Je hebt een stevig punt te maken. De maat is vol, je boodschap serieus. Hoe dan ook wil je zeker weten dat jouw feedback landt én dat je collega er iets mee doet. Krachtig communiceren dus – er zit niets anders op. Met dit stappenplan geef je je boodschap dat krachtige zetje. Verbaal en non-verbaal.
Al een paar keer heb je het subtiel geprobeerd aan te kaarten. Je collega blijft je voor het minste of geringste storen. Via Teams, via de telefoon of op kantoor – overal weet hij je te vinden, en vaak op het moment dat het net niet uitkomt.
Je hebt er al een paar keer subtiel iets van geprobeerd te zeggen. Dat je weg moest. Dat je het fijner vindt als hij een planning maakt. Of dat je liever één meeting plant om alle kleine dingetjes te bespreken. Maar je collega blijkt hardleers en weet van geen ophouden.
Je feedback krachtig communiceren doe je zo!
Dit keer wil je het dan ook echt helder op hem overbrengen dat je het graag anders ziet. Je wilt je feedback duidelijker en beter communiceren dan anders. En je wilt dat je collega daadwerkelijk tot actie overgaat door zijn stooracties voortaan te bundelen in één effectief gesprek met jou.
Maar hoe doe je dat? Hoe kun je je feedback beter communiceren? Welke tools – verbaal en non-verbaal – heb je daarvoor tot je beschikking, zowel face-to-face als via videobellen?
Met deze 7 stappen kun jij je punt écht krachtig communiceren. En ja, dat ook zonder dat je meteen als een boeman overkomt en met verwijten strooit.
Kleine sidenote: je mág er iets van zeggen als je collega je steeds onnodig stoort. Dat komt namelijk niemands productiviteit ten goede. En er zijn allerlei slimme oplossingen voor te bedenken. In het boek ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar’ lees je daar meer over, zoals de tip voor een 1-op-1-lijst. Een goede tip om aan je stoorzender (a.k.a. je collega) mee te geven én om zelf toe te passen.
Stap 1. Ruim tijd in voor het feedbackgesprek
Beter uit je woorden komen begint met de tijd nemen voor je feedbackgesprek. Plan het vooral niet te krap in. Zorg ervoor dat je niet na een kwartier alweer naar een volgende meeting moet rennen. En check ook bij de ander dat hij voldoende tijd heeft, zodat hij niet op hete kolen naar je luistert en daardoor de boodschap het ene oor in, het andere uit laat gaan.
Als jij zelf ook de tijd hebt voor het feedbackgesprek, zal je minder snel geneigd zijn gehaast te praten of je boodschap af te raffelen. Ook geef je de ander de tijd om te reageren. Zo kun je eventuele onduidelijkheden of vragen tijdens het gesprek al ophelderen in plaats van dat die in de lucht blijven hangen.
Zit je standaard op hete kolen? Verdiep je in timemanagement.
Is haasten nog net niet jouw middle name en ben je standaard in de stress-modus op werk? Dan verdient je timemanagement wellicht wat aandacht. Daar kun je natuurlijk een cursus timemanagement voor volgen (aanrader!), maar je kunt ook het Instagram-account van Tijdwinst.com volgen voor slimme tips om jouw agenda beter te beheren én meer gedaan te krijgen in minder tijd. Gratis tip van ons!
Stap 2. Bereid je feedback voor
Zoals je vroeger waarschijnlijk de beste spreekbeurten gaf als je je daadwerkelijk had verdiept in wat panda’s eten en waar ze leven, zo is het voor een feedbackgesprek ook handig om je voor te bereiden.
Je kunt beter uit je woorden komen als je je boodschap al enigszins in je hoofd hebt. Niet woord voor woord natuurlijk. Maar zorg dat je in grote lijnen weet wat je wilt zeggen én dat je helder hebt wat de kern van je boodschap wordt. Als je die glashelder voor ogen hebt, kun je ook hetgeen waar het écht om draait kort en bondig communiceren en zal je minder snel in “uh”-en vervallen.
Denk ook na over een concrete situatie die je wilt aanhalen. Over het algemeen werkt feedback als ‘Ja maar, jij doet ook altijd…’ voor geen ene meter. Haal dus een concrete situatie aan waarin je collega je op een onhandig moment uit je concentratie haalde. En dan bij voorkeur een recente situatie die je collega zich ook nog voor de geest kan halen.
Stap 3. Houding, houding, houding
Nu we toch bezig zijn met feedbacktechnisch beter in gesprekstechnieken worden, vergeet ook zeker je non-verbale communicatie niet. Je houding en lichaamstaal spreken boekdelen. Je woorden kunnen nog zo krachtig zijn, bij écht krachtige communicatie gaat het erom dat je verbale en non-verbale communicatie met elkaar in lijn zijn. En dat je lichaamstaal minstens zo krachtig is als de woorden uit je mond.
Tips voor je houding in face to face-gesprekken
We zullen je niet vermoeien met alle basisregels communicatie en waslijsten aan tips om beter in gesprekstechnieken te worden. Maar deze tips voor je non-verbale communicatie kunnen we je niet onthouden en zijn zeker de moeite waard:
- Gebruik een powerpose. Ook wereldleiders als Angela Merkel hebben er succes mee.
- Houd je houding open. Zet je benen wat uit elkaar en houd geen lichaamsdelen voor je lichaam. Dus: geen gekruiste benen, geen over elkaar geslagen armen en ook geen handen voor je gezicht. Wie een open houding aanneemt, straalt meer kracht en zelfvertrouwen uit. Ook neem je daarmee fysiek meer ruimte in.
- Maak oogcontact met je gesprekspartner. Een van de belangrijkste basisregels communicatie is deze: oogcontact. Kijk zeker niet non-stop de ander doordringend in de ogen, maar probeer je gesprekspartner steeds minimaal een seconde of 2-3 aan te kijken. Ook dat getuigt van zelfvertrouwen. Bovendien laat je daarmee zien naar de ander te luisteren.
- Spreek langzaam. Niet zo langzaam dat de ander ongeduldig naar de klok gaat kijken. Maar wel minder snel dan je misschien gewend bent. Het is bewezen dat langzaam praten je een kalme en zelfverzekerde uitstraling geeft. Zelfs als je in werkelijkheid peentjes zweet.
- Laat stiltes voor je werken. Veel mensen hebben een hekel aan stiltes en willen die het liefst opvullen. Maar wat blijkt? Stiltes zijn juist heel krachtig. Zeker als je ze gebruikt in plaats van het woordje “uh”. Slik dat enkele woord in, en laat er een stilte zijn waarin jij kunt nadenken over wat je wilt zeggen. Fijn voordeel is dat je met een stilte ook aangeeft dat wat je net hebt gezegd belangrijk is. Je geeft de ander daarmee de ruimte om dat stukje essentiële info te verwerken.
Tips voor je houding in online gesprekken
Hoe doe je dat dan tijdens een videocall als de ander niet eens kan zien of je oogcontact maakt en hoe je erbij staat? Gebruik voor online feedbackgesprekken deze houdingtips:
- Kom van je stoel af. Zitten doe je op een thuiswerkdag vaak al de hele dag. Pak het anders aan: ga rechtop staan. Het geeft je vaak direct een energieke en enthousiaste uitstraling. Ontspan daarbij je schouders en houd je rug recht.
- Voorkom een overkill aan handbewegingen. Je verhaal ondersteunen met handgebaren mag best, maar overdrijf het zeker niet. Als je wild zwaait met je armen in beeld, leidt dat nogal af. Ook kan het bedreigend en zelfs agressief overkomen.
- Geen houding, wel een belangrijke tip: ga in het licht zitten. Zo kan de ander goed je gezichtsuitdrukking zien en hoeft hij niet te gissen hoe jij kijkt. Nogmaals: je non-verbale communicatie zegt ook een hele hoop.
Stap 4. Breng je boodschap vanuit jezelf
Oké, het zit je inmiddels aardig hoog dat je door je collega bijna geen dag ongestoord je werk kunt doen. Maar probeer die emoties en frustratie voor je te houden tijdens het gesprek.
“Ik” is tijdens je feedbackgesprek het sleutelwoord. Dus gebruik geen zinnen met “jij”, maar focus liever op jouzelf. Als in: wat doet de situatie met jou? Waarom vind jij het vervelend? Wat zou jij liever zien? Houd het bij jouw perspectief en pas op met verwijten.
Het punt is: verwijten over het gedrag van de ander stuiten vaak op weerstand. Een lange discussie over wie er gelijk heeft, is dan het gevolg. Maar als je een half uur in gesprek bent over wie schuld heeft, komt de oplossing geen stap dichterbij.
Verwijten stuiten op weerstand. Houd het in feedback dus liever bij jouw standpunt. Wat doet het gedrag van de ander met jou?
Gelukkig is er een redder in nood om zo’n impasse te voorkomen: de ik-ik-jij-methode. Dit is een slimme feedbackmethode die je helpt om feedback vanuit jezelf te brengen, niet in de aanval te gaan en daarbij ook nog kort en bondig te communiceren.
Het werkt volgens drie stappen:
- ‘Ik zie/merk dat…’ (Welk gedrag zie je bij de ander? Let op: houd het bij de feiten!)
- ‘Dat doet met mij…’ (Welke reactie roept dat in jou op of welk gevoel geeft het je?)
- ‘Herken je je daarin?’ (Geef de ander de ruimte om te reageren.)
Stap 5. Laat twijfeltaal en dure woorden zitten
Je kent ze vast wel: twijfelachtige woorden. Woorden als “een beetje”, “zou je…”, “misschien” of “als het zou kunnen” zijn er een paar voorbeelden van. Wil je effectief communiceren? Schrap dan voortaan die woorden uit je vocabulaire in elk feedbackgesprek. Zeg gewoon waar het op staat, zonder af te zwakken.
Wil je krachtig communiceren? Schrap twijfeltaal als “een beetje”, “zou je…” of “misschien” uit je vocabulaire.
Andere woorden die je maar beter niet in de mond kunt nemen, zijn dure woorden waar de ander niets van begrijpt. Je snapt: wordt je boodschap niet duidelijker op. Ook blijkt uit Princeton-onderzoek dat je er zelf dommer door overkomt. Geen succes dus! Houd het liever simpel en begrijpelijk.
Probeer verder kort en bondig te communiceren. Ga niet uitgebreid in op niet-relevante voorbeelden en maak niet meer woorden vuil aan je feedback dan nodig.
Stap 6. Wees concreet in wat je wél wilt
Focus niet alleen op hoe vervelend je het vindt dat je collega je voortdurend stoort. Geef ook duidelijk aan wat je dan wél zou willen. Doe een voorstel voor hoe je het liever met je collega zou afspreken. Zo kan een 1-op-1-lijst helpen om zijn plotselinge verzoekjes meer te clusteren. Of misschien kun je je collega een keer een training geven om hem wegwijs te maken in dat ene softwareprogramma waarover hij steeds vragen heeft.
Stap 7. Luister en geef de ander ruimte
Deze tip zal in geen enkele set aan basisregels communicatie ontbreken: effectief communiceren gaat ook over luisteren naar de ander. Volgens het Pareto-principe zou je in het ideale geval zo’n 80% van de tijd aan het luisteren zijn en 20% van de tijd aan het praten.
Juist als je feedback geeft, is de ander aan het woord laten ook heel belangrijk. Want je kunt pas écht een gedragsverandering bewerkstelligen als je collega daar ook achter staat en het eens is met de oplossing. Dus geef hem de ruimte daarover na te denken en een voorstel te doen.
En dat luisteren betekent niet alleen je oren open houden, maar écht oog hebben voor wat de ander zegt, hem niet onderbreken en doorvragen om zijn visie nog helderder te krijgen. Dat noemen we ook wel actief luisteren.
Het LSD-model kan je daarbij helpen. Heeft niets te maken met harddrugs, wel met Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Neem goed in je op wat de ander zegt, vat zijn woorden samen en vraag door als je zijn visie niet helemaal begrijpt.
Cursus krachtig communiceren? Volg een training feedback geven!
Beter communiceren kun je leren, beter feedback geven ook. Leer hoe je constructieve feedback geeft, beter je grenzen aangeeft en je collega’s op een nette manier aanspreekt op ongewenst gedrag.
Volg onze training feedback geven (online of op locatie) en word een (nog) betere feedbackgever. Na afloop van de training kun jij beter uit je woorden komen, zijn je verbale en non-verbale communicatie allebei even krachtig, en kun je duidelijk overkomen – wat je boodschap ook is.
Kan geen handboek basisregels communicatie tegenop!
