Hoe vaak ben je er niet naderhand achter gekomen dat een taak die heel dringend aanvoelde, helemaal niet zo dringend bleek te zijn? Veel zaken die op je bordje terechtkomen, kunnen best blijven liggen tot een later moment. Een uur zeker, maar vaak ook een halve dag, een hele dag of zelfs tot maandag. Herkennen dat een verzoek of vraag tot later uitgesteld kan worden, geeft je de kans om eerst jouw eigen werk af te maken.

Wat komt aan bod?

  1. Waarom verzoeken urgent voelen (maar dit vaak niet zijn)
  2. Prioriteren: zet je rationele brein aan het werk
  3. Leren prioriteren is belangrijker dan je denkt
  4. Prioriteiten stellen: zo herken je wat urgent is en wat niet
  5. Kortom: belangrijke taken prioriteren is mogelijk
  6. Veelgestelde vragen over prioriteren

Waarom voelen verzoeken urgent (maar zijn dit vaak niet)?

Verzoeken voelen vaak dringend, waardoor we ze willen prioriteren, maar wanneer je hier even over nadenkt blijken ze dit vaak niet te zijn. Dit is mogelijk omdat voelen en nadenken twee hele verschillende functies zijn van je brein. Voelen gebeurt in het instinctieve gedeelte van je brein, het reptielenbrein en het limbisch systeem. Nadenken gebeurt met het rationele gedeelte van je brein, de neocortex.

Het instinctieve gedeelte van je brein is verantwoordelijk om jou te beschermen voor gevaar en staat daarom continu met behulp van jouw zintuigen paraat om gevaar te signaleren. Het is de reden dat je zo gemakkelijk bent af te leiden en je oog altijd getrokken zal worden naar een binnenkomend mailtje of naar collega’s die naast je verschijnen. Het is de taak van je instinctieve brein om meteen een beslissing te maken: gaan we daar iets mee doen of niet?

prioriteren

De reden dat je instinctieve brein aan het roer staat, is logisch. Wanneer er daadwerkelijk gevaar dreigt, heb je vaak geen tijd om na te denken wat de beste beslissing is voor je overlevingskansen. Je zal instinctief en impulsief moeten reageren om te kunnen overleven. Maar in een kantooromgeving, waar er eigenlijk amper gevaar dreigt voor je leven, werkt je brein dus eigenlijk niet optimaal.

Zeker niet omdat je brein het verzoek van een collega altijd zal zien om een manier om je overlevingskansen te vergroten. Je collega helpen zal immers de kans vergroten dat je collega je aardig vindt en dat je hierdoor bij de groep zal horen. En in een groep, in de kudde, is de kans weer groter dat je overleeft. Wanneer er een berichtje binnenkomt van een collega, zal je instinctieve brein dus beslissen: reageren, nu, meteen!

De verzoeken van je collega’s spelen in op de overlevingsinstincten van je brein. Dat is waarom deze altijd urgent zullen voelen. Om te herkennen of een verzoek daadwerkelijk urgent is of niet, zal je het rationele gedeelte van jouw brein de kans moeten geven om aan het werk te gaan.

Hoe zet je je rationele brein aan het werk?

Je weet nu dat we vaak instinctief handelen, zonder erover na te denken. We reageren op deze manier omdat we bang zijn dat een collega boos op ons wordt, dat onze baas niet meer positief over ons denkt of een klant niet meer verder met ons wil. 

En dat terwijl we rationeel, als we er even over nadenken, ook wel weten dat een collega echt niet boos wordt als je een half uur later op een bericht reageert. Jouw baas wil ook dat jij efficiënt je tijd indeelt. En je klant wil dat jij het best mogelijke werk aflevert.

Maar omdat je brein altijd instinctief reageert en het rationele gedeelte van je brein daar een beetje achteraan hobbelt, zal je deze de kans moeten geven om aan het werk te kunnen. Dat doe je door bewust ruimte te creëren om na te denken en kritische vragen te stellen waar je instinctieve brein automatisch (wellicht foute) invulling aan heeft gegeven. 

Want moet dit eigenlijk wel meteen opgepakt worden? Is het verzoek belangrijker en urgenter dan je eigen werk? En ben jij de uitgelezen persoon om het verzoek op te pakken? In sommige gevallen is het zelfs de collega die de vraag stelt die een oplossing voor het probleem heeft. Wanneer je zelf je ruimte creëert om je rationele brein de kans te geven, creëer je deze ruimte vaak ook automatisch voor anderen.

Wat is het nadeel van niet leren prioriteren?

Wanneer je niet deze ruimte creëert, heeft dit een grote impact op je productiviteit. Je geeft jezelf niet de tijd om je te focussen op grotere, strategische projecten, waardoor je deze niet kan afronden of slordige fouten maakt en een lagere kwaliteit van je werk aflevert. Op de lange termijn kan dit gevolgen hebben voor je carrière. 

Nog belangrijker en schadelijker is echter de invloed op je mentale welzijn. Wanneer je een chronisch gevoel van haast en druk hebt, zal je constant achter de feiten aanlopen en stress ervaren. Ook zal jouw belangrijke projecten niet afronden een gevoel van ontevredenheid en frustratie teweegbrengen en veel energie kosten. Uiteindelijk heeft leren prioriteren daarom niet alleen een positieve impact op je professionele, maar ook je persoonlijke leven.

Hoe herken je nu wat urgent is en wat niet?

Het is duidelijk: prioriteiten stellen is essentieel. Maar hoe geef je het rationele gedeelte van je brein de kans om een weloverwogen beslissing te nemen over wat urgent is en wat niet?

  1. Vraag om details: stel de vragen waar je instinctieve brein automatisch invulling aan geeft. Moet het verzoek meteen opgepakt worden? Wat is de deadline? Wat moet er precies gebeuren? Is het verzoek belangrijk voor de organisatie?
  2. Beoordeel de urgentie: is het verzoek echt dringend, of voelt het vooral dringend?
  3. Prioriteer je taken: maak gebruik van de prioriteiten matrix, waarbij je nadenkt welke taken zowel urgent als belangrijk zijn. Deze zouden prioriteit moeten krijgen; of dit nou het verzoek van je collega is of het werken aan je eigen belangrijke project.
  4. Plan efficiënt: bepaal samen met je collega een aanpak en realistische tijdlijn. 

In ons boek FULL FOCUS op wat écht belangrijk is – Elke dag met de juiste dingen bezig zijn deel ik praktische tips om te prioriteren wat echt belangrijk is. Daar lees je ook handige reacties op veelvoorkomende verzoeken en een vragenlijst aan om te evalueren hoe gevoelig je bent voor urgentie en emotionele beslissingen.

Kortom: belangrijke taken prioriteren is mogelijk

Ons brein is van nature snel afgeleid en geeft instinctief prioriteit aan verzoeken van collega’s. Hoewel deze verzoeken het gevoel geven dat ze onmiddellijke aandacht vereisen, is dat vaak niet het geval. Het is daarom essentieel om te onderscheiden wat echt urgent is, zonder je te laten beïnvloeden door emoties.

Als je voortdurend verzoeken van collega’s prioriteit geeft, kan het namelijk zijn dat je niet meer aan je eigen werk toekomt. Hierdoor loop je belangrijke projecten mis waar je waarde kunt toevoegen aan de organisatie en waar je veel voldoening uit haalt. 

Gelukkig is het mogelijk om minder impulsief te reageren op verzoeken, door de tijd te nemen om de urgentie te beoordelen. Dit is niet de natuurlijke manier waarop je brein werkt, dus je zult moeten ‘detoxen’ van urgentie. Maar door jezelf continu te trainen, zul je merken dat je je brein kunt conditioneren en je productiviteit en effectiviteit aanzienlijk kan verbeteren.

Björn Deusings,
Productiviteitsexpert en persoonlijke effectiviteitscoach

Meteen verder lezen?

Veelgestelde vragen over prioriteren

  • Hoe kun je prioriteren?

    Je kunt prioriteren door jezelf bewust af te vragen wat echt belangrijk is én wat er als eerste moet worden aangepakt. Het stelt je in staat je tijd effectief in te zetten, door te focussen op wat het belangrijkst én meest urgent is.

  • Wat wordt bedoeld met prioriteit?

    Prioriteit verwijst naar de mate van belang of urgentie die aan een taak, activiteit of beslissing wordt toegekend. Wanneer iets prioriteit heeft, betekent dit dat het voorrang krijgt boven andere taken en eerder of met meer aandacht moet worden behandeld. Het helpt bij het bepalen welke doelen op een bepaald moment het meest cruciaal zijn.

  • Wat is een ander woord voor prioriteit?

    Een ander woord voor prioriteit is ‘voorrang’. Andere synoniemen zijn ‘belang’, ‘prioritering’ of ‘voorkeur’.

  • Wat bedoelt het boek met ‘detoxen van urgentie’?

    Ons brein neigt naar urgente taken en lijkt er zelfs aan verslaafd te zijn. Achteraf blijkt deze urgentie vaak ongegrond. Door bewust te kiezen voor belangrijke taken, kun je je brein trainen om te ‘ontgiften’ van deze urgentie. Zo voorkom je dat je taken prioriteit geeft die in werkelijkheid niet echt dringend waren.

  • Waarom is het belangrijk om je te ontdoen van urgentie?

    Het voortdurend verkiezen van urgentie boven belangrijke taken zorgt voor mindere productiviteit en heeft invloed op je mentale welzijn. Je kunt het gevoel krijgen dat je nooit iets van betekenis bereikt of dat je continu achter de feiten aanloopt.

  • Hoe herken je of een taak echt urgent is?

    Of een taak urgent is, herken je door jezelf te trainen minder impulsief te reageren. Wanneer een taak op je bord belandt, zal je brein instinctief denken dat het urgent is. Neem dit niet direct als waarheid aan en geef jezelf de tijd om een weloverwogen beslissing te maken.

  • Hoe kun je jezelf trainen om minder impulsief te reageren?

    Je traint dit door er een gewoonte van te maken verzoeken van anderen eerst te beoordelen op urgentie. Vraag om meer details en plaats het verzoek vervolgens in de context van je overige taken. Denk er bewust over na wat je op dat moment echt moet prioriteren.

  • Wat zijn enkele technieken om je focus te behouden ondanks urgente verzoeken?

    Enkele effectieve technieken zijn:

    • Taken altijd prioriteren, ook wanneer er nieuwe verzoeken binnenkomen.
    • Verzoeken alleen behandelen op vaste momenten op de dag.
    • Expliciet aangeven dat je de tijd neemt om over een verzoek na te denken voordat je antwoordt.

  • Hoe kun je omgaan met collega’s die urgentie creëren voor hun verzoeken?

    Het is belangrijk om hier doorheen te prikken. Geef jezelf de ruimte om verzoeken bewust te overwegen. Ben je bezig met een belangrijk project? Laat dan weten dat je pas na afronding naar hun verzoek zult kijken. Stel je eigen prioriteiten boven de kunstmatige haast van een ander.

  • Wat zijn de gevolgen van constant reageren op urgentie voor je productiviteit?

    Wanneer “brandjes blussen” altijd voorrang krijgt, heb je minder tijd voor je belangrijke, grotere projecten. Door continu te schakelen tussen taken verlies je veel tijd. Het is veel efficiënter om eerst een taak volledig af te ronden voordat je aan iets nieuws begint.

  • Hoe kun je ruimte creëren voor nadenken voordat je een beslissing neemt?

    Je creëert ruimte door die actief te nemen. Gun jezelf de tijd om na te denken, zelfs als de ander snel antwoord wil. Een bewuste en doordachte keuze is uiteindelijk voor beide partijen beter dan een overhaaste beslissing.

  • Welke rol speelt je brein bij het ervaren van urgentie en emoties?

    Je brein bestaat uit twee delen: het instinctieve brein, dat snel en emotioneel reageert, en het rationele brein, dat langzaam en bedachtzaam handelt. Emoties nemen het vaak over, waardoor je de urgentie hoger inschat. Dit komt deels door de angst om buitengesloten te worden of de drang om je verbonden te voelen met de groep.

  • Hoe kun je je omgeving helpen om minder urgentie te creëren?

    Maak er een gewoonte van om eerst na te denken voordat je reageert en verwacht niet dat beslissingen altijd direct worden genomen. Communiceer ook standaard de deadline wanneer je zelf een verzoek doet. Dit voorkomt onnodige aannames over de snelheid waarmee iets moet gebeuren.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.