Het klinkt efficiënt: met meerdere experts in één team samenwerken. Zo draagt iedereen vanuit zijn eigen expertise iets bij, zie je niets over het hoofd en kun je werk sneller gedaan krijgen. Niet voor niets zie je interprofessioneel samenwerken steeds vaker op de werkvloer. Maar hoe voorkom je dat je in bekende valkuilen trapt, zoals urenlang overleggen en veel te veel CC’s?
Interprofessioneel samenwerken – je hebt er vast weleens van gehoord. In de zorg is interprofessioneel samenwerken de nieuwe standaard, maar ook allerlei andere organisaties werken op die manier samen.
Een goed voorbeeld van interprofessioneel samenwerken zie je bij projectteams. Stel: er moet een gloednieuwe website komen. Dan is het niet logisch dat één persoon al het werk doet. Een grafisch vormgever kan het beste een mooi logo en huisstijl maken. De teksten laat je over aan een copywriter. Voor het bouwen van de site wordt de beste developer ingeschakeld. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de klantenservice-medewerker die wordt aangehaakt om vanuit de klant mee te denken en de marketingmanager die alles in goede banen leidt.
Dát is interprofessioneel samenwerken: meerdere professionals met ieder een eigen expertise laten samenwerken om zo een gezamenlijk doel te bereiken.
Wat is interprofessioneel samenwerken?
De betekenis van interprofessioneel samenwerken is dan ook als volgt:
Professionals met diverse specialismen, achtergronden, kennis en visies werken nauw samen en overleggen regelmatig om zo het resultaat zo goed mogelijk te bereiken.
Je ziet in het website-voorbeeld hierboven goed hoe dit in je voordeel werkt. Een website bouwen laat je bijvoorbeeld niet alleen aan een developer over. Diegene kan wel een goed werkende site bouwen, maar is vaak geen specialist in huisstijlen ontwikkelen en heeft nog nooit teksten geschreven. Daarom wil je díe taken overlaten aan iemand die daar thuis in is.
Wat is de meerwaarde van interprofessioneel samenwerken?
Interprofessioneel werken heeft veel voordelen. Sowieso bespaart samenwerken je natuurlijk tijd, omdat je niet in je eentje dingen hoeft te doen waar je geen kaas van hebt gegeten. Maar interprofessioneel samenwerken heeft meer specifieke voordelen:
- Het leidt tot betere resultaten als mensen meekijken die ieder goed zijn in hun eigen vakgebied. Daardoor kun je elk aspect overlaten aan iemand die daar goed in is.
- Je komt tot meer innovatieve ideeën wanneer professionals met diverse achtergronden, ideeën en meningen meedenken.
- Jullie besparen tijd als iedereen doet waar hij of zij goed in is en zich niet op andere dingen hoeft te storten.
- Jullie zien niets over het hoofd. Vaak kijk je vooral met de bril die bij jouw vakgebied past. Dan is interprofessinoeel samenwerken handig om belangrijke aspecten niet te missen. Zo kan een jurist je wijzen op de algemene voorwaarden die niet mogen ontbreken op die nieuwe site. Een vormgever voorkomt dat er straks fancy lettertypes komen die wel heel vrolijk maar totaal onleesbaar zijn voor de klant.
- Interprofessioneel samenwerken maakt interprofessioneel leren mogelijk. Iedereen leert ervan om te werken met mensen die vanuit een andere invalshoek kijken.
Welke valkuilen wil je voorkomen?
Tot nu toe klinkt interprofessioneel samenwerken heel efficiënt, handig en slim. Maar we zien in de praktijk regelmatig dingen misgaan in interprofessionele samenwerkingen. Dat leidt dan weer vaak tot frustraties, irritaties of zelfs handdoeken die in de ring gegooid worden.
Hoe je zo’n samenwerking wel laat slagen? Ten eerste door deze dingen niet (we herhalen: NIET) te doen:
- Het hele bedrijf in de CC zetten. Tuurlijk, het is goed om mensen erbij te betrekken. Maar niemand wordt graag overspoeld door e-mails die je direct naar de prullenbak moet slepen.
- Urenlange overleggen. Overdrijf het niet door urenlang vergaderend door te brengen. Overleg alleen waar nodig en ga zeker niet vergaderen omdat je nu eenmaal wekelijks zou overleggen (ondanks dat er niets te bespreken valt).
- Ieder op een eigen eilandje laten werken. Enige vorm van overleg is wel handig. Als iedereen alleen voor zich bezig is, loop je het risico dat niemand weet waar anderen mee bezig zijn en dat jullie dubbel werk doen of dat strubbelingen pas te laat worden ontdekt.
- Niet uit meningsverschillen komen. Het hoort bij samenwerken dat je soms anders over dingen denkt. Dat hoeft geen probleem te zijn, als je elkaar maar in de waarde laat en begrip toont wanneer je het niet met de ander eens bent.
- Feedback wordt ingeslikt. Ja, feedback geven is spannend! Maar doe het toch maar wel. Als je feedback voor je houdt, gaat dat de samenwerking in de weg zitten, ontstaan er wederzijdse irritaties en wordt het resultaat er niet beter op.
- Er zijn geen duidelijke planning en taakverdeling. Jullie eindigen elk overleg met vage actiepunten, doen allemaal wat je denkt dat goed is en komen er dan achter dat het project niet wil vlotten. Om dat te voorkomen, is het heel belangrijk dat de prioriteiten helder zijn, dat duidelijk is wie waaraan werkt en dat je deadlines stelt.
- Iedereen is te druk om dit project erbij te doen. We zijn allemaal druk, druk, druk. Hoe kun je dan óók nog dit project erbij doen, terwijl je agenda al niet bepaald leeg is? Ook dat is een kwestie van prioriteiten stellen en waar nodig “nee” verkopen.
Leestip voor wie altijd tijd tekort heeft
Moest je bij dat laatste punt even slikken omdat ook jij soms niet meer weet waar je de tijd vandaan moet halen? Lees dan Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Dan ontdek je dat je in plaats van harder te werken ook slimmer kunt werken om zo meer gedaan te krijgen zonder uitgeblust te raken. Het kan écht!
Hoe pak je interprofessioneel samenwerken wél goed aan?
Nu weet je dat je de CC-regel soms maar beter leeg kunt laten, dat prioriteiten geen overbodige luxe zijn en dat je zonder planning niet ver komt. Maar hoe laat je interprofessioneel samenwerken dan wél voor jullie werken? Hoe bespaar je er tijd mee, voorkom je die valkuilen en behaal je daadwerkelijk betere resultaten en tijdwinst? Dit zijn onze 10 beste tips!
1. Word een bewuste CC’er
We zeggen niet dat CC’en altijd een slecht idee is. Maar zet alleen mensen in de CC als dat écht nodig is. Dus als je wilt dat iemand meeleest, als je een verzoek aan diegene hebt of als die persoon erom heeft gevraagd. Noteer dan ook in je e-mail jouw boodschap aan die persoon, zodat hij of zij weet wat te doen met jouw bericht.
Op die manier voorkom je aan de ene kant dat de ander een overvolle mailbox krijgt en daardoor écht belangrijke e-mails mist. Aan de andere kant krijg je zo van die persoon wat je met de CC wilt bereiken: een meelezend oog, een kritische reactie of een notering in de agenda.
2. Zeg het kort en krachtig
Niemand wordt blij van langdradige meetings die prima in een kwartier hadden gekund. Of van e-mails waar geen doorkomen aan is. Bespaar jezelf en de ander tijd door kort en bondig te communiceren.
Deze tips helpen daarbij:
- Soms is bellen sneller. Ga geen ellenlange e-mails typen om complexe dingen uit te leggen. Maak dan een (bel)afspraak.
- Houd je e-mails kort. Zorg voor een korte onderwerpregel en val snel met de deur in huis. Lees ook onze tips voor efficiënt e-mailgebruik.
- Stel een agenda op voor meetings. Bepaal van tevoren wat jullie willen bespreken en hoeveel tijd voor elk bespreekpunt gereserveerd is. Laat iemand de tijd bewaken, zodat jullie niet te lang over één punt doorgaan.
- Neem de regie als iemand onnodig uitweidt over dingen die er niet toedoen. Stuur bij door te bedanken voor de bijdrage, het samen te vatten en dan door te gaan.
3. Gebruik projectmanagement-tools als Trello en Monday
Heb je al eens gehoord van Trello en Monday? Deze tools zijn bedoeld om het overzicht te houden over een project. In zo’n tool zet je alle taken, ken je die toe aan teamleden en houdt iedereen bij waar diegene in het project staat en wat de deadlines zijn.
Zo kun je eventuele hobbels snel spotten, weet je wie welk onderdeel oppakt en werk je niet langs elkaar heen.
4. Zorg ook voor een digitale samenwerkingstool
Nu we steeds vaker thuiswerken of remote werken, is het fijn als een thuiswerkdag van jou of een collega de samenwerking niet in de weg zit. Daarvoor is, naast deze checklist thuiswerken, een online samenwerkingsomgeving een must. In ons artikel over digitaal samenwerken lees je nog veel meer handige tooltips. Een omgeving als G-suite of Microsoft Office 365 mag wat ons betreft niet in jullie toolkit ontbreken. Hierin kun je samen aan documenten werken en kan iedereen altijd en overal bij de documenten komen.
Daarnaast kun je niet zonder een videobeltool, zoals Teams, Zoom of Google Meet. Ze bieden allemaal hetzelfde: de mogelijkheid om met elkaar te bellen inclusief videocontact. Zeker als je documenten wilt bespreken is dit handig, omdat je ook je scherm kunt delen.
5. Stoor elkaar minder, plan 1-op-1-gesprekken
Misschien herken je dit wel: je collega stelt je vaak “even snel” een vraag. Maar al die “even snel storen”-vragen kosten bij elkaar stiekem heel wat tijd. Het duurt namelijk een tijdje voordat jij en je collega weer full focus aan het werk kunnen.
Een betere methode is om op een lijst (in Outlook, in Word of in je notitieboek) bij te houden welke vragen of verzoeken je aan een specifieke collega hebt. Plan dan een moment waarop jullie al die punten nalopen. Een 1-op-1-gesprek noemen we dat!
Je kunt elkaar beter één keer storen voor tien punten dan tien keer voor één ding. Dan kunnen jullie allebei beter gefocust werken.
6. Stel samen prioriteiten
Ga er met elkaar voor zitten om helder te krijgen wat het eerste moet gebeuren en wie dat doet. Plak er ook een deadline aan. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. En komt er dan toch iets tussendoor? Dan weet diegene ook wat absoluut moet gebeuren en wat minder urgent is.
Tip: gebruik de Eisenhower-matrix om samen prioriteiten te stellen. Die laat je inzien dat echt niet alles “dringend” is.
7. Stel je eigen realistische takenlijst op
Als je weet wat jouw taken zijn in het project, is het belangrijk dat je die noteert in jouw eigen timemanagement-systeem. Houd daarvoor een agenda bij waarin je afspraken en deadlines noteert en blokken reserveert voor bepaalde taken. Maak daarnaast elke dag een takenlijst waarop je noteert wat je die dag wilt oppakken.
Dubbelcheck of die takenlijst haalbaar is. Let daarvoor bijvoorbeeld hierop:
- Kijk hoeveel tijd je normaal aan deze taak kwijt bent. Tel daar een half uur bij op voor mogelijke uitloop.
- Noteer taken heel concreet. Dus schrijf niet op “werken aan campagneplan”, maar noteer wát je precies wilt doen voor het campagneplan.
- Verdiep je in de app Todoist. Wij maken hiermee al jarenlang onze digitale takenlijsten en zijn groot fan!
8. Plan extra tijd in voor onverwachte dingen
Hoe vaak komt het voor dat jij er gedurende de dag taken of vragen bij krijgt die je niet op je planning had genoteerd. Gokje: waarschijnlijk elke dag wel een paar keer. Daarom is het belangrijk om daar al in je agenda rekening mee te houden.
Reserveer daarvoor standaard 30-60 minuten per dag in je agenda. Dan schuift niet meteen alles in je agenda op als een collega onverwachts aan je bureau staat.
9. Laat vaker “nee” over je lippen glippen
Ook al voel je je dan een niet meewerkende collega, dat ben je juist wél door “nee” te zeggen. Daarmee voorkom je dat je werk moet afraffelen (en daarmee anderen juist teleurstelt) of dat je deadlines niet haalt.
Dus zeg “nee” als iets niet in je agenda past. Draag ook een alternatieve oplossing aan. Kun je de taak bijvoorbeeld delegeren, de deadline verschuiven of een andere taak uit je agenda schrappen?
10. Pas onze productiviteitstips toe
Onze site barst van de tips waarmee jij je focus vasthoudt, minder snel afgeleid raakt en je productiviteit verhoogt. Ontdek bijvoorbeeld hoe je je werk-privébalans goed houdt, minder snel overprikkeld raakt en hoe je met de OHIO-methode e-mails slimmer wegwerkt.
Wil je dagelijks dit soort handige tips krijgen om mee aan de slag te gaan? Volg Tijdwinst en Björn op Instagram. Dan komen de tips vanzelf voorbij in je feed. Misschien wel wanneer jij stiekem op Instagram spiekt als werkontwijkend gedrag 😉
Mensen vroegen ook
Wat is interprofessionele samenwerking?
Bij interprofessioneel samenwerken (ook wel multiprofessionele samenwerking) zijn professionals met verschillende expertises betrokken en werken zij nauw samen (inclusief regelmatig overleg) om samen een bepaald resultaat te bereiken. Iedere professional pakt taken op die bij zijn achtergrond, kennis en visie passen en denkt vanuit zijn rol mee.
Waarom interprofessioneel samenwerken?
Interprofessioneel samenwerken is een slimme manier om kennis van meerdere professionals te combineren en zo tot een beter resultaat te komen. Daarnaast bespaar je met deze vorm van samenwerking tijd en kom je tot innovatieve ideeën als er meerdere expertises betrokken zijn.
Wat is het verschil tussen interdisciplinair en interprofessioneel samenwerken?
Bij interprofessioneel samenwerken werken alle betrokkenen nauw samen. Er is regelmatig overleg. Bij interdisciplinair samenwerken is dit anders. Daar is de samenwerking minder intensief. Iedereen pakt een eigen taak op, maar gaat daarbij vooral individueel te werk. Jullie werken wel toe naar een gezamenlijk resultaat, maar er komt weinig overleg bij kijken. Dat is het belangrijkste verschil tussen interdisciplinair en interprofessioneel samenwerken.
Wat is interprofessioneel samenwerken in de zorg?
Interprofessioneel samenwerken in zorg en welzijn houdt in dat meerdere typen gezondheidsprofessionals zich samen buigen over een bepaald vraagstuk, project of patiënt. Iedereen denkt vanuit zijn eigen expertise mee. Stel: een patiënt zit in een revalidatietraject. Dan zijn daar bijvoorbeeld een arts, fysiotherapeut, ergotherapeut en logopedist bij betrokken. Zij overleggen regelmatig en behandelen de patiënt allemaal op een eigen manier om samen voor een goede revalidatie te zorgen.
Wat is belangrijk bij interprofessioneel samenwerken?
Bij interprofessioneel samenwerken is het heel belangrijk om de taken goed te verdelen, een gezamenlijke planning op te stellen en afspraken te maken over o.a. deadlines en overlegmomenten. Maak een realistische planning en geef elkaar feedback als dingen niet soepel verlopen. Zo kun je op tijd bijsturen, het proces verbeteren en deadlines beter halen.
Leer slimmer (samen)werken met een training timemanagement
Zoals dit artikel al laat zien, kun je meer uit samenwerkingen én uit je eigen werk halen door efficiënt te werken. Dat betekent niet dat je je werktempo flink opschroeft, wel dat je je werk slimmer aanpakt. Dus dat je op tijd “nee” zegt, een heldere takenlijst opstelt, taken waar nodig delegeert en niet meer tijd dan nodig aan de stortvloed aan e-mails besteedt.
Hoe je dat alles doet? Dát leer je bij onze 1-daagse training timemanagement. Je gaat naar huis met allerlei praktische tips en tools én een planningssysteem dat werkt voor jou. Zo kun je direct aan de slag om daarna nooit meer met jouw planning in de knoop te komen. Schrijf je in voor onze training op locatie of volg ‘m online!
Wie zijn wij? | Tijdwinst.com
Bij Tijdwinst geven we al meer dan 20 jaar trainingen aan professionals uit heel Nederland om meer uit hun samenwerkingen en tijd te halen. Op allerlei plekken in het land en online geven we trainingen in o.a. timemanagement, snellezen en feedback geven. In 1 dag leer je alle tips en tricks om je werk en samenwerkingen direct te verbeteren.
Ben je nieuwsgierig naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.
- 1-daagse training Timemanagement | Blog
- 1-daagse training Feedback geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
