Je herkent het wel. Gedurende de werkdag ben je constant druk bezig, maar aan het einde van de dag blijven de belangrijke taken toch weer liggen en ben je er wéér niet aan toe gekomen. Hoe het kan? Omdat je geen prioriteiten stelt. Stop met het saboteren van je tijd en werk slimmer met de prioriteiten matrix.
Wat komt aan bod?
- De fout die je elke dag maakt
- Wat is de Prioriteiten Matrix?
- De 4 kwadranten van de Prioriteiten Matrix uitgelegd
- Kwadrant 1: Dringend en belangrijk
- Kwadrant 2: Belangrijk, maar niet dringend
- Kwadrant 3: Dringend, maar niet belangrijk
- Kwadrant 4: Dringend, noch belangrijk
- In 3 stappen aan de slag met de prioriteiten matrix
- Conclusie
De fout die je elke dag maakt
Je bent nog geen vijf minuten aan het werk en je hebt nu al het gevoel dat je achter loopt op de planning. Collega’s bellen je meteen op met een aantal “zeer urgente” vraagstukken en de mailbox stroomt alweer vol met “vragen die je het liefst vandaag nog moet behandelen, als het kan“.
Je baas belt onverhoopt en gestresst op met de vraag om zo snel mogelijk die boze klant terug te bellen. Dat is de druppel. Je vraagt je af…
… wáár ga ik in hemelsnaam de tijd vandaan halen?
Je bent even het overzicht kwijt en besluit om een takenlijst op te stellen. Je hebt bovendien geen zin om weer over te werken na al een drukke werkdag. Terwijl je de inbox en planning doorspit breng je in kaart welke taken nog gedaan moeten worden. Het resultaat is schrikwekkend:
De takenlijst is lang en om snel wat taken af te vinken begin je maar meteen met de taken die de minste tijd en energie in beslag nemen. Zo kun je tenminste snel een aantal zaken van de takenlijst af te strepen.
Je kijkt het contract even na van Laura, je werkt het social media platform bij en die offerte stel je ook maar meteen even op. Kleine taken, snel afgerond. “Die boze klant bel ik vanmiddag nog wel op”.
Laten we maar meteen eerlijk zijn: deze werkwijze werkt natuurlijk niet. Sterker nog, zo ga jij waarschijnlijk dagelijks met je takenlijst aan de slag.
Aan het einde van de dag ben je die boze klant volledig vergeten en wederom zijn alle belangrijke taken blijven liggen. Het is dan ook niet vreemd dat je aan het einde van de dag weer het gevoel hebt dat je het wel druk hebt gehad, maar dat je niets hebt afgerond.
We zijn het met je eens: dit moet anders.
In feite saboteer je je eigen waardevolle tijd én productiviteit. Het merendeel van de tijd besteed je namelijk aan het uitvoeren van kleine, makkelijke taken. De belangrijke taken die daadwerkelijk van toegevoegde waarde zijn krijgen nauwelijks tot geen aandacht. Je bent eigenlijk alleen bezig met “druk” zijn. Zonde!
Taken kun je veel efficiënter plannen en uitvoeren als je ook vóóraf weet waar jouw aandacht en energie nodig is.
“… en hoe doe ik dat dan?”
Door de prioriteiten matrix te gebruiken natuurlijk!
Wat is de Prioriteiten Matrix?
Simpel gezegd is de prioriteiten matrix een tabel waarin jij jouw taken indeelt. De matrix bestaat uit vier kwadranten, waaraan de taken toebedeeld kunnen worden. Op basis van de kwadranten bepaal je in hoeverre een taak belangrijk en urgent is.
Een taak kan zich bevinden in één van de volgende vier kwadranten:
- Dringend en belangrijk.
- Belangrijk, maar niet dringend.
- Dringend, maar niet belangrijk.
- Dringend, noch belangrijk.
Dit klinkt erg eenvoudig en dat is het ook. Het is een uitstekende manier om richting te geven aan je planning en dagelijkse taken. Je wordt in feite gedwongen om na te denken over de waarde van de taak:
“Is deze taak wel belangrijk genoeg? Verdient deze klus op dit moment mijn aandacht of kan het later ook? Kan iemand anders dit wellicht overnemen? Of kan ik deze taak überhaupt volledig schrappen? Op basis van deze vragen neem jij beslissingen en verdeel je de taken over de juiste kwadranten.
Nu je duidelijk voor ogen hebt waar je mee aan de slag kunt en wat volledig jouw aandacht verdient, weet je de tijd nuttiger te besteden en voorkom je ook dat belangrijke taken uitgesteld worden. Aan het einde van de dag voel je dat je productiever bent geweest en sluit je met een voldaan gevoel de werkdag af. Simpelweg om dat je weet waar je wel of juist geen aandacht aan moet besteden.
Prima methode dus! Maar dan horen wij je al zeggen:
“Hoe pas ik ‘m toe?”
Nou, zo:
De 4 kwadranten van de Prioriteiten Matrix uitgelegd
Om de taken ook in te kunnen delen in de juiste kwadranten en de prioriteiten matrix op de juiste manier toe te kunnen passen, is het wel handig om te weten wat de termen ‘dringend’ en ‘belangrijk’ inhouden. Want wanneer is iets nou ‘dringend’ of ‘belangrijk’?
Dringend
Jouw baas kan het wel ontzettend belangrijk vinden dat je vandaag nog die analyse deelt met de klant, maar is het ook echt zo urgent als hij doet vermoeden? Blijkbaar is de deadline pas over 2 weken en is er dus ruimte genoeg om de analyse te maken. Een taak noemen wij pas ‘dringend’ als iemand ook echt in de problemen komt als het niet direct wordt opgepakt. Maar heel eerlijk: hoe vaak komt dat nou echt voor? Ga dus voor jezelf na of iets écht heel dringend is of dat het heus nog wel even kan wachten.
Belangrijk
Een taak is belangrijk als deze ook echt door jou uitgevoerd moet worden én als de rol ook binnen jouw functie past. In het geval van een secretaresse is dat bijvoorbeeld het plannen van een vergadering of het verwerken van inkomende post.
De twee criteria dringend en belangrijk vormen dus de basis voor de vier kwadranten waarop jij je taken indeelt. Laten we er nog iets dieper op in gaan en het per kwadrant bekijken:
Kwadrant 1: Dringend en belangrijk
Plaats een taak in het eerste kwadrant indien deze taken dringend én belangrijk is. De taak kan niet wachten en het is ook belangrijk dat jij het zelf oppakt.
We nemen weer even het voorbeeld van de boze klant. Je baas vraagt om de klacht op te pakken van die grote klant. Doe je dit niet meteen, dan kan dat behoorlijk negatief uitpakken: de klant gaat weg en je baas is boos. Ook omdat je er niet direct achteraan bent gegaan.
Zo ga je om met taken in kwadrant 1:
- Alle andere taken laat je uit handen vallen om deze taak nu of zo spoedig mogelijk op te pakken.
- Deze taken hebben voorrang op al jouw andere verplichtingen.
- Neem je deze taak niet serieus en pak je het niet direct op, dan raakt iemand in de problemen of dan zijn er grote consequenties.
- Is het niet mogelijk om de taak snel af te handelen, plaats de taak dan wel bovenaan je takenlijst met de hoogste prioriteit.
Dus: taken die zich in het eerste kwadrant bevinden moet jij zo snel mogelijk uitvoeren.
Kwadrant 2: Belangrijk, maar niet dringend
Het tweede kwadrant is bedoeld voor taken die wel belangrijk zijn, maar niet per se op korte termijn afgerond moeten worden. Deze taken zijn niet dringend.
Denk bijvoorbeeld aan taken zoals het vaststellen van een budget, het aanvragen van een belangrijke offerte of het uitvoeren van die belangrijke analyse. Het is belangrijk dat deze taken gebeuren en het moet natuurlijk ook op tijd af zijn, maar het hoeft niet nu direct te gebeuren.
Zo ga je om met taken in kwadrant 2:
- Dit zijn uitsluitend taken die jij kunt uitvoeren, want het hoort ook bij jouw functie.
- Hoewel ze niet urgent zijn en niet direct afgehandeld hoeven te worden, mag je ze ook zeker niet vergeten.
- Deze taken krijgen voorrang op andere, minder belangrijke taken (ad-hoc klusjes).
- Het is goed om deze taken in te plannen in je agenda, zodat je de taak ook niet vergeet en het overzicht bewaakt.
Dus: taken in kwadrant 2 zijn belangrijk, maar niet dringend. Het is goed om deze taken wel in te plannen, zodat je ze ook niet vergeet.
Wil je een productieve dag hebben, dan zijn dit taken waar je tijd aan moet besteden. Vergeet je deze taken toch uit te voeren voor de afgesproken deadline? Dan verplaatst de taak naar kwadrant 1 en wordt de taak wél belangrijk en dringend.
Kwadrant 3: Dringend, maar niet belangrijk
Een taak krijgt een plekje in het derde kwadrant, indien een taak niet zo belangrijk is, maar waarbij het wel belangrijk is dat deze op korte termijn moet worden uitgevoerd. De taak is dus dringend, maar niet belangrijk.
Denk bijvoorbeeld aan taken zoals het bijwonen van een sollicitatiegesprek of het goedkeuren van een opdracht. Ze zijn niet belangrijk, vooral niet voor jou, maar ze moeten wel op korte termijn uitgevoerd worden. Wellicht dat collega’s ook iets van jou nodig hebben, om vervolgens weer door te kunnen. Het is wel handig als jij dan ook jouw taak gedaan hebt en collega’s niet op jou hoeven te wachten.
Taken in kwadrant 3 hoeven niet per se door jou uitgevoerd te worden. Het is dus een optie om deze taken te delegeren. Een secretaresse kan bijvoorbeeld wat werk uit handen nemen.
Dus: taken die op korte termijn wel moeten gebeuren, maar waarvan het niet nodig is dat jij ze ook uitvoert, kun je delegeren.
Zo hoef jij jouw kostbare tijd niet te besteden aan minder belangrijke taken en kan iemand anders de taak alsnog sneller uitvoeren. Durf taken uit handen te geven en houd je voornamelijk bezig met taken uit kwadrant 1 en 2.
Kwadrant 4: Dringend, noch belangrijk
Een taak uit kwadrant 4 is niet belangrijk en ook niet dringend. Deze taak is niet noodzakelijk en hoeft ook niet direct opgepakt te worden.
Hieronder vallen bijvoorbeeld taken zoals het houden van een vergadering, waarvan je eigenlijk al weet dat het niets zal opleveren of het bijwerken van bestanden, waar eigenlijk niemand nog naar kijkt.
Zo ga je om met taken uit kwadrant 4:
- Deze taken kosten je onnodig veel tijd, dit zijn vaak de boosdoeners in je takenlijst.
- Je voert deze taken alleen uit als je ook echt tijd over hebt.
- Als het een optie is, dan is het soms beter om de taak in zijn totaliteit te schrappen. Het is zonde van de kostbare tijd om daar nog aandacht aan te besteden.
Kortom, de prioriteiten matrix is een handig overzicht van de vier kwadranten. Taken kunnen aan deze kwadranten toebedeeld worden en dan ontstaat dus dat mooie overzicht. Björn vertelt je er meer over in deze video’s:
Wat leer je hier nu van en wat is de conclusie?
Waar je tot nu toe de neiging had om eerst de snelle en makkelijke taken uit te voeren, is het verstandig om voortaan de taken te bepalen op basis van prioriteit.
Houd je enkel bezig met taken uit kwadrant 1 en 2, want dat zijn tenslotte de taken die ook echt belangrijk zijn. Overige taken kunnen wellicht door andere collega’s opgepakt worden of zelfs geschrapt worden van de takenlijst.
In 3 stappen aan de slag met de prioriteiten matrix
Nu je een goed beeld hebt van de prioriteiten matrix en weet hoe de vork in de steel zit, kun je de matrix zelf gaan toepassen. Pak je takenlijst erbij.
1. Welke taken zijn dringend?
Bekijk elke taak apart en bepaal of de taak dringend is. Moet het nu opgepakt worden of kan het ook nog wel even wachten? Indien een taak dringend is, plaats hier een ‘D’ van ‘dringend’ achter.
2. Welke taken zijn belangrijk?
Bepaal vervolgens welke taken jij zelf moet uitvoeren, omdat het ook binnen jouw functie valt. Plaats hier een ‘B’ van ‘belangrijk’.
3. Plaats de taken in de prioriteiten matrix
Vervolgens neem je de prioriteiten matrix erbij en verdeel je de taken in het overzicht:
- Dringend én belangrijk? Doe het nu meteen.
- Belangrijk maar niet dringend? Plan het in je agenda of zet het op je takenlijst.
- Dringend maar niet belangrijk? Kijk of je de taak kan delegeren (zet daar desnoods een ‘u’ bij van ‘uitbesteden’).
- Niet dringend én niet belangrijk? Schrap het van je lijst of voer het uit als er tijd over is.
Begin de dag direct met het afwerken van taken uit het eerste of tweede kwadrant en voorkom dat je alsnog ad-hoc klusjes oppakt. Werk aan deze taken totdat ze af zijn of plan een vast tijdsblok in de agenda waarin je aan deze belangrijke taken werkt. Eventuele andere zaken kunnen daarna opgepakt worden.
Conclusie
Het is waardevol om belangrijke en urgente taken te onderscheiden van tijdvreters. Het bespaart een hoop kostbare tijd en energie. Door een bepaalde waarde toe te kennen aan een taak, heb je voor jezelf sneller inzichtelijk wat er echt toe doet tijdens je werkdag.
Uiteindelijk komt het maar op 2 dingen neer:
- Ken het verschil tussen wat belangrijk en dringend is
- Besteed tijd en aandacht allereerst aan taken uit kwadrant 1 en 2 — dan pas aan de rest.
Met deze tips sluit jij de werkdag gegarandeerd productief af!
Meer weten? Volg een cursus Thuiswerken
In onze 1-daagse thuiswerken training besteden we nog meer aandacht aan deze prioriteiten matrix en gaan we nog dieper in op handige technieken en tools om efficiënter en slimmer om te gaan met je waardevolle tijd. Ben je nieuwsgierig en wil je nog meer uit je werkdag halen? Volg dan eens onze cursus en krijg meer gedaan in minder tijd – ook op afstand.
De 1-daagse open training kun je individueel volgen of eventueel met enkele collega’s. Is deze training interessant voor jullie team, dan bieden wij ook een in-company cursus thuiswerken aan. Deze training geven wij bij jou op locatie en is volledig afgestemd of jullie team, organisatie en doelen.
