Binnen enkele minuten antwoord op de vraag: “wat is scrum”? Lees dan dit artikel. Niet alleen leer je wat de scrum methode precies is, maar ook wat jij én je team daaraan hebben, vooral wanneer het op die grote projecten aankomt. Zo blijft die hippe kantoor term niet langer een mysterie!
De scrum methode nieuw en hip? Nee hoor
Jij en je team krijgen een nieuw project voor jullie kiezen: het ontwerpen van een nieuwe app. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen stellen jullie een plan op, worden taken onder de teamleden verdeeld én houden jullie regelmatig vergaderingen om de voortgang in de gaten te houden.
Toch werpt deze ‘oude’ manier van werken niet altijd zijn vruchten af;
Jullie missen een aantal deadlines, de kosten blijken uiteindelijk hoger dan verwacht, de motivatie in het team sijpelt langzaam weg en eerlijk gezegd is ook het uiteindelijke resultaat niet wat jullie ervan hadden verwacht. Ontzettend jammer.
Gelukkig is er een oplossing:
Scrum.
Scrum is een werkmethode die vooral in de jaren ‘80 populariteit vergaarde, doordat grote bedrijven zoals Honda en Canon ermee aan de slag gingen. Het bestaat dus al wat langer, dan dat het populaire taalgebruik van je manager doet denken. En dat het ook tegenwoordig nog erg in trek is, blijkt:
In de IT-sector blijkt scrum namelijk de nummer 1 manier om projecten te managen. Daarnaast kun je talloze cursussen volgen die jou transformeren tot een ware ‘scrum master’. Ook het gegeven dat er meer dan 1000 scrum-boeken op amazon te vinden zijn, geeft aan het nog lang niet zal verdwijnen van de werkvloer.
… maar wat is het nou precies en nog belangrijker: wat heb jij eraan?
‘Scrum’ en ‘holacracy’? Zo steekt de vork in de steel
Scrum is een techniek die onder de bedrijfsfilosofie van holacracy valt — “… en wat is dát nou weer?” horen we je denken.
Nou, Holacracy is een systeem dat op veel werkvloeren wordt toegepast. In plaats van dat je werkt vanuit het ‘ouderwetse’ model – met dus een ‘grote baas’ en daar allerlei rangen onder – bestaat er in het holacracy-systeem geen hiërarchie. Je werkt in gelijkwaardige ‘cirkels’ waarin jouw rol centraal staat, niet je functie. En om er nou voor te zorgen dat alle rollen soepeltjes verlopen, wordt er gewerkt met de scrum methode!
Werk je dus samen aan een groot project, dan werk je met scrum niet met verschillende teams of afdelingen die op hun beurt weer verantwoording moeten afleggen aan een leidinggevende, maar met één groot team waarin iedereen even belangrijk is en z’n eigen rol heeft.
Ook werk je niet met deadlines die weken of maanden beslaan, maar speel je kort op de bal: binnen 2 tot 4 weken is jouw product of idee afgerond. Een van de redenen waarom dat binnen zo’n korte termijn lukt, is omdat je niet aan eindevaluaties doet, maar werkt met continue feedback die je rechtstreeks verwerkt. En is zo’n sprint afgelopen, dan begin je met een nieuwe sprint.
Niet alleen breng je hiermee het project sneller tot een eind, je verhoogt ook de kwaliteit omdat je telkens de gekregen feedback direct verwerkt. En je team, dat is ook tevreden;
Werken met de scrum methode vereist namelijk dat je helder en transparant communiceert over het proces en de voortgang. Hierdoor kent iedereen zijn rol en taken en dat voorkomt een hoop stress.
Een hoop voordelen dus — maar hoe werkt dat nou in de praktijk?
De scrum methode — dit is wat je moet weten
Allereerst zul je, wanneer je met de scrum methode werkt, teamrollen moeten verdelen om het zogenaamde ‘scrum team’ op te zetten.
Zo’n team bestaat uit 3 functies:
- De ‘product owner’ — hij of zij is verantwoordelijk voor het eindresultaat en controleert dat de visie van het product of idee bij iedere sprint in de gaten wordt gehouden. Ook geeft hij richting aan het team.
- De teamleden — om de scrum methode succesvol te kunnen gebruiken, werk je met zo’n 5 tot 9 teamleden. Ieder teamlid heeft verschillende disciplines, die wanneer gecombineerd, een zo goed mogelijk resultaat neerzetten.
- De ‘scrum master’ — hij of zij richt zich volledig op het scrum proces en controleert dat dit goed verloopt.
Vervolgens gaat het team aan de slag door te werken in zogenaamde ‘sprints’. Sprints kun je eigenlijk beschouwen als het belangrijkste onderdeel in het hele scrum-gebeuren.
Het zijn in feite mini-projectjes waarin je langdurig aan een project of intensieve taak werkt, meestal zo’n twee weken tot één maand. Het idee erachter is dat je in kleine stapjes, véél doet waarbij er een sterke nadruk ligt op het direct ontvangen én verwerken van feedback. Is een sprint afgerond, dan volgt er – indien nodig – een volgende sprint.
Om dit in goede banen te leiden, wordt een sprint opgedeeld in 4 verschillende onderdelen:
1. Sprint backlog
De backlog is in feite een archief waar je op een later moment op terugkomt om te bepalen wat je in de volgende sprint gaat doen. Hier worden alle taken die zijn uitgevoerd om tot de ontwikkeling van een product of idee te komen, bijgehouden. De product owner zorgt hierbij voor de indeling.
2. Sprint planning
Vervolgens worden de taken uit de backlog geprioriteerd en ingepland. Hierbij wordt de voortgang bijgehouden op een scrum takenbord – of Kanban bord – zodat er in één oogopslag kan worden gezien wat er gedaan moet worden.
Hierbij wordt gewerkt met drie opties: ‘to do’, ‘busy’ en ‘done’. Hierdoor ziet elk teamlid hoe het met ieder onderdeel van het project is gesteld.
3. Daily stand-up
Daarnaast wordt er iedere dag een ‘daily stand up’ gehouden waarin de voortgang van het proces wordt besproken. Hier worden de volgende 3 vragen gesteld:
- “Welk werk is er gisteren gedaan en/of afgerond?”
- “Welke taken staan er voor vandaag gepland?”
- “Kunnen we vandaag eventuele obstakels verwachten in de uitvoering?”
Het nut achter de stand up is dat voor ieder teamlid duidelijk is waar nog werk is blijven liggen. Ligt een teamlid bijvoorbeeld achter, dan kan een ander lid bijspringen. Deze korte meeting is dus niet bedoeld als status-update omtrent het hele project.
4. Sprint-review en retrospective
Zodra een sprint richting het einde loopt, worden er twee meetings gepland.
- De eerste meeting is de ‘wat’-meeting: wat is er allemaal in de afgelopen springt gebeurd? Hier controleert de product owner of het eindresultaat in zicht is.
- De tweede meeting is de ‘hoe’-meeting: in dit overleg reflecteren de teamleden over de resultaten en obstakels die plaatsvonden tijdens de sprint — wat kon er beter? Hoe voorkomen we dit bij de volgende sprint?
Bij beiden wordt aan het eind het resultaat verwerkt in het backlog en begint het proces opnieuw; klaar voor een nieuwe sprint.
Dit is hoe de scrum methode globaal in elkaar steekt: veel sprints, veel feedback en één hecht team.
Zo werkt de scrum methode in de praktijk:
Laten we deze werkwijze nou eens toepassen op jullie nieuwe project: het ontwerpen van een nieuwe app.
In plaats van vergaderingen en brainstormsessies in te plannen, onderneem je in de eerste week direct actie:
- Je stelt een 5-tot-9-koppig team samen waarbij je rekening hebt gehouden met verschillende vaardigheden en kwaliteiten. Daarnaast heb je een product owner en een scrum master aangewezen.
- Nadat de product owner duidelijk heeft gemaakt hoe de eindversie van jullie nieuwe app er moet uit komen te zien, gaan jullie meteen aan de slag. Jullie delen een eerste ontwerp met een testgroep. De feedback die daarop volgt, gebruik je direct om aanpassingen te doen.
- In de tweede week delen jullie het vernieuwde concept bijvoorbeeld via social media. Ook de kritieken die hieruit naar voren komen, gebruiken jullie om aanpassingen te doen. In plaats van dus te weten waar iedere taak moet eindigen, werk je door middel van sprints stap voor stap naar het eindresultaat – een werkend product – toe.
- In de tussentijd houden jullie door middel van daily stand-ups de voortgang van openstaande taken bij en passen jullie indien mogelijk de rolverdeling aan. Zo merk je bijvoorbeeld dat teamlid Job beter geschikt is om de IT in handen te nemen, dan hem nog langer de marketing rol te laten vervullen. Je past aan waar nodig.
- Aan het eind van iedere sprint, controleren jullie daarnaast of de voortgang van de app in zicht is — de ‘sprint review’. Daarnaast overleggen de teamleden onderling over de geboekte resultaten in de ‘retrospective’.
Deze stappen blijf je eigenlijk herhalen tot er dan uiteindelijk een mooi eindproduct ligt: jullie goed functionerende app.
En omdat deze herhaaldelijk is blootgesteld aan feedback en kritieken wéten jullie dat jullie een schot in de roos hebben. Eventuele aandachtspunten hebben jullie namelijk direct verwerkt, in plaats van achteraf. Niet alleen scheelt dit ontzettend veel tijd, de scrum methode zorgt ervoor dat het team zijn energie én enthousiasme behoudt.
Kortom: gebruik de scrum methode (of alleen delen)
Natuurlijk is dit een versimpelde blik op de scrum methode. Wil je dit nou werkelijk in de praktijk gaan gebruiken, dan ben je er bij gebaat om een scrum cursus te volgen. Dit houdt echter niet in dat jij er nu niets aan hebt.
Je kunt bijvoorbeeld ook bepaalde inzichten uit scrum gebruiken, in plaats van direct het hele principe toe te passen.
- Probeer bijvoorbeeld een elke dag zo’n stand-up uit met je team. In plaats van ellenlange vergaderingen, overleg je lekker efficiënt in maximaal 15 minuten.
- Ook kun je die alleen sprint-techniek toepassen op een project waar je mee bezig bent. Deel je project op in stukken, bepaal hoe de eindstreep eruit ziet en werk een aantal uur enkel en alleen aan die taak — hier lees je daar meer over.
- Tot slot kan het ook geen kwaad om wat vaker feedback te vragen over de projecten die je uitvoert. Hoe je dat vraagt (of geeft) lees je uitgebreid hier.
…. probeer het dus eens, die scrum methode: in zijn totaliteit wanneer je met een team aan een groot project wil werken óf gebruik een aantal inzichten wanneer je in je eentje aan de slag gaat. Hoe dan ook, het blijft het een geweldige methode!
Nog meer weten over hoe je efficiënter werkt?
Werken vanuit een systeem zorgt ervoor dat jij minder kopzorgen hebt over de uitvoering. Jij en je collega’s weten wat de volgende stappen zijn en dit zorgt voor helderheid. Ontzettend fijn!
… maar naast systemen waarmee je projecten managed, zijn er ook systemen die jouw tijd en aandacht te managen. Ze helpen je overzicht te creëren en te bepalen waar je prioriteiten liggen.
Weten welke systemen dit zijn en hoe je ze toepast op je eigen werkwijze? Volg dan eens onze 1-daagse cursus Time Management. Hier leggen we je ‘t haarfijn uit.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
