Samenwerken doe je met een reden. Niet alleen omdat het zo gezellig is of omdat jij en je collega’s zo graag de kroegavonden van het weekend nabespreken. Je doet het ook omdat jullie met elkaar naar een bepaald resultaat toewerken. “Samen kom je verder dan alleen”, luidt een uitspraak van menig motivational speaker. Maar hoe krijg je dat écht voor elkaar, op een fijne én efficiënte manier resultaatgericht samenwerken?
Wat komt aan bod:
- Wat is resultaatgericht samenwerken?
- Resultaatgericht werken is niet hetzelfde als gewoon je werk doen
- Wat zijn de voordelen van resultaatgericht samenwerken?
- Hoe doe je dat, resultaatgericht samenwerken?
In de bouw bestaat een heuse leidraad resultaatgericht samenwerken. Er worden presentaties resultaatgericht samenwerken gegeven. Sterker nog: er is zelfs een Stichting RGS, die ervoor opkomt om “de kwaliteit en duurzaamheid van vastgoedonderhoud te bevorderen door resultaatgericht samenwerken toe te passen”. Het idee is simpel: iedereen heeft zijn eigen specialisme en samen kom je tot het beste resultaat. Als je die samenwerking maar goed aanpakt.
Kijk maar naar je eigen huis. De kans is klein dat een klusser én heel goed kan metselen én prachtig schilderwerk aflevert én heel mooi behangt én ook nog kitrandjes maakt waar niets op aan te merken is. Iedereen heeft zijn eigen specialisme. En door alle koppen bij elkaar te steken, de juiste persoon op het juiste moment aan te haken en dingen aan anderen over te laten, kom je tot het mooiste resultaat. Een uitbouw mét mooie kitrandjes, knap schilderwerk en strak behang zonder bobbels.
Zo werkt het ook op de werkvloer.
Wat is resultaatgericht samenwerken?
De betekenis van resultaatgericht samenwerken (RGS) is dat jullie met elkaar één helder doel hebben, concreet maken welke stappen daarvoor nodig zijn en de taken zo verdelen dat jullie op een efficiënte manier – en met ieder een eigen bijdrage tijdens het proces – dat doel bereiken. Daarbij verliezen jullie voortdurend het eindresultaat (of dat nu een strak omlijnde KPI, een zogenaamde target of gewoonweg een projectdoel is) niet het oog.
Laten we nog eens teruggaan naar het voorbeeld van de bouwplaats. Stel je voor: jij wilt als huiseigenaar een nieuwe keuken. Dat krijg je alleen voor elkaar als alle betrokkenen nauw samenwerken en oog hebben voor het resultaat. Anders zou het proces er misschien zo uitzien:
- De keukenbouwer komt op een willekeurige woensdag langs en bouwt je keuken op. Hij vraagt zich af waarom de elektra nog niet is aangesloten. Nu kan hij je fornuis niet werkend krijgen.
- De elektricien is er de volgende dag om zijn klus te klaren. Maar waarom staat je gloednieuwe kookeiland nu pal voor het stroompunt waar hij bij moet zijn?
- De kitter komt de dag daarna en gebruikt niet-overschilderbare kit. Dat is in zijn ogen de beste kit die er bestaat. De schilder die de volgende dag komt, baalt als een stekker. Hij moet toch over de kit heen kunnen schilderen.
- De tegelzetter en schilder komen op dezelfde dag. Dat kwam toevallig goed uit in hun planning. Ze lopen elkaar alleen gigantisch in de weg. Het resultaat is dat het schilderwerk én de tegels er niet uitzien zoals gehoopt.
De conclusie? Als niemand oog houdt voor het resultaat en je alleen gefocust bent op jouw taak, wordt het een puinhoop. Het komt de relatie met je collega’s én het eindresultaat niet ten goede. Je doet wel wat je moet doen, maar verliest daarbij het gezamenlijke doel (een mooie keuken in dit geval) uit het oog.
Resultaatgericht werken is niet hetzelfde als gewoon je werk doen
Je werk doen is meer dan elke dag van half 9 tot 5 uur achter je computer zitten, vragen van collega’s beantwoorden en je inbox aan het eind van de dag (met pijn en moeite) leeg krijgen. Je bent aanwezig bij vergaderingen waar mensen je voor uitnodigen en sluit braaf aan bij de presentaties van al je collega’s.
Maar is braaf doen wat er gevraagd wordt écht hetzelfde als resultaatgericht samenwerken? Nou nee. Want wees eerlijk: heb je vandaag wel écht de stappen gezet die bijdragen aan het beoogde projectresultaat?
Resultaatgericht werken betekent ook soms een vergadering overslaan omdat jij daar weinig toe te voegen hebt. Je e-mails minder vaak beantwoorden, omdat andere dingen meer prioriteit hebben. Of een keer de vraag van je collega laten rusten, zodat je een belangrijke deadline kunt halen.
Je werk doen gaat over resultaten behalen. Om de vergelijking met de bouwlui nog maar eens te maken: je werk is niet kitrandjes trekken of verf op de muur smeren. Je werk is samen met je collega’s een keuken bouwen. Of – in het geval van kantoorwerk – projecten tot een goed eind brengen, KPI’s halen of die ambitieuze jaartargets halen.
Wat zijn de voordelen van resultaatgericht samenwerken?
Resultaatgericht samenwerken met collega’s betekent dat jullie allemaal je tijd slim gebruiken, zoveel mogelijk uit de samenwerking halen en een zo goed mogelijk resultaat als streven hebben. Bovendien betekent het niet op je eigen eilandje zitten, maar met elkaar in contact zijn, waar nodig feedback geven (of ontvangen), proactief communiceren en bijsturen als dat tussendoor moet.
Resultaatgericht samenwerken is voor iedereen voordelig:
- Je kunt efficiënter werken als je de taken op zo’n manier verdeelt dat iedereen doet waar hij goed in is.
- Je hoeft niet alles zelf te doen als je aan anderen overlaat waar zij expert in zijn. Dat geeft jou meer tijd voor wat jij goed kunt.
- Het resultaat wordt beter als jullie ieder een bijdrage leveren op basis van je eigen kennis en ervaring én als jullie daarbij communiceren over de voortgang.
- Het is makkelijker om problemen op te lossen en op tijd bij te sturen als je tijdens de samenwerking gefocust blijft op het resultaat en met elkaar in contact blijft.
- Jullie onderlinge relaties zijn beter als ieder zich inzet voor een goed resultaat en jullie het werk op elkaar afstemmen.
- Resultaatgericht samenwerken werkt motiverend voor iedereen. Je ziet sneller een beter resultaat. Dat is een goede stok achter de deur om aan de slag te blijven.
- Iedereen krijgt meer gedaan in minder tijd als jullie de taken op elkaar laten aansluiten en met elkaar in contact blijven. Niemand hoeft dan harder te werken; jullie werken gewoonweg slimmer.
Vind je slimmer werken – net als wij – een boeiend thema? Dan kun je er nog veel meer pagina’s met tips, tools en voorbeelden over lezen. Björn schreef er het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ over. Dat leert je hoe je je tijd slimmer gebruikt, minder tijd kwijt bent aan de waan van de dag of tussendoordingen en beter je focus houdt op wat er echt toedoet. Het kan je zomaar 2 uur op een dag besparen.
Hoe doe je dat, resultaatgericht samenwerken?
Er ligt geen kant-en-klaar boek over resultaatgericht samenwerken op de plank en we hebben ook geen downloadbare leidraad resultaatgericht samenwerken in pdf voor je. Wel hebben we een reeks tips voor jou (en je team) die jullie helpen om voortaan resultaatgericht samen te werken als de beste.
1. Probeer de Pomodoro-techniek
Resultaatgericht samenwerken begint met zelf productief werken. Als jij je gefocust op jouw taken stort, krijg je beter jouw werk voor het project gedaan. Een slimme manier daarvoor is de Pomodoro-techniek. Traditioneel werd daar een tomatenwekker voor gebruikt (vandaar de naam ‘Pomodoro’), maar uiteraard werkt de timer op je telefoon net zo goed. Dat scheelt je weer een tomaatvormige kookwekker mee naar kantoor sjouwen (en vreemde blikken van collega’s krijgen).
Deze techniek werkt als volgt:
- Zet je timer op 25 minuten.
- Werk in die 25 minuten gefocust (zonder welke afleiding of tussendoordingen dan ook) aan een taak.
- Stop als de wekker afgaat en neem dan 5 minuten pauze.
- Werk daarna opnieuw 25 minuten aan een taak en neem dan weer 5 minuten pauze.
- Ga zo door totdat je na een paar Pomodoro-blokken een langere pauze neemt.
Deze techniek helpt je om gefocust te werken én om je pauzes niet te vergeten. Want ja, ook pauzes van werk zijn heel belangrijk om je productiviteit goed te houden.
Trouwens, we adviseren zelf om 50 minuten focuswerk en 10 minuten pauze aan te houden. Als je aan grotere projecten werkt, is dit vaak prettiger dan al na 25 minuten het werk links laten liggen en er daarna weer in moeten komen.
2. Haal alle afleiding weg
Als het op resultaatgericht werken aankomt, dan kunnen we allemaal iets leren van een oude bekende: Thomas Edison. Hij vond – na lang volhouden en meerdere missers – de gloeilamp uit. Dat kostte de nodige discipline en vooral een enorme focus op het eindresultaat. Hij wilde zó graag tot de beoogde lamp komen dat hij zoveel mogelijk afleiding uit zijn werkdagen bande.
Nu waren er in Edisons tijdperk nog geen Instagram, NOS-apps en WhatsApp-berichten. Zelfs geen mailende collega’s. Maar wat hij destijds kon, kun jij – ondanks deze digitale tijd – ook. Dit kun je doen om minder snel afgeleid te raken en zo beter resultaatgericht te werken.
- Check je e-mail niet de hele dag door. Doe dat liever alleen op een paar vaste momenten. Neem er dan ook echt de tijd voor en verwerk e-mails op dat moment in één keer. Dan ben je minder tijd kwijt aan mailen en haalt Outlook je niet steeds uit je focus.
- Schakel telefoonnotificaties uit. Zet zoveel mogelijk notificaties uit. Want zeg eens eerlijk: hoe belangrijk is het nu echt dat jij direct op de hoogte bent van de 10 nieuwe gifjes in de familieapp, een NOS-melding over een of ander marktonderzoek of de laatste nieuwsbrief van 123Koffiebekers.nl? Dat alles is op dit moment niet enorm cruciaal. Dus wen jezelf aan om notificaties uit te zetten en alleen als je er de tijd voor hebt in je apps te spieken.
- Schrap de notificaties voor e-mail. Ook die zijn echt niet nodig. Zet je notificaties voor Outlook of Gmail uit, op je telefoon én op de computer. Check je e-mail als het jou uitkomt. Als je collega een uur wachten op een reactie echt te lang vindt, dan moet hij of zij maar bellen.
- Zet je telefoon soms op vliegtuigstand. Dus geluid uit, wifi uit, alles uit. Wat een opluchting is dat! Halen belletjes en appjes jou regelmatig uit je focus? Dan is dit dé uitkomst om je minder te laten leiden door agenda’s van anderen en je eigen prioriteiten niet uit het oog te verliezen.
- Stop met multitasken. Dat is niet alleen zó 2017, het is ook totaal niet productief. Je kunt maar één ding tegelijk met volle aandacht doen. Zelfs als je denkt dat jij prima twee dingen tegelijk kunt, is dat niet écht het geval. Dus stop met multitasken, en focus op één taak.
3. Stoor elkaar minder, gebruik een 1-op-1-lijst
Ken jij ‘m al? Het is één van de productiviteitshacks waar wij (en onze cursisten) lyrisch over zijn. Je herkent vast wel dat je tijdens het werk regelmatig wordt gestoord door collega’s voor kleine vragen of verzoeken. Dat terwijl je net ergens gefocust aan werkte. Of andersom: jij tikt je collega wel vaker op de schouder omdat je iets wilt weten. Logisch. Maar niet bevorderlijk voor ieders productiviteit.
Je kunt dit anders aanpakken door de dingen waarvoor je een collega wilt storen op te sparen. Veel dingen kunnen prima een paar dagen of op z’n minst een paar uur wachten. Start een 1-op-1-lijst en noteer daarop alle vragen die je aan één specifieke collega hebt. Spaar zo je bespreekpunten op totdat je er meerdere hebt. Vraag je collega dan in één keer die verschillende dingen of plan er een afspraak voor in. Dat scheelt jullie allebei tijd.
4. Start elke dag met 3 belangrijke doelen
Merk jij dat je gedurende de dag al snel je focus verliest of je laat verleiden om je op andere dingen te storten dan wat eigenlijk het plan was? Noteer dan aan het begin van elke dag 3 doelen die je absoluut wilt behalen. Als die 3 maar af zijn, dan ben je tevreden. Zet daar ook de taken tussen die je voor een gezamenlijk project absoluut af moet hebben. Dan weet je zeker dat je dit werk gedaan krijgt, zelfs als er tien collega’s aan je bureau staan met andere “dringende” verzoekjes.
Die 3 dingen noteren voor jezelf helpt ook om beter ‘nee’ te zeggen tegen dingen die nu niet hoeven. Je werk op tijd af krijgen zonder jezelf over de kop te werken, betekent namelijk ook prioriteiten stellen. En dus bijvoorbeeld besluiten om niet naar een meeting te gaan, je collega pas te helpen als je ergens anders klaar mee bent of dingen delegeren.
5. Overleg regelmatig én efficiënt
Resultaatgericht samenwerken betekent ook dat je elkaar op de hoogte houdt van de voortgang en niet op je eigen eilandje bivakkeert. Daarom is het belangrijk om met elkaar in contact te blijven.
Nee hoor, dat betekent niet elke week in een vergadering van één uur alle details over de afgelopen 5 werkdagen delen. Pak het efficiënter aan en plan alleen meetings in wanneer dat nodig is óf maak de meetings korter. Een half uur bijpraten is vaak meer dan genoeg. Misschien is een wekelijks overleg niet nodig, maar is eens in de twee weken genoeg. Of wellicht hoeft niet het hele projectteam samen te komen, maar is het al prima als je met één persoon bijpraat met wie je in dit deel van het project nauw optrekt.
Verder zijn een paar dingen belangrijk:
- Communiceer proactief als je ergens tegenaan loopt of een deadline niet dreigt te halen. Hoe eerder je het aangeeft, hoe beter jullie er met elkaar iets op kunnen bedenken.
- Zet briefings of uitgebreide updates niet op de e-mail. Plan er liever een (online) meeting voor in. Dat is efficiënter.
- Vraag ook soms aan collega’s hoe het ermee gaat. Daarmee toon je betrokkenheid en kun je soms ook uitdagingen bij anderen op tijd opsporen (en er samen iets op bedenken).
- Voorkom onnodig CC’en. Als je met één collega communiceert, hoef je niet altijd het halve kantoor in de CC-regel te zetten. Leer jezelf aan om alleen te CC’en als de CC-ontvanger deze e-mail absoluut moet lezen. Dat scheelt iedereen nogal wat e-mails en leestijd.
6. Maak met elkaar een goede planning én zet die in een projectbord
Ha, we zouden Timemanagement.nl niet zijn als we niet ergens het woord ‘planning’ tussendoor zouden fietsen. Een planning is nu eenmaal onmisbaar om effectief met elkaar naar een doel toe te werken.
Het is belangrijk dat jullie samen een duidelijke planning hebben waarop alle taken en deadlines staan én waaruit blijkt wie welke taak wanneer oppakt. De fijnste manier om zo’n planning op te stellen, is een online projectbord. Goede voorbeelden daarvan zijn Trello, Monday en Asana. Die tools helpen je om online samen te werken en het overzicht te houden. In zo’n bord staat wie welke taken oppakt, wat de deadlines zijn en hoe het ervoor staat met de voortgang. Zo weet elk teamlid voortdurend waar jullie staan, wat er moet gebeuren en wat er al is gedaan.
Dat scheelt onduidelijkheid én onnodig micromanagement. Bovendien kun je zo beter zien waar het misschien hapert. Zie je bijvoorbeeld dat een collega nog niets heeft opgeleverd? Dan kun je haar proactief vragen hoe het ervoor staat en of je ergens bij kunt helpen.
7. Check je e-mail op vaste momenten en werk e-mails efficiënt af
De mailbox is voor veel mensen een grote tijdslurper. Voor je het weet, ben je er een uur op een dag aan kwijt. Maar e-mail hóeft niet zo veel tijd te kosten. Een methode die je helpt om het efficiënter aan te pakken, is OHIO (Only Handle It Once). Hiermee kun je je mailbox leeg maken zonder de hele dag in de e-mails te duiken.
Het werkt als volgt:
- Je checkt je e-mail nog “maar” op 3-5 momenten op een dag.
- Als je je e-mail checkt, handel je de binnengekomen e-mails direct af. Dus je gaat ze niet openen om ze dan weer als ‘Ongelezen’ te markeren.
- Je beslist voor elke e-mail direct wat je ermee doet: beantwoorden, weggooien of er een taak aan koppelen en die op je takenlijst zetten.
- Kost het beantwoorden van een e-mail veel tijd en heb je die tijd nu niet? Maak dan van het beantwoorden een losse taak op je takenlijst (voor vandaag of morgen).
En nee hoor, deze e-mailmethode zit je relatie met collega’s niet in de weg. Juist niet. Het helpt enorm om resultaatgericht samen te werken als je minder tijd in je mailbox doorbrengt én e-mails altijd met aandacht kunt beantwoorden. Daardoor hoeven je collega’s alsnog niet lang op een antwoord te wachten en krijg jij je werk – buiten de e-mails om – beter gedaan.
8. Start met een wekelijkse reflectie
Doe dat in je eentje, maar gerust ook samen met collega’s. Het is goed om soms uit de ratrace te stappen en te kijken waar je nu eigenlijk tijd aan besteedt en hoe het gaat. Wat ging goed deze week? Wat kon beter? Waar liep je tegenaan? Waar ging tijd verloren?
Door dit eens per week in je eentje en ook soms met je team te doen, kun je uitdagingen op tijd tackelen en met elkaar zoeken naar oplossingen. Dat helpt om blijvend resultaatgericht (samen) te werken.
Stel jezelf tijdens zo’n reflectie van 15-30 minuten vragen als:
- Wat ging de afgelopen week/maand goed?
- Tegen welke dingen liep je aan?
- Op welke momenten kwam je in tijdnood? Hoe kun je dat een volgende keer voorkomen?
- Hoe ziet de week erna eruit qua planning? Is deze planning haalbaar? Kun je waar nodig iets verplaatsen, delegeren of schrappen?
- Welke projecten komen er voor komende tijd aan waar je tijd voor moet reserveren?
- Liep je tegen dingen aan in een samenwerking waar je feedback over kunt geven?
- Loop je nog op schema? Of moet je misschien om uitstel vragen of er anderen bij betrekken om iets op tijd af te krijgen?
9. Stop met druk zijn om het druk zijn
Het klinkt misschien heel fanatiek en professioneel als je na het avondeten nog even doorwerkt of enthousiast lang op kantoor blijft plakken om je werk af te krijgen. Maar nee, dat alles maakt je niet per definitie een goede werknemer. Het betekent vooral dat er iets misgaat in je planning.
Druk zijn is niet iets wat je status geeft. Het levert je eerder een burn-out of in elk geval onnodige stress of een verstoorde werk-privébalans op. Om nog maar te zwijgen over het resultaat dat er vaak niet op vooruitgaat. Dus resultaatgericht samenwerken betekent ook een gezond aantal uren maken en aan de bel trekken als het too much is.
Resultaatgericht werken betekent dat je je tijd nuttig besteedt, kijkend naar het einddoel. Dat houdt ook in dat je soms een meeting overslaat, een vraag niet beantwoordt, een e-mail laat rusten of eerlijk aangeeft dat een project nu niet in je agenda past.
Dat klinkt misschien niet collegiaal, maar is het in the end juist wél. Het helpt je namelijk om betere kwaliteit te leveren, sneller je werk gedaan te krijgen, deadlines te halen en daarmee je collega’s niet teleur te stellen.
Daar wordt uiteindelijk iedereen blijer van én wordt het resultaat ook alleen maar beter op. En laat dat nu zijn waar het bij resultaatgericht samenwerken allemaal om draait.
Verder leren over resultaatgericht werken? Volg ons op Instagram
Smaakt dit alles voor jou naar meer en snak jij ook naar meer gedaan krijgen in minder tijd? Wij praten op het Instagram-account van Tijdwinst en van Björn vrolijk door over alles wat komt kijken bij timemanagement, samenwerken, gesprekstechnieken en andere belangrijke werkthema’s. Dagelijks trakteren we je op praktische tips om meer uit je werk en je samenwerkingen te halen. Volg jij ons daar?
Meer halen uit je werk? Volg een training timemanagement
Er bestaat geen algemene opleiding resultaatgericht samenwerken. Wel bieden wij een training timemanagement (beoordeeld met een 9,4 gemiddeld!) Daarbij leer je in 1 dag om meer gedaan te krijgen in minder tijd. En dat zonder jezelf over de kop te werken én met oog voor de fijne samenwerking met je collega’s. Je leert o.a. beter te plannen, de juiste prioriteiten te stellen, je focus te behouden en slimmer de samenwerking aan te gaan met anderen. Daar plukken jij én je collega’s de vruchten van.
Wie zijn wij? | Training Timemanagement
Tijdwinst is als trainingsbureau gespecialiseerd in slimmer (samen)werken. We helpen professionals in heel Nederland om in minder tijd meer gedaan te krijgen, meer te halen uit samenwerkingen en slimmer te plannen. “Werk slimmer, niet harder” is ons motto. Om je daarbij te helpen, geven we (fysieke, online en in-company) trainingen over thema’s als timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken en feedback geven.
Nieuwsgierig? Bekijk ook onze andere blogs of schrijf je direct in voor één van onze trainingen.
- 1-daagse training Timemanagement | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
