Heel eerlijk? Het werk dat je teamlid heeft opgeleverd, stemt je niet helemaal tevreden. Helemaal niet zelfs. Je moet er iets van zeggen. Maar hoe? Als leidinggevende is je mening geven heel belangrijk. Zolang je het maar op een opbouwende manier brengt. Hoe doe je dat, voor je mening uitkomen zonder de ander te kwetsen? Probeer deze tips van onze feedback-experts.

Wat komt aan bod?

De dubbelrol als leidinggevende

Als leidinggevende heb je verschillende rollen. Je stuurt je team aan en staat dus boven hen, maar wilt ook dat medewerkers persoonlijk naar je toe stappen als er iets is. Daarvoor wil je dan weer “one of the guys” zijn. 

Dat maakt voor je mening uitkomen lastig. Aan de ene kant wil je uitspreken wat je vindt. Daar help je je medewerker mee verder. Zijn werk gaat erop vooruit en het verbetert de samenwerking. Aan de andere kant wil je op goede voet staan met je teamlid. Diegene moet wel een fijn gevoel bij je hebben en op je afstappen als er iets speelt.

En nog iets: je wilt je neus niet in privézaken steken. Je merkt dat je collega bijna overspannen is door de mantelzorg die hij thuis op zich neemt. Jij hebt er iets zinnigs over te zeggen, maar wilt je ook niet te veel mengen in een privékwestie.

Gelukkig is er een mooie middenweg: wél je mening geven, maar dat doen op een constructieve manier. Zonder de ander te kwetsen en met respect. 

mening geven

Waarom is je mening durven geven belangrijk?

Als leidinggevende is het aan jou dat je teamleden alles uit zichzelf halen. Dat vraagt om je persoonlijke mening op hun werk geven. Bovendien komen je medewerkers met issues bij jou. Een samenwerking loopt stroef, ze worstelen met een collega met wie het niet klikt of er speelt thuis iets wat ook invloed heeft op het werk. Je medewerkers verwachten daarin een mening of advies van jou. Het is aan jou om die te geven.

Een eigen mening hebben en die uitspreken is belangrijk als leidinggevende. Het levert een hoop voordelen op:

  • Je medewerker kan erdoor groeien. Hij leert bijvoorbeeld met lastige situaties omgaan of kan zijn werkkwaliteit verbeteren.
  • Door je mening te geven – ook als het niet over werk gaat – zien je collega’s dat jij ook een persoon bent met ervaringen, meningen en uitdagingen. Het maakt je menselijker.
  • Door je uit te spreken, voorkom je dat kleine dingen grote irritaties worden die tussen jou en je medewerker in staan. 
  • Het helpt om frustraties binnen het team te voorkomen. Dat leidt tot een betere samenwerking en een goed teamgevoel.
  • Je toont betrokkenheid door je mening te geven. Het laat zien dat jij begaan bent met je medewerkers, met projecten of met het team als geheel.

Hoe kun je je mening geven?

Essentieel dus om je mening te geven aan je medewerkers. Maar hoe pak je dat op een constructieve manier aan? Met deze 7 expert-tips voor je mening geven als leidinggevende kom je een heel eind.

Tip 1. Benoem je eigen fouten

Feedback geven is belangrijk en nodig binnen een team. Jij kunt daarin het goede voorbeeld geven door de manier waarop je zelf omgaat met feedback. Benoem daarom fouten die je hebt gemaakt. Geef aan wat je beter anders had kunnen aanpakken en deel het ook met je team als je je gedrag hebt aangepast. Vraag daarnaast regelmatig je medewerkers om feedback. 

Als jij zelf fouten toegeeft en bereid bent feedback te ontvangen, wordt het idee van feedback geven of ontvangen normaler. Daardoor zullen je medewerkers er ook minder een ding van maken.

Tip 2. Zoek een passend moment

Zitten jij en je teamlid in een individueel gesprek? Dan heb je het juiste moment al te pakken. Maar het komt regelmatig voor dat je medewerker niet voor je in een apart kamertje zit als je bedenkt dat het geven van je mening handig is. Kijk in zo’n geval goed wat een passend moment en een goede vorm is. 

Houd daarbij een paar dingen in het achterhoofd:

  • Geef negatieve feedback altijd één op één. Dus plan daarvoor een moment met diegene in. 
  • Neem de tijd voor diepgaande en/of negatieve feedback. Spreek het niet vluchtig in de wandelgangen uit, maar ga er echt voor zitten. 
  • Geef feedback bij voorkeur in een echt gesprek of via videobellen. Dan kun je de emotie bij de ander zien en daar direct op inspelen. 
  • Deel je mening zo snel mogelijk nadat de situatie heeft plaatsgevonden. Dan staat de gebeurtenis nog vers in het geheugen bij de ontvanger. 
  • Vraag je medewerker of het uitkomt. Als je collega net tegen een deadline aanhikt, is dat niet het juiste moment voor een lastig gesprek.
  • Zorg dat jij ook de tijd hebt. Zet je telefoon op stil en kijk niet met een half oog naar je computer. 

Geef je je mening over iets wat ter sprake komt in een groepsgesprek? Doe het dan op het moment zelf. Vraagt je collega naar jouw mening over zijn nieuwe bankkeuze voor thuis? Gooi het in de groep. Gaat het gesprek over een moeilijke privékwestie? Kijk dan of je er één op één over kunt doorpraten.

mening geven

Gesprekstijd? Welke gesprekstijd?

Vraag je je af waar je de tijd vandaan moet halen om uitgebreide een-op-een-gesprekken te voeren? Of barst de agenda van je medewerker structureel uit zijn voegen, waardoor jullie elkaar niet vaak individueel spreken? Ontdek hoe je zeeën van tijd bespaart. Volg Tijdwinst op Instagram voor dagelijks praktische tips rondom efficiënter werken. Of volg Björn voor zijn tips over o.a. timemanagement, gespreksvoering en leidinggeven.

Heb je er meer hulp bij nodig? Björn schreef ook een praktisch (en lekker leesbaar) boek waarmee jij en je teamgenoten voortaan niet meer druk maar productief zijn: ‘Elke Dag Om 15:00 Uur Klaar’. Leuke cadeautip?

Tip 3. Haak aan op wat al is gezegd

Geef je je mening tijdens een meeting? Dan is deze tip een handige om je persoonlijke mening te geven en daarbij niet als boeman over te komen wanneer jij als enige iets kritisch te zeggen hebt. 

Laat jouw feedback voortborduren op wat de persoon voor je heeft gezegd. Dus bevestig dat je het eens bent met de eerder genoemde complimenten én voeg daar jouw tip, kanttekening of eigen mening aan toe. Breng het als een aanvulling, niet als een “Leuk hoor, MAAR…”. 

Collega Patrick vertelt je er in deze video meer over:

Dat ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

“Inderdaad een heel goed idee om een open dag te organiseren. Als ik daar nog iets aan mag toevoegen: mijn advies is het om het praktisch in te steken. Laten we zorgen dat leerlingen met de materie aan de slag kunnen gaan. Een lesjesmiddag-insteek dus. Dat lijkt me goed te combineren met een open dag.” 

Uiteraard werkt die tip alleen als jij wel iets ziet in de suggestie van je collega. Als dat niet zo is, dan kun je deze tip beter overslaan en doorgaan naar mening-geven-tip 4.

Tip 4. Kom snel to the point en wees heel duidelijk

Heb jij ergens een sterke eigen mening over die de ander mogelijk kwetst? Ga er dan niet omheen draaien, maar wees kort en bondig. 

Kieper de ooit gehoorde tips over de sandwich-methode (eerst iets positiefs zeggen, dan de negatieve feedback en daarna positief afsluiten) vooral uit het raam. Werkt voor geen meter, zo bewijst de wetenschap. Ga het ook niet afzwakken met woorden als ‘een beetje’, ‘misschien’, ‘het zou aan mij kunnen liggen maar…’ of ‘zou het kunnen dat…’. 

Nee, breng het stevig en helder. Daarmee voorkom je onduidelijkheid achteraf. Specifieke voorbeelden geven helpt om je feedback concreet te maken.

Tip 5. Breng het als je persoonlijke mening met de 4 G’s

Als je je mening uitspreekt, helpt het om het als jouw eigen mening te brengen. Met een uitspraak als deze jaag je de ander al snel tegen je in het harnas:

“Je werk is echt ondermaats. Je hebt het plan niet goed uitgedacht en daardoor is de opdrachtgever nu ontevreden.”

Je medewerker zal dan al snel roepen dat hij wél lang over het plan heeft nagedacht of dat hij zijn werk niet ondermaats vindt. 

In plaats daarvan kun je het beter presenteren als je persoonlijke mening en aangeven waarom jij dit vindt. Daarvoor zijn de 4 G’s handig. 

De 4G-methode is een feedbackmethode waarmee je opbouwende feedback geeft. Dit doe je door één voor één de volgende 4 G’s te benoemen:

  1. Gedrag. Geef een feitelijke beschrijving van het gedrag dat je bij de ander hebt geobserveerd en liever niet zou zien. Haal het liefst een recent voorbeeld aan. 
  2. Gevoel. Benoem vanuit ik-perspectief wat dat voor gevoel bij jou opwekt. Dat doe je met zinnen als ‘Daardoor merk ik bij mezelf’ of ‘Dat gaf me een gevoel van…’.
  3. Gevolg. Vertel welke gevolgen het gedrag van de ander heeft, bijvoorbeeld voor jou, voor de andere teamleden of voor de opdrachtgever. Geef eventueel ook aan wat de positieve gevolgen zijn als je medewerker zijn gedrag aanpast.
  4. Gewenst gedrag. Laat de medewerker weten welk gedrag jij liever zou zien en hoe dat helpt om problemen te verhelpen.

De feedback kan er dan bijvoorbeeld als volgt uitzien:

“Laatst leverde je last-minute het projectplan voor onze nieuwe klant aan. Het was een vrij summier plan van 5 in plaats van de gevraagde 10 pagina’s. Dat vond ik wat teleurstellend, juist omdat je meestal goed werk levert. De klant vroeg daarna om een nieuwe versie te maken, wat veel tijd heeft gekost. Liever zou ik zien dat je voortaan meer tijd neemt voor het plan en de verschillende aspecten uitwerkt tot minimaal tien pagina’s. Dan is de klant wel in één keer tevreden en kunnen we veel feedbackrondes besparen.” 

mening geven

Tip 6. Ga het gesprek aan

Jouw mening laten horen betekent niet dat je je mening vluchtig dropt en de ander er daarna zelf op laat broeden. Ga er altijd het gesprek over aan als jij kritische feedback geeft. Vragen stellen is het sleutelwoord:

  • “Snap je wat ik bedoel?”
  • “Hoe is het voor jou om dit terug te krijgen?”
  • “Hoe kijk je terug op de betreffende situatie?”
  • “Hoe zie jij dit?”
  • “Is dit ook iets waar je zelf tegenaan loopt?” 
  • “Wat lijkt jou een goede oplossing?”
  • “Wat heb je daarin misschien nog van mij nodig?”

Zo kun je eventuele frustraties direct wegnemen. Ook zorgt die check-up ervoor dat je zeker weet dat jouw feedback goed is overgekomen. Bovendien toon je begrip voor je medewerker. Daarmee laat je zien waarde te hechten aan de gevoelens van de ander. Zo kan je feedback zachter landen én houd je het gesprek gaande.

Merk je dat je collega zichtbaar aangedaan is? Geef dan een moment van bezinning. Laat bijvoorbeeld weten dat jullie het er over een uur nog eens over kunnen hebben als het allemaal iets is bezonken.

Tip 7. Houd ook je positieve mening niet voor je

We hebben het vooral gehad over hoe je negatieve feedback op een opbouwende manier kunt overbrengen. Maar geef ook zeker je mening als je juist iets positiefs te zeggen hebt. Elke feedbackexpert weet: negatieve feedback landt beter als je regelmatig (los van de negatieve feedback!) complimenten uitdeelt. 

Om er cijfers op te plakken: volgens experts werkt de 80/20-regel perfect. Dus zorg dat je ongeveer 80% van de tijd je (oprechte!) positieve mening deelt en 20% van de tijd feedback geeft waarmee de ander zichzelf kan verbeteren. Dan sta je niet als boeman te boek en nemen teamleden sneller kritiek van je aan.

Kortom

Houd je mening niet voor je als leidinggevende. Laat van je horen als je inhoudelijke feedback hebt. Ook als je collega iets aan je vraagt, mag jouw mening er zijn. 

Tast bij privékwesties wel goed af: is dit een onderwerp waarover ik een eigen mening moet hebben of doet die er niet zoveel toe? Als jij totaal niet enthousiast wordt van de vakantiebestemming van je medewerker, houd het lekker voor je. Maak je je zorgen over je medewerker die wel erg moe lijkt door zijn lastige thuissituatie. Vraag gerust of je een tip mag geven, denk mee of je de workload erop kunt aanpassen en toon empathie.

Als het gaat om werk-kwesties, zijn dit – kort samengevat – tips om je mening te geven:

  1. Benoem je eigen fouten.
  2. Zoek een passend moment.
  3. Borduur voort op wat al is gezegd (tenzij je het daar totaal niet mee eens bent).
  4. Communiceer kort en bondig.
  5. Gebruik de 4 G’s om wijzende vingertjes te voorkomen.
  6. Vraag hoe de ander dit ziet.
  7. Geef ook positieve feedback.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over mening geven

  • Hoe schrijf je een eigen mening?

    Over het algemeen is een e-mail of appje niet de beste manier om feedback te geven als je iets belangrijks wilt zeggen. Dus kies liever voor een persoonlijk gesprek of videobellen. Kan echt niet anders? Of gaat het over iets kleins, zoals inhoudelijke aanvullingen op een projectplan? Dan kun je je mening ook op schrift brengen. Houd het in dat geval kort, wees helder in je uitleg, haal voorbeelden aan en doe suggesties. Bied ook de mogelijkheid om er mondeling over door te praten.

  • Hoe noem je iemand die geen mening heeft?

    Daar kun je allerlei namen voor bedenken. De één vindt zo iemand een meeloper, of iemand die niet betrokken is. Maar het kan ook oprecht zo zijn dat diegene geen eigen mening heeft over dit onderwerp. Heb je het gevoel dat je teamlid wel een mening heeft maar die niet durft uit te spreken? Dan is een assertiviteitstraining wellicht een goed idee. Daarbij leert je teamlid om zijn eigen mening op een constructieve manier te brengen.

  • Wat heb je nodig om een goede mening te geven?

    Ten eerste is het belangrijk dat jij en de ander daar de tijd voor nemen. Zorg er verder voor dat je helder hebt wat je wilt zeggen en gebruik een feedbackmodel dat daarbij helpt. Gebruik bijvoorbeeld de 4 G’s of de ik-ik-jij-methode.

mening geven

Meer hierover leren? Volg een cursus feedback geven

Feedback geven is iets waar je niet onderuit kunt als leidinggevende. Er valt nog veel meer over te zeggen dan alleen deze 7 tips. Wil je hier alles over leren? Volg dan onze cursus feedback geven (online kan ook!). Daar leer je in één dag van onze feedback-experts hoe je op een constructieve manier je mening geeft zonder dat je de relatie met de ander verstoort. 

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst.com houden we ons dagelijks bezig met alles rondom slimmer (samen)werken. Denk aan timemanagement, effectieve gespreksvoering en uiteraard het teamgevoel versterken door effective feedback. We verzorgen (online) trainingen voor professionals door het hele land, variërend van timemanagement tot snellezen en effectief thuiswerken.

Nieuwsgierig? Neem een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (online) trainingen.