Bijna niemand staat te springen om verandering. Een nieuwe collega is altijd weer een kwestie van wennen. Net als nieuwe slimmigheden waar je nog niet het fijne van weet. Het oude systeem kende je tenminste goed! En dan hebben we het over de nieuwe aanpak op het werk nog niet eens gehad. “Moet dat nou?”, verzucht je. Met deze tips leer jij beter omgaan met die veranderingen.

Je herkent de frustratie misschien wel. Of het nu gaat om kleine of grote veranderingen, de meeste mensen moeten in elk geval “even wennen”. Denk aan veranderingen als een nieuwe manager (met de vorige had je net zo’n goede klik!), een nieuwe collega (“Ja maar, Piet deed het altijd zo!”), nieuwe tools (“Moet ik me daar óók nog in verdiepen?”), een reorganisatie of een nieuwe weg inslaan met het hele bedrijf. 

Veranderingen betekenen dat jij je moet aanpassen, nieuwe dingen moet leren en nieuwe routines of gewoontes moet ontwikkelen terwijl de oude je zo goed bevielen.

Je werkt bijvoorbeeld al vijf jaar met het huidige administratiesysteem. Je weet er je weg prima in te vinden, kunt er vlot mee werken en hoeft nooit de helpdesk te bellen voor vragen. 

En dan komt je manager met nieuws. Er komt een nieuw administratiesysteem! Een systeem dat veel meer mogelijkheden biedt en dat helemaal aansluit bij de nieuwe weg die jullie inslaan. Je manager klinkt enthousiast. Maar bij jou is het enthousiasme ver te zoeken. Bah, waarom moeten dingen die goed werken nou veranderd worden?

Waarom is omgaan met veranderingen belangrijk?

Omgaan met veranderingen en je daarop aanpassen is heel belangrijk, omdat er voortdurend dingen veranderen. Verandering is nodig om als bedrijf dingen slimmer, beter, efficiënter of voordeliger aan te pakken. Juist omdat de wereld ook continu in beweging is, moeten organisaties zich daar op afstemmen en flexibel zijn. Dat vraagt ook van medewerkers dat ze bereid zijn om met veranderingen mee te gaan. 

Elke organisatie krijgt wel met grote veranderingen te maken, waar ze iets mee moeten. Denk maar aan:

  • Consumenten hebben minder te besteden of hebben minder vraag naar een bepaald product of dienst. Daar moeten organisaties hun aanbod of kostenstrategie op aanpassen.
  • Er zijn voortdurend technologische ontwikkelingen. Als andere organisaties en consumenten daarop inspelen, kun je als organisatie niet anders dan daarin meegaan. (Denk maar aan de komst van Artificial Intelligence.).
  • Er komt concurrentie bij, waardoor organisaties iets moeten aanpassen om geen klanten te verliezen. 
  • Het aantal klanten neemt toe, waardoor de organisatie moet groeien of jullie met minder mensen meer gedaan moeten krijgen. 
  • Consumenten hebben andere verwachtingen van een bepaald product of dienst. Daar moet je je op afstemmen.
  • Het gaat financieel minder goed met het bedrijf, waardoor de organisatie flink moet schrappen in de kosten.

Kortom: het is niet mogelijk om als organisatie succesvol te zijn zonder ooit iets aan te passen. Dus waar je ook werkt, verandering zal je altijd een keer voor je kiezen krijgen.

Omgaan met veranderingen

Waarom heb ik moeite met veranderingen?

Laten we vooropstellen: je bent niet alleen. Er zijn veel mensen die slecht tegen veranderingen kunnen. Bijna niemand vindt grote veranderingen in zijn leven een makkie. Zolang je dingen doet zoals je ze altijd deed, voelt het comfortabel. Je weet dat je er goed in bent, en je kent het systeem, de processen en de mensen. 

De verandering brengt discomfort, spanning en onzekerheid met zich mee. Je weet niet zeker hoe het uitpakt en of jij bijvoorbeeld wel goed overweg kunt met de nieuwe werkwijze. 

Het voelt al helemaal oncomfortabel als de verandering je door iemand anders wordt opgelegd. Dat kost jou tijd en energie, en het betekent dat je opnieuw iets moet leren. En dan ook nog iets waarvan je niet zeker weet of jij het snel onder de knie hebt.

Gedragswetenschapper Ben Tiggelaar (gespecialiseerd in verandering) stelt dat drie belangrijke beperkingen ons in de weg zitten:

  1. In je brein werken twee processen elkaar tegen. Aan de ene kant maak je bewuste plannen om iets te veranderen. Aan de andere kant is je brein zo ingericht dat het graag in de herhaling gaat en gewoontegedrag vertoont. Dat kost nauwelijks moeite en werkt altijd. Dat patroon zit verandering alleen wel nogal in de weg.
  2. Je gaat ongemak, verlies of pijn uit de weg. Hoe vaak we ook hebben gehoord dat fouten maken goed is, we willen fouten nog steeds het liefst voorkomen. Dat belemmert je om uit je comfortzone te gaan. 
  3. Je wordt beïnvloed door je directe fysieke en sociale omgeving bij veranderingen. Zijn je collega’s bijvoorbeeld niet enthousiast over de verandering? Dan neem je dat al snel over. 

Ons brein wil het liefst “cognitief gemak”: zo min mogelijk doen om precies genoeg te bereiken. Verandering kost meer moeite. Daarom willen we dat liever niet.

Dat alles maakt dat jij nu misschien denkt “Ja maar, ik kan niet tegen verandering!”. Je comfortzone is een stuk veiliger. Daarbuiten bestaat de kans dat je faalt, teleurstelt of teleurgesteld wordt. Máár er liggen juist buiten je comfortzone ook veel kansen om te groeien en nieuwe dingen te leren voor het oprapen. 

Overigens kan de moeite met veranderingen ook te maken hebben met een karaktereigenschap. Zo is bekend dat mensen die HSP (hooggevoelig) zijn, veranderingen vaak lastiger vinden. Zij zijn extra gevoelig voor bijvoorbeeld veranderingen in hun omgeving. Ook mensen met autisme hebben vaker moeite met omgaan met veranderingen. Zij hebben veel baat bij vaste patronen. Die worden doorbroken door veranderingen. 

Hoe kun je omgaan met veranderingen?

Zelfs als je direct weerstand voelt voor de geplande veranderingen, kun je beter leren omgaan met veranderingen op het werk. Oké oké, er bestaat geen cursus omgaan met veranderingen. Maar met deze 7 tips kom je ook een heel eind.

1. Wees proactief

Een eerste goede tip voor als je beter wilt leren omgaan met veranderingen is dat je de veranderingen probeert voor te zijn. Zorg dat het niet rauw op je dak valt door je proactief te verdiepen in veranderingen die er mogelijk aankomen, nieuwe ideeën of plannen waarop binnen het bedrijf wordt gebroed. 

  • Vraag je leidinggevende regelmatig wat er speelt of wat er mogelijk aan zit te komen.
  • Reserveer elke week een uur in je agenda om je in te lezen in nieuwe ontwikkelingen of innovatieve tools.
  • Vraag aan klanten (als je klantcontact hebt) wat zij graag voor veranderingen zouden zien. Of informeer bij collega’s waar zij zich mee bezighouden qua innovaties. 
  • Volg cursussen, luister podcasts (onze, bijvoorbeeld!) of lees blogs om bij te blijven over bijvoorbeeld nieuwe tools.
  • Nog beter: draag eigen ideeën aan bij je leidinggevende als je op iets interessants stuit. Dan komt de verandering vanuit jou en is het daardoor minder lastig om met de verandering te dealen.

2. Zie het positieve in van verandering

Als je het woord ‘verandering’ hoort, denk je misschien al meteen aan de minder fijne gevolgen die dat voor jou heeft. De tijd die erin gaat zitten, de moeite die het je kost, alle dingen die fout kunnen gaan… 

Maar elke verandering heeft ook een positieve keerzijde. Het brengt vaak voor de toekomst wat goeds. Misschien kun je dankzij die nieuwe tool je werk straks een stuk sneller doen of vallen bepaalde vervelende taken weg (lange leve automatisering!). En wellicht loopt het bedrijf straks beter of zijn klanten meer tevreden. 

Overigens kan het ook voor jou persoonlijk wat positiefs betekenen. Veranderingen kunnen ook leiden tot nieuwe verantwoordelijkheden en taken. 

Dus zet niet direct je hakken in het zand, maar probeer open-minded te blijven.

3. Blijf communiceren

Zoals we al zeiden: niet tegen verandering kunnen is niet alleen iets waar jij last van hebt. Wel meer mensen hebben moeite met veranderingen. Die eerste weerstand of de hobbels onderweg (omdat je niet meteen snapt hoe iets werkt) kun je niet vermijden. Wat je wél kunt doen, is steeds blijven communiceren over waar je tegenaan loopt. 

  • Kom je ergens niet helemaal uit? Stel vragen aan je leidinggevende, net zolang totdat je het snapt.
  • Heb je ideeën over hoe dingen beter of efficiënter kunnen? Draag die aan bij je leidinggevende of een collega. 
  • Vraag bij collega’s of bij je leidinggevende hoe zij het veranderproces ervaren. Kijk ook of zij nog tips hebben. 
  • Zijn er nieuwe mensen in de organisatie? Plan een kennismaking en blijf met elkaar in gesprek. Vertel hoe jij dingen ziet en laat hen ook hun perspectief delen. 
  • Vind je omgaan met veranderingen echt moeilijk? Geef het bij je werkgever aan en kijk of jullie tot een oplossing kunnen komen.
  • Heb je weinig tijd om nu alles om te gooien en je hele werkzame leven te veranderen (bij wijze van spreken dan)? Wees ook daar eerlijk over en maak een plan om het voor jezelf wel haalbaar te maken. Bespreek dat met je leidinggevende.

4. Houd je werk-privébalans op peil

Omgaan met veranderingen kan extra stress opleveren. Opeens moet je bewust nadenken over dingen die je altijd op de automatische piloot deed. Je maakt misschien nog wat meer fouten dan anders of hebt vaker hulp nodig. Logisch dat je daar een beetje stress van krijgt! 

Daarom is het extra belangrijk dat je je werk-privébalans in de gaten houdt. Bouw naast de taken op het werk voldoende ontspanning in. Klap op tijd je laptop dicht en ga niet opeens tot in de late uren doorwerken om maar zo snel mogelijk up & running te zijn. 

Omgaan met veranderingen

5. Plan tijd in om jezelf te ontwikkelen

Het ontdekken van nieuwe tools, systemen of processen kost tijd. Maak daar tijd voor vrij. En doe dat niet door op vrijdag een uurtje te reserveren voor “verdiepen in nieuwe tool”. Maak echt een concreet plan waarbij je kijkt wat je nodig hebt om jezelf een nieuwe tool of skill eigen te maken. Stel daar ook een haalbare planning voor op.

Ga jij bijvoorbeeld werken met een nieuw administratiesysteem? Noteer dan in je plan punten als ‘afspraak maken met expert voor uitleg’, ‘eerste factuur in administratiesysteem invoeren’, ‘feedback vragen aan expert’, etc. 

Het is in elk geval belangrijk om tijd te reserveren om jezelf te ontwikkelen als er iets verandert. Laat je agenda niet alleen invullen door wat de waan van de dag op je pad gooit.

Geen tijd vrij? Zo wel!

Denk jij nu “Tijd? Welke tijd?”, omdat je agenda propvol zit en er geen gaatje over is om je kennis eens goed bij te spijkeren? Die tijd is er wel als je je takenlijst en planning anders inricht! In het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ leert Björn je precies hoe je dat doet. 

6. Reflecteer en leer van de overleefde veranderingen

Weet je wat het mooie is van oefenen met omgaan met verandering? Vaak zal je na afloop merken dat de doemscenario’s die jij in je hoofd had helemaal niet zijn uitgekomen. Juist daarom is het goed om te reflecteren na afloop.

  • Hoe is de verandering verlopen?
  • Viel het je mee? Vielen er dingen tegen?
  • Wat had beter gekund? 
  • Wil je er nog iets over kwijt bij je leidinggevende of een andere initiatiefnemer?
  • Waar wil je nog meer over leren en waar kom je nog niet helemaal uit? 

Zo kun je blijven leren van veranderingen en ze een volgende keer nog beter aanpakken. 

Omgaan met veranderingen

7. Vraag feedback (en geef die ook)

Maakt verandering je onzeker en ben je bang dat je dingen niet direct goed aanpakt? Durf dan zeker om feedback te vragen, en doe dat zo vaak als nodig is. Laat een collega, je leidinggevende of een externe expert meekijken en vraag hoe jij het op dit moment aanpakt en wat er wellicht beter kan. 

Feedback geven kan best lastig zijn voor mensen. Door om feedback te vragen, nodig je anderen expliciet uit om dat wél te doen. En je geeft er ook nog mee aan dat jij openstaat voor verbeterpunten. Daar scoor je punten mee!

Daarnaast mag je natuurlijk zelf feedback geven tijdens het veranderproces. Vind jij bijvoorbeeld dat de communicatie niet goed verloopt? Merk je dat collega’s de hakken in het zand blijven zetten? Of vraag je je na een paar maanden nog steeds af of deze verandering wel echt de goede kant op gaat? Spreek je uit (op een constructieve manier)!

Meer handige werkskills opdoen?

Nu we het toch over ‘nieuwe dingen leren’ hebben, wij leren je graag hoe je nieuwe dingen leren makkelijker maakt. Bijvoorbeeld door je agenda slimmer in te delen, assertief je grenzen aan te geven en door efficiënter te werken (niet harder, wel slimmer!). Elke dag geven we je daar praktische tips voor op Instagram. Volg je Tijdwinst en Björn Deusings daar al?

Mensen vroegen ook

Hoe omgaan met veranderingen?

Schiet niet direct in de weerstand, maar probeer de kansen in te zien die de verandering met zich meebrengt. Stel verder een duidelijke planning op om die verandering stap voor stap door te voeren. Je hoeft niet in één keer alles om te gooien. Dat besef kan al helpen om het als iets minder groots te zien. Verder kun je hulp inschakelen als je hier blijvend tegenaan loopt. Gaat het om veranderingen in de privésfeer of heeft je kind moeite met omgaan met veranderingen? Kijk of een coach of psycholoog je kan helpen.

Hoe leer je omgaan met veranderingen?

Juist door niet direct in de weerstand te gaan, maar de verandering wél aan te gaan, zal je merken dat je beter tegen verandering kunt. Bedenk heel concreet wat er voor jou moet gebeuren om met deze verandering om te gaan. Heb je uitleg nodig van een bepaalde collega of een externe expert? Moet je bepaalde tutorials of een cursus volgen? Maak een plan en blok elke week een X aantal uur om die stappen te zetten.

Kan niet omgaan met veranderingen?

Veel mensen denken dat ze niet tegen veranderingen kunnen. Maar vaak is het vooral angst om te falen of onzekerheid. Als je denkt dat deze verandering voor jou te lastig is, is het vooral slim om de verandering in stapjes op te knippen. Focus daarnaast op het positieve dat de verandering kan opleveren en blijf communiceren als je tegen dingen aanloopt. 

Minder stress, meer tijd voor ontwikkeling? Volg een cursus timemanagement!

De stress rondom veranderingen en nieuwe systemen is al veel minder groot als je tijd in je agenda hebt om jezelf die veranderingen en systemen eigen te maken. En geloof ons: die tijd kun jij vrijmaken. Hoe? Volg onze 1-daagse cursus timemanagement. In deze praktische cursus leer jij hoe je je planning zó inricht dat je wél tijd overhoudt voor de prioriteiten (zoals dat nieuwe systeem). Onze deskundige trainers leren het je! 

Schrijf je nu in en volg de training op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Wie zijn wij? | Training Timemanagement

Bij Tijdwinst helpen we professionals om slimmer (samen) te werken en om meer uit zichzelf, uit hun werk en uit samenwerkingen te halen. Uiteraard is goed timemanagement daarvoor heel belangrijk. Daarom leren onze experts je hier alles over, net als over onderwerpen als feedback geven en effectieve gesprekstechnieken.

Benieuwd naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.