Krachtig communiceren | Zo geef je je teamleden glasheldere instructies

Krachtig communiceren

Instructies geef je als leidinggevende niet voor niets. Je wilt dat je medewerkers ze opvolgen. Het liefst zo goed mogelijk, zonder de grenzen op te zoeken of het werk verkeerd te doen. En dat begint bij jou: met krachtig communiceren wat jij wilt bereiken, krijg je straks het beste resultaat. 

Toegegeven: zo eenvoudig als het klinkt is het niet, dat effectief communiceren. Uit een wereldberoemd onderzoek van Elizabeth Newton in de jaren ‘90 is zelfs gebleken dat we slechts in zo’n 2,5% van de gevallen écht effectief communiceren. Hoe vaak we denken dat we dat doen? In 50% van de gevallen. Een gigantische overschatting dus!

Het zit zo: wat voor jou heel duidelijk is, hoeft dat voor de ander niet te zijn. Jij begrijpt misschien dat het schrijven van een rapport bestaat uit research doen, praten met stakeholders, eerdere rapporten lezen en het complete rapport nog eens met al die stakeholders afstemmen. Maar weet je medewerker ook dat elk van die stappen essentieel is? Of slaat hij meteen aan het schrijven zonder aan te kloppen bij al die mensen die er ook hun zegje over willen doen?

Als je gedaan wilt krijgen wat moet gebeuren, ligt de bal toch echt bij jou. Je kunt er een compleet handboek basisregels communicatie op naslaan (of nou, met dit artikel over effectief communiceren kom je ook een heel eind!), maar je kunt ook verder lezen voor 7 essentiële tips voor krachtig communiceren.

Duidelijk en krachtig communiceren gaat je heel veel schelen: gemiste deadlines, verspilde tijd, tegenvallende resultaten, planningsproblemen en eindeloos ge-heen-en-weer via e-mail.

Doe er je voordeel mee.

Krachtig communiceren

Krachtig communiceren in instructies – waar gaat het mis?

Het krachtig communiceren van instructies gaat nogal eens fout. Nee hoor, dat is geen verwijt. Het gaat meer in het algemeen vaker fout dan goed. In het bijzonder zijn dit de valkuilen:

  • Je slaat stappen over en vraagt alleen om het eindresultaat, zonder duidelijk te maken hoe je medewerker daar moet komen.
  • Je gaat ervan uit dat je medewerker net zoveel weet en kan als jij (wat niet zo is).
  • Het lukt je niet om dat wat je wilt kort en bondig te communiceren. Door de grote stortvloed aan informatie kan je medewerker er onmogelijk de kern uit halen.
  • In alle haast ligt je spreektempo wel heel hoog en ga je van de hak op de tak. Daardoor kan je medewerker je totaal niet bijbenen en mist hij de helft van je instructie.
  • Je hebt te weinig tijd, raffelt de instructie af en verwacht dat je medewerker er alsnog wel chocola van kan maken. Tja, hoe slim hij ook mag zijn: garbage in, garbage out.
  • Je stuurt je medewerker een ellenlange mail (een boekwerk bijna!) met uitleg over de taak. Je e-mail is alleen zo lang dat je medewerker ‘m ergens op zijn nog-een-keer-naar-kijken-stapel gooit en vervolgens totaal vergeet.

Kort en krachtig communiceren – hoe doe je dat wel?

Tja, er kan dus een heleboel misgaan. Maar jij kunt ook die leidinggevende zijn die wél uitblinkt in zijn instructies krachtig communiceren. Kort en bondig communiceren, je verbale en non-verbale communicatie op elkaar afstemmen en beter uit je woorden komen – na het lezen van dit artikel gaat dat alles je lukken.

1. Bereid je voor

Oeps, daar is-ie opeens: de pop-up van Outlook. Over vijf minuten begint je online call al en moet je je medewerker een uitgebreide briefing geven over het schrijven van het jaarverslag. Je hebt alleen nog niets voorbereid.

Tja, in die situatie kan het haast niet anders dan dat je instructie niet goed uit de verf komt. Je vergeet waarschijnlijk belangrijke details of het lukt je juist niet om kort en bondig te communiceren omdat je de rode draad van je verhaal volledig kwijt bent.

Voorkom gehaastheid of vergeetachtigheid door je goed voor te bereiden op het instructiegesprek. Zet de belangrijke punten op een rij, bepaal alvast de deadline voor de taak, denk na over personen die je medewerker erbij moet betrekken, en maak waar nodig dingen visueel als iets om opheldering vraagt. Het is nu misschien wat werk. Maar dat alles helpt je straks om beter uit je woorden te komen. Beloofd.

Wat goed voorbereiden ook betekent? Tijd maken voor de instructie. Plan er niet direct een andere afspraak achteraan om te voorkomen dat je straks op hete kolen zit. En schat realistisch in hoeveel tijd het zal kosten om de volledige instructie te geven.

Mocht er nu door je hoofd schieten: “Tijd? Waar haal ik dat vandaan?”. Lees van vooral eens het boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’. Met de timemanagement-tips uit dat boek houd je voortaan zeker twee uur per dag over. Meer dan genoeg voor je instructie!

Krachtig communiceren

2. Maak je boodschap krachtig (verbaal en non-verbaal)

Krachtige communicatie bestaat uit twee dingen: verbale en non-verbale communicatie. Dus: een boodschap in klare taal én de juiste lichaamstaal, intonatie en andere non-verbale kenmerken. Het is belangrijk dat die twee met elkaar kloppen.

Beter in gesprekstechnieken worden begint met je non-verbale kenmerken afstemmen op je krachtige boodschap. Dat bereik je zo:

  • Maak oogcontact. Aan de ene kant oogt dat zelfverzekerd (en is het dus een vorm van krachtige communicatie met je gezicht). Aan de andere kant helpt het je om aan het gezicht van de ander af te lezen of hij je boodschap begrijpt. Tip: oogcontact maken tijdens een online meeting doe je door in de camera in plaats van naar de ander op je scherm te kijken.
  • Spreek langzaam. Niet te langzaam, maar ook absoluut niet té snel. Rustig praten straalt kalmte en zelfverzekerdheid uit. En nog belangrijker: het geeft de ander de tijd en ruimte om jouw instructie in zich op te nemen en eventueel aantekeningen te maken.
  • Laat na de punchline een stilte vallen. Comedians zijn er een ster in, en ook jij kunt deze tactiek gebruiken om beter te communiceren. Een stilte benadrukt dat de informatie die je net hebt gedeeld belangrijk is. Oftewel: dat je medewerker die in het bijzonder in zijn oren moet knopen.
  • Neem een open houding aan. Dat staat meer benaderbaar en zelfverzekerder, en maakt je een aangenamere gesprekspartner. Ook dat is belangrijk voor beter communiceren. In face to face-gesprekken doe je dit door je armen naast je lichaam te houden, je schouders naar achteren te doen en je benen niet te kruisen. In online meetings werkt het het beste als je gaat staan in plaats van zitten. Houd je rug recht en je schouders naar achteren.

3. Begin met het “waarom”

Als je een instructie geeft, gaat het niet alleen om beter communiceren wat je gedaan wilt krijgen. Je wilt ook je medewerker motiveren (intrinsiek) om dat voor je te doen. Zonder torenhoge bonussen, door hem bij de taak te betrekken.

Wat daarbij sowieso helpt? Vertel wat de reden is dat jij je medewerker vraagt dit voor je te doen. Waarom is dit jaarverslag belangrijk? Hoe draagt dit project bij aan de doelstellingen van de organisatie of van het team? En ook: waarom vind je juist deze medewerker de uitgelezen persoon voor dit project? Zo kun je je medewerker motiveren voordat je überhaupt van wal steekt met je instructies.

4. Gebruik klare taal

Niet:

Het zou mooi zijn als je het vrijdag de 7e klaar hebt.’

‘Op de schijf staan nog wel wat documenten die je kunt gebruiken. Kijk maar even.’

‘Kun jij notulen maken bij de vergadering?’

Maar wel:

‘De deadline is vrijdag 7 oktober.’

‘Op de schijf staat map X met daarin document Y en Z. Die kun je gebruiken als voorbeeld.’

‘Kun jij notulen maken bij de vergadering? Je mag alles kort en bondig communiceren: één A4-tje is voldoende en je hoeft niet alles woord voor woord uit te schrijven.’

Zie je het verschil? De eerste zinnen zijn op allerlei manieren te interpreteren. Je kunt je vast voorstellen dat een overijverige medewerker “notulen maken” opvat als een verslag van drie kantjes schrijven waarin exact staat wat iedereen heeft gezegd, terwijl een ander denkt dat enkele steekwoorden voldoende zijn.

Besef: mensen kunnen niet ruiken welk resultaat jij wilt zien, hoe hard de deadline is of wat “die documenten” zijn als je er niet helder over bent. Dus wees concreet in wat je wilt en bedoelt, en wees ook geduldig als je medewerker je niet meteen begrijpt. 

Krachtig communiceren

5. Kies altijd voor kort en krachtig communiceren

Dat scheelt jou en je medewerker niet alleen zeeën van tijd, maar helpt je medewerker ook om je instructie beter te begrijpen. Als jij eindeloos uitweidt over één klein onderdeel van de instructie, heeft je medewerker geen flauw idee meer wat de hoofd- en bijzaken zijn in je verhaal.

Met een goede voorbereiding achter de rug lukt het je vast om kort en bondig te communiceren. Kom snel tot de kern en laat overbodige voorbeelden achterwege. Gebruik ook geen onnodig lastige woorden, maar houd het simpel en kort. Deel alleen die informatie die je medewerker echt nodig heeft. En wil je hem bepaalde contacten of voorbeelden meegeven? Print of mail die dan in plaats van er mondeling doorheen te gaan.

In minder tijd meer zeggen?

Wist je dat we veel van onze werktijd helemaal niet zo nuttig gebruiken? Vaak kun je in minder tijd meer werk gedaan krijgen én in minder tijd meer zeggen (zonder als een malle te ratelen). Interessant? Volg Tijdwinst.com dan op Instagram. Dan krijg je wekelijks slimme timemanagement-tips voorgeschoteld. Gratis en voor niets.

6. Praat niet alleen, luister ook

Eén van de basisregels communicatie: maak er tweerichtingsverkeer van. Ook bij een instructie zal jij niet de enige zijn die aan het woord is. Vertel wat jij gedaan wilt krijgen, maar luister ook naar wat de ander daarop te zeggen heeft en naar eventuele vragen.

Stel zelf ook zeker vragen aan je medewerker:

‘Begrijp je wat ik bedoel?’

‘Hoe zou je dat zelf aanpakken?’

‘Gaat dat zo lukken?’

‘Wat heb je nog van mij nodig?’

En als je medewerker dan aan het woord is, neem dan niet direct weer het woord over. Goed luisteren staat gelijk aan actief luisteren, waarbij je de ander oprecht de ruimte geeft om te reageren, hem stimuleert om zijn verhaal af te maken en waar nodig doorvraagt.

7. Stel ook spontaan vragen

Het zou zonde zijn als je net 30 minuten aan het woord bent geweest, met een goed gevoel je verhaal afrondt en dan pas vraagt of je medewerker het snapt. Want wat nu als blijkt dat hij stap 1 al verkeerd heeft begrepen en je het hele verhaal opnieuw moet vertellen?

Veel handiger is het om tussendoor vragen te stellen, zodat je direct opheldering kunt geven. Werkt een stuk efficiënter!

communicatieve vaardigheden 4

Cursus krachtig communiceren gezocht? Leer beter in gesprekstechnieken worden

Met je basisregels communicatie is ongetwijfeld niets mis. Toch is voor elke leidinggevende een cursus gesprekstechnieken hartstikke handig. Daar leer je krachtig communiceren (qua verbale en non-verbale communicatie), zelfverzekerd overkomen, constructieve feedback geven en meer in het algemeen beter in gesprekstechnieken worden.

Meld je nu aan voor de online cursus gesprekstechnieken of volg deze cursus op een locatie bij jou in de buurt.

Beter uit je woorden komen én met je lichaamstaal je woorden kracht bijzetten, heeft daarna voor jou geen geheimen meer. Verbaal en non-verbaal heb jij die skill uitstekend onder de knie. En daar profiteren je medewerkers tijdens je instructies mooi van mee.

Wie zijn wij?

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog

Gratis slimme tips?

Laat je max. 2x per maand inspireren met slimme tips voor time-management. Geen spam, beloofd!

Krachtig communiceren, dat kun jij! – de 13 beste expert-tips

Je lichaamstaal en woorden zeggen samen een hele hoop. En ze kunnen ook kracht uitstralen. Zodat wat je zegt nog krachtiger overkomt op de ander. Dát wil je. Op het werk, thuis en in andere settings. Met deze expert-tips voor krachtig communiceren – in verbale en non-verbale communicatie – krijg je dat voor elkaar. 

Niet voor niets vliegen de communicatietrainingen je om de oren. Cursussen krachtig communiceren bestaan er volop. Want allemaal willen we maar één ding: dat wat je zegt en hoe je het zegt, samen een gouden combinatie vormen. En dat je daarmee ook echt weet over te brengen wat je wilt zeggen of de ander moeiteloos overtuigt.

Nu is het alleen best lastig om effectief te communiceren. Elizabeth Newton deed onderzoek naar miscommunicatie en kwam tot een niet al te vrolijke conclusie. Zo’n 50% van de mensen dénkt effectief te communiceren, maar slechts in 2,5% van de gevallen is dat ook echt zo. Wat voor jou overduidelijk is, blijkt in de praktijk voor anderen lang niet altijd glashelder te zijn. 

Met alle gevolgen van dien. Gemiste deadlines, onnodig heen-en-weren via e-mail, een verkeerde planning of resultaten die compleet de plank misslaan. 

Wil jij ook beter in gesprekstechnieken worden, zodat je wél tot die lucky few behoort die zichzelf niet overschat? Dan zijn een aantal basisregels communicatie handig om in je oren te knopen. Bij een cursus gesprekstechnieken zal je er nóg veel meer over leren. Maar in dit artikel sommen we de 13 belangrijkste basisregels communicatie (verbale en non-verbale communicatie) alvast voor je op. 

Krachtig communiceren via non-verbale communicatie

Een foto zegt meer dan duizend woorden. En ook je non-verbale communicatie zegt meer dan wat je enkel met woorden in een gesprek kunt uitdrukken. Een extra reden om goed te letten op wat je onbewust of bewust via je lichaam uitstraalt, en of dat past bij wat je zegt. ‘t kan je helpen bij beter communiceren. 

Beeld je eens in: iemand probeert heel monotoon een verkooppraatje te houden dat jou enthousiast moet maken over zijn product. Grote kans dat je na een paar minuten al afhaakt of een veelzeggende blik op je horloge werpt. Of dan die moeder die haar kind streng wil toespreken nadat hij het behang een tikkeltje kunstzinnig heeft ondergekladderd. Ze probeert zwaar te praten en is er naar eigen zeggen helemaal klaar mee, maar haar ogen en mondhoeken staan op standje ‘ik kan elk moment in lachen uitbarsten’. 

Essentieel dus, lichaamstaal die matcht met de krachtige boodschap die je wilt brengen.

Gebruik deze tactieken voor non-verbale communicatie om via je lichaamstaal beter in gesprekstechnieken te worden.

Tip 1. Zorg voor oogcontact

Minimaal een seconde of 2-3 achter elkaar. Niet te vluchtig dus, maar ook niet zó lang dat het meer weg heeft van staren. Met oogcontact straal je namelijk zelfvertrouwen uit. Voordeel is ook dat je daarmee laat zien dat je actief luistert. Dat zal de ander alleen maar aan jou waarderen. Met als gevolg dat hij vast nog eerder aan je lippen hangt. 

Zit je in een online meeting met je collega? Kijk dan vooral eens in de camera in plaats van naar je scherm. Het voelt misschien voor jou wat gek, maar zorgt er wel voor dat jij je collega in de ogen kijkt.

Tip 2. Open je houding

Geen gekruiste armen voor je lijf, geen benen over elkaar geslagen. Houd je houding open. Dit geeft anderen het gevoel dat jij ‘benaderbaar’ en ‘interessant’ bent. Heel handig in welke communicatiesetting dan ook! Wil je het echt professioneel aanpakken, zoals onder meer Angela Merkel dat doet? Neem dan een powerpose aan. 

En wil je een succesvolle powerpose aannemen in een online meeting? Dan is de truc om je stoel naar achter te schuiven en tijdens dat gesprek niet te zitten (is meteen goed voor je gezondheid – zitten is het nieuwe roken, weet je nog?). Recht je rug, houd je schouders naar achteren en voer het gesprek staand. Dat draagt bij aan een zelfverzekerde en energieke uitstraling. Precies wat je wilt.

Tip 3. Geef soms een knikje

Dat laat zien dat je luistert naar de ander. Vindt je gesprekspartner vast fijn. Iedereen heeft graag dat er naar hem geluisterd wordt. Dat komt jullie communicatie alleen maar ten goede.

Tip 4. Leun een tikkeltje voorover

Niet té ver. Maar een beetje over de tafel leunen, laat zelfverzekerdheid zien in een face to face-meeting.

Tip 5. Spreek langzaam

Ook. Weer. Niet. Zo. Tráááág. Maar zeker niet te snel. Dit geeft je een kalme en daarmee zelfverzekerde indruk. Merk je dat je vaak uit je zenuwen wat sneller gaat praten? Adem dan een paar keer diep in en uit, zodat je daarna op een rustiger tempo verder kunt. 

Tip 6. Neem je ruimte 

Beweeg door de ruimte waar je bent en gebruik handgebaren om je verhaal te ondersteunen. Door rond te lopen en bewegingen te maken in plaats van stokstijf aan de grond genageld te zijn, laat je zien dat je op je gemak en oprecht bent.

Let op: die tip geldt enkel voor fysieke meetings. Heb je een online meeting? Let dan juist op met handgebaren. Gebruik ze af en toe, maar wees er zuinig mee. Wild zwaaien met je handen zal eerder afleidend zijn, net als door de kamer lopen natuurlijk. 

Tip 7. Let op je gezichtsuitdrukking

Een enkele opgetrokken wenkbrauw (let op: subtiel graag) spreekt boekdelen, zo stelt Robin Dreeke, hoofd van het FBI Gedragsanalyse Programma (kortom: hij wéét wanneer mensen iets te verbergen hebben en wanneer ze oprecht zijn). 

Meer in het algemeen is het volgens hem zinnig om dingen in je gezicht omhoog te trekken: je mondhoeken, je kin, je wenkbrauw. Alles beter dan je mondhoeken, wenkbrauwen of houding naar beneden laten gaan. Dat getuigt juist van stress. 

Overigens: dit onderzoek laat zien dat je als vrouw beter je kin kunt laten zakken (lichtjes) en als man beter (ook lichtjes) omhoog kunt doen. 

Trek je kin omhoog als man, houd ‘m juist omlaag als vrouw. Dat spreekt boekdelen. Onderkin of niet.

Kort en krachtig communiceren door beter uit je woorden komen

Verbale en non-verbale communicatie zijn allebei essentieel. We horen regelmatig ‘Ja maar, je communicatie bestaat toch voor 93% uit non-verbale communicatie?’. Maar nee, die onderzoeksbevinding klopt niet helemaal. Beter uit je woorden komen is een stuk belangrijker dan je misschien denkt. Krachtige communicatie via woorden is óók heel belangrijk. 

Deze tips helpen je bij beter communiceren via woorden.

Tip 8. Bereid je voor

Zoals je vroeger uren je woorden bij de spreekbeurt over je cavia in je hoofd kon stampen, zo is het nog steeds belangrijk om wat je zegt goed voor te bereiden. Nee hoor, ingestudeerde praatjes met spiekbriefjes zijn niet nodig. Althans, niet voor een gewoon gesprek (enkel als het gaat om die ene belangrijke speech). 

Bedenk wel alvast wát je wilt zeggen en tegen wíe je dat zegt. Dat gaat je helpen om beter uit je woorden te komen in het gesprek en de juiste toon te gebruiken. 

Denk ook al na over de voorkennis die de ander waarschijnlijk heeft en over wat hij graag wil horen. Of welke impact je boodschap zal hebben. Als je daar op voorbereid bent, komt je boodschap er straks ook meer vlekkeloos uit.

Tip 9. Een tikkeltje verrassend: luister 

Je zou denken dat je vooral krachtig overkomt door zelf flink lang aan het woord te zijn en je verhaal uitgebreid uit de doeken te doen. Niets is minder waar: luisteren naar de ander zorgt voor nog meer krachtige communicatie. 

Luisteren is alleen lastiger dan je denkt. 

Veel mensen luisteren en denken tegelijk. Een echte multitasker, dat brein van ons. Zou je denken althans. In feite betekent het als je die twee dingen tegelijk doet dat je net niet helemaal luistert, maar dat je brein ondertussen alvast nadenkt over wat je hierna wilt zeggen. Niet goed voor je luistervaardigheid!

Maar écht luisteren (actief luisteren dus), met oprechte aandacht en met niet te veel reacties van jouw kant tussendoor, zorgt voor meer krachtige communicatie.

Tip 10. Maak er LSD van

In plaats van alleen ja-knikkend te luisteren, kun je er beter LSD van maken. Luisteren, Samenvatten, Doorvragen dus. Dan heb je helemaal helder dat je de ander goed begrijpt en kun je op zijn woorden voortborduren.

Kortom: stel vragen en wees daar niet te zuinig mee. Door vragen te stellen, ontdek je het standpunt van je gesprekspartner én kun je daar strategisch op inhaken. Als de ander het bijvoorbeeld niet met je eens lijkt te zijn (ook zijn gezicht spreekt boekdelen!), is het fijn om te weten waar dat aan ligt. Kun je misschien meteen zijn bezwaren tackelen of onduidelijkheden ophelderen.

Altijd goed om dat te doen voordat je zelf een pleidooi van 30 minuten hebt gehouden en de ander, zo blijkt achteraf, al na vijf minuten was afgehaakt.

Houd je vragen wel zo open mogelijk. Dus geen suggestieve vragen. Geen ja/nee-vragen die weinig antwoordmogelijkheden open laten. Maar vraag bijvoorbeeld naar het wat, waarom en hoe. 

Tip 11. Maak er niet te veel woorden aan vuil

Kort en bondig communiceren is dé truc om krachtig over te komen én om jezelf tijd te besparen (mocht je dat laatste interessant vinden, lees ook vooral in ‘Elke Werkdag Om 15.00 Uur Klaar’ hoe je zeeën van tijd overhoudt). Zeg snel waar het op staat, zonder ellenlange inleidingen of voorbeelden die er weinig toe doen. 

En heeft je gesprekspartner nu de neiging vijf kwartier in een uur te praten? Kap ‘m dan af, op een nette manier. Reflectief luisteren kan bijvoorbeeld helpen om een stokje te steken voor een urenlang gesprek dat nergens toe leidt. 

Kort en bondig communiceren is trouwens ook nog goed voor een tijds- en kostenbesparing. Miscommunicatie en misinterpretatie kost namelijk frustratie, energie, tijd én geld. Dat alles uit de weg ruimen, gaat je dus een hoop voordeel opleveren.

Tip 12. Maar neem wel de tijd voor het gesprek

Haastige spoed is zelden goed. Dat geldt ook voor gesprekken. Kort maar krachtig communiceren is belangrijk, maar wees ook niet te kort door de bocht. Als jij over vijf minuten je gezicht in een andere meeting moet laten zien, ben je waarschijnlijk niet op je opperbest tijdens een gesprek vóór die tijd. 

Let dus op dat je voor belangrijke gesprekken tijd vrijmaakt. Neem er een moment voor, zoek de juiste ruimte op en check ook of de ander ruimte heeft in zijn agenda. Tijd vrijmaken voor een gesprek is de basis voor effectief communiceren. 

Nooit tijd? Wel hoor. 

En denk je nu ‘Ja maar, ik heb nóóit tijd!’? Dan komen een paar timemanagement-tips misschien goed van pas. Volg Tijdwinst.com op Instagram om regelmatig te ontdekken hoe je in minder tijd meer gedaan krijgt en wél tijd overhoudt voor dat belangrijke gesprek.

Tip 13. Gooi moeilijkdoenerij overboord

Effectief communiceren heeft niets te maken met duurdoenerij door je volledige vocabulaire in de strijd te gooien. Houd het simpel. Wie dure woorden gebruikt, komt eerder dommer over (zo blijkt uit Princeton-onderzoek). De ander denkt: blijkbaar kan die niet eens helder communiceren. 

Dus stop met vakjargon waar de ander geen touw aan vast kan knopen, maak het eenvoudig. Houd je zinnen kort en zorg ervoor dat de kern van je verhaal niet lang op zich laat wachten. 

Cursus krachtig communiceren? Volg een training gesprekstechnieken

Wil jij beter in gesprekstechnieken worden – verbaal en non-verbaal? Kort en bondig communiceren, overtuigen als de beste en weten hoe je de ander meekrijgt in je verhaal? Een cursus gesprekstechnieken leert je dat alles en meer. 

Volg de cursus online of op locatie en ontdek dat krachtig communiceren ook voor jou is weggelegd. Je gaat met vele inzichten over effectief communiceren én een hoop praktische communicatieskills (verbaal en non-verbaal) naar huis.

Gratis slimme tips?

Laat je max. 2x per maand inspireren met slimme tips voor time-management. Geen spam, beloofd!

Krachtig communiceren om onzekerheid te voorkomen (in 6 stappen)

Je voelt de zenuwen al als je er aan denkt: dat lastige gesprek met je leidinggevende. Je bent bang dat je weer eens over woorden struikelt of om welke reden dan ook niet zo krachtig overkomt als je zou willen. Tijd om het dit keer écht anders te doen. Krachtig communiceren lukt je – in 6 stappen.

Je bent als de dood voor moeilijke gesprekken. In je hoofd kun je nog zo goed het hele gesprek uitdenken en voorbereiden, op het moment zelf sta je vaak met je mond vol tanden. Wees gerust: je bent niet de enige. Uit beroemd onderzoek van Elizabeth Newton blijkt zelfs dat effectief te communiceren maar voor een paar gelukkigen is weggelegd. Slechts 2,5% van de boodschappen wordt effectief gecommuniceerd. De basisregels communicatie zijn echt zo simpel nog niet. 

Daarnaast spelen de zenuwen je parten of ga je tijdens het gesprek aan jezelf twijfelen. In je hoofd is het superhelder: jij wilt niet langer steeds moeten overwerken voor al die spoedklusjes. En je weet door het boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’ inmiddels dat het je productiviteit niet ten goede komt als je je na een achturige werkdag ook na 17.00 uur nog half slapend op die ene spoedklus moet storten.

En dat ga je nu eens écht stellig brengen.

Maar in de praktijk? Tja, je bent bang dat je boodschap er weer net wat minder soepeltjes uitkomt. Minder krachtig ook. En je vindt dat dat maar eens afgelopen moet zijn. 

Kort en krachtig communiceren: verbaal en non-verbaal

Gelukkig kun je krachtig en effectief communiceren prima leren. Een cursus assertiviteit kan je daarbij helpen, maar ook de 6 stappen in dit artikel bieden je een uitstekende helpende hand voor krachtige communicatie in zelfs het meest lastige gesprek. In de zin van verbale én non-verbale communicatie.

Beter communiceren draait zeker niet alleen om twijfeltaal overboord gooien en krachtige woorden gebruiken. Elke boodschap bestaat uit verbale en non-verbale communicatie. Je kunt nog zulke krachtige woorden gebruiken, maar die verliezen hun waarde als je boodschappen verbaal en non-verbaal niet op elkaar aansluiten. Bijvoorbeeld als je je woorden heel zachtjes uitspreekt, je ogen op de vloer richt of je benen onzeker over elkaar kruist. 

En dus gaan we het anders doen: kijken naar wat je in je verbale en non-verbale communicatie kunt veranderen om voortaan krachtig te communiceren. 

Stap 1. Bereid voor wat je wilt zeggen

Onzekerheid tijdens een gesprek ontstaat vaak als je totaal overrompeld wordt door de reactie van de ander of niet meer weet wat je nu eigenlijk wilt zeggen. Of doordat je vanwege de zenuwen maar om de hete brij heen draait en juist te veel uitweidt over dingen die er niet toedoen. 

Dat kun je gelukkig voorkomen door je goed voor te bereiden op het gesprek. Dat betekent twee dingen:

  1. Reserveer tijd voor het gesprek. In je agenda én in de agenda van de ander. 
  2. Bedenk wát je wilt zeggen en tégen wie je het gaat zeggen (als in: wat weet diegene al, hoe zou diegene kunnen reageren, wat is zijn perspectief?).

Tijd reserveren is een heikel punt, dat je zeker niet over het hoofd mag zien. Als jij op hete kolen zit tijdens het gesprek omdat je yogales over een half uur begint, zal je boodschap zéker niet krachtig uit de verf komen. Net zoals je waarschijnlijk niet bepaald lekker zit in het gesprek als de ander jou tussen twee meetings door snel, snel, snel te woord staat. 

Dus: geef aan dat je een gesprek wilt voeren, ruim er tijd voor in en vraag je leidinggevende ook om er tijd voor te maken. Dan is timemanagement in elk geval geen dingetje. 

Altijd tijd tekort? Doe timemanagement-tips op!

Zit jij nu altijd om tijd verlegen en ben je bang dat er ook bij deze meeting wel iets tussendoor komt? Wij van WC-eend adviseren WC-eend. Of nou ja, wij van Tijdwinst.com kunnen je ons Instagram-account van harte aanbevelen om je wekelijkse dosis timemanagement-tips op te doen. Dan gaat een krappe planning jou niet meer overkomen.

Stap 2. Laat je houding voor je werken

Wereldleiders als Angela Merkel doen het ook. Door enkel en alleen de juiste pose aan te nemen, kun je in één klap krachtiger overkomen. Powerposes noemen we die haast magische houdingen die volgens professor Amy Cuddly, aangesloten bij Harvard Business School, uitstekend werken. 

Een paar toptips om jouw houding het werk voor je te laten doen:

  • Neem een open en grootse houding aan. Maak jezelf groot door je benen uit elkaar te zetten en neem ruimte in tijdens je verhaal. Loop door de ruimte, maak gebaren en blijf niet stokstijf staan. Kruis ook niet je benen voor je lichaam en sla geen armen over elkaar heen. Een open houding werkt beter.
  • Maak oogcontact. Niet te vluchtig (dat oogt juist onzeker en angstig), maar kijk de ander steeds een seconde of 2-3 aan. Ook als jij aan het woord bent. Daarmee straal je zelfvertrouwen uit én communiceer je ook nog de fijne boodschap dat je luistert.
  • Let op je gezichtsuitdrukking. Die spreekt boekdelen. Volgens Robin Dreeke (hoofd van het Gedragsanalyse Programma bij het FBI en dus een ster in ontdekken of mensen iets te verbergen hebben) is het vooral zaak om onderdelen van je gezicht omhoog te trekken. Dat geldt vooral voor je mondhoeken, kin en wenkbrauwen. Let op: doe dat wel lichtjes en subtiel. 

Vindt het gesprek online plaats? Ook dan is oogcontact maken en op je gezichtsuitdrukking letten belangrijk. Daarnaast is het slim om niet te wilde handbewegingen te maken. Dat kan onbewust bedreigend of zelfs agressief overkomen, nog naast het feit dat het wat afleidend werkt. Probeer daarnaast om tijdens een online gesprek eens te gaan staan. Sta op uit je stoel, recht je rug, houd je schouders naar achteren en neem een open houding aan. Het geeft je vaak vanzelf al een meer zelfverzekerde en energieke uitstraling. 

Stap 3. Praat langzaam, maar kort en bondig

Wie razendsnel ratelt, komt zenuwachtig en onzeker over. Verlaag je spreektempo dus iets. Daarmee oog je eerder kalm en zelfverzekerd, ook als je dat eigenlijk niet bent. Merk je dat je tempo vanzelf weer versnelt? Neem dan een slok water of adem één keer diep in en uit tijdens je verhaal. Dan kun je het daarna op een rustiger tempo voortzetten. 

Langzaam praten betekent trouwens niet dat je meteen minutenlang aan het woord moet zijn. Kort en bondig communiceren is juist dé truc om effectief te communiceren. Kom dus snel tot de kern, laat totaal overbodige voorbeelden achterwege, bereid je boodschap goed voor en gebruik deze tips om kort en bondig te communiceren

Over kort en krachtig communiceren gesproken: strooi ook zeker niet met moeilijke woorden. Daarmee maak je je verhaal niet alleen onbegrijpelijk en onnodig lang, maar kom je volgens Princeton-onderzoek zelfs dommer over. Beter houd je het eenvoudig dus.

Stap 4. Laat stiltes vallen

Misschien erger je jezelf er weleens aan als dat ene woordje te pas en te onpas uit je mond floept: ‘uh’. Wat beter werkt? Vervang dat woord door een stilte. Het woordje ‘uh’ getuigt namelijk van onzekerheid en zenuwen. En dat is nu net niet wat je wilt bij krachtig communiceren. 

Ligt ‘uh’ op het puntje van je tong? Slik het dan in en laat in plaats daarvan een minimale stilte vallen. 

Dat gaat je helpen om beter uit je woorden te komen en krachtiger over te komen.

Nog een fijn pluspunt: een pauze vestigt de nadruk op wat je net hebt gezegd. Een stilte na de punchline (dé boodschap waar het allemaal om draait) geeft een belangrijke boodschap af aan de ander: wat je net hebt gehoord, moet je in je oren knopen. Je geeft daarmee de ander ook de ruimte om te verwerken wat je net hebt gezegd. 

Stap 5. Maak je standpunt superhelder

Wil je beter communiceren? Filter dan elke vorm van vaagheid uit je boodschap. Dan gaat het om twijfeltaal als ‘een beetje’, ‘misschien’, ‘het zou kunnen dat’ of ‘ik vraag me af of’. Wees liever superconcreet in je feedback en voorstel. Zeg waar het op staat zonder onnodige inleidingen of vage woorden. Wees ook heel duidelijk in hoe jij het graag zou zien in plaats van enkel te benadrukken wat je niet wilt. 

Dus niet:

‘Ik merk dat ik het een beetje vervelend vind om vaak over te werken. Dat komt best vaak voor. Misschien kunnen we iets bedenken om daar wat aan te doen.’

Maar wel:

‘De laatste weken heb ik een aantal keer overgewerkt omdat er te veel werk op mijn bordje lag. Mijn werkdagen zijn van 9 tot 5, dus ik zou graag afspreken dat ik verzoekjes enkel nog tot 5 uur oppak. De rest komt de volgende dag.’

Hoe meer ruimte jij overlaat voor twijfel, hoe wankeler je boodschap ook is. Dus wil je echt krachtig communiceren? Denk dan heel goed na over jouw voorstel en breng dat zonder twijfel. 

Stap 6. Luister – op een reflectieve manier

In elk handboek met basisregels communicatie zal je niet alleen tips vinden voor effectief communiceren als spreker. Ook luisteren is een essentieel onderdeel van krachtige communicatie. Sterker nog: volgens het Pareto-principe zou je in het ideale gesprek 80% van de tijd moeten luisteren en 20% van de tijd aan het woord moeten zijn. 

Het klinkt zo simpel, luisteren. Je zet je oren open, knikt af en toe met je hoofd en probeert ondertussen niet een ongeduldige blik op je horloge of telefoon te werpen als je gesprekspartner wat lang van stof is. Maar nee, écht luisteren gaat net een stapje verder dan af en toe ja knikken. 

Luisteren betekent dat je de ander ook de ruimte geeft om zijn verhaal te vertellen. Oftewel: actief luisteren. Juist omdat dat jou ook laat zien of de ander jouw verhaal goed begrepen heeft én omdat je zo zicht krijgt op zijn visie. Stel ook zeker vragen als iets jou niet helemaal duidelijk is of als je denkt iets aan het gezicht van de ander af te lezen. 

Juist door aandacht te besteden aan de visie van de ander én door vragen te stellen en dóór te vragen, kun je samen tot een goede oplossing komen.

Volg een assertiviteitstraining: dé cursus krachtig communiceren die jou helpt

Wil je een volgende keer niet weer met knikkende knietjes tegenover je baas hoeven te zitten bij een lastig gesprek? Staat beter uit je woorden komen bovenaan jouw lijst met skills die je nog wilt verwerven? Je kunt beter in gesprekstechnieken worden met een assertiviteitstraining. 

Leer hoe je op een zelfverzekerde manier zegt waar het op staat, jouw punt maakt én je grenzen aangeeft. 

Volg onze nr. 1 assertiviteitstraining (kan ook online!). Da’s effectiever dan welk handboek basisregels communicatie dan ook. 

Stevig in je schoenen staan is namelijk de basis voor beter in gesprekstechnieken worden. Ook als er een volgende keer wéér een spoedje bij je over de schutting wordt gegooid. 

Gratis slimme tips?

Laat je max. 2x per maand inspireren met slimme tips voor time-management. Geen spam, beloofd!

Artikelen boordevol tips

Wij delen continue onze ervaringen en tips om je te inspireren.
voorbeeldfunctie
Timemanagement.net

Voorbeeldfunctie vervullen? 6 punten om op te letten

Om een voorbeeldfunctie te vervullen hoef je heus geen leidinggevende of directeur van een bedrijf te zijn. Ook jij kan anderen inspireren, of dat nou je teamleden betreft, klanten of mensen in je privé-omgeving. Daarvoor wil je op een aantal dingen letten: kom je na wat je belooft en houd jij je aan de (ongeschreven) regels? Dit én nog enkele […]

Lees verder
compliment-geven

Complimentjes geven? Maak het persoonlijk, specifiek en vermijd...

In tegenstelling tot het uiten van negatieve feedback is het uitdelen van een welgemeend complimentje eenvoudig gedaan. Je hoeft maar een duimpje op te steken of een schouderklopje uit te delen en de boodschap is duidelijk: ‘goed gedaan’. Toch kan het beter: vermijd deze 3 veelgemaakte fouten en geef een top compliment!

Lees verder
resultaatgericht
Timemanagement.nl

Resultaatgericht je doel bereiken — in 3 stappen...

Thomas Edison – de grootste uitvinder die onze tijd gekend heeft – en jij hebben 1 ding gemeen. Benieuwd wát het is en hoe jij het kunt gebruiken om keihard resultaat te boeken met dat ene project (zonder afgeleid te worden door randzaken)? Ontdek het in 3 simpele stappen en wellicht gaat er een lampje bij je branden. 

Lees verder

Meer tips op Instagram

Blijf ook op de hoogte via ons Instagramkanaal.
Beste opleider

Beste opleider

4 jaar op rij verkozen tot “Beste opleider van Nederland”.

Landelijke dekking

Landelijke dekking

Trainingen op diverse locaties in Nederland en België.

100% Tevredenheid

100% Tevredenheid

Garantie: als je het beloofde resultaat niet behaalt, is dit ons risico.

Score: 9,3

Score: 9,3

In het afgelopen jaar en meer dan 5.000 beoordelingen

+20 jaar ervaring

+20 jaar ervaring

Met onze ruim 20 jaar ervaring zijn wij dé specialisten