In je eentje een taak oppakken klinkt soms als de snelste methode. Je hoeft niet te overleggen, hebt geen samenwerkingsfrustraties en kunt ook nog eens tentoonstellen wat je allemaal in huis hebt. Maar die drukdoenerij in je eentje is zeker niet de meest efficiënte en professionele manier van werken. Doe het slimmer, doe het samen. Deze 17 tips leren je hoe je professioneel samenwerken goed aanpakt.
Wat is een professionele samenwerking?
Een professionele samenwerking houdt in dat je niet alles in je eentje doet, maar op zo’n manier de samenwerking aangaat dat jij en collega’s elkaar versterken.
Je kent vast de vreselijke kantoortaal-term “in je kracht staan”. Nou, dat is wel wat het inhoudt om professioneel samen te werken. Iedereen zet zijn eigen talenten in, zodat jullie samen tot het beste eindresultaat komen in de minste tijd. Elke professional heeft een eigen aandeel, maar jullie werken samen naar het einddoel toe én bereiken samen meer dan ieder voor zich.
Professionele samenwerkingen zie je op allerlei vlakken. Je kunt interprofessioneel samenwerken, interdisciplinair samenwerken, online samenwerken, duurzaam samenwerken… Welke manier van samenwerken je ook hanteert, professionaliteit is altijd belangrijk. Je wilt dat iedereen vanuit zijn kennis, expertise of achtergrond iets bijdraagt, zodat jullie samen het meeste voor elkaar krijgen.
Hoe het niet moet
Dát je samenwerkt, is al een goede eerste stap. Maar er is een verschil tussen gewoonweg dingen samen oppakken en écht professioneel samenwerken. Dat laten we graag zien met een voorbeeld van hoe samenwerken vooral níet werkt.
Stel je voor: jij werkt bij de gemeente. Jullie organiseren binnenkort een evenement. Jij bent als communicatieadviseur op dit project gezet. Je hebt alleen geen kaas gegeten van eventmanagement. Dus betrek je je collega, een mede-communicatieadviseur, erbij en schakelen jullie ook een externe fotograaf en websitebouwer in.
Om tijd te besparen, vraag je je collega om de locatie en alles eromheen te regelen en de planning in de gaten te houden. Jij verzorgt ondertussen alle communicatie. Tussentijds hebben jullie weinig contact.
Na vier weken ontdek je alleen dat het helemaal niet loopt zoals het zou moeten. Je collega komt om in het werk, dus het is haar nog niet gelukt om een locatie te regelen. Ze wist niet dat dat haar taak was. Jij hebt ondertussen allemaal teksten geschreven, die nu in de prullenbak kunnen. Het evenement is nog niet geregeld, dus je weet niet of de teksten wel aansluiten bij hoe het loopt. Kortom: projectmanagement mislukt!
Waar het misging? Samenwerken draait erom dat je de kwaliteiten van elke collega benut. Iedere collega heeft goede competenties. Je wilt daarom elke collega inzetten voor die dingen waar hij of zij goed in is. Dus de planning laat je over aan de collega die strak georganiseerd is, de creatieve ideeën laat je bedenken door je collega die altijd in no-time op unieke ingevingen komt, etc. Dát is professioneel samenwerken in een team. Iedereen heeft zijn eigen taken en kan daarin zijn kwaliteiten kwijt, er is iemand die het geheel overziet en jullie stemmen regelmatig af.
Wat is er nodig voor een succesvolle samenwerking?
Samenwerken mét succes en zonder dit soort mislukte resultaten vereist een team van professionals. Maar er is meer nodig dan dat. Dit zijn de belangrijkste kenmerken van een goede samenwerking:
- Jullie communiceren professioneel. En ook: jullie communiceren überhaupt. Samenwerken is niet hetzelfde als ieder op een eigen eilandje aan je taken werken en dan na vier weken het resultaat laten zien. Je wilt tussendoor contact hebben en elkaar op de hoogte houden over wat goed gaat en wat beter kan.
- Er liggen een concrete planning, taakverdeling en afspraken. Wij zouden Tijdwinst niet zijn als we niet vinden dat alles begint met een planning. Maar dat is geen ‘Wij van WC-eend’-praatje. Het is echt zo dat je samenwerking per definitie mislukt is als niemand weet wat wanneer af moet zijn. Dan krijg je gemiste deadlines, uitstelgedrag, frustraties en misverstanden. Dus spreek af hoe jullie de taken verdelen in het team en wanneer wat af moet zijn.
- Iedereen neemt individuele verantwoordelijkheid. Iedereen voelt zich individueel verantwoordelijk om een aandeel te leveren in het geheel. Iedereen zet zich daarvoor in, is betrokken, houdt zijn planning in de gaten en zorgt ervoor dat het eigen werk op tijd afgerond is.
- Iedereen kent de positieve eigenschappen van elke collega en maakt daar gebruik van. Je weet bijvoorbeeld bij wie je moet zijn voor hulp bij dit ene issue, wie een groot netwerk heeft in evenementen en aan wie je de uitnodigingstekst kunt overlaten. En je maakt daar gebruik van.
- Er is ruimte voor verschillende meningen. Iedere collega krijgt de kans om zijn of haar mening te geven. Ook als anderen het er niet mee eens zijn of andere belangen hebben.
- Fouten maken mag. Dus je rekent je collega’s niet af op fouten, maar geeft hen er constructieve feedback over. Zo kunnen jullie van elkaar leren en ontstaat er een cultuur waarin mensen niet bang zijn om onderuit te gaan.
- Conflicten zijn welkom. En dan niet met-servies-door-het-kantoor-gooi-conflicten, maar wel meningsverschillen. Jullie gaan conflicten of meningsverschillen niet uit de weg, maar laten het weten als je ergens anders over denkt of als iets niet soepel loopt. Dat zorgt voor een constructieve samenwerking en voorkomt frustraties.
- Er is respect en waardering. Respect voor mensen die er anders in staan of andere belangen hebben. En ook respect voor de planning van een ander. Je vraagt netjes of iets past en kondigt taken bij voorkeur van tevoren aan.
- Jullie staan open voor samenwerkend leren. Het is niet alleen zo dat ieder zijn eigen klusjes klaart. Jullie doen ook je best om elkaar dingen te leren. Dat doe je bijvoorbeeld door opbouwende feedback te geven, mensen te complimenteren over wat goed gaat en je eigen kennis te delen waar dat passend is.
17 verrassende tips voor een goede samenwerking
Nu weet je wat de broodnodige voorwaarden voor een goede samenwerking zijn en wat belangrijk is bij samenwerken. Maar laten we het concreter maken. Want hoe kun je nu goed samenwerken? Het internet barst van de tips voor een professionele samenwerking. “Je wilt echt een team vormen” is er zo één en ook “Kaart verbeterpunten bij een collega aan”. Daarom gooien wij het graag over een andere boeg. Dit zijn op basis van onze 20 jaar trainingservaring 17 verrassende tips voor professioneel samenwerken binnen een team.
- Communiceer proactief over wat je nu doet. Communicatie, communicatie, communicatie. Dat is een belangrijk ding bij samenwerking in een team. En doe dat dan ook nog proactief. Dus wacht niet totdat je collega aan jou vraagt hoe het ervoor staat met het project dat je morgen moet opleveren, maar houd je collega zelf op de hoogte. Laat het in het bijzonder weten als je tegen dingen aanloopt of als een deadline toch krap wordt.
- Gebruik LSD. Nee joh, niet die party drug. Daar zal niemand beter van gaan samenwerken (je leert er hooguit je collega’s van een héél andere kant door kennen). Met LSD bedoelen we Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Luisteren is nóg belangrijker dan communiceren bij samenwerking. En dan het liefst actief luisteren, dus niet alleen je oren openzetten. Vat vervolgens samen wat diegene vertelt (om te checken of je het goed begrijpt) en vraag daarna door. Daarmee toon je oprechte interesse én zorg je voor beter begrip.
- Geef feedback én doe dat constructief. We zeiden het net al: in een samenwerking wil je elkaar op dingen aanspreken, maar dan wel op zo’n manier dat de ander er iets van leert. Oftewel: je wilt constructieve feedback geven. Dat is dus niet zoiets als “Waarom praat jij altijd zo zacht tijdens een presentatie?!” (daar kan de ander weinig mee én het lokt verweer uit), maar wel “Het valt me op dat je regelmatig zacht praat tijdens presentaties. Dat maakt het lastig om je te verstaan. Dat is zonde, omdat je verhaal daardoor niet goed overkomt. Kun je de volgende keer proberen wat harder te praten?”. Deze feedback is trouwens geformuleerd volgens het 4 G’s-model. Een handig feedbackmodel om feedback in een constructief jasje te gieten!
- Geef ook positieve feedback. Je wilt je collega’s niet alleen aanspreken op wat beter kan, maar ook op wat juist wel heel goed gaat. Zo weet je collega met welk gedrag hij of zij juist moet doorgaan. Ook laat het waardering zien. En laten we eerlijk zijn: op complimentjes gaan we allemaal lekker.
- Vraag proactief om feedback. Zoals jij het misschien spannend vindt om feedback te geven, zo geldt dat ook voor veel anderen. Verlaag de lat daarvoor en vraag zelf om feedback (met deze feedback-vragen-voorbeelden). Op die manier kun je ontdekken hoe jij je samenwerking kunt verbeteren en waar juist je kwaliteiten liggen. Wel belangrijk: voel je niet aangevallen en schiet niet direct in het “Ja maar”-en als de ander een verbeterpunt noemt. Bedank daarvoor en probeer ervan te leren.
- Communiceer assertief, niet passief agressief, subassertief of agressief. Oftewel: geef je eerlijke mening en bewaak daarbij jouw grenzen, maar toon ook respect voor de ander. Zeg dus niet “Oké, vooruit, ik doe dit wel weer…” (= passief agressief), ook niet “Ja tuurlijk, ik ga direct aan de slag. Geen enkel probleem!” als dat wel een probleem is (= subassertief) en ook niet “Hoe durf je het te vragen? Ik ben al heel druk!” (= agressief). Zeg liever “Dat gaat nu niet lukken. Ik ben al erg druk. Maar vrijdag kan ik het first thing oppakken.”
- Leer jezelf charisma aan. Ja, iedereen kan zichzelf dat eigen maken. Met deze 9 tips lukt het je. Die eigenschap helpt om beter samen te werken.
- Houd een effectief timemanagement-systeem bij. Goed samenwerken valt of staat bij een realistische én goede planning. Hoe je dat aanpakt? Daarover lees je alles in Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Een tipje van de sluier: werk met zowel een agenda als een takenlijst. Noteer in je agenda alle vaste afspraken en taken die op een specifiek moment moeten gebeuren. Geef in de takenlijst alle taken van maximaal 30 minuten voor die dag een plek. Maak je taken zo concreet mogelijk. Dus niet “werken aan jaarverslag”, maar wel “Lisa vragen om input voor het jaarverslag” of “cijfers jaarverslag verzamelen”.
- Werk met elkaar in online samenwerkingstools zoals Monday, Trello of Asana. Deze tools zijn bedoeld om altijd overzicht te hebben over het project, taken te verdelen en steeds op de hoogte te zijn van de status van het project.
- Houd perfectionisme buiten de deur. Met perfectionisme schiet niemand wat op. Wist je dat veel mensen 80% van hun tijd steken in werk dat al goed is nóg beter maken? Dat kost je zeeën van tijd, terwijl het resultaat er niet enorm op vooruitgaat. Werk daarom liever met een tijdslimiet en geef jezelf bijvoorbeeld maximaal 30 minuten voor een perfectionerings-slag. Dat bespaart je kostbare tijd en helpt je daarmee om deadlines wél te halen.
- Gebruik de OHIO-methode voor je mailbox. Dit staat voor Only Handle It Once. Het betekent dat je elke e-mail maar één keer bekijkt en de e-mail op dat moment ook afhandelt. Dus check je mail op gezette tijden, op momenten dat je direct iets met de binnengekomen mailtjes kunt en klik niet (ik herhaal: NIET!) op het ‘Markeer als ongelezen’-knopje. Het is een kwestie van: beantwoorden, weggooien, er een actie aan koppelen of het beantwoorden in je takenlijst zetten (bij complexe e-mails).
Nog meer kennis opdoen over slim timemanagement?
Dat je tijd slim gebruiken en daarmee efficiënter (samen)werken nogal ons ding is, had je vast al door. We delen er dan ook graag onze kennis over. In onze trainingen én online. Benieuwd naar meer handige tips, methodes en inzichten? Volg Björn en Tijdwinst op Instagram voor praktische tips over timemanagement. Of luister naar onze podcast, waarin we allerlei inzichten al pratend delen en ook in gesprek gaan met andere experts.
- Las niet-storen-blokken in. Samenwerken bevat ook het woord “werken”. Oftewel: je wilt niet alleen in overleggen zitten, maar ook echt dingen gedaan krijgen. Gefocust werken dus. Daarvoor is het belangrijk dat je niet altijd stoorbaar bent. Las daarom focusblokken in. Zet ze in je agenda, geef het aan collega’s aan dat je ergens mee aan de slag gaat, zet je telefoon op stil of ga tijdelijk op een rustige plek zitten.
- Wees soms onbereikbaar. Dat klinkt misschien onsympathiek, maar is het niet. Het is juist belangrijk om ook jouw taken op tijd gedaan te krijgen en daarmee waarde te leveren binnen het team. Voel je dus niet verplicht om altijd je mailbox en telefoon nauwlettend in de gaten te houden. Liever niet! Schakel notificaties vaker uit, zet je telefoon soms op stil en geef gerust aan dat je een vraag nu niet kunt beantwoorden.
- Maak afspraken over spoedkwesties. Onbereikbaar zijn is leuk, maar soms zijn er dingen die wél nu afgehandeld moeten worden. Eerlijk: er is niet zoveel ook écht dringend als we soms denken. Maak teamafspraken over wat jullie als “spoed” zien (wel een gecrashte server, niet een zoekgeraakt document) en hoe jullie in zo’n geval communiceren. Onze tip: spreek bijvoorbeeld af dat je alleen belt bij spoedjes of dat je een sms’je stuurt als het spoed heeft. Dan hoeven jullie niet continu de e-mail in de gaten te houden voor mogelijk dringende dingen.
- Stoor elkaar minder, werk met een “wachten op”-lijst. Stop met elkaar voor elke kleine vraag uit de concentratiemodus halen. Werk met een “wachten op”-lijst. Wij zijn al jaren fan, veel van onze cursisten ook. Maak voor elke collega met wie je veel samenwerkt een lijst aan waarop je de vragen of verzoekjes noteert die gedurende de dag of week in je opkomen voor die persoon. Leg die vragen of verzoeken dan in één keer aan je collega voor aan het eind van de dag of week. Zo hoef je elkaar minder te storen.
- Werk gerust thuis, maar kom naar kantoor voor belangrijke meetings. Ook wij zijn groot voorstander van de mogelijkheid om thuis te werken. Dat scheelt je files en soms werk je thuis nog productiever ook. Maar vergeet niet om voor belangrijke meetings of lastige gesprekken het liefst wél naar kantoor te komen. Zo toon je interesse en vaak communiceert het ook fijner dan wanneer jij steeds als enige vanuit huis inbelt.
- Toon betrokkenheid. Of je nu thuiswerkt of op kantoor, vraag regelmatig aan je collega’s hoe het ervoor staat met hun taken. Loopt alles soepel? Gaan ze de deadlines halen? Hoe staat het ervoor met het project? Kunnen ze ergens hulp bij gebruiken? Op die manier toon je interesse, kun je obstakels samen oplossen en voorkom je last-minute deadline-issues.
Dus: samenwerken als team is meer dan alleen de taken verdelen en ieder een stukje oppakken. Professioneel samenwerken vraagt erom dat je met elkaar communiceert, elkaar wijst op verbeterpunten, betrokken bent, actief communiceert, zegt wat je vindt en ook openstaat voor wat de ander daarover te zeggen heeft.
Nog een laatste, minder verrassende samenwerken-tip: verdiep je in de DISC-profielen. Dit zijn verschillende persoonlijkheidstypen en communicatievoorkeuren waar iedereen onder valt (vaak heb je één of twee profielen). Je zult alleen al door erover te lezen, merken dat iedereen anders werkt en andere dingen inbrengt in een samenwerking.
Door ieders kwaliteiten in een team te kennen én daar gebruik van te maken, haal je het meeste uit samenwerkingen. Dát is professioneel samenwerken.
Mensen vroegen ook
Welke professionele houding is nodig om goed te kunnen samenwerken?
Een professionele houding voor samenwerking betekent in onze ogen dat je open en proactief communiceert, constructieve feedback geeft, assertief bent in je communicatie, een heldere planning bijhoudt en efficiënt werkt, en bij thuiswerken het contact met je collega’s niet verliest. Houd elkaar op de hoogte, ook als dingen niet lekker lopen.
Hoe noem je iemand die goed kan samenwerken?
Daar kun je allerlei termen voor gebruiken. Je kunt zeggen dat iemand “sociaal” is of “een goede teamplayer”. In onze ogen vereist professioneel samenwerken allerlei vaardigheden. Denk aan constructieve feedback geven, krachtige gespreksvoering, een assertieve houding en goede timemanagement-skills. Iemand die al die vaardigheden onder de knie heeft, zal een goede samenwerker zijn. Of je dat nu een teamplayer, een sociaal persoon of gewoon een goede samenwerkingspartner noemt.
Professioneel samenwerken? Volg een training en verbeter je competenties en kwaliteiten
Bij Tijdwinst kun je allerlei trainingen rondom samenwerken, communicatie en efficiënter werken volgen. Wil jij ontdekken hoe je professioneler samenwerkt? Dat is geen kwestie van twee dingen anders doen dan eerst. Het vereist een set van vaardigheden, die je gelukkig met een paar praktische trainingen heel goed kunt verbeteren. Meld je aan voor één van onze trainingen en ontdek hoe je zo je samenwerkingskwaliteiten verbetert en daarmee zowel beter samen als individueel slimmer werkt.
- Leer bij onze training feedback geven hoe je je feedback op zo’n manier geeft dat de ander er daadwerkelijk van kan leren en ervoor openstaat (en leer ook hoe je zelf feedback constructief ontvangt).
- Vergroot bij onze training timemanagement je efficiëntie. Zonder jezelf een slag in de rondte te werken! Ontdek hoe je slimmer werkt in plaats van harder en dankzij een werkend timemanagement-systeem nooit meer omkomt in het werk of met een té vol hoofd rondloopt.
- Ontwikkel jezelf met onze cursus gesprekstechnieken tot een krachtige gespreksvoerder in elke situatie. Ontdek hoe je je mening geeft, voor jezelf opkomt, kort maar krachtig communiceert, dingen helder uitlegt en mensen overtuigt.
Twijfel je welke training jou het meeste gaat brengen bij samenwerkingen? Laat het ons weten! Dan helpen we je graag verder.
Wie zijn wij? | Tijdwinst.com
Bij Tijdwinst helpen we professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. We geven onder meer trainingen rondom constructieve feedback geven, timemanagement en gesprekstechnieken. In onze 1-daagse interactieve trainingen leer je alles wat je nodig hebt om je eigen werk en je samenwerkingen te verbeteren. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online.
Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.
- 1-daagse training Feedback geven | Blog
- 1-daagse training Timemanagement | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
