een naam en een verwachte datum toe. Zo weet je precies wat ergens nog in progress is, zonder dat je constant hoeft te checken of het al af is. En als de ander het vergeet? Dan kun jij op tijd diegene er vriendelijk aan herinneren, zonder over te komen als een controlefreak.

In deze YouTube-video bespreek ik hoe je een takenlijst kunt maken (in je takenmanager) die waterdicht, uitvoerbaar en realistisch is. 

Waarom dit taken management systeem wel werkt (en al het andere niet)

Je hebt geen overkill aan tools, geen vage kleurenschema’s die je een week volhoudt en daarna laat versloffen. Dit taken management systeem werkt omdat het gebouwd is op vijf ijzersterke principes. En ja, die zijn zo logisch dat je je afvraagt waarom je dit niet al jaren zo doet. 

  • Het is overzichtelijk. Je ziet in één oogopslag wat jouw aandacht nodig heeft. Je opent je systeem en weet meteen: dit is wat belangrijk is. En dat geeft rust en richting.
  • Het is simpel. Je hoeft geen 12-vragenlijst af te lopen om te bepalen waar een taak thuishoort. Agenda of takenlijst, meer smaken zijn er niet. Zelfs als je ongeconcentreerd en moe bent, weet je nog waar je wat moet zetten. 
  • Het is waterdicht. Een systeem dat ‘meestal’ klopt, is geen goed systeem. Dan kun je net zo goed weer post-its plakken op elke hoek van je bureau. Want als je brein denkt: dit moet ik niet vergeten, probeert het alsnog alles zelf te onthouden. En dat is precies wat je niet wilt. 
  • Het zet je aan tot actie. Je opent je systeem en je weet meteen wat je volgende stap is. Alles is helder, concreet met een duidelijke actie. Je hoeft niet na te denken, alleen maar te doen. 
  • Het bestaat uit slechts twee tools. Er is geen jungle aan apps, notitieboeken en digitale to-do’s. Je hebt gewoon één agenda voor je afspraken en een takenmanager voor de kleine acties die je moet doen. That is it. Meer heb je niet nodig. 

De vijf principes zijn geen vrijblijvende principes, het zijn harde randvoorwaarden voor een goed werkend taken management systeem. Als je systeem er niet aan voldoet, gaat het uiteindelijk je tegenwerken. Dan wordt het rommelig en simpelweg onbetrouwbaar. En dan laat je het al gauw los. Maar zolang het simpel, waterdicht, overzichtelijk is en je in beweging zet, heb je een systeem dat werkt als een verkeerstoren: je ziet alles aankomen en laat alles veilig landen. 

Wil je meer van dit soort handige tips en inzichten? Volg mij dan op Instagram en luister naar de Tijdwinst Podcast. Hierin ga ik met inspirerende gasten in gesprek over onder andere timemanagement. Of lees mijn nieuwste boek Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is, waarin ik dieper in ga op het bepalen wat wel en niet belangrijk is, zodat jij je kunt richten op die taken die echt gedaan moeten worden. 

productiviteit verhogen

Richt in 4 stappen jouw taken management systeem in

Je weet inmiddels al wat een goed taken management systeem vooral wel en niet moet doen. Richt nu je eigen Tijdwinst-systeem in met vier simpele stappen. 

Stap 1. Kies je tools

Welke tools je kiest, maakt niet zoveel uit. Het belangrijkste: één duidelijke plek voor je agenda en één plek voor je takenmanager. 

Kies een agenda:

  • Google Calendar: gratis, gebruiksvriendelijk en synchroniseert met alles. Mijn favoriet. 
  • Apple Agenda: perfect voor Mac- en iPhone-gebruikers. Werkt lekker samen met Siri. 
  • Outlook Calendar: fijn als je al met Microsoft 365 werkt.
  • Calendar.com: een eenvoudige en overzichtelijke planningstool.
  • Fantastical: voor de designliefhebbers. Deze agenda is mooi en slim, met natuurlijke taalherkenning.

Uit deze takenmanagers kun je zoal kiezen:

  • Todoist: krachtig, overzichtelijk multiplatform.
  • Microsoft To-Do: simpel en strak. Ideaal als je al met Microsoft werkt. 
  • Trello: visueel en flexibel. Vooral handig voor projectmatig werken. 
  • Asana: meer projectmanagement dan een takenlijst, maar werkt goed voor teams.
  • Notion: een all-in-one workspace. Voor wie graag ook workflows en databases maakt.
  • Evernote: een digitale notitie-app waarmee je eenvoudig ideeën, notities, taken en documenten kunt ordenen en terugvinden, zowel op je telefoon als computer.

Kies je favoriete agenda en takenlijst en houd het simpel. Hoe simpeler het systeem, hoe groter de kans dat je het ook echt gebruikt. 

Stap 2. Richt je tools slim in

Je hebt je tools gekozen. Nu is het tijd om een basisstructuur aan te leggen. Voeg deze twee lijsten toe aan je takenmanager:

  1. Wachten-oplijst: voor alles wat je hebt gedelegeerd of waar je op wacht. Denk aan: “Wachten op akkoord van klant X” of “Wachten op retour boek Lisa”
  2. Eén-op-éénlijst: voor alles wat je met iemand moet bespreken. Maak subkopjes aan per persoon. Bijvoorbeeld:
  • @Tina: hoe zit het met het teamuitje?
  • @Theo: iets gehoord over de presentatie voor klant X?

In onderstaand videootje legt mijn collega Patrick je uit hoe je bijvoorbeeld met tool Microsoft Planner kunt werken om je taken en projecten te plannen en organiseren.

Stap 3. Vul je systeem

Nu heb je het raamwerk. Dan is het nu tijd om het in te richten. Start met een gedachtendump. Alles wat er in je hoofd rondspookt, schrijf je op. Pas daarna zet je het netjes in je systeem. 

  1. Tijdgebonden zaken gaan in je agenda, zoals afspraken, grote taken die langer dan 30 minuten duren en vergeet je pauzes niet. Ook deze verdienen een plek. 
  2. Kleine taken gaan in je takenmanager: gebruik werkwoorden aan het begin (“Beoordelen artikel”, “Opstellen offerte”). Voeg een deadline en eventuele prioriteit toe. 
  3. Zet bespreekpunten op je één-op-éénlijst: werk per persoon en voeg waar nodig deadlines of prioriteiten toe. 
  4. Zet ‘wachten-opjes’ op je wachten-oplijst: noteer waar je op wacht en van wie. Voeg eventueel een datum toe waarop je een reminder stuurt. 

Trek gerust twee uur uit voor deze eerste inrichting. Liever in één keer goed dan wekenlang met halfbakken werk. 

Stap 4. Bijhouden

Gefeliciteerd! Je hebt nu een werkend taken management systeem. Maar zoals ook geldt voor planten: het blijft niet vanzelf leven. Je moet het bijhouden. 

1. Werk dagelijks vanuit je systeem:

  • Geen post-it, geen losse to-do’s op bierviltjes. Alles gaat in jouw systeem.
  • Nieuwe taak? Invoeren. Taak afgerond? Afvinken. Afspraak verschoven of uitgelopen? Planning aanpassen. 

2. Doe een wekelijkse reflectie (bijvoorbeeld op vrijdagmiddag):

  • Wat heb ik gedaan?
  • Wat moet nog?
  • Wat zit er in mijn mailbox wat aandacht verdient?
  • Wat staat er volgende week op mijn planning?
  • Moet ik alvast iets voorbereiden of plannen?

Reflectie zorgt voor rust. Je weet nu wat je prioriteiten zijn en wat je los kunt laten. 

taken management

Tot slot: het systeem is niet heilig. Jij bent degene die het laat werken

Een goed taken management systeem is geen magisch wondermiddel dat al je problemen doet verdwijnen. Maar het is wel je bondgenoot als je grip wilt krijgen op je werkdag. Als je niet langer geleefd wilt worden door spoedjes, to-do’s en onduidelijke prioriteiten. Voor als je eindelijk rust in je hoofd wilt. 

Met slechts twee tools en vijf spelregels creëer je een systeem dat je dagelijks ondersteunt. Ook als je moe bent, druk bent of gewoon even niet weet waar je moet beginnen. Het geeft je overzicht, vertrouwen en richting. En het helpt je om weer te focussen op datgene dat er echt toe doet. Weg met de chaos, eindeloze takenlijstjes op duizend plekken. Gewoon één systeem dat voor je werkt. Dus ga aan de slag, kies je tools, richt je systeem in en maak er een gewoonte van. Je zult merken: je planning wordt een stuk overzichtelijker. 

Veelgestelde vragen over taken management

  • Wat is takenmanagement en waarom is het essentieel voor productiviteit?

    Taken management is het actief plannen, organiseren en bijhouden van je taken, zodat je precies weet wat je moet doen, wanneer en waarom. Het helpt je om structuur aan te brengen in je werkdag, voorkomt chaos en zorgt dat je energie stopt in wat echt belangrijk is.

  • Hoe organiseer ik mijn taken effectief zonder het overzicht te verliezen?

    Zorg voor één centrale plek waar je al je taken verzamelt en één plek waar je al je afspraken in bijhoudt. Beperk je dagelijkse focus tot een haalbaar aantal taken. Plan ook pauzes en reistijd in, zodat je een realistische tijdsplanning hebt. 

  • Wat is het verschil tussen takenlijsten en projectmanagement?

    Een takenlijst helpt je om losse, eenvoudige acties bij te houden. Projectmanagement draait om het coördineren van meerdere samenhangende taken binnen een groter doel, inclusief deadlines, afhankelijkheden en samenwerkingen. 

  • Welke digitale tools helpen bij efficiënt takenbeheer?

    Tools zoals Todoist, Microsoft-To-Do of Notion helpen je bij het structureren, prioriteren en plannen van je taken. Je hebt hierbij opties voor herinneringen, categorieën en integraties met je agenda. 

  • Hoe bepaal ik welke taken prioriteit hebben (bijvoorbeeld met de Eisenhower-matrix)?

    Gebruik de Eisenhower-matrix om taken te beoordelen op urgentie en belangrijkheid: wat urgent en belangrijk is, doe je meteen. Plan belangrijke, maar niet-urgente taken in, delegeer wat urgent, maar niet belangrijk is en schrap de rest. 

  • Hoe voorkom ik dat ik te veel kleine taken blijf doen en de belangrijke zaken laat liggen?

    Reserveer dagelijks blokken tijd voor je grote taken en doe kleine klusjes tussen afspraken en grote taken door. Of bundel ze om ze tijdens een uurtje te doen. Zo voorkom je dat je dag opgaat aan het doen van kleine taken. 

  • Hoe deel ik grote taken op in behapbare stappen?

    Splits grote taken op in concrete, uitvoerbare subtaken met een duidelijke eerste stap. Denk in actiegerichte woorden, zoals “Onderzoek doen naar…” of “Eerste versie schrijven van…”. Sorteer deze acties op de juiste volgorde en hang er deadlines aan. 

  • Hoe houd ik mijn takenlijst realistisch en uitvoerbaar op een werkdag?

    Check eerst hoeveel tijd iets écht kost. Plan daarna de grote taken in je agenda en plan ook ademruimte in. Wees eerlijk over wat haalbaar is, zodat je gemotiveerd raakt in plaats van overweldigd.

  • Wat is de beste manier om terugkerende taken te beheren?

    Gebruik een digitaal systeem dat herhalende taken automatisch plant, zoals wekelijkse reviews of maandelijkse administratie. Zo hoef je er niet steeds opnieuw aan te denken en houd je je systemen betrouwbaar. 

  • Hoe integreer ik takenmanagement in mijn dagelijkse routines zonder dat het tijd kost?

    Maak er een gewoonte van om je takenlijst en agenda aan het begin en einde van de dag kort te bekijken en bij te werken. Vaste routines, zoals de ochtend check-in en een dagafsluiting van vijf minuten maken het moeiteloos. 

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog