Online samenwerken: hoe pak je dat wel en niet effectief aan? Onze 11 tips!

Je rolt zo uit je bed, hijst jezelf in een nette blouse, klapt je laptop open en kunt al aan de slag. Online samenwerken is bij steeds meer organisaties de standaard. En terecht! Het kan je veel tijd schelen om via samenwerkingstools online aan documenten te werken en met elkaar te communiceren. Tenminste, als je niet in de bekende valkuilen trapt én de juiste tools installeert.

Waarom we bij Tijdwinst fan zijn van digitaal samenwerken? Omdat het volgens ons bijdraagt aan efficiënt samenwerken. Je herkent misschien wel dat je voorheen soms urenlang in meetings zat. Als je thuis een document nodig had, moest je collega dat eerst doorsturen voordat je erbij kon. En was er een collega ziek, dan was het een kwestie van wachten totdat zij beter was voordat je bij haar werk kon. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de files die je niet hebt als je vanuit huis of remote werkt.

Nee hoor, dat betekent niet dat je er een kluizenaarsbestaan op nahoudt en voortaan hele dagen met een noise-cancelling headphone op je hoofd werkt zonder ook maar een woord met collega’s te wisselen. Het heet niet voor niets “online SAMENwerken”. Je moet nog steeds dingen samen oppakken en communiceren. Alleen maken digitale tools het makkelijker om dat te doen zonder dat je per se samen op kantoor hoeft te zijn.

Wat zijn de voordelen van online samenwerken?

Het gebrek aan reistijd is niet het enige voordeel van samenwerken via online tools. Er zijn nog meer redenen waarom digitaal samenwerken reuze-handig en efficiënt is:

• Je kunt je werkplek afstemmen op de taak. Voor vergaderingen ga je naar kantoor. Wil je juist optimaal focussen op een lastige taak? Dan blijf je thuis om de rumoerige kantoortuin te omzeilen.
• Online samenwerken past bij de digitale transformatie. Klanten, opdrachtgevers en leveranciers zijn allemaal meer en meer digitaal bezig en zien dat als de standaard. Handig dus als ook jij en je team digitaal met elkaar werken! Dan ben je daar goed op voorbereid.
• Veel mensen kunnen zich beter concentreren bij thuiswerken. Je hebt minder afleiding om je heen, raakt minder snel overprikkeld door geluid en wordt niet steeds gestoord. Daardoor krijg je meer gedaan in minder tijd.
• Je hebt overal toegang tot bestanden. Dat maakt het bijvoorbeeld makkelijker om vanuit huis toch ergens naar mee te kijken of om iets over te nemen van een zieke collega.
• Je bestanden zijn veilig en goed bestand tegen verlies. Als je werkt in de cloud, worden er automatisch back-ups gemaakt. Een brand of diefstal betekent dus niet direct dat je werk kwijt bent.
• Je hoeft minder heen en weer te mailen. Zo krijg je automatisch een melding van een opmerking op jouw document of aanpassingen in een project. Je hoeft niet zelf overal bovenop te zitten of achteraan te mailen.
• Je hebt beter overzicht over lopende projecten, zeker als je op een shareboard als Asana, Trello of Monday bijhoudt wie waaraan werkt en wat de status van elke taak is.

Daar komt nog bij dat online samenwerken je flexibeler maakt. Heb je een keer een loodgietersafspraak midden op de dag omdat je dak lek is? Dan hoef je daarvoor niet de hele werkdag te onderbreken. Je werkt gewoon vanuit huis en kunt hetzelfde werk doen als anders.

Wat is online samenwerken?

Wat het precies inhoudt om online samen te werken? Het komt erop neer dat je online documenten deelt en bewerkt in een gedeelde omgeving. Dat is bijvoorbeeld de Google Workspace, Dropbox of Microsoft Office 365. Dankzij die omgeving kunnen jij en je collega’s vanaf elke plek en op elk moment samenwerken in een bestand zonder dingen heen en weer te hoeven mailen.

Verder houdt online samenwerken in dat je met elkaar kunt blijven communiceren zonder op hetzelfde kantoor te hoeven zitten. Je gebruikt daarvoor tools als Microsoft Teams, Zoom, Google Meet en Slack.

Waak voor deze valkuilen van online samenwerken

Online samenwerken is niet altijd fantastisch en geweldig. Dat is het alleen als je de juiste tools hebt, slimme samenwerkingsvormen hebt gevonden én niet in belangrijke valkuilen trapt.

Dit zijn bijvoorbeeld valkuilen waar je niet in wilt trappen:

• Jullie gebruiken geen online samenwerken-tools, waardoor je nog steeds documenten heen en weer mailt, geen overzicht hebt over wat er speelt en je thuis niet overal bij kunt komen.
• Er zijn weinig updates over wie waarmee bezig is of wat er speelt. Vaak betekent dit dat collega’s zich minder betrokken voelen bij het werk of dat strubbelingen pas laat aan het licht komen.
• Jullie hebben juist zó veel tools dat het overzicht zoek is. Je krijgt via allerlei kanalen berichten, updates en documenten binnen. Van sommige tools weet je nog steeds niet goed hoe ze werken.
• Je bent geen ster in versiebeheer en bent soms het overzicht kwijt. Daardoor zijn er vaak meerdere versies van hetzelfde document en weet je niet altijd welke versie de juiste is.
• Negatieve feedback komt niet goed over. Mensen voelen zich bijvoorbeeld eerder aangevallen, omdat je geen non-verbale communicatie van elkaar ziet en omdat het online lastig is om nuances kenbaar te maken. Ook is het lastiger op te merken als de ontvanger moeite heeft met je feedback.
• Je stapt minder snel naar je leidinggevende of naar je collega als iets niet soepel loopt. De drempel ligt hoger als je niet bij elkaar kunt binnenstappen.
• Het is voor collega’s minder zichtbaar dat jij al erg druk bent, waardoor je nog beter zelf je grenzen moet aangeven en “nee” moet zeggen om niet over te lopen. Dat kan lastig zijn als je geen ster bent in prioriteiten stellen en delegeren.
• Je wordt thuis overspoeld door chatberichten, telefoontjes en ongeplande videochats waar je niet op zit te wachten. Je dacht gefocust te gaan werken vanuit je thuiskantoor, maar daar komt weinig van terecht.

Wat maakt online samenwerken mogelijk én productief?

Gelukkig geldt voor alle valkuilen van online samenwerken dat ze prima te voorkomen of verhelpen zijn. Daar heb je een paar dingen voor nodig die soepel samenwerken mogelijk maken:

1. de juiste (en niet te veel) tools om digitaal samen te werken;
2. goede afspraken met je collega’s;
3. een online workspace waar iedereen bij kan;
4. communicatiemiddelen om elkaar te bereiken vanaf afstand;
5. een productieve werkhouding én een werkplek die daaraan bijdraagt.

11 tips om vlekkeloos online samen te werken

Zo lastig hoeft het niet te zijn dus. Als de afspraken, werkplek en je werkhouding maar goed zitten. Dit zijn 11 tips waarmee je online samenwerken soepel laat verlopen.

1. Zorg voor de juiste op-locatie-werk-basics

Zeg, ben jij die collega van wie de internetverbinding altijd hapert in videocalls? Heb jij Zoom eigenlijk wel geïnstalleerd (en dan ook de laatste versie!)? En heeft je webcam een beetje scherp beeld of lijk je voor collega’s eerder een grijze waas?

Voor samenwerken op afstand wil je al die basics op orde hebben. Zowel wanneer je thuiswerkt als wanneer je een keer in een café of bij een klant aan de slag gaat. Benieuwd waar je moet beginnen qua basics? Deze checklist thuiswerken is een goed startpunt.

2. Spreek af wanneer je naar kantoor gaat

Deels vanuit huis werken is meestal geen kwestie van vrijheid blijheid. Bespreek met je collega’s wanneer je van plan bent om thuis te werken en wanneer je naar kantoor komt. Dan is voor anderen helder wanneer jij op kantoor zit en wanneer ze je online kunnen bereiken.

Het is bijvoorbeeld handig als er een vaste dag is waarop het hele team op kantoor samenkomt. Dan kun je op die dagen vergaderingen plannen. Bewaar je thuiswerkdagen voor de dagen waarop je niet intensief met collega’s dingen hoeft op te pakken.

3. Houd een normaal werkritme aan

Als niet-ochtendmens is het misschien verleidelijk om rond een uur of twaalf eens achter je computer te kruipen en dan maar ‘s avonds langer door te gaan. Voor je collega’s werkt dat alleen niet fijn samen. Dit betekent dat ze je pas in de middag kunnen bereiken. Ook voor jezelf werkt een normaal werkritme met kantoortijden meestal prettiger. Door op thuiswerkdagen een soortgelijk ritme aan te houden als op kantoor, voorkom je opstartproblemen en uitstelgedrag.

Wist je trouwens dat de meeste mensen in de ochtend op hun productiefst zijn? Zonde dus als je die uren snoozend in je bed doorbrengt!

4. Houd je documenten en versiebeheer op orde

Voorkom dat je tien minuten aan het zoeken bent naar de juiste versie als je in een document moet werken. Geef elk document een duidelijke titel en sla het altijd op in de gedeelde map. Dan kun je er vanaf andere locaties bij en kunnen je collega’s jouw documenten ook openen.

Het is bijvoorbeeld handig om de eerste versie V1 te noemen, de tweede V2, etc. Of vermeld een datum in de bestandsnaam, zodat je daaraan kunt herkennen wat het nieuwste bestand is. Wat ook helpt, is om in de bestandsnaam aan te geven welk bestand de versie is met feedback van een bepaald persoon. Dan kun je de ontvangen feedback altijd terugvinden.

5. Ken rollen toe aan stakeholders

Bij tools als Google Drive kun je per document en per stakeholder bepalen wie welke rechten heeft. Je kunt bijvoorbeeld aanvinken dat sommige mensen het document volledig mogen bewerken, terwijl anderen alleen feedback kunnen geven. Handig bij versiebeheer!

Zo voorkom je dat er allerlei wijzigingen in je document worden aangebracht terwijl dat niet de bedoeling was.

6. Werk samen in een samenwerkingstool

Zonder een systeem om online samen te werken aan documenten kom je nergens. Er zijn twee bekende systemen die je hiertoe in staat stellen. Dit zijn systemen waarmee je in één keer allerlei tools tot je beschikking hebt om alleen en samen mee te werken. Denk aan opslag, documenten delen, e-mail en een online agenda. Beide systemen kosten een bepaald bedrag per medewerker, maar wel erg waardevol.

De eerste optie is Microsoft Office 365. Dit is het complete Microsoft Office-pakket (met onder andere Word, Excel, Outlook en PowerPoint), maar dan digitaal. Bij Microsoft Office 365 werk je in de cloud. Zodra je een bestand opslaat, wordt dit via de gedeelde omgeving ook zichtbaar voor je collega’s. Alle bestanden komen ook automatisch in de cloud (OneDrive) te staan. Back-ups zijn niet nodig. Die maakt het systeem voor je.

De tweede optie is Google Workspace. Hiermee kun je online samenwerken via allerlei tools van Google. Je kent vast wel Google Drive. Dat is onderdeel van het Google Workspace-pakket. Je kunt bijvoorbeeld in Google Docs een online Word-document maken. Met Google Spreadsheets maak je online Excel-documenten. En dan zijn er ook nog Gmail, Google Calendar en Google Meet. Alle documenten worden opgeslagen in Google Drive.

Je kunt, als je de app hebt, ook via je telefoon of tablet makkelijk bij de Google-tools komen. Handig als je bijvoorbeeld onderweg bent en toch een afspraak wilt inschieten!

7. Zorg voor een projectmanagementsysteem

Nóg een tool? Zeker! Een tool voor projectmanagement mag niet ontbreken als je online met collega’s samenwerkt. We hebben het dan over tools als Asana, Monday en Trello. Daarmee kun je het overzicht over projecten houden. Het idee is dat je online teams maakt in zo’n tool en alle taken voor een project een plek geeft en aan iemand toewijst. Bij elke taak zie je staan of deze is opgestart, afgerond of door iemand wordt gereviewd.

Het fijne aan zo’n tool is dat je altijd in één oogopslag ziet wie wat doet, hoe druk mensen zijn en hoe het ervoor staat met een project. En wordt een deadline krap? Dan is dat ook snel duidelijk en kun je waar nodig ingrijpen.

Meer van dit soort tool-tips?

Asana, Monday en Trello zijn nog maar een paar handige tools voor als je efficiënter wilt (samen)werken. Benieuwd naar meer? Lees Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Daarin heeft hij al onze beste tips verzameld om slimmer in plaats van harder te werken. Er staat ook een flinke lijst met tools in die jouw werk én leven makkelijker maken.

8. Bespreek hoe jullie omgaan met dringende zaken

Eén van de grootste ergernissen op het werk is dat je regelmatig door collega’s wordt gestoord. En dan specifiek voor dingen die prima kunnen wachten. Het is daarom handig om met elkaar af te spreken wat jullie beschouwen als “dringend” (denk aan het kantoor dat onder water staat of – iets realistischer – acute problemen met de website) en wat niet onder dat label valt.

Spreek bijvoorbeeld af dat jullie niet-dringende dingen op een wachten-op-lijst noteren en die punten in één meeting samen bespreken in plaats van elkaar voor elk punt lastig te vallen.

Daarnaast is het prettig om te bepalen via welk communicatiemiddel jullie elkaar contacten als iets dringend is. Wanneer je bijvoorbeeld weet dat Slack hét middel is om elkaar te contacten bij spoedeisende kwesties, dan is duidelijk dat je snel in actie moet komen als je online een Slack-bericht ziet staan.

9. Zet lastige dingen of uitgebreide briefings niet op de e-mail

E-mail is een handig communicatiemiddel, maar het is niet overal voor geschikt. Heb je een spoedvraag? Bel dan in plaats van te mailen. Wil je je collega uitgebreid briefen over een nieuw project? Plan een afspraak in en maak er geen ellenlange e-mail van. En wil je negatieve feedback geven? Dan is e-mail al helemaal niet het beste communicatiemiddel.

Voor spoeddingen kun je beter bellen of WhatsApp of Slack gebruiken. Plan voor uitgebreide gesprekken of briefings een (video)meeting in. Feedback kun je altijd het beste face to face geven. Dan kun je beter zien hoe de ander erop reageert en kun je waar nodig begrip tonen voor de reactie van de ander. Lukt het niet om zo’n gesprek op kantoor te voeren? Dan is een videomeeting de second best optie.

10. Bewaak je focus

Online samenwerken betekent ook dat er minder controle is op wat jij zoal doet op een dag. Je moet dus zelf gemotiveerd en gefocust blijven om je werk op tijd af te krijgen. Met deze tips behoud je je focus en krijg je meer (goed) werk gedaan in minder tijd:

• Begin elke dag met een takenlijst maken. Todoist is daarvoor onze favoriete tool. Na het lezen van onze Todoist-handleiding zal je snappen waarom.
• Houd je takenlijst realistisch door taken heel concreet op te schrijven, in te schatten hoeveel tijd een taak kost en ruimte vrij te laten voor onverwachte dingen.
• Voorkom afleiding door bijvoorbeeld in een afgesloten ruimte te werken, een noise-cancelling headphone op te zetten en werk en privé goed te scheiden.
• Zet pop-upmeldingen zo goed als allemaal uit. Dat geldt voor o.a. Outlook-meldingen, e-mailmeldingen op je telefoon, NOS-notificaties, social-media-berichten en misschien zelfs WhatsApp. Klinkt drastisch! Maar echt, zoveel mis je niet en je krijgt er een berg productiviteit voor terug!
• Houd via Toggl bij hoe lang taken je kosten. Zo kun je zien of je aan bepaalde taken meer tijd kwijt bent dan nodig. Deze tool geeft je zicht op mogelijke tijdsbesparingen.

• Ontdek wat jouw productieve tijden zijn. Heb je bijvoorbeeld ‘s ochtends de beste focus? Krijg je na de lunch juist meer gedaan of heb je dan een gigantische middagdip? Kijk op welke tijden jouw productiviteit op z’n hoogst is en plan je focustaken juist op die momenten in.

11. Houd je collega’s op de hoogte

Als je veel online samenwerkt, loop je het risico dat iedereen op een eigen eilandje zit. Dat is nu juist wat je wilt voorkomen. Spreek daarom regelmatig met collega’s af (via video of op kantoor) om bij te praten over projecten. Communiceer ook proactief als dingen niet lekker lopen. Zo blijven jullie op de hoogte van wie wat doet en hoe dat verloopt.

Online samenwerken is meer dan alleen online bestanden delen en handige samenwerkingstools op je laptop installeren. Het vraagt om blijven communiceren. Niet pas als iemand vraagt hoe het gaat, maar juist vanuit jezelf. Zo kun je op tijd hobbels wegwerken, deadlines waar nodig verschuiven, prioriteiten bijstellen of taken anders verdelen en krijgen jullie als team jullie werk het beste gedaan.

Meer tips voor efficiënter samenwerken (ook online)?

Wij hebben al twintig jaar onze dagtaak gemaakt van mensen leren om meer gedaan te krijgen in minder tijd. Niet door als een malle op je toetsenbord te rammen en nóg een tandje bij te zetten, maar juist door het werk slimmer in te richten.

Ben je benieuwd waar voor jou nog verbeterkansen liggen om efficiënter (samen) te werken? Volg Björn en Tijdwinst op Instagram voor dagelijkse praktische tips die je direct kunt toepassen.

Mensen vroegen ook

Wat is digitaal samenwerken?

Digitaal samenwerken houdt in dat je vanaf iedere locatie in bestanden kunt komen en met je collega’s aan projecten of taken kunt werken. Je hebt ook als je thuis of remote werkt toegang tot documenten of werkoverzichten en kunt je werk daardoor overal oppakken. Voor digitaal samenwerken zijn belangrijke samenwerkingstools en samenwerken-apps een must. Bekende voorbeelden zijn Teams, Google Meet en Zoom (voor videogesprekken), Slack (om elkaar online berichten te sturen) en projectmanagement-tools als Asana, Monday en Trello.

Wat zijn de nadelen van online samenwerken?

Een veelgenoemd nadeel van online samenwerken is dat collega’s zich minder betrokken voelen bij het team én bij het werk. Dit kun je gelukkig voorkomen door elkaar op de hoogte te houden over hoe een project verloopt. Andere mogelijke nadelen van online samenwerken zijn dat je zó veel tools hebt dat je door de bomen het bos niet meer ziet, dat werk en privé door elkaar lopen of dat je continu gestoord wordt via berichtjes op allerlei kanalen. Gelukkig is dat alles goed te voorkomen door een productieve werkwijze en een handig werkritme voor jezelf te creëren.

Leer slimmer samenwerken in een training timemanagement

Hopelijk stellen we je niet teleur door te zeggen dat er geen ultieme training samenwerken bestaat. Goed samenwerken draait immers om een combinatie van skills. Wat in elk geval belangrijk is voor een soepele samenwerking, is dat je timemanagement-vaardigheden hebt. Dáár helpen wij je graag bij!

Bij onze training timemanagement leer je in 1 dag (lekker efficiënt dus!) hoe je je beschikbare tijd slim indeelt, hoe je een goede planning maakt, hoe je je takenlijst realistisch houdt en hoe je voorkomt dat je hoofd en agenda te vol zijn. Fijn voor jezelf én je collega’s! Volg deze training op een locatie bij jou in de buurt of online.

Wie zijn wij? | Training Timemanagement

Onze missie bij Tijdwinst is al 20 jaar om professionals uit heel Nederland te helpen om slimmer (samen) te werken. Daarom geven wij trainingen in o.a. timemanagement, gesprekstechnieken en assertiviteit op plekken in heel Nederland en online.

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je snel aan voor een training.

• 1-daagse training Timemanagement | Blog
• 1-daagse training Feedback geven | Blog
• 1-daagse training Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken | Blog
• 1-daagse training Assertiviteit | Blog
• 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
• 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog