Het gesprek aangaan met je medewerkers is natuurlijk iets waar je als leidinggevende niet onderuit kunt. De ene keer zal de toon complimenteus zijn, de andere keer heb je eerder een kritische noot. Hoe zorg je ervoor dat het gesprek in beide gevallen effectief verloopt, dat jullie ergens toe komen en dat jij je punt kunt maken? Simpel. Het begint bij de regie nemen in het gesprek. Zo dus!
Je herkent het misschien wel: je hebt helemaal helder wat je wilt bespreken, maar tijdens het gesprek gaat je medewerker van hot naar her. Zodra je probeert je punt te maken, schiet je medewerker door in zijn eigen verhaal. Of je vraagt naar een situatie die net een gevoelige snaar blijkt te raken, waardoor je medewerker volledig in de klaagmodus schiet (of misschien zelfs in de slachtofferrol schiet). Het gesprek komt voor geen meter verder en het punt dat je wilde maken lijkt mijlenver weg.
Niet om de hete brij heen draaien, maar de regie nemen!
Met de juiste tactieken kun je ook een om-de-hete-brij-heen-draai-gesprek nog de juiste kant op krijgen. De truc is zelf de regie nemen in het gesprek. Niet door je medewerker op brute wijze de mond te snoeren en je eigen punt door te drammen. Wel door een paar handige manieren te gebruiken die jou helpen bij de regie in handen hebben én houden.
Oké, komen ze.
Niet het woord overnemen maar luisteren
Het woord overnemen is dus niet de handigste manier om het gesprek een andere kant op te krijgen. Volgens Maryann Karinch en James O. Pyle (auteurs van het boek ‘Control the Conversation’) gaat het bij leidinggevenden vaak mis als zij te duidelijk het gesprek naar hun hand willen zetten. Ze praten bijvoorbeeld over hun medewerker heen of gebruiken hun macht om de aandacht te pakken.
Dat lijkt misschien een goede manier om de regie te nemen, maar in de praktijk werkt het zo niet. Je team zal je er waarschijnlijk niet aardiger op vinden en bovendien voelt je gesprekspartner zich daardoor niet gehoord. Het is alsof jij met je vuist op tafel slaat omdat jouw wil wet is.
Tuurlijk, als leidinggevende heb jij een grote vinger in de pap in wat er gebeurt, maar uiteindelijk geldt toch dat “team work makes the dream work”. Oftewel – in niet-zweverige gewone-mensen-taal: het is belangrijk dat jij en je medewerkers op één lijn staan zodat jullie samen resultaten kunnen behalen.
In plaats van met de vuist op tafel te slaan kun je beter luisteren. Actief luisteren om het specifieker te maken. Toon aandacht voor wat je medewerkers te zeggen hebben en probeer hun verbale en non-verbale signalen zo goed mogelijk op te pikken. Dat helpt je om de regie te nemen in een gesprek, maar dan zonder compleet over je collega’s heen te walsen. Hoe beter je luistert, hoe beter je hun standpunten kunt meenemen in wat jij zegt en hoe groter de kans dat je collega’s openstaan voor jouw punt.
Zorg voor een helder doel
Hoe helderder jij voor ogen hebt wat je uit het gesprek wilt halen, hoe beter dat er ook uit naar voren zal komen in het gesprek. Zorg er dus voor dat je van tevoren duidelijk hebt wat je in ieder geval uit het gesprek wilt halen. Het kan altijd zijn dat er wat zijsporen de revue passeren, maar houd dan nog op z’n minst dit ene doel voor ogen.
Eventueel kan affirmeren je hierbij helpen. Nee, wacht even voordat je afhaakt: dat heeft niets te maken met in kleermakerszit hmhm’end op een yogamat liggen. Het betekent in deze context simpelweg dat je jouw belangrijkste kernwaarden of doel een aantal keer voor jezelf hardop uitspreekt, zodat het beter beklijft. Dat vergroot de kans dat je dat doel tijdens het gesprek helder voor ogen houdt – ook als je medewerker dreigt uit te weiden over heel andere onderwerpen die er niet toedoen.
Dreigt je medewerker te veel een zijspoor op te gaan of hangt de klaagmodus in de lucht? Dan kun je jouw gespreksdoel ook expliciet benoemen. Dat kan al met een simpele vraag als
“Zullen we daar een keer een apart gesprek aan wijden? Ik wilde het nu met je hebben over…”
of
“Ik begrijp dat dat lastig is, maar laten we nu kijken naar een oplossing. Wat vind je van…?”.
Stel een tactische vraag
Nog een tip voor de regie in eigen hand hebben tijdens een gesprek: vragen stellen. Uit onderzoek van een aantal Harvard-wetenschappers blijkt dat er een relatie is tussen het aantal vragen dat iemand stelt en de mate waarin mensen je een fijne gesprekspartner vinden. Mensen die meer vragen stellen, worden over het algemeen leuker gevonden door hun gesprekspartners.
Niet elke willekeurige vraag zal effectief zijn. Stel liever een kritische vraag waarmee je de ander aan het denken zet over zijn bijdrage aan het gesprek tot nu toe.
‘Zal ik vertellen hoe ik daarin sta?’
of
‘Heb je al eens nagedacht over een oplossing daarvoor?’
Een te cynische vraag is niet handig, dus voorkom dat je vraag een duidelijk oordeel bevat.
Wat in een groepssetting kan helpen als één persoon continu aan het woord is, is ‘cognitive incision’. Dit houdt zoveel in als nauwkeurig naar de argumenten van de ander luisteren en vervolgens precies op het juiste moment een scherpe vraag stellen. Met die vraag stuur je het gesprek een andere kant op.
‘Zullen we nu kijken wat de anderen ervan vinden?’
Incisie betekent ergens in snijden; op een effectieve manier ertussendoor komen. Dat is precies hoe zo’n vraag kan werken.
Een enkele gesprekspartner zal de vraag negeren, maar de meesten zullen erop reageren of inderdaad een ander het woord laten.
Geef ook zelf ruimte voor feedback
En dan nog een laatste tip, die je in het algemeen kan helpen om constructieve gesprekken te voeren: geef ook als leidinggevende ruimte voor feedback. Als leidinggevende ben je waarschijnlijk meestal zelf degene die feedback geeft. Maar het kan zeker geen kwaad om de rollen eens om te draaien.
Nu ligt de drempel voor de meeste mensen waarschijnlijk hoog om hun leidinggevende te wijzen op wat minder goed gaat. Dat terwijl een kritische noot van je teamleden je soms wel verder kan helpen. Maak het daarom gemakkelijker voor je teamleden om je feedback te geven en bied hen daar een veilige omgeving voor waarin je feedback waardeert in plaats van het af te kappen. Een aantal tips kunnen je helpen om als leidinggevende meer feedback te krijgen.
Als je je medewerkers de ruimte geeft om jou ook feedback te geven, dan zullen ze er ook meer voor openstaan als jij iets te zeggen hebt. Win-win! Ook met deze 4 feedbackmethoden, die in vrijwel elke bewezen effectieve feedback-cursus zullen terugkomen, creëer je trouwens een fijnere feedbackcultuur op de werkvloer.
Smaakt dat naar meer? Volg een feedback-cursus!
In je rol als leidinggevende zal dit vast niet het laatste feedbackgesprek zijn dat je voert. Zinvol dus om te onderzoeken hoe je dat soort gesprekken in het algemeen effectief kunt aanpakken. Precies dat leer je bij een feedback-cursus, waarin we ingaan op tactieken, feedbackmodellen en tips die in welke feedbacksituatie dan ook effect hebben.
Volg de cursus op locatie of online en ontdek hoe ook jij je feedbackvaardigheid als leidinggevende (verder) kunt verbeteren.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
