Lijkt je werk een eindeloze stroom taken en weet je niet waar te beginnen? Tijd om de regie terug te nemen. Dat begint met overzicht. Zonder overzicht werk je namelijk reactief, ben je onnodig gestrest en voelt het alsof je nooit echt klaar bent. Dat kan anders. Overzicht creëren helpt je de controle, rust en focus te krijgen én te behouden. Maar hoe doe je dat?
Wat komt aan bod:
- Overzicht creëren door je hoofd leeg te maken
- Schrappen maar: stel jezelf deze vragen
- Maak grote klussen kleiner: ophelderen
- Gebruik tools om overzicht te behouden
- Nieuwe taken, verantwoordelijkheden en ideeën verzamelen en verwerken
- In het kort: wat te doen als je het overzicht kwijt bent?
- Veelgestelde vragen over overzicht creëren
1. Overzicht creëren door je hoofd leeg te maken
Overzicht creëren is eenvoudiger dan je denkt: schrijf alles op wat je moet doen. Dit noemen we ook wel een Gedachtendump. Neem de tijd om een volledige lijst te maken en denk meteen aan alle privé taken en projecten die je nog wil aanpakken. Hier kun je aan denken:
- Grote taken, zoals ‘budget Q3 2025 opstellen’;
- Kleine taken, zoals ‘lamp in de gang vervangen’;
- Werkgerelateerde verantwoordelijkheden, zoals ‘vergadering plannen’ of ‘klant X terugbellen’;
- Privézaken, zoals ‘cadeau kopen voor verjaardag’;
- Vragen die je nog aan je collega wilt stellen of dat ene project dat je nog wilt bespreken;
- Dingen waar je op wacht van anderen;
- Ideeën of plannen die je ooit nog wil uitvoeren.
In de gedachtendump neem je alles mee, ook als een taak klein en onbeduidend lijkt of er nog geen deadline voor een project is gesteld. Het gaat erom dat je alles uit je hoofd ‘haalt’ en op papier zet. De triggerlijst kan hierbij helpen.
Waarom dit werkt? Je brein is geen opslagplaats waar je alles maar kunt dumpen. Al die losse informatie in je hoofd onthouden kost energie en maakt het lastig om prioriteiten te stellen. Als je al je taken, verantwoordelijkheden en ideeën opschrijft, wordt het helder wat je moet en wil doen. En kun je dat slim aanpakken.
Inge en ik spraken erover in deze aflevering van de Tijdwinst Podcast:
Meer stress door meer overzicht? Overzicht creëren voordelen nadelen
Je lijst kan in het begin overweldigend lijken. Dat is normaal. Ik zeg altijd dat overzicht creëren een bitterzoet proces is. In eerste instantie is het bitter en kan het stressvol zijn om alle taken, ideeën en verantwoordelijkheden op papier te zien. Moet ik dat allemaal doen?!
Ik beloof je dat je niet altijd boos op me zal blijven, maar me uiteindelijk dankbaar bent. Deze taken waren er nou eenmaal al; nu heb je er alleen overzicht op. Dat is een krachtig hulpmiddel om niet alleen alles gedaan te krijgen, maar daarbij ook nog eens het gevoel te hebben alles onder controle te hebben. Ik ben ervan overtuigd dat er geen beter gevoel dan dat is.
Overzicht creëren zorgt namelijk voor mentale ruimte, helpt je beter te plannen en prioriteiten te stellen. Maar het zorgt er ook voor dat je werklast bespreekbaar wordt met je leidinggevende of je collega’s, omdat je duidelijk kunt laten zien wat er allemaal op je bordje ligt.
Dus door!
2. Schrappen maar: stel jezelf deze vragen
Nu je lijst compleet is, ga je er eens kritisch naar kijken. Niet alles wat erop staat is belangrijk. Stel jezelf twee vragen:
- Ga ik dit echt doen? Taken die je al maanden uitstelt (zoals ‘fotoboek maken’) kun je beter loslaten. Wees eerlijk tegen jezelf en streep ze door op je lijst.
- Moet ik dit doen? Sommige taken kunnen anderen beter oppakken. Misschien kan een collega een rapport schrijven of vindt je partner het leuker om de vakantie te plannen. Delegeer deze zaken en haal ze van je lijst.
Voor taken die je ooit nog wilt doen, maar niet nu, maak je een aparte lijst: de ‘Land-van-Ooit lijst’. Hier zet je alles op wat je op de lange termijn wil doen, omdat je er nu geen tijd voor hebt, zoals Frans leren of de tuin opnieuw inrichten.
3. Maak grote klussen kleiner: ophelderen
Overzicht gecreëerd, hoe houd ik overzicht in mijn werk? Met alleen overzicht ben je er natuurlijk niet. Het is aan jou om nu door te pakken en het gecreëerde overzicht in te zetten om effectiever en efficiënter aan de slag te gaan. Natuurlijk help ik je graag op weg.
Een groot project blijft vaak liggen omdat het te vaag of te ingewikkeld lijkt. Breek het op in concrete acties. Een taak op je to-do lijst als het vernieuwen van de website wordt bijvoorbeeld onderverdeeld in ‘inspiratie zoeken’ en ‘content schrijven’.
Dit mag je lijst misschien langer maken, het maakt het wel behapbaarder. Ook zorgt het ervoor dat je grotere, en vaak belangrijke, projecten niet meer laat verstoffen, omdat je niet weet waar te beginnen. Je hebt straks geen excuusjes meer om iets tot ‘morgen’ uit te stellen.
4. Gebruik tools om overzicht te behouden
Je hebt nu de basis gelegd om een goed timemanagementsysteem en een waterdichte workflow in te richten. Het enige wat je nu nog nodig hebt is een agenda tool en een takenmanager, waar je je gedachtendumplijst in verwerkt en waardoor je het overzicht kunt behouden.
In je agenda plan je afspraken én alle taken die langer duren dan 30 minuten. De rest van je gedachtendumplijst zet je in een digitale takenmanager naar keuze. Voorbeelden hiervan zijn Todoist, Microsoft Planner, Trello of ClickUp.
In de takenmanager heb je vervolgens de volgende lijsten:
- To-do lijst of projectenlijst: taken die korter duren dan 30 minuten en die je binnenkort wil en kan doen.
- Wachten-op lijst: dingen die je aan anderen hebt overgelaten of waarop je nog wacht om verder te kunnen.
- 1-op-1 lijst: bespreekpunten voor collega’s of anderen. Voor mensen met wie je heel intensief werkt, of bijvoorbeeld je leidinggevende, kun je een aparte lijst maken. Tijdens de volgende 1-op-1 zie je hierdoor heel eenvoudig wat je nog moet bespreken.
- Land-van-Ooitlijst: de taken en projecten die je op de lange termijn wil oppakken.
5. Nieuwe taken, verantwoordelijkheden en ideeën verzamelen en verwerken
Als je de gedachtendumplijst hebt verwerkt, zal het daarmee niet klaar zijn. Je moet ook het overzicht bewaren wanneer er nieuwe taken en verantwoordelijkheden op je bord komen. Er is namelijk altijd wel een collega die iets over de schutting wil gooien en natuurlijk zal je zelf ook nieuwe ideeën bedenken die je graag wil oppakken.
Het is niet de bedoeling dat je eens in de zoveel tijd een gedachtendumplijst maakt, maar dat je deze nieuwe taken en verantwoordelijkheden efficiënt gaat verzamelen en meteen verwerkt in je takenmanager en agenda.
Het is hierbij belangrijk dat je het aantal plekken waarop je ideeën verzamelt en verzoeken binnen krijgt, gaat minimaliseren. Als er tig plekken zijn waar je notities maakt en taken noteert, is het niet gek dat je op een gegeven moment het overzicht kwijtraakt. Keep It Simple, Stupid (KISS) zeggen wij daarom ook wel. Maak het jezelf niet onnodig moeilijk en kies niet te veel van dit soort verzamelplekken.
Vervolgens is het cruciaal om deze bewust gekozen verzamelplekken regelmatig langs te lopen en te verwerken met het OHIO-principe: Only Handle It Once. Kies daarbij uit de volgende opties:
- Weggooien: Toch niets mee doen? Weg ermee.
- Archiveren: Al afgehandeld omdat een collega bijvoorbeeld eerder heeft gereageerd? Archiveer het.
- Delegeren: Laat iemand anders het doen.
- Meteen doen: Duurt het minder dan 5 minuten? Gewoon doen, zodat het meteen uit je hoofd verdwijnt en geen mentale ruimte meer opeist.
- Inplannen: Passen de andere opties niet? Verwerk de taak dan in je agenda of je takenmanager.
Only Handle It Once betekent dat je uit bovenstaande opties moet kiezen en iets niet moet laten staan. Het is de bedoeling dat je verzamelplek helemaal leeg is als je ‘m weer sluit. En ja, dat kan echt – je zal niets vergeten. Je hebt immers alle informatie omgezet naar concrete taken en ingepland of op je to-do lijst gezet.
Zelf aan de slag met overzicht creëren?
Enthousiast geworden van onze methode? Ga meteen aan de slag of lees mijn bestseller ‘Elke dag om 15:00 uur klaar’ voor een uitgebreide uitleg met praktische voorbeelden over het inrichten van een timemanagement systeem.
En als je dan toch zo goed bezig bent, lees dan ook meteen mijn nieuwe boek ‘Full focus op wat écht belangrijk is’, waarin we dieper ingaan op omgaan met afleidingen, doelen stellen en prioriteren, zodat je ruimte maakt voor wat écht belangrijk is. Zo ga je niet alleen efficiënter met je tijd om, maar werk je ook effectief naar je doelen toe.
In het kort: wat te doen als je het overzicht kwijt bent?
Overzicht creëren is de sleutel tot rust, controle en focus, zowel op werkgebied als privé. Dit begint met een gedachtendump: schrijf alles op wat in je hoofd zit, van grote projecten tot kleine klusjes. Deze aanpak helpt je prioriteiten te stellen, mentale ruimte te creëren en de werklast inzichtelijk te maken.
Kritisch kijken naar je lijst is essentieel: schrap wat niet belangrijk is, delegeer wat anderen kunnen doen en maak een aparte ‘Land-van-Ooitlijst’ voor taken die niet urgent zijn.
Na het creëren van overzicht is het belangrijk dit te behouden. Verwerk nieuwe taken efficiënt met het OHIO-principe (Only Handle It Once) in je agenda en takenmanager. Zo zorg je dat je de regie behoudt en niet meer achter de feiten aanloopt!
Heel veel succes!
Björn Deusings
Time management expert
Veelgestelde vragen over overzicht creëren
-
Hoe maak je iets overzichtelijk?
Om iets overzichtelijk te maken, volg je een gestructureerde aanpak. Start met het verzamelen van informatie, orden en prioriteer deze vervolgens en gebruik tools om belangrijke informatie op een overzichtelijke manier weer te geven.
-
Hoe maak je een overzicht van werkzaamheden?
Maak een overzicht van je werkzaamheden door te beginnen met een gedachtendump: schrijf alles op wat je moet doen, zowel groot als klein, werk- en privégerelateerd. Orden en categoriseer de taken, stel prioriteiten en splits grote projecten op in kleine, uitvoerbare stappen. Gebruik een combinatie van tools, zoals een agenda en takenmanager, om je overzicht te bewaren. Verwerk nieuwe taken direct met het OHIO-principe: weggooien, archiveren, delegeren, meteen doen of inplannen. Zo houd je alles overzichtelijk en werk je doelgericht.
-
Waarom is overzicht belangrijk?
Overzicht bewaken is belangrijk omdat het je helpt grip te krijgen op je werk en privéleven, waardoor je rust, controle en focus ervaart. Daarnaast maakt overzicht je werklast inzichtelijk. Hierdoor kun je bepalen wat echt belangrijk is, taken delegeren of schrappen, en haalbare doelen stellen. Het maakt gesprekken met collega’s of leidinggevenden makkelijker, omdat je duidelijk kunt aangeven wat er op je bord ligt.
-
Wat betekent het om overzicht te creëren?
Overzicht creëren betekent helder krijgen wat er op je bord ligt, zodat je bewust en doelgericht kunt handelen. Het houdt in dat je al je taken, verantwoordelijkheden en ideeën uit je hoofd haalt en vastlegt. Dit geeft niet alleen mentale rust, maar helpt je ook om prioriteiten te stellen, taken te structureren en je tijd effectief te plannen.
-
Waarom is overzicht belangrijk in het dagelijks leven en op werk?
Zowel in het dagelijks leven als op werk zorgt overzicht voor efficiëntie, minder stress en betere beslissingen. Het helpt bij het organiseren van taken, het stellen van prioriteiten en zorgt ervoor dat je niets meer vergeet, waardoor je meer rust en controle ervaart.
-
Hoe kun je snel overzicht krijgen in een complexe situatie?
Om snel overzicht te krijgen in een ingewikkelde situatie, kun je het probleem het beste in kleinere stukken opdelen. Bepaal welke taken of doelen het belangrijkst zijn en werk eerst die af. Maak een duidelijke lijst van wat je moet doen, zodat je stap voor stap kunt handelen en jezelf niet in de chaos verliest.
-
Welke technieken helpen bij het structureren van informatie?
Een techniek om te helpen bij het structureren van informatie is prioriteren, hierbij rangschik je informatie op basis van belangrijkheid en urgentie, zodat je weet waar je eerst aandacht aan moet besteden. Ook het maken van verschillende lijsten helpt informatie overzichtelijker weer te geven en te structureren.
-
Hoe kun je overzicht behouden in een chaotische omgeving?
Je kunt overzicht behouden in een chaotische omgeving, door je te allen tijde vast te houden aan hetzelfde timemanagementsysteem, waarbij je je verzamelplekken beperkt houdt en alle nieuwe informatie meteen verwerkt.
-
Wat zijn handige tools of apps om overzicht te creëren?
Tools en apps zoals digitale agenda’s, takenmanagers en kladblokken, zoals Google Calendar, Todoist, Trello, ClickUp, Notion, Evernote en Braintoss helpen je overzicht te creëren. Omdat ze digitaal zijn, kun je ze op elk apparaat erbij pakken, waardoor je meer overzicht hebt.
-
Hoe kun je overzicht creëren tijdens het plannen van projecten?
Een project kan gemakkelijk overweldigend lijken. Het helpt om het op te splitsen in kleinere, behapbare onderdelen, zodat je stap voor stap kunt werken en het overzicht hebt. Door het project op deze manier op te breken, kun je gemakkelijker beginnen en blijf je gemotiveerd terwijl je vooruitgang boekt.
-
Wat zijn de grootste valkuilen bij het creëren van overzicht?
Valkuilen bij het creëren van overzicht zijn te veel plekken waar je nieuwe informatie verzamelt en het niet verwerken van deze informatie, waardoor je er nooit iets mee doet. Een andere valkuil is om al je taken en verantwoordelijkheden in je hoofd te laten rond zweven, zonder dit op te schrijven.
-
Hoe kun je overzicht creëren in je persoonlijke taken en doelen?
Overzicht creeeren in je persoonlijke taken en doelen, pak je op dezelfde manier aan als bij professionele taken en doelen. Pas wanneer je beide op orde hebt, heb je de regie terug en heb je een volledig overzicht.
-
Wat zijn tips om overzicht te houden bij langdurige of grote projecten?
Overzicht houden op of over langdurige of grote projecten, doe je door het project op te splitsen in kleinere fases met duidelijke doelen en deadlines. Regelmatige evaluatiemomenten helpen om de voortgang te monitoren en bij te sturen. Daarnaast is het nuttig om prioriteiten te stellen en taken te delegeren.
